辦公室管理工作的優(yōu)化研究

文｜楊凡 盧靜文 淮志強(qiáng)

辦公室是一個(gè)基礎(chǔ)部門，也是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)管理部門，對于組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著重要的意義。為了更好地發(fā)揮辦公室的作用，就需要加強(qiáng)辦公室管理工作，當(dāng)前管理工作中存在一些問題，比如，管理理念滯后、沒有健全的管理制度等，這就需要明確問題，并采取有效的措施進(jìn)行解決，提升辦公室管理工作的水平，促進(jìn)辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、辦公室管理工作中存在的問題

（一）管理理念滯后

管理理念可以為管理工作提供指導(dǎo)，因此，要提升管理工作的效果，就需要具備先進(jìn)的管理理念。然而當(dāng)前很多辦公室人員在工作中還是運(yùn)用傳統(tǒng)管理理念，并未及時(shí)更新，限制了管理工作的效率和效果。

（二）沒有健全的管理制度

管理制度會(huì)給管理工作帶去重要的影響，要提升辦公室管理工作的有效性，就需要具備健全的管理制度，為工作提供依據(jù)和約束，規(guī)范辦公室人員的行為。然而實(shí)際情況是，當(dāng)前還有一些組織并未構(gòu)建健全的辦公室管理制度，導(dǎo)致在工作中沒有依據(jù)，限制了管理工作的開展。

（三）隊(duì)伍建設(shè)有待提高

辦公室工作的效率和效果取決于辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)水平。所以，為了讓辦公室能夠高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要提升工作人員的素質(zhì)水平，加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)。時(shí)代在不斷發(fā)展，辦公室人員也要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，堅(jiān)持提升職業(yè)素養(yǎng)和自己的價(jià)值，適應(yīng)崗位的要求。當(dāng)前還有一些組織并未充分意識到辦公室的重要作用，對于人員的培訓(xùn)缺乏重視，限制了他們的發(fā)展，使他們的責(zé)任心較弱，理論知識不足，業(yè)務(wù)能力受限，給辦公室工作帶來了消極影響。

二、辦公室管理工作的優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建健全的管理制度

辦公室在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用，且辦公室工作之間都具有密切的聯(lián)系，只有認(rèn)識到這一點(diǎn)，才能促進(jìn)整體工作的開展。在管理工作中，管理人員要認(rèn)識辦公室管理工作的規(guī)律，學(xué)習(xí)和參考現(xiàn)代化管理方法，結(jié)合辦公室設(shè)置的要求，制定定崗定責(zé)制度，為人員的工作提供依據(jù)，規(guī)范他們的行為。首先，辦公室要制定責(zé)任制度，確保管理工作的有序開展。在對該制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，要制定定崗制度，即對辦公室的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)、崗位職責(zé)等做出清楚的規(guī)定，讓各項(xiàng)工作能夠有序開展，防止因?yàn)橐粋€(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題而影響到其他工作開展。其次要確保該制度的有效落實(shí)，管理人員就要把握管理規(guī)律，結(jié)合不同的職責(zé)，有針對性的設(shè)置相應(yīng)的管理要求。構(gòu)建健全的辦公室責(zé)任制度，要求管理人員把責(zé)任任務(wù)加入到具體工作管理范圍中，清楚進(jìn)行規(guī)定，促進(jìn)辦公室整體執(zhí)行力的提升。最后還需要構(gòu)建健全的管理制度，有效的連接辦公室內(nèi)外，發(fā)揮出紐帶作用，促進(jìn)各部門工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，這樣辦公室人員也能夠清楚自己的工作職責(zé)，認(rèn)真負(fù)責(zé)自己的工作，共同努力提升辦公室工作的效率，促進(jìn)管理工作效果的提升。

（二）融入現(xiàn)代化管理理念

要對辦公室管理工作實(shí)施優(yōu)化，就需要運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念。首先，組織要認(rèn)識到辦公室人員意識培養(yǎng)的意義，包括責(zé)任、服務(wù)和危機(jī)意識，讓他們更好地投入到管理工作中。其次，組織應(yīng)盡量滿足人員的合理要求，提升辦公室的凝聚力，科學(xué)的給辦公室人員分配工作任務(wù)，得到他們的信任以及認(rèn)可，促進(jìn)管理工作的開展。

（三）提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力

要堅(jiān)持提升辦公室的這一能力，通過合理的運(yùn)用協(xié)調(diào)藝術(shù)，對各方面關(guān)系做出有效的處理，包括內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)以及上下溝通。對內(nèi)要做到組織有序，合理的協(xié)調(diào)，保持相同的步調(diào)，統(tǒng)一思想；對外則要做好和各部門的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)緊密合作，共同努力實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。要對各方面關(guān)系進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，除了要加強(qiáng)內(nèi)部組織協(xié)調(diào)工作，還需要加強(qiáng)各方面的溝通和聯(lián)系，進(jìn)而提升各層面的熱情。

要優(yōu)化辦公室管理工作，就需要?jiǎng)?chuàng)新，積極探索當(dāng)前辦公室工作的規(guī)律，構(gòu)建完善的相關(guān)工作制度、考核標(biāo)準(zhǔn)、崗位規(guī)范以及業(yè)績評價(jià)方法，讓所有的工作都有依據(jù)。規(guī)范所有的崗位，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，提升所有工作人員的熱情，只有將時(shí)代性與規(guī)律性、繼承性與創(chuàng)造性、創(chuàng)新精神與工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)，積極開拓創(chuàng)新，才能讓辦公室滿足新時(shí)期要求，更好地發(fā)揮出辦公室的作用。

（四）運(yùn)用項(xiàng)目管理理論，優(yōu)化辦公室主要工作流程

辦公室發(fā)揮著重要的作用，因?yàn)槠涞匚?、職能以及要求特殊，?fù)責(zé)的工作也具有“雜、亂、煩、急、散”的特點(diǎn)，所以，構(gòu)建科學(xué)、高效、靈活的工作流程，可以提升辦公室工作的效率和效果，更好地發(fā)揮出辦公室的作用。在辦公室管理中可以運(yùn)用項(xiàng)目管理理論，就流程管理角度入手，梳理辦公室主要工作流程，并提出優(yōu)化方案，讓工作流程能夠變得細(xì)化、可量化。以某機(jī)構(gòu)為例，通過組織辦公室人員，梳理清楚五項(xiàng)主要工作內(nèi)容，如圖1 所示。

圖1 辦公室工作項(xiàng)目結(jié)構(gòu)圖

首先，發(fā)文。這是很重要、很繁重的一項(xiàng)工作，這項(xiàng)工作具有不可逆性以及確定性特征，所以，在格式以及流程上具有嚴(yán)格的要求。現(xiàn)有的發(fā)文流程比較煩瑣，包括：擬稿人擬稿、單位和處室主要負(fù)責(zé)人員審定后簽字、辦公室登記審核、辦公室主要負(fù)責(zé)人員簽批、廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和其他廳會(huì)簽，之后到辦公室登記文號、文印室排版、擬稿人校稿、印刷后檢查、辦公室發(fā)主送機(jī)關(guān)、存檔。這項(xiàng)工作要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)的要求和程序，具有很強(qiáng)的原則性，需要把控好審核力度，如果力度較輕，就會(huì)容易產(chǎn)生錯(cuò)誤；如果程度太嚴(yán)，就會(huì)影響到工作的效率?？梢钥吹剑ぷ鞒绦蛉唠s、效率不高，運(yùn)用項(xiàng)目管理理念對工作流程進(jìn)行優(yōu)化。

其次，收文。公文運(yùn)轉(zhuǎn)是確保機(jī)構(gòu)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，包含公文的傳遞、登記、簽收、擬辦、辦結(jié)、承辦、立卷、催辦、銷毀以及歸檔。每個(gè)環(huán)節(jié)之間都具有緊密的聯(lián)系，要求實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確以及安全。需要依據(jù)文件的重要程度，在相應(yīng)的時(shí)限內(nèi)完成工作。工作流程主要是：來文/來信、登記、填寫收文審批表單、辦公室主要負(fù)責(zé)人員簽署擬辦意見、文件重要性判斷（如果重要，則交給廳領(lǐng)導(dǎo)簽批。如果不重要，則交給單位、處室辦理）、催辦、意見反饋、存檔，和發(fā)文工作一樣，需要把控好力度，但是比較困難，如果力度較輕，就會(huì)容易產(chǎn)生錯(cuò)誤；如果程度太嚴(yán)，就會(huì)影響到工作的效率。運(yùn)用項(xiàng)目管理理念對工作流程進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化后的流程如圖2 所示，工作流程得到了簡化，可以有效提升工作的效率。

圖2 優(yōu)化后的收文流程

（五）加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

辦公室人員的素質(zhì)水平會(huì)直接影響到工作的效率，因此，就要加強(qiáng)辦公室人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升他們的素質(zhì)水平，為管理工作效果的提升提供保障。第一，工作人員要具備自學(xué)的意識以及能力，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的知識，并靈活的在工作中運(yùn)用；第二，注重員工的學(xué)習(xí)工作，多組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓他們及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識；第三，引導(dǎo)人員樹立正確的工作態(tài)度和理念，組織員工培訓(xùn)交流會(huì)，提升培訓(xùn)的效果；第四，要強(qiáng)化制度建設(shè)，對管理流程以及規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化和健全，制定管理手冊，加強(qiáng)執(zhí)行力，讓辦公室工作有序、規(guī)范、有效的開展。還要構(gòu)建和機(jī)構(gòu)情況相適應(yīng)的考核評價(jià)機(jī)制，針對表現(xiàn)好的員工，要提供相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以提升員工的工作熱情，積極配合辦公室管理。

（六）融入“以人為本”思想

當(dāng)前以人為本思想受到了廣泛的認(rèn)可，管理理念和模式中都有這一思想。所以，要對辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化，就需要引入該思想。就某種程度上而言，以人為本的管理思想就是要將員工作為核心，盡量滿足他們的發(fā)展需求，讓他們感到歸屬感，促進(jìn)管理工作的開展。管理人員在辦公室管理中，要注意關(guān)心員工，了解他們的需求，真正地幫助他們解決生活和工作中遇到的問題，提升辦公室的凝聚力。除此之外，管理人員還需要了解每個(gè)員工擅長的內(nèi)容和優(yōu)點(diǎn)，科學(xué)安排辦公室人員的崗位，優(yōu)化配置人力資源。還要促進(jìn)員工和員工間、員工和領(lǐng)導(dǎo)間的溝通，營造和諧的辦公室環(huán)境，讓員工在這樣的環(huán)境下更好的工作，促進(jìn)辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代辦公室管理中還存在一些問題，要提升辦公室工作的效率和效果，充分發(fā)揮出辦公室管理工作的作用，就需要改變管理理念，構(gòu)建健全的管理制度，對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)。