構(gòu)建新生態(tài) 激發(fā)新動(dòng)能

文｜本刊編輯部

企業(yè)采購(gòu)是一個(gè)萬億級(jí)的大市場(chǎng)，但傳統(tǒng)線下采購(gòu)方式存在不透明、成本高、效率低等問題。單純依賴線下采購(gòu)或單一供應(yīng)商，沒有開展數(shù)字化采購(gòu)尋源的企業(yè)，一旦供應(yīng)鏈遭遇斷供風(fēng)險(xiǎn)，將為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來多重風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)采購(gòu)流程復(fù)雜，涉及繁復(fù)的流程以及企業(yè)內(nèi)外利益關(guān)聯(lián)者，牽一發(fā)而動(dòng)全身。一次采購(gòu)，涉及生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、供應(yīng)商、合作方等等多個(gè)方面。傳統(tǒng)采購(gòu)?fù)俊叭恕眮斫涣餍畔?，歷年采購(gòu)信息、合同信息也都由業(yè)務(wù)人員掌握。總結(jié)來看，傳統(tǒng)采購(gòu)方式涉及流程復(fù)雜、部門多、人員雜，過程效率低下；信息分散，因人而變，難以追溯共享；無法前瞻性優(yōu)化管控，只能事后管理和補(bǔ)救。

建筑行業(yè)相對(duì)其它行業(yè)領(lǐng)域，管理粗放，以項(xiàng)目為主導(dǎo)的行業(yè)特征明顯。我國(guó)的建筑施工企業(yè)在采購(gòu)管理上也存在諸多問題，例如，采購(gòu)業(yè)務(wù)透明度不足，采購(gòu)價(jià)格缺少對(duì)標(biāo)依據(jù)，采購(gòu)操作周期不好把控，供應(yīng)商管理浮于信息表面，采購(gòu)工作績(jī)效缺乏評(píng)價(jià)手段等。

大數(shù)據(jù)分析破難題

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型速度進(jìn)一步加快，與傳統(tǒng)采購(gòu)相比，數(shù)字化采購(gòu)具有降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率、推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型等優(yōu)勢(shì)。

對(duì)于建筑施工企業(yè)而言，通常情況下采購(gòu)成本要占資金成本的60-70%。據(jù)相關(guān)調(diào)查研究結(jié)果顯示，采購(gòu)環(huán)節(jié)節(jié)省1%,企業(yè)獲取的利益就將上升3%。采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)效益提高有明顯作用。

近些年來，我國(guó)的建筑企業(yè)由于自身發(fā)展需求，紛紛上馬關(guān)于采購(gòu)管理的信息系統(tǒng)，幫助企業(yè)更好的進(jìn)行流程跟蹤及數(shù)據(jù)沉淀，以達(dá)到企業(yè)采購(gòu)陽光化和提高采購(gòu)操作效率、控制采購(gòu)成本的目的。

電子化的集中采購(gòu)管理是近年來建筑施工企業(yè)擁抱互聯(lián)網(wǎng)、創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式的一個(gè)亮點(diǎn)。我國(guó)的大型建筑施工企業(yè)近幾年都建設(shè)了基于企業(yè)采購(gòu)招標(biāo)業(yè)務(wù)的電子采購(gòu)管理系統(tǒng)，一些企業(yè)還建設(shè)了電子商務(wù)平臺(tái)。通過大數(shù)據(jù)的手段可以幫助企業(yè)進(jìn)行集中采購(gòu)的過程管理，包括進(jìn)行集采物資項(xiàng)的確認(rèn)以及進(jìn)行采購(gòu)比價(jià)。

企業(yè)內(nèi)部建設(shè)集采中心或物資公司按照既定計(jì)劃和工作范圍對(duì)特定物資進(jìn)行集中采購(gòu)，以適應(yīng)于大型建筑施工企業(yè)，可以有效的管控采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)供應(yīng)量，有利于企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)及資金調(diào)配。

集中采購(gòu)即按照集采名錄范圍，對(duì)范圍內(nèi)物資進(jìn)行集中采購(gòu)。而在具體操控過程中，又需要對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行整合，分辨采購(gòu)物資種類、需用時(shí)間、供應(yīng)地點(diǎn)，進(jìn)行需求計(jì)劃合并，形成集中采購(gòu)。

通過集中采購(gòu)需求進(jìn)行集中采購(gòu)的操作核心是企業(yè)的采購(gòu)部門需要準(zhǔn)確的掌握各個(gè)需求計(jì)劃的關(guān)鍵信息，如采購(gòu)物資、需求時(shí)間、供應(yīng)位置、以及定價(jià)方式等。同時(shí)，執(zhí)行集中采購(gòu)需要三方面數(shù)據(jù)，包括企業(yè)所采購(gòu)物資進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式設(shè)置；采購(gòu)計(jì)劃中對(duì)于所采購(gòu)物資的需要時(shí)間；所采購(gòu)物資需要在統(tǒng)一供應(yīng)區(qū)域范圍內(nèi)。這三方面數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，所得到的結(jié)論就可以指導(dǎo)進(jìn)行物資的集中采購(gòu)。

通過企業(yè)的集采管理系統(tǒng)，可以記錄歷史采購(gòu)數(shù)量，并且系統(tǒng)中對(duì)于采購(gòu)物資項(xiàng)有物資編碼作為支撐，因此可以獲取“采購(gòu)頻次最多物資類別”“采購(gòu)金額最大物資類別”“采購(gòu)需求量最大物資類別”，從而幫助企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)決策層進(jìn)行判斷，在下一個(gè)管理周期內(nèi)，應(yīng)該把哪些物資品類納入集中采購(gòu)名錄內(nèi)，實(shí)施集中采購(gòu)。

眾所周知，企業(yè)的集采中心不可能同時(shí)負(fù)責(zé)所有物資的采購(gòu)，而哪些物資進(jìn)行集中采購(gòu)，通常是通過人員的主觀經(jīng)驗(yàn)，通過信息化手段，利用企業(yè)所搭建的集中采購(gòu)管理系統(tǒng)可以把企業(yè)的歷年招標(biāo)頻次按照物資種類進(jìn)行自動(dòng)梳理，從而為新的一個(gè)集采周期確定物資種類。

創(chuàng)新性應(yīng)用現(xiàn)實(shí)效

企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)并不是簡(jiǎn)單的從線下搬到線上，或者一次簡(jiǎn)單的系統(tǒng)迭代升級(jí)。而是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更廣闊的視角，以降低風(fēng)險(xiǎn)、提高合規(guī)性，最終有效管理采購(gòu)部門可管控的支出預(yù)算，幫助企業(yè)大幅提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本。還可以通過人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，為采購(gòu)人員提供業(yè)態(tài)洞察與數(shù)據(jù)分析，從而幫助專業(yè)的采購(gòu)人員做出執(zhí)行決策的過程。

大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化采購(gòu)管理起到很好的幫助，尤其表現(xiàn)在數(shù)字化評(píng)標(biāo)功能的應(yīng)用上。通過數(shù)據(jù)顯示實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)標(biāo)是信息化進(jìn)行采購(gòu)管理的核心優(yōu)勢(shì)之一。通過企業(yè)歷史數(shù)據(jù)所形成的大數(shù)據(jù)能幫助企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)標(biāo)，對(duì)采購(gòu)工作效率提升及成本把控起著非常關(guān)鍵的作用。

民營(yíng)投資的項(xiàng)目在進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)會(huì)對(duì)各家投標(biāo)單位的投標(biāo)文件進(jìn)行逐一檢查，找出報(bào)價(jià)中的不合理項(xiàng)，價(jià)格明顯偏高項(xiàng)需要談判；價(jià)格明顯偏低項(xiàng)則要考慮自身的招標(biāo)文件是否有描述錯(cuò)漏的地方，以防后續(xù)變更較大造成成本超支，最后會(huì)綜合投標(biāo)人的情況選出合理中標(biāo)人。

實(shí)際上在這個(gè)過程中面臨諸多問題，例如每家投標(biāo)單位逐條檢查報(bào)價(jià)清單，工作量較大，且民營(yíng)投資項(xiàng)目有很多招標(biāo)文件為excel 格式，各家單位表格格式不統(tǒng)一，針對(duì)投標(biāo)文件中的復(fù)合性檢查也比較繁瑣。而當(dāng)碰到不熟悉的項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)，招標(biāo)控制價(jià)做的水平不高，為了防止投標(biāo)單位之間的串標(biāo)現(xiàn)象，需要外部數(shù)據(jù)進(jìn)行參考。

電子化經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)標(biāo)基于三個(gè)個(gè)方面來進(jìn)行：首先是當(dāng)前招標(biāo)過程中，各家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)；其次是基于本企業(yè)先期對(duì)于本次采購(gòu)物項(xiàng)的價(jià)格積累的“標(biāo)底價(jià)”；最后是基于行業(yè)數(shù)據(jù)的參考價(jià)格。

回標(biāo)分析工具會(huì)根據(jù)用戶的表格格式結(jié)合計(jì)算機(jī)語義識(shí)別技術(shù)自動(dòng)識(shí)別投標(biāo)文件中的報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)，并將多家投標(biāo)文件合并找出最高最低項(xiàng)、偏高偏低項(xiàng)以便用戶查看，并能對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行復(fù)合性檢查。通過對(duì)投標(biāo)清單的整理、檢查生成詢標(biāo)問卷，方便用戶與投標(biāo)方后續(xù)的跟進(jìn)。通過這個(gè)環(huán)節(jié)的改善，企業(yè)從以往清標(biāo)需要兩到三天時(shí)間縮短為只需要半天時(shí)間，大大提升效率并降低人力成本。

采購(gòu)電商平臺(tái)助力企業(yè)降本增效

對(duì)于擁有大量數(shù)據(jù)積累的建筑企業(yè)而言，當(dāng)前的競(jìng)爭(zhēng)要點(diǎn)之一就是數(shù)據(jù)爭(zhēng)奪，如何更好地利用大數(shù)據(jù)，如何將大數(shù)據(jù)與采購(gòu)和供應(yīng)商管理結(jié)合在一起，已成為企業(yè)管理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的問題。

湖南省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司（以下簡(jiǎn)稱“湖南安裝”）隸屬于湖南建工集團(tuán)有限公司，創(chuàng)建于1958年，是國(guó)家大型綜合施工企業(yè)，國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)。具有機(jī)電工程、建筑工程、市政公用工程、石油化工工程四項(xiàng)施工總承包一級(jí)資質(zhì)；冶金工程、電力工程施工總承包二級(jí)資質(zhì)；建筑機(jī)電安裝工程、消防設(shè)施工程、鋼結(jié)構(gòu)工程施工三項(xiàng)施工專業(yè)承包一級(jí)資質(zhì)；同時(shí)具有鍋爐安裝維修一級(jí)資質(zhì)；B 級(jí)起重機(jī)械安裝維修資質(zhì)；承裝（修、試）電力設(shè)施二級(jí)資質(zhì)。

面對(duì)國(guó)內(nèi)外復(fù)雜嚴(yán)峻的環(huán)境以及較大的經(jīng)濟(jì)下行壓力，在“降速提質(zhì)”“三去一降一補(bǔ)”大背景下，建筑業(yè)總體市場(chǎng)需求減少、企業(yè)之間市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈、市場(chǎng)萎縮逐步顯現(xiàn)，產(chǎn)能過剩問題仍待解決，總產(chǎn)值增速放緩，建筑業(yè)增加值在GDP 中的占比不斷下降，建筑行業(yè)進(jìn)入下行通道。建筑企業(yè)的利潤(rùn)率在3%左右，相比其他行業(yè)利潤(rùn)率低下一直是建筑業(yè)長(zhǎng)久以來的痛。而湖南安裝的利潤(rùn)率不到1.5%，公司為了對(duì)應(yīng)行業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下行，日趨激烈的建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，為了經(jīng)營(yíng)開源，項(xiàng)目多數(shù)以低成本中標(biāo)。

因此中標(biāo)后如何控制項(xiàng)目成本，把控項(xiàng)目資金風(fēng)險(xiǎn)成為項(xiàng)目管理的重點(diǎn)內(nèi)容。項(xiàng)目成本中的采購(gòu)行為材料、勞務(wù)、機(jī)械等，大約占了整個(gè)成本的80%，是項(xiàng)目成本的重要組成部分，如何降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率成為項(xiàng)目節(jié)本增效的重要突破點(diǎn)。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)+和“營(yíng)改增”帶來的沖擊，也要求建筑行業(yè)盡快利用數(shù)字化手段，將采購(gòu)與后期的物流、資金支付、稅務(wù)管理相結(jié)合，控制項(xiàng)目稅務(wù)成本?；诖?，湖南安裝進(jìn)行集中采購(gòu)電商平臺(tái)建設(shè)工作，探索建筑材料、工程、分包招標(biāo)采購(gòu)管理陽光化、透明化以及數(shù)據(jù)清晰化、可視化的道路，以此降低采購(gòu)成本，增加企業(yè)利潤(rùn)。

企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)標(biāo)是招標(biāo)過程把控成本的重要一步，但由于進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)格式不統(tǒng)一，所得到的投標(biāo)文件在進(jìn)行清單匯總數(shù)據(jù)時(shí)就非常困難，往往只能進(jìn)行總價(jià)比對(duì)。通過信息化工具進(jìn)行投標(biāo)文件橫向比對(duì)，再加上企業(yè)歷史數(shù)據(jù)就構(gòu)成了經(jīng)濟(jì)標(biāo)清單評(píng)標(biāo)的矩陣化分析，有效跨越時(shí)間和組織壁壘進(jìn)行價(jià)格對(duì)比，從而為評(píng)標(biāo)人員提供了更多的信息支持與幫助。

湖南安裝在2015年啟動(dòng)了企業(yè)“集中采購(gòu)電商平臺(tái)”的建設(shè)，業(yè)務(wù)流程覆蓋范圍從主要完成需求計(jì)劃管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)任務(wù)分配、采購(gòu)方案選擇、采購(gòu)招標(biāo)過程、采購(gòu)合同管理，完整的采購(gòu)尋源環(huán)節(jié)。

在其中的采購(gòu)招標(biāo)過程中，完整覆蓋招標(biāo)公告、公告報(bào)名、資格審查、招標(biāo)文件發(fā)布、在線答疑、電子開標(biāo)、電子評(píng)標(biāo)、電子競(jìng)價(jià)、定標(biāo)審批、公告發(fā)布等全環(huán)節(jié)。其中電子評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)分為經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)，經(jīng)濟(jì)標(biāo)中進(jìn)行的清單對(duì)比。

系統(tǒng)建設(shè)過程中梳理了企業(yè)的“物項(xiàng)編碼”，物項(xiàng)編碼是指企業(yè)針對(duì)需要購(gòu)置的物資項(xiàng)賦予數(shù)字編碼，以便在查找時(shí)可以方便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。湖南安裝共計(jì)梳理的物資采購(gòu)范圍的50 萬項(xiàng)物資編碼，涵蓋企業(yè)內(nèi)部的全部物資應(yīng)用。

物資編碼的應(yīng)用主要在經(jīng)濟(jì)標(biāo)清單上，一方面，在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，經(jīng)濟(jì)標(biāo)清單由于應(yīng)用了物項(xiàng)編碼，每家投標(biāo)人均是按照相同的格式進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)，在評(píng)標(biāo)時(shí)就可以形成橫向的價(jià)格匯總清單。另一方面，在應(yīng)用物項(xiàng)編碼的基礎(chǔ)上，應(yīng)用集中采購(gòu)電商平臺(tái)，所采購(gòu)的物資可以進(jìn)行價(jià)格積累，每項(xiàng)物資下的歷史價(jià)格可以形成該項(xiàng)物資的價(jià)格庫。

采購(gòu)價(jià)格居高不下，企業(yè)利潤(rùn)上不去一直是困擾企業(yè)發(fā)展的一個(gè)問題，通過矩陣化的價(jià)格數(shù)據(jù)匯總，給予企業(yè)在評(píng)標(biāo)時(shí)有效的數(shù)據(jù)支持，這對(duì)湖南安裝的采購(gòu)成本管控起到了很好的效果。

具體采購(gòu)應(yīng)用過程，標(biāo)書清單編制及發(fā)布。在線按照“物資編碼”進(jìn)行招標(biāo)清單的編制，每類物資都進(jìn)行記錄，供應(yīng)商可以按照標(biāo)書清單進(jìn)行在線報(bào)價(jià)。

歷史價(jià)格積累。采購(gòu)歷史價(jià)格庫中，按照物資編碼情況積累的企業(yè)采購(gòu)的歷史數(shù)據(jù)及報(bào)價(jià)情況。

矩陣化清單價(jià)格評(píng)標(biāo)。供應(yīng)商在線報(bào)價(jià)結(jié)束后，電子化投標(biāo)清單可以實(shí)現(xiàn)匯總。報(bào)價(jià)對(duì)比包括當(dāng)前投標(biāo)供應(yīng)商的橫向報(bào)價(jià)對(duì)比；單家供應(yīng)商對(duì)于本次投標(biāo)的降價(jià)走勢(shì)；企業(yè)歷史采購(gòu)當(dāng)前物資項(xiàng)的價(jià)格情況，即系統(tǒng)利用索引當(dāng)前采購(gòu)物資的歷史價(jià)格及本家供應(yīng)商的歷次報(bào)價(jià)。

一般的軟件工具只能處理當(dāng)前采購(gòu)的價(jià)格對(duì)比，但解決不了跨越時(shí)間和項(xiàng)目的數(shù)據(jù)整合。利用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的集采系統(tǒng)可以有效跨越數(shù)據(jù)鴻溝，幫助企業(yè)在定標(biāo)過程中更好的掌握價(jià)格走勢(shì)，判斷采購(gòu)價(jià)格合理性。

集中采購(gòu)系統(tǒng)的成功上線實(shí)施，在湖南建工集團(tuán)內(nèi)部樹立了榜樣，兄弟單位湖南省第六工程有限公司組織人員兩次到企業(yè)學(xué)習(xí)集中采購(gòu)電商平臺(tái)的應(yīng)用。在建工集團(tuán)第四次BIM 大會(huì)上，向建工集團(tuán)內(nèi)部其他單位和80 家外單位展示了集中采購(gòu)電商平臺(tái)的應(yīng)用成果。湖南建工集團(tuán)總公司對(duì)湖南安裝應(yīng)用成果給予了高度贊揚(yáng)，要求集團(tuán)其他兄弟單位學(xué)習(xí)借鑒，將應(yīng)用擴(kuò)展到整個(gè)建工集團(tuán)。同時(shí)以此為契機(jī)，與物流公司和金融機(jī)構(gòu)合作，打造湖南建工集團(tuán)企業(yè)電商。同時(shí)，通過湖南安裝的集采電商平臺(tái)應(yīng)用，評(píng)標(biāo)結(jié)果通過電商平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，得到投標(biāo)供應(yīng)商的認(rèn)可，在社會(huì)中也獲得了很好的口碑效應(yīng)。