5S管理在圖書館管理中的應(yīng)用探討

王鷹

[摘? ? 要] 5S管理方法最早源于日本企業(yè)，它已經(jīng)成功地打造出世界一流企業(yè)，并逐漸被各個(gè)行業(yè)所接受和借鑒。圖書館在當(dāng)前階段也開始面臨新的挑戰(zhàn)，并出現(xiàn)了更多新的機(jī)遇及發(fā)展空間。如何快速將發(fā)展機(jī)遇抓在手里，是目前圖書館需要及時(shí)探索以及應(yīng)對(duì)的難題。而有效的管理是圖書管理工作中比較關(guān)鍵的內(nèi)容，把5S管理方式融入圖書館管理工作中可以發(fā)揮出理想的作用。文章結(jié)合自身的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，就如何有效引進(jìn)5S管理進(jìn)行深入性地探討。

[關(guān)鍵詞] 5S管理;圖書館管理;應(yīng)用

0? ? ? 引? ? 言

現(xiàn)代圖書館屬于一類能讓人們自由以及平等獲取知識(shí)的平臺(tái)，而圖書管理方式、制度以及管理模式的不斷創(chuàng)新能進(jìn)一步推動(dòng)圖書管理事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展[1]。 5S管理方式有效規(guī)范圖書館的工作現(xiàn)場(chǎng)、現(xiàn)物等，可以營(yíng)造出人人參與、事事守則的氛圍，使工作環(huán)境充滿愉悅，并能使圖書管理人員的良好工作習(xí)慣得到有效培養(yǎng)，促進(jìn)其品質(zhì)修養(yǎng)提升，為小學(xué)生提供高品質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)一步提高圖書館工作效率。

1? ? ? 5S內(nèi)容概述

5S管理方式在20世紀(jì)50年代的日本開始出現(xiàn)，主要是通過這種形式在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)管理機(jī)器、材料、方法以及人員等多種生產(chǎn)要素做針對(duì)性的管理。日本的部分企業(yè)始終堅(jiān)持5S管理，確保每位員工都能養(yǎng)成習(xí)慣，在工作中能嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)準(zhǔn)則去完成每一件事，這種良好的工作作風(fēng)使過去生產(chǎn)中出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量不合格等現(xiàn)象得到明顯改善，并成功創(chuàng)造出了松下以及索尼等多個(gè)世界一流產(chǎn)品，并使日本成為制造業(yè)霸主，讓5S管理法被越來越多的人所認(rèn)識(shí)[2]。而把5S管理方式應(yīng)用于圖書管理工作中，也成為近幾年所提倡的一種新式管理方法。

2? ? ? 5S方法的具體內(nèi)容

第一，整理（SEIRI）：把工作場(chǎng)所內(nèi)的所有東西全部分為有必要和不必要兩種，確保兩者能有效區(qū)分，同時(shí)盡快清理不必要的東西。整理的主要目的在于對(duì)作業(yè)面積現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效的改善及增加，從而使工作效率得到提升，并使管理期間可能出現(xiàn)的錯(cuò)放以及混放等事件減少，有效節(jié)省資金。

第二，整頓（SEITON）：把必須要用到的某些東西按照原有的位置一一擺放整齊，同時(shí)將擺放完整的東西核對(duì)好數(shù)量，然后進(jìn)行一一標(biāo)記。整頓這一環(huán)節(jié)最為關(guān)鍵的地方就是要做好定位、定品以及定量等相關(guān)工作，并將已有的東西全部擺放整齊。

第三，清掃（SEISO）：將現(xiàn)有工作環(huán)境徹底打掃干凈。對(duì)于存在異常的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維修處理，確保工作場(chǎng)所環(huán)境始終保持干凈。而清掃的主要目的在于使工作人員養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，營(yíng)造出溫馨干凈的工作環(huán)境。

第四，清潔（SEIKETSU）：通過制度化以及定期檢查等手段，確保5S成果得到有效維持。

第五，素養(yǎng)（SHITSUKE）：使工作人員素養(yǎng)獲得進(jìn)一步增強(qiáng)。在工作期間，通過節(jié)時(shí)、節(jié)費(fèi)以及節(jié)料等多種方式，使成本有效降低，同時(shí)對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行規(guī)范，能進(jìn)一步降低各種不安全因素，從而實(shí)現(xiàn)高效、優(yōu)質(zhì)、低耗、安全發(fā)展，同時(shí)還能進(jìn)一步提升工作人員的自身素質(zhì)。

3? ? ? 當(dāng)代圖書館管理中存在的問題

第一，管理體制落后。管理體制主要是指管理系統(tǒng)的有關(guān)結(jié)構(gòu)以及組成方法，即選取什么樣的組織形式以及怎樣把這些組織形式共同結(jié)合成一個(gè)合理、有效的有機(jī)系統(tǒng)，并采用什么樣的方式以及手段來完成最終的管理任務(wù)。其一，經(jīng)濟(jì)、科技的快速發(fā)展，以及信息和用戶需求的多樣化，讓圖書館管理從過去的文獻(xiàn)借閱等簡(jiǎn)單管理，逐漸變成集詢問、借閱等多樣化的管理活動(dòng);其二，網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐漸完善，使圖書館管理開始進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化以及自動(dòng)化的新階段。但是當(dāng)前我國(guó)圖書館管理體制仍然存在明顯的分散，這在一定程度上對(duì)圖書館事業(yè)的發(fā)展造成了阻礙。

第二，信息資源服務(wù)體系并不完善。傳統(tǒng)的圖書館強(qiáng)調(diào)將書本作為主體，且主要在于藏，不在于使用，而這種管理理念使人們對(duì)圖書館的充分利用遭到限制，并讓圖書館逐漸變成了藏書館，對(duì)圖書館服務(wù)領(lǐng)域的進(jìn)一步發(fā)展造成了影響。

第三，圖書館管理員素質(zhì)明顯較低。圖書管理人員的自身素質(zhì)低下，特別是業(yè)務(wù)技能素質(zhì)較低，缺乏一定的創(chuàng)新以及競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，且服務(wù)的態(tài)度也相對(duì)較差。這也對(duì)圖書館功能的充分發(fā)揮以及資源合理利用造成極大影響。此外，圖書館人員結(jié)構(gòu)的不合理也對(duì)圖書館管理工作造成困難。

4? ? ? 圖書館采用5S管理的意義

第一，使圖書館形象得到改善。圖書館采用5S管理后，進(jìn)一步改善了各個(gè)部門，特別是讀者服務(wù)部門的環(huán)境衛(wèi)生，閱覽室的書籍均整齊擺放，書架以及桌椅等都保持干凈衛(wèi)生，有利于激發(fā)讀者的閱讀熱情，并讓讀者更喜歡在圖書館閱讀學(xué)習(xí)。

第二，使圖書管理人員養(yǎng)成良好行為習(xí)慣。葉圣陶先生曾經(jīng)說過，若想形成一種良好的習(xí)慣，需要自己時(shí)刻注意，并始終堅(jiān)持身體力行，才能讓習(xí)慣成為自然，獲得比較理想的效果。圖書館應(yīng)用5S管理模式之后，對(duì)日常工作的質(zhì)量有更嚴(yán)格的要求，這也在一定程度上使自身存在的多種不良習(xí)慣得到了潛移默化的改變，從而使工作人員逐漸形成認(rèn)真負(fù)責(zé)、文明禮貌以及嚴(yán)格守法的良好習(xí)慣。

第三，使圖書館工作效率得到有效提升。若每一位員工一直處于相對(duì)溫馨且良好的工作氛圍及環(huán)境內(nèi)，能夠使其專注力以及精神力進(jìn)一步集中，進(jìn)而使其能妥善完成好自己的本職工作，促進(jìn)工作效率有效增強(qiáng)。試想一下，工作人員長(zhǎng)時(shí)間處在一個(gè)相對(duì)雜亂的環(huán)境里，就會(huì)影響到工作人員的情緒，情緒低落沒有干勁，就會(huì)影響工作的效率。

第四，能降低人力、物力、時(shí)間以及空間的浪費(fèi)。當(dāng)前大多數(shù)圖書館均存在經(jīng)費(fèi)、人員、閱覽空間以及藏書量缺乏等嚴(yán)重問題。而將5S管理模式應(yīng)用其中可以緩解這些矛盾。因而要及時(shí)對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理安排，確保經(jīng)費(fèi)能用在“刀刃”上，同時(shí)要勘察以及調(diào)整圖書館閱覽空間以及藏書空間，并進(jìn)一步擴(kuò)大閱覽空間以及藏書空間。同時(shí)對(duì)工作場(chǎng)所內(nèi)的必要以及不必要物品進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，盡可能減少對(duì)人力、空間以及時(shí)間的浪費(fèi)。工作現(xiàn)場(chǎng)要始終保持干凈有序，明確每一個(gè)標(biāo)志牌，確保走道通暢，能有效減少尋找以及等待的時(shí)間。

5? ? ? 5S管理實(shí)施方案

第一，先期宣傳。圖書館管理者需要大力宣傳5S管理方式。要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，并將5S管理的基礎(chǔ)知識(shí)、5S在圖書館管理中的關(guān)鍵作用等內(nèi)容詳細(xì)向其講述，并將有關(guān)人員全部組織起來共同學(xué)習(xí)，確保其能有更加深入地了解[3]。切記不可讓5S管理模式流于表面，或者將5S管理理解為簡(jiǎn)單的掃地以及擦桌子，確保將5S理論深入人心。

第二，穩(wěn)步推進(jìn)。將本館以及本部門5S管理的具體標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)制定出來，依據(jù)所制定出的管理步驟來完成具體工作，確保工作人員能夠嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)規(guī)章制度辦事，并有效規(guī)范自身行為，讓圖書館以及館內(nèi)的每位人員都能成為標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的實(shí)施者及推動(dòng)者。使工作人員的能動(dòng)性得到充分發(fā)揮，并創(chuàng)造出理想的工作氛圍以及環(huán)境，形成一種團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)的良好風(fēng)氣。

第三，總結(jié)評(píng)比。確保5S管理能取得較為理想的效果，在推行相關(guān)管理方法時(shí)需要對(duì)潛在的問題進(jìn)行總結(jié)歸納。由于5S管理模式強(qiáng)調(diào)對(duì)細(xì)節(jié)方面進(jìn)行管理，在實(shí)施的初始階段可能會(huì)存在考慮欠缺等問題，并且伴隨著時(shí)間逐漸向前發(fā)展，會(huì)導(dǎo)致新的問題發(fā)生，因而在應(yīng)用期間需要不斷地分析總結(jié)，使其能更加完善。

第四，形成習(xí)慣。將5S管理模式日常化之后，其產(chǎn)生的效果非常驚人。良好的環(huán)境和風(fēng)氣、和諧的人際關(guān)系以及突出的工作成績(jī)都會(huì)在一定程度上提高工作人員的工作興趣，使其認(rèn)識(shí)到在圖書館工作是自豪的、榮耀的，確保工作人員自覺執(zhí)行5S管理的有關(guān)準(zhǔn)則，并使其成為一種良好的習(xí)慣。

6? ? ? 5S管理在圖書管理中的具體應(yīng)用

5S管理屬于精細(xì)性較強(qiáng)的管理方法，且在企業(yè)生產(chǎn)以及產(chǎn)品服務(wù)等多方面均可以起到比較有效的管理效果。圖書館在本質(zhì)上看雖不屬于某一種企業(yè)類型，但是與服務(wù)型企業(yè)之間存在明顯的關(guān)聯(lián)性。因此，通過有序且干凈的工作環(huán)境來促進(jìn)工作效率。進(jìn)一步增強(qiáng)這一管理理念，可以在圖書館管理工作中完全適用。圖書館在進(jìn)行有關(guān)管理工作的過程中可以合理應(yīng)用5S理論以及有關(guān)管理方式，并使工作現(xiàn)場(chǎng)管理力度進(jìn)一步加強(qiáng)，從而促進(jìn)圖書管理人員自身素質(zhì)的提升。

第一，整理。圖書館相關(guān)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，包括文獻(xiàn)資源建設(shè)以及讀者服務(wù)工作等。因而，在日常工作時(shí)，不僅要對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行有效整理，還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)采編部門以及讀者服務(wù)部門這兩大部門的整理工作管理。采編部門相當(dāng)于基礎(chǔ)性的部門，其主要工作為負(fù)責(zé)中外文圖書采集、驗(yàn)收、標(biāo)引以及編目等，組織藏書、揭示館藏，屬于一類將無序的文獻(xiàn)有效加工并整理成能夠供其他人員檢索的文獻(xiàn)集合體。

第二，整頓。整頓強(qiáng)調(diào)對(duì)各個(gè)開放性工作場(chǎng)所以及有關(guān)區(qū)域進(jìn)行科學(xué)合理的完整布局，并把所需要的必需品按照有關(guān)規(guī)定擺放整齊，然后對(duì)其進(jìn)行一一標(biāo)識(shí)。

第三，清掃。合理有效地清掃相關(guān)工作場(chǎng)所以及部門。清掃主要是強(qiáng)調(diào)工作的場(chǎng)所始終保持有序性及整潔性，進(jìn)而對(duì)整理和整頓環(huán)節(jié)的管理效果進(jìn)行合理有效的維持，使設(shè)備故障率明顯降低，有利于進(jìn)一步促進(jìn)工作服務(wù)質(zhì)量提升。

第四，清潔。清潔環(huán)節(jié)的最終目標(biāo)就是把上述管理之后所獲得的相關(guān)成果做進(jìn)一步維持，并將確保期發(fā)展為圖書館管理工作中最關(guān)鍵的一項(xiàng)制度。

第五，素養(yǎng)。通過已經(jīng)制定完整的工作制度來科學(xué)評(píng)估每一位工作人員的工作質(zhì)量以及效率情況，并在員工績(jī)效考核體系中完美融入5S管理，確保工作人員能夠有效遵守相關(guān)規(guī)章制度，并在此基礎(chǔ)上盡快樹立起良好的工作習(xí)慣。

綜上所述，5S管理強(qiáng)調(diào)對(duì)每一位工作人員的日常行為進(jìn)行合理規(guī)范，提倡從點(diǎn)滴小事做起，確保每一位工作人員都能形成良好的工作習(xí)慣，進(jìn)而使整體工作質(zhì)量得到有效提升。實(shí)踐表明，5S管理在圖書管理工作中的應(yīng)用能有效防止浪費(fèi)時(shí)間，使現(xiàn)場(chǎng)始終保持整潔有序進(jìn)行，有利于進(jìn)一步促進(jìn)工作效率的提升。

主要參考文獻(xiàn)

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[3]宋樂平.基于區(qū)域創(chuàng)新的圖書館隱性知識(shí)管理探析[J].圖書館工作與研究，2018（3）：64-68.