基于推進檔案信息化建設(shè)的幾點思考

孫莉莉

（煙臺市自然資源和不動產(chǎn)登記中心，山東 煙臺 264000）

一、檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)的第一個要務(wù)是盡快建立與新時代國有企業(yè)改革發(fā)展相匹配的檔案管理信息系統(tǒng)。信息化建設(shè)的前期，企業(yè)已經(jīng)分別建立了檔案管理信息系統(tǒng)，它管理的更多的是紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化后所形成的檔案資料信息，并沒有形成固定的檔案資料收集、歸檔業(yè)務(wù)流程；它無法實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，無法完成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的直接歸檔。前期檔案管理信息系統(tǒng)的搭建大多數(shù)采用的是非模塊化設(shè)計，導(dǎo)致后期系統(tǒng)擴展升級基本無法實現(xiàn)，需要重新建立新的檔案管理信息系統(tǒng)，這不僅造成資源的浪費，還需要投入大量的人力、物力和資金，而且數(shù)據(jù)遷移存在較大風(fēng)險。檔案信息化建設(shè)的第二個要務(wù)是盡快建立企業(yè)統(tǒng)一的電子文件和電子檔案管理制度和標(biāo)準。信息化建設(shè)前期企業(yè)陸續(xù)建立了多個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，并且分別由不同的單位建設(shè)，系統(tǒng)建成運行后所形成的路徑、數(shù)據(jù)、電子文件等標(biāo)準、格式完全不同，根本無法滿足檔案管理信息系統(tǒng)的要求，無法達到電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范，形成了多個數(shù)據(jù)孤島。為適應(yīng)企業(yè)長期發(fā)展的需要，應(yīng)盡快制定唯一、通用的企業(yè)電子文件、電子檔案的管理標(biāo)準，建立企業(yè)級檔案資源池，將企業(yè)所有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實行標(biāo)準化管理，對所有電子文件和電子檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理和利用，為企業(yè)后期的大數(shù)據(jù)運用創(chuàng)造條件。檔案信息化建設(shè)的第三個要務(wù)是盡快完成企業(yè)館藏檔案的數(shù)字化工作。部分企業(yè)自90年代中后期開始陸續(xù)開展檔案數(shù)字化工作，大部分企業(yè)都是自行組織，使用的是非專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和人員，檔案數(shù)字化工作質(zhì)量無法得到有效保證，部分前期已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源在后期的使用上也存在較大的風(fēng)險。新時代企業(yè)檔案資源缺少任何一部分，都將使企業(yè)檔案資源的利用價值大大降低。為有效解決這一矛盾，建議通過數(shù)字化外包方式，盡快完成存量檔案數(shù)字化工作，進一步提升數(shù)字化檔案的質(zhì)量，提高存量檔案的數(shù)字化率。檔案信息化建設(shè)的第四個要務(wù)是盡快建立企業(yè)電子文件和電子檔案共享服務(wù)平臺。新時代企業(yè)檔案資源正逐步實現(xiàn)互聯(lián)互通，所有檔案資源將最終統(tǒng)一匯聚到企業(yè)檔案資源池。推進文字識別和語音識別等技術(shù)手段，將使檔案資源細化到最小顆粒度，檔案利用將更具針對性，更加精準高效，企業(yè)檔案資源的價值將實現(xiàn)更加全面、充分的展現(xiàn)。通過建立共享服務(wù)平臺，運用移動通信、信息等技術(shù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源跨地域、跨企業(yè)、跨部門的綜合利用[1]。

二、目前檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.信息化建設(shè)意識欠缺

在信息化時代，部分檔案管理工作者對現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展沒有正確認知，部分檔案管理者的思想相對傳統(tǒng)，面對檔案信息化建設(shè)加收程度有限，這樣就降低了檔案管理工作者在工作上的質(zhì)量和效率。

2.檔案管理方式、形式相對落后

目前，檔案管理形式相對落后，部分管理部門還在使用紙質(zhì)檔案管理方式，不能將現(xiàn)代化科技較大程度的利用，無法確保檔案的安全性。例如搬移資料，將部分資料丟失或者資料保存時間較長已經(jīng)存在誤差，或者資料老化等現(xiàn)象。

3.不同部門對檔案管理存在差異

不同區(qū)域的發(fā)展有一定的差別，檔案信息管理也受到影響，比如部分城市發(fā)展速度較慢，受經(jīng)濟影響較大，部分地區(qū)還在使用單機對檔案進行管理，降低檔案管理水平，不能實施資源共享，導(dǎo)致為民辦事效率也隨之降低。

4.對檔案信息化缺乏正確的認識

在信息社會，對于公務(wù)的處理、合同方面的管理以及記賬等較多的管理方式在大家的視野中呈現(xiàn)，這樣傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足需要。對于這樣的情況，還是需要積極改變傳統(tǒng)的管理方式，引導(dǎo)工作人員對檔案管理的高度重視。但部分檔案管理人員未能重視檔案的管理，還停留在檔案管理工作的傳統(tǒng)方式，降低了對檔案管理的效果。

5.對于檔案信息管理的專業(yè)人才相對缺乏

檔案管理工作中，對工作人員有較高的要求，要想做好檔案管理工作，工作人員還要有較硬的技術(shù)能力。但是在實際工作中，還缺乏這樣的專業(yè)管理工作人員，無法有效開展工作[3]。

三、推進檔案工作信息化建設(shè)的有效對策

1.擬定完善的檔案信息化建設(shè)計劃

對檔案工作展開信息化建設(shè)，能夠為檔案管理工作效率的提升奠定一個良好的基礎(chǔ)。首先政府部門應(yīng)當(dāng)以實際情況作為出發(fā)點來開展有關(guān)的信息化建設(shè)協(xié)調(diào)工作，并且進行一個總體計劃布局，以切實提升檔案信息化建設(shè)的速度與效率。除此之外，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)加強和檔案館間的交流與溝通，防止檔案館中出現(xiàn)刻板施行狀況的出現(xiàn)，影響對實現(xiàn)檔案管理工作信息化建設(shè)的整體布局。同時，各個檔案館在逐漸展開信息化建設(shè)的進程中，應(yīng)當(dāng)高度重視有關(guān)部門的意見和具體情況之間的聯(lián)系，真正做到符合當(dāng)前信息化的建設(shè)需求。檔案館在開展信息化建設(shè)的進程中，還應(yīng)當(dāng)貫徹施行科學(xué)發(fā)展理念，確保和政府有關(guān)部門間的有效溝通，并將其作為出發(fā)點和一部分信息化建設(shè)較為完善的檔案館展開密切的交流。而針對一部分信息化建設(shè)較為落后的檔案館，則應(yīng)吸收其他檔案館的優(yōu)質(zhì)經(jīng)驗，積極改進與完善，如此才能對檔案館信息化建設(shè)起到相應(yīng)的幫助，為接下來檔案管理工作的有效展開奠定良好的基礎(chǔ)。

2.推進文檔一體化管理

以往的檔案管理工作主要是以分離式管理形式展開。但是根據(jù)如今的具體情況，這一檔案管理形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今工作的要求。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理和文檔管理之間實際上是互不影響且互相脫離的狀態(tài)，這種檔案管理形式的主要不足體現(xiàn)在：常常會造成檔案管理工作重復(fù)進行的狀況，這會使整個檔案管理工作出現(xiàn)大量的人力、物力的浪費。因此，依據(jù)信息化創(chuàng)新建設(shè)的發(fā)展需求，通過檔案信息化建設(shè)持續(xù)推進文檔一體化管理則成為關(guān)鍵所在。其中，應(yīng)當(dāng)將文檔一體化管理作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵工作來開展。在此過程中，檔案館可以通過計算機技術(shù)真正實現(xiàn)檔案管理及文檔管理的云端儲存，繼而再安排檔案管理人員憑借信息化儲存真正完成檔案一體化管理。

3.借助信息軟件形成特色檔案管理

通過大量的實踐證明，綜合檔案管理系統(tǒng)非常有利于對一部分具備特色的數(shù)據(jù)檔案展開管理。在具體操作過程中，相關(guān)人員可以依據(jù)信息檔案的具體情況構(gòu)建特色電子檔案索引目錄數(shù)據(jù)庫，并將一部分符合有關(guān)要求的檔案數(shù)據(jù)加入數(shù)據(jù)庫中。而且在將錄入到數(shù)據(jù)信息庫展開云儲存時，檔案館可以運用計算機信息技術(shù)，方便檔案館工作人員對這部分數(shù)據(jù)展開查詢。如此既有利于對重要的檔案信息進行保管，又可以有效提高檔案館工作人員的整體工作效率。而且通過這種信息化的檔案管理形式，還可以全方位推進檔案管理信息化建設(shè)的進度，有效減少人力資源的浪費，從而讓檔案管理工作能夠有效地展開。

4.豐富檔案管理方法

在檔案管理中，資料收集是一個重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在這樣的情況下，信息化建設(shè)要做到緊密連接，確保每項檔案工作能完整、準確收集。進入信息時代，單位因為資料繁多、有大量的數(shù)據(jù)，但是因為檔案資料牽扯到的環(huán)節(jié)較多，檔案儲存還存在一定差異，這就要求檔案管理人員對檔案進行分類管理，確保后期使用資料的準確和快捷，提高檔案資料的利用率[3]。

5.檔案人才隊伍建設(shè)

《規(guī)劃》指出“加快推進檔案人才隊伍培養(yǎng)，提升檔案智力支撐能力”。檔案工作是國有企業(yè)管理工作中的一項專業(yè)性強、涉及多學(xué)科的、基礎(chǔ)性的管理工作，檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和編研等工作離不開檔案管理人才隊伍，檔案信息化建設(shè)更加離不開高素質(zhì)、復(fù)合型的檔案專業(yè)人才隊伍。隨著新時代國有企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案工作的前端控制、全生命周期管理、知識管理對現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式產(chǎn)生了深刻的影響，企業(yè)檔案工作所面臨的管理難度與日俱增，檔案管理手段日新月異，需要我們了解掌握的各專業(yè)知識門類繁多。面對機遇和挑戰(zhàn)，唯有建立一只政治素質(zhì)好、勇于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)、知識結(jié)構(gòu)豐富的復(fù)合型檔案人才隊伍，才能為企業(yè)檔案工作的持續(xù)發(fā)展增添不竭的動力。一是要加強政治能力建設(shè)，著力提高檔案管理人才隊伍的政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力；二是積極引進檔案、計算機、信息技術(shù)等專業(yè)人才，同時還要注重企業(yè)內(nèi)部專兼職檔案人員的培養(yǎng)；三是要積極組織企業(yè)專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、標(biāo)準規(guī)范，要講清講明新時代檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢、新動向，要盡可能多創(chuàng)造機會讓檔案管理人員參加計算機、信息技術(shù)等方面的專業(yè)知識培訓(xùn)，豐富檔案管理人員的知識儲備。四是要為企業(yè)專兼職檔案管理人員搭建平臺，幫助他們做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，要讓他們學(xué)有所成、學(xué)有所用，提升專兼職檔案管理人員的獲得感、歸屬感、成就感和幸福感[4]。

結(jié)語

綜上所述，在如今信息化時代背景下，不僅需要高度注重單位經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的有效改革，還應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作形式的創(chuàng)新。在檔案管理工作中大力推進信息化建設(shè)，可以有效提升檔案信息管理工作的整體效率，同時還能夠全方面提升檔案管理工作的可靠性、安全性。因此，應(yīng)當(dāng)加快檔案管理工作的信息化建設(shè)力度，實現(xiàn)科學(xué)、合理的檔案管理。