基于工程項目管理的6S管理方法在機(jī)械類專業(yè)的實踐研究——以宿舍管理為例

楊 帆，段世銘*，曾新芳，滕曉明

(1.吉林化工學(xué)院 機(jī)電工程學(xué)院，吉林 吉林 132022；2.北京興油工程項目管理有限公司 吉林省分公司，吉林 吉林 132022)

“6S” 管理是日本豐田公司最早實踐并整理的管理理念。它是從“5S”管理發(fā)展而來，從企業(yè)的全面發(fā)展出發(fā)，在整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)五個因素的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)展[1]，同時融入安全這一關(guān)鍵因素而形成，是應(yīng)用型本科院校與企業(yè)深度融合的首選管理方法。

本文將“過程監(jiān)督，成果確認(rèn)”的項目管理思想與“6S”管理相結(jié)合，以機(jī)械類專業(yè)學(xué)生特點為背景進(jìn)行實踐。機(jī)械類專業(yè)學(xué)生具有男多女少，學(xué)風(fēng)建設(shè)困難，宿舍管理困難的特點，將項目管理中的周報制度、不符合項制度、飛檢制度、質(zhì)量管理方法、安全管理方法和進(jìn)度管理方法應(yīng)用到“6S”管理當(dāng)中，探索培養(yǎng)具有企業(yè)家精神和項目管理精神畢業(yè)生的系統(tǒng)方法，實現(xiàn)校企深度融合的目標(biāo)，實現(xiàn)宿舍的良好管理，促進(jìn)學(xué)風(fēng)建設(shè)[2]。

一、將項目管理制度融入“6S”管理

項目管理主要包括安全、質(zhì)量、進(jìn)度、合同、信息和費用等管理內(nèi)容，其中周報、不符合項和飛檢制度是各項管理內(nèi)容的主要執(zhí)行方法，通過這些制度來管理，可以科學(xué)地實現(xiàn)各項管理內(nèi)容受控，達(dá)到目標(biāo)要求。下面以機(jī)械類專業(yè)宿舍管理的應(yīng)用情況為例介紹各項制度。

(一) 周報制度應(yīng)用

項目管理工作中都會有建立周報制度，匯報本周的工作完成情況，包括安全、質(zhì)量和進(jìn)度等內(nèi)容，讓項目參與各方能夠明確本周存在的問題，下周需要注意和完成的問題。依據(jù)周報原理，建立“6S”管理的周報制度，匯報主要三方面內(nèi)容：

1.本周“6S”管理綜述

(1)宿舍檢查組成員及分工

(2)檢查時間和檢查情況簡述

(3)其他工作情況

2.各班級宿舍管理情況

(1)XXX宿舍存在問題和整改情況

(2)不符合項統(tǒng)計分析

3.下周工作計劃

(1)下周的檢查時間

(2)重點檢查內(nèi)容

通過一個學(xué)期16周的周報編制和匯報工作，使“6S”管理更加直觀，讓同學(xué)們明確了自己存在的問題，以及改進(jìn)的方向，同時深入理解了時間節(jié)點的概念。

(二) 不符合項制度應(yīng)用

不符合項制度是質(zhì)量管理和安全管理中的重要制度，核心內(nèi)容是“逢錯必究，有錯必改”，將其引入到“6S”管理當(dāng)中，可以使問題變得更加清晰，便于處理和分析。不符合項及整改圖片如圖1所示，通過不符合項的下發(fā)和整改，讓學(xué)生明確問題所在，并對其他同學(xué)起到教育和引導(dǎo)作用。同時通過周報對不符合項進(jìn)行統(tǒng)計，如圖2所示，圖中可以看出剛開學(xué)時不符合項數(shù)量較多，隨著管理的推進(jìn)，數(shù)量逐漸減少，由于五一放假原因，又開始增多，采用糾偏手段，數(shù)量又開始下降并維持在一定水平，期末復(fù)習(xí)有些松懈，數(shù)量再次上升。

通過統(tǒng)計圖分析可以看出，不符合項的整體數(shù)量呈下降趨勢，這與管理效果提升正好匹配。

圖1 不符合項圖片

圖2 不符合項統(tǒng)計圖

(三) 飛檢制度的應(yīng)用

飛行檢查(Unannounced Inspection)，簡稱飛檢，是跟蹤檢查的一種形式，指事先不通知被檢查部門實施的現(xiàn)場檢查，是項目管理中常用的檢查制度。

“6S”一般采用直線制管理方式，主要體現(xiàn)上層對下層的控制權(quán)，但由于輔導(dǎo)員老師人數(shù)和時間上的局限性，不能高頻次地進(jìn)行檢查和反饋。為了更好地體現(xiàn)“6S”管理的效果，某機(jī)電工程學(xué)院成立飛檢組，將控制權(quán)進(jìn)行分解，專門形成飛檢組的監(jiān)督反饋權(quán)，形成多閉環(huán)管理，提升“6S”管理成效。管理結(jié)構(gòu)如圖3所示，黨委和分團(tuán)委將控制權(quán)進(jìn)行分解，監(jiān)督權(quán)授予飛檢組，對各班委會、各年級自律管理委員會和各班級宿舍情況進(jìn)行飛行檢查，并對問題以不符合項形式下發(fā)，并同時上報黨委、分團(tuán)委和學(xué)生辦公室，通過學(xué)生會監(jiān)督不符合項的整改工作，確保學(xué)生會的工作在有監(jiān)督的情況下進(jìn)行，更好地提升了工作質(zhì)量。

圖3 飛行檢查組織結(jié)構(gòu)圖

二、將項目管理內(nèi)容融入“6S”管理

項目管理的內(nèi)容主要把安全、質(zhì)量和進(jìn)度管理內(nèi)容融入“6S”管理當(dāng)中，讓學(xué)生對標(biāo)企業(yè)的安全、質(zhì)量和進(jìn)度管理模式進(jìn)行工作，既提升了工作質(zhì)量，又使學(xué)生在學(xué)校期間就逐步養(yǎng)成企業(yè)家精神和項目管理精神，提升學(xué)生以后的就業(yè)質(zhì)量。下面以機(jī)械類專業(yè)中宿舍管理的應(yīng)用情況為例介紹各項目管理方法。

(一) 安全管理方法

安全管理是項目管理的重中之重，是企業(yè)的底線，安全工作做不好，后果不言而喻。安全工作的經(jīng)驗是血淚和金錢換來的，需要在學(xué)校期間就要求學(xué)生樹立安全意識，做事先從安全工作考慮，為將來走向工作崗位打好基礎(chǔ)。

安全管理首先要進(jìn)行風(fēng)險識別，采取頭腦風(fēng)暴的方式建立風(fēng)險識別大表，并在運行過程中不斷更新。在大表中要明確風(fēng)險的級別，一般風(fēng)險和重大風(fēng)險，一般風(fēng)險需要下發(fā)不符合項，重大風(fēng)險需要通報批評以儆效尤。

將安全管理方法融入“6S”管理當(dāng)中，提高了管理的可執(zhí)行性，增強(qiáng)了管理效果，有力地支撐了多方向安全管理人才培養(yǎng)模式的實踐[3]和安全技能培訓(xùn)基地的建設(shè)[4]。

安全管理是手段，安全建設(shè)是基礎(chǔ)，安全建設(shè)與安全管理相輔相成，缺一不可，在強(qiáng)調(diào)安全管理的同時也要注重安全建設(shè)[5]，宿舍的安全建設(shè)目的是變被動安全為主動安全，將宿舍的安全隱患消滅在萌芽之中[6-8]。讓學(xué)生認(rèn)識和使用消防器材，還可以對流體機(jī)械課程做到一定的支持[9]。

(二) 質(zhì)量管理方法

質(zhì)量管理是項目管理的重要方面，是企業(yè)的生命。工程質(zhì)量終身責(zé)任制是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，質(zhì)量不光要看眼前，還要看未來，不允許半點摻假。建立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的下發(fā)不符合項要求其進(jìn)行整改。以下是某機(jī)械類學(xué)院編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)節(jié)選：

(1)離開寢室后桌面不要擺放過多物品，物品擺放，務(wù)必整齊。

(2)書架上的書統(tǒng)一豎著放，其他物品不宜過多，需整齊擺放，洗漱用品放在臉盆里，不要放在書架上。

(3)椅子上不要掛衣服，不用的時候推到桌子下。

(4)垃圾桶要勤倒，離開寢室后，垃圾桶內(nèi)不允許有垃圾。

(5)要求床鋪整齊，必須疊被子,形狀盡量靠近豆腐塊形。

(6)陽臺物品不宜過多，整齊擺放。

通過質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建立讓學(xué)生樹立質(zhì)量意識，同時提升了管理的效果。

(三) 進(jìn)度管理方法

進(jìn)度管理也是項目管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)，如何又快又好，保證安全和質(zhì)量的情況下去實現(xiàn)目標(biāo)，是進(jìn)度管理的真諦。

在周報、不符合項和飛檢制度中都會使用進(jìn)度管理方法，通過設(shè)立時間節(jié)點，以及橫道圖的繪制，讓學(xué)生有了關(guān)鍵線路的概念，增強(qiáng)了項目管理的時效性。

三、結(jié) 語

前述項目管理制度和方法在某機(jī)械類學(xué)院“6S”管理中進(jìn)行了實踐，效率很好，培養(yǎng)了具有企業(yè)家精神和項目管理精神的畢業(yè)生。目前“6S”管理在應(yīng)用型本科院校的課程教學(xué)、公共學(xué)習(xí)場所、實驗實訓(xùn)教學(xué)、實驗室管理、學(xué)生宿舍管理[10-11]、圖書館服務(wù)、后勤服務(wù)等領(lǐng)域的研究和實施已經(jīng)比較成熟，有了一定的研究基礎(chǔ)，但這一基礎(chǔ)主要以宿舍“6S”管理為主，執(zhí)行效果不佳，不易度量，對其他領(lǐng)域的研究和實踐還是較少，尤其是全員參，全過程和全方位的“6S”管理的研究還未系統(tǒng)的開展。為此，將項目管理制度和方法在“6S”管理的研究中進(jìn)行深入開展，形成系統(tǒng)的管理體系是下一步研究的關(guān)鍵。