試論數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的科研事業(yè)單位檔案管理工作

梁冬

摘要：數(shù)字科技的迅猛發(fā)展推動(dòng)社會(huì)逐步進(jìn)入數(shù)字化新時(shí)代。數(shù)字轉(zhuǎn)型，即以數(shù)字技術(shù)為支撐對(duì)組織的傳統(tǒng)流程及業(yè)務(wù)模式等進(jìn)行改造重建，使其實(shí)現(xiàn)互聯(lián)、在線、智能運(yùn)轉(zhuǎn)及管理，已成為各行業(yè)培育發(fā)展的新目標(biāo)、新動(dòng)能?？蒲惺聵I(yè)單位是國(guó)家科技創(chuàng)新的主體，檔案是科研事業(yè)單位真實(shí)的歷史記錄、是重要的信息資源，檔案管理是科研事業(yè)單位不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，研究文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型理念、思考分析科研事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要意義、制約因素、目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)策略，有助于創(chuàng)新檔案管理模式，更好地服務(wù)科技創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：科研事業(yè)單位;檔案管理工作;數(shù)字轉(zhuǎn)型;策略

中圖分類號(hào)：F457

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

科研事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)其發(fā)展來(lái)說(shuō)是非常重要的部分。應(yīng)全面了解檔案管理的發(fā)展情況，進(jìn)一步優(yōu)化管理手段，切實(shí)提高檔案管理的綜合水平，以促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1當(dāng)前科研事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的制約因素

1.1信任缺失導(dǎo)致轉(zhuǎn)型動(dòng)力不足

對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案憑證功能的慣性信任促使人們懷疑新型電子文件是否能完全代替紙質(zhì)檔案文件發(fā)揮憑證作用，因而習(xí)慣將系統(tǒng)中形成的文件打印后簽字蓋章歸檔，而非在管理系統(tǒng)內(nèi)完成自動(dòng)歸檔，最終導(dǎo)致數(shù)字資源增量不足。科技檔案因其信息的敏感性，使科研人員對(duì)檔案文件網(wǎng)絡(luò)化管理帶來(lái)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)與信息安全風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生顧慮。因此，檔案信息化止于檔案目錄和實(shí)體數(shù)字化，而不能實(shí)現(xiàn)檔案全流程數(shù)字化管理?？傊湃蔚娜笔谷藗儗?duì)檔案管理工作數(shù)字轉(zhuǎn)型持遲疑、觀望的態(tài)度。

1.2科研事業(yè)單位檔案的特性增加了轉(zhuǎn)型難度

協(xié)同合作成為新時(shí)期科技創(chuàng)新發(fā)展的組織模式，依托于某一個(gè)單位的科研任務(wù)往往有若干個(gè)協(xié)作單位，同一項(xiàng)目檔案文件跨機(jī)構(gòu)跨領(lǐng)域形成，增加了統(tǒng)一項(xiàng)目文件管理標(biāo)準(zhǔn)的難度和協(xié)調(diào)管理責(zé)任的難度。科學(xué)研究活動(dòng)中形成的圖表、圖紙及實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等原始記錄因研究?jī)?nèi)容與方法的不同而使生成格式大相徑庭，如何在檔案管理系統(tǒng)中以原生格式長(zhǎng)期存儲(chǔ)這些格式迥異的文件而不被修改、實(shí)現(xiàn)格式之間的無(wú)損轉(zhuǎn)換，以確保用戶有效讀取利用檔案信息是一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

1.3支撐保障不足使轉(zhuǎn)型持續(xù)推進(jìn)乏力

數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略框架缺失，使檔案管理工作數(shù)字轉(zhuǎn)型缺乏目標(biāo)引領(lǐng)與統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。因?yàn)闆](méi)有目標(biāo)定位的引領(lǐng)、路徑規(guī)劃的指導(dǎo)以及責(zé)任體系的保障，檔案部門在推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的過(guò)程中會(huì)遇到經(jīng)費(fèi)、人力不足等問(wèn)題，而導(dǎo)致轉(zhuǎn)型進(jìn)程緩慢。檔案管理人員缺乏數(shù)字素養(yǎng)，使檔案管理工作創(chuàng)新動(dòng)能不足?！拔募芾頂?shù)字轉(zhuǎn)型的根本在于人才，數(shù)字文件的管理需要一支具備數(shù)字素養(yǎng)的人才隊(duì)伍的支持”，而科研事業(yè)單位檔案管理人員雖然有專業(yè)的檔案知識(shí)和豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，但是數(shù)字化意識(shí)淡薄，對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型理論和實(shí)踐的研究學(xué)習(xí)不夠深入，因此其應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的意愿和能力就相對(duì)較低。

2科研事業(yè)單位加快檔案管理工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的策略

2.1建立有效的檔案數(shù)字化管理體系

檔案數(shù)字化管理在當(dāng)前依然屬于較為新穎的管理模式，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案數(shù)字化管理時(shí)應(yīng)結(jié)合自身部門的實(shí)際情況，對(duì)硬件設(shè)施的采購(gòu)、軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和運(yùn)營(yíng)等都應(yīng)做好相應(yīng)的研究。同時(shí)，建立行之有效的檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理的規(guī)章制度，做到有章可依，在檔案管理過(guò)程中嚴(yán)格按照規(guī)章辦事，可以有效減少檔案的遺失、泄露等問(wèn)題。檔案管理不論是傳統(tǒng)管理模式還是數(shù)字系統(tǒng)管理模式都是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，針對(duì)這一特點(diǎn)，可以將檔案數(shù)字系統(tǒng)劃分為不同的模塊，包括檔案錄入管理、檔案系統(tǒng)管理、檔案密級(jí)管理、檔案分類管理等部分，各部分職能分開(kāi)運(yùn)行，以減少檔案管理人員的工作量，這樣的系統(tǒng)劃分可以降低工作中的失誤，提高檔案管理效率。

針對(duì)不同類型的檔案還可以針對(duì)其屬性進(jìn)行分類管理。對(duì)普通類型的檔案資料可以利用數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。在現(xiàn)階段，一套檔案數(shù)字化管理體系是否行之有效最重要的指標(biāo)依然是檔案管理的效率以及準(zhǔn)確率。采用數(shù)字化系統(tǒng)可以極大提高工作效率，但檔案的準(zhǔn)確性需要在信息采集過(guò)程中保證信息來(lái)源的準(zhǔn)確性，因此檔案管理人員需要對(duì)檔案信息做定期維護(hù)，及時(shí)更新檔案中信息缺失或不正確的部分。一個(gè)數(shù)字系統(tǒng)是否有效最重要的還是要看在檔案管理中是否適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，滿足人民群眾的需求，是否能在最短的時(shí)間里滿足查閱檔案的需要。

2.2完善檔案管理中的保密建設(shè)

第一，對(duì)不同的檔案保密級(jí)別做不同的分類，同時(shí)在數(shù)字化系統(tǒng)中對(duì)檔案管理人員的權(quán)限按檔案種類、保密級(jí)別進(jìn)行不同劃分，想要查閱相關(guān)保密級(jí)別的檔案就要獲得相應(yīng)權(quán)限的密鑰。第二，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全等級(jí)，構(gòu)建防火墻。由于檔案保護(hù)的敏感性，因此無(wú)法保證不會(huì)有人想要采用手段而強(qiáng)行獲取某些檔案資料，針對(duì)這一點(diǎn)就要提前做好準(zhǔn)備，盡可能減少系統(tǒng)被突破的可能性，提高安全性。第三，檔案管理人員也要提高檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)，建設(shè)相應(yīng)的保密政策，做到僅在需要時(shí)調(diào)用相關(guān)檔案。

2.3以數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)為支撐，提升數(shù)字服務(wù)能力

一是依據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)和指南提出系統(tǒng)需求報(bào)告，設(shè)計(jì)符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求的檔案管理流程和功能，確保系統(tǒng)功能齊全、穩(wěn)定流暢運(yùn)轉(zhuǎn)。二是開(kāi)發(fā)利用數(shù)字技術(shù)與工具，提升系統(tǒng)的智能化水平。數(shù)字時(shí)代，檔案人員和用戶對(duì)檔案業(yè)務(wù)的智能化需求和期待越來(lái)越高，因此需要重點(diǎn)關(guān)注文件分類、鑒定、處置與利用業(yè)務(wù)的交互式智能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。例如，開(kāi)發(fā)基于項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容、名稱與研究階段等內(nèi)容關(guān)聯(lián)分析的鑒定分類法，基于用戶反饋應(yīng)用OCR識(shí)別、人臉識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別等數(shù)字技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行智能開(kāi)發(fā)，以提供智慧檔案服務(wù)。三是定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)與績(jī)效評(píng)估，確保系統(tǒng)安全高效運(yùn)行。利用安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具和標(biāo)準(zhǔn)體系分析系統(tǒng)業(yè)務(wù)的合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并有效規(guī)避。通過(guò)業(yè)務(wù)評(píng)估體系對(duì)標(biāo)檢查、用戶滿意度調(diào)查等方法，追蹤系統(tǒng)的質(zhì)量和效能，以便系統(tǒng)更新升級(jí)。

2.4以數(shù)字檔案資源建設(shè)為抓手，向數(shù)字檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)型

一是基于各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件的調(diào)研分析，指導(dǎo)文件信息的規(guī)范創(chuàng)建和管理，確?？尚趴捎谩？蒲惺聵I(yè)單位研究領(lǐng)域廣、文件信息類型多，分析總結(jié)各領(lǐng)域文件信息的共性，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)格式、版本及技術(shù)環(huán)境等要素形成規(guī)范要求，可提高信息的真實(shí)性和可靠性。二是推行歸檔文件數(shù)字移交制度。通過(guò)單位發(fā)文將數(shù)字移交歸檔固化為制度標(biāo)準(zhǔn)，可為科技檔案增量檔案電子化提供制度保障，從而為科技檔案信息中心提供源源不斷的數(shù)字資源供給。三是建立跨機(jī)構(gòu)合作機(jī)制，不定期采集/移交數(shù)字檔案資源。例如，科研事業(yè)單位針對(duì)跨機(jī)構(gòu)的協(xié)作項(xiàng)目，簽訂項(xiàng)目數(shù)字檔案跨機(jī)構(gòu)采集/移交協(xié)議，為科研項(xiàng)目留存豐富的數(shù)字信息資源，以便重復(fù)利用。

結(jié)束語(yǔ)

新事物的發(fā)展總是曲折的，作為一種新的管理模式必然會(huì)面臨各種各樣的問(wèn)題，因此在現(xiàn)階段要能夠認(rèn)清檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，建立完善有效的檔案數(shù)字化管理體系，加大資金支持，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立檔案保密制度。不斷創(chuàng)新、謀求發(fā)展，最終完善檔案數(shù)字管理體系。

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