計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究

◆陳晨

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究

◆陳晨

（安徽阜陽(yáng)技師學(xué)院 安徽 236000）

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展極大地促進(jìn)各行業(yè)領(lǐng)域中辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用。同時(shí)為了確保日常辦公工作的順利開(kāi)展，需要不斷提高辦公質(zhì)量以及辦公效率，因此在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用受到廣泛關(guān)注，提高應(yīng)用成效也為現(xiàn)階段辦公自動(dòng)化研究的重要環(huán)節(jié)，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在提高辦公自動(dòng)化水平以及自身技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展中充分發(fā)揮作用。本文就辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)應(yīng)用的必要性及應(yīng)用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，結(jié)合目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用中存在的問(wèn)題，對(duì)強(qiáng)化應(yīng)用成效的有效策略進(jìn)行探討。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，辦公自動(dòng)化發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用，其可以有效提高辦公質(zhì)量和效率，進(jìn)一步強(qiáng)化各行業(yè)領(lǐng)域及各部門(mén)之間協(xié)調(diào)溝通力度。為了更好應(yīng)對(duì)新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展需求，需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用加強(qiáng)研究，促進(jìn)辦公自動(dòng)化水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展，更好地為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力支持。

1 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用必要性分析

計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各種電子產(chǎn)品的應(yīng)用對(duì)傳統(tǒng)辦公形式進(jìn)行有效優(yōu)化，并形成新型辦公工作模式，使工作人員的工作質(zhì)量有效提高，工作協(xié)調(diào)溝通力度強(qiáng)化，辦公決策機(jī)制實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，從而使辦公工作效率提升。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，辦公自動(dòng)化需要加強(qiáng)新技術(shù)的引入，進(jìn)一步更新和優(yōu)化。目前針對(duì)辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，其基本要求主要涉及以下幾方面：

傳統(tǒng)辦公過(guò)程中通常采用筆和紙進(jìn)行書(shū)寫(xiě)和記錄，工作效率較低，隨著先進(jìn)機(jī)器設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，工作辦公方式得到有效優(yōu)化和改進(jìn)。通過(guò)傳統(tǒng)辦公組織結(jié)構(gòu)與新型自動(dòng)化辦公方式有效結(jié)合，對(duì)具有優(yōu)勢(shì)的辦公模式進(jìn)行創(chuàng)建，使工作成員之間的協(xié)同辦公能力有效增強(qiáng)，同時(shí)有利于辦公環(huán)境及辦公空間的優(yōu)化和擴(kuò)展，營(yíng)造更加舒適的工作環(huán)境。

傳統(tǒng)辦公模式中，主要采用人工方式進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理和處理等繁雜工作，需要投入大量的人力資源，使工作人員數(shù)量不斷增加，使人力成本加大。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，使此不足得到有效緩解，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用，工作人員的工作效率有效提高，由計(jì)算機(jī)完成大量繁雜瑣碎的工作，使人力資源得到極大解放，辦公作業(yè)對(duì)工作人員數(shù)量的要求有效減少。

在企業(yè)辦公中，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠使辦公便捷性有效提升。在實(shí)際工作中，在文件審批、公文處理以及人力管理等各個(gè)方面，辦公自動(dòng)化能夠?qū)鹘y(tǒng)的辦公模式進(jìn)行改進(jìn)，并能夠充分發(fā)揮其價(jià)值和作用，使企業(yè)人力資源消耗有效節(jié)約，為實(shí)現(xiàn)高效辦公提供有力支撐。另外辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)還能夠?qū)ぷ鲄f(xié)調(diào)發(fā)展起到有效促進(jìn)，對(duì)各部門(mén)溝通方式進(jìn)行創(chuàng)新，從而使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展起到有效促進(jìn)作用。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化具備完整性、獨(dú)立性、安全性等優(yōu)勢(shì)，使辦公流程有效簡(jiǎn)化，并在此基礎(chǔ)上對(duì)信息文件的安全性予以保障，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（1）優(yōu)化辦公流程

在企業(yè)日常辦公過(guò)程中，傳統(tǒng)的辦公模式會(huì)受到空間和時(shí)間的限制，因其存在的局限性，導(dǎo)致工作人員無(wú)法對(duì)辦公任務(wù)或緊急文件進(jìn)行及時(shí)傳送和接收，對(duì)辦公效率造成影響，因此需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，促進(jìn)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)辦公環(huán)境和條件進(jìn)行有效優(yōu)化[1]。另外通過(guò)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的運(yùn)用，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件實(shí)時(shí)傳輸，并使辦公流程有效優(yōu)化，有利于工作人員工作量減少。視頻會(huì)議、文件傳真等辦公方式的運(yùn)用，使企業(yè)快速發(fā)展得到有效促進(jìn)。

（2）減少辦公的人力資源投入

由于在傳統(tǒng)辦公模式中，存在著人力、物力、財(cái)力等消耗較大的問(wèn)題，工作人員在文件處理、人員調(diào)配、檔案管理以及部門(mén)溝通等方面投入大量的時(shí)間和精力，不僅工作煩瑣，同時(shí)也容易出現(xiàn)人為失誤和疏漏，對(duì)工作質(zhì)量和效率提高造成不利影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公過(guò)程中的應(yīng)用，能夠使各種辦公工作處理更加簡(jiǎn)便快捷，如編輯、打印、數(shù)據(jù)傳輸、文檔管理、實(shí)時(shí)通訊等，能夠?qū)鹘y(tǒng)辦公形式進(jìn)行有效改進(jìn)，辦公效率提升。同時(shí)也能使不必要的人力資源浪費(fèi)有效減少，企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本降低，從而使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)得到有效保障。

（3）工作效率提升

在辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫(kù)之間互不影響、互相獨(dú)立功能的實(shí)現(xiàn)，能夠使安全性提高；通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，自動(dòng)化辦公中可利用登錄密碼和權(quán)限的設(shè)置，使辦公核心內(nèi)容的安全性提高；通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，使復(fù)雜工作流程統(tǒng)一，使流程的自動(dòng)化和集成化得以實(shí)現(xiàn)，簡(jiǎn)化辦公工作內(nèi)容，工作人員工作量有效減輕；能夠確保計(jì)算數(shù)據(jù)及處理的準(zhǔn)確性和完整性，避免錯(cuò)誤的出現(xiàn)，使辦公作業(yè)的正確性和精準(zhǔn)度有效提高，能夠防止因工作失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失；利用計(jì)算機(jī)對(duì)各環(huán)節(jié)及各工作人員的工作情況進(jìn)行記錄，為閉環(huán)管理的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

大量信息和數(shù)據(jù)可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行分類(lèi)和過(guò)濾，能夠?qū)⒅貜?fù)和無(wú)效數(shù)據(jù)有效剔除，使數(shù)據(jù)冗余度減少，數(shù)據(jù)處理難度降低，使工作效率提高；在日常工作中，利用各種基礎(chǔ)辦公軟件進(jìn)行文字編輯和處理，使文字工作效率提高，并使工作更加規(guī)范；利用各種視頻圖像處理軟件，對(duì)工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行處理，使視頻圖像工作質(zhì)量提高；通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的通信優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，能夠加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通交流，使信息交流和資源高度共享得以實(shí)現(xiàn)，使工作人員工作效率進(jìn)一步提高[2]。

3 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用存在的問(wèn)題分析

目前在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平日趨成熟，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們對(duì)辦公環(huán)境的要求不斷提升，在辦公自動(dòng)化中還需要不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，并對(duì)其進(jìn)行不斷改進(jìn)。現(xiàn)階段隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放和擴(kuò)展，計(jì)算機(jī)所面臨的惡意攻擊可能性持續(xù)增加。一旦計(jì)算機(jī)遭受惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)病毒入侵等，會(huì)對(duì)資料數(shù)據(jù)信息的安全性造成嚴(yán)重威脅，極容易出現(xiàn)篡改、丟失等問(wèn)題；隨著計(jì)算機(jī)軟硬件專(zhuān)業(yè)性的增強(qiáng)，對(duì)工作人員提出了新的要求，需要其具備相應(yīng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、操作技能以及安全防護(hù)意識(shí)，但不少工作人員仍普遍存在著專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低的問(wèn)題。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用

（1）文字信息處理

計(jì)算機(jī)技術(shù)在文字信息處理中加以運(yùn)用時(shí)，辦公人員可以實(shí)現(xiàn)文字編輯和文章美化，其中常用文字處理軟件主要包括：WPS、Word、文字轉(zhuǎn)換器等，采用軟件進(jìn)行文字編輯和處理，能夠使傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)及煩瑣文件抄寫(xiě)等方式改進(jìn)，并使文檔高效管理有效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)工作人員能夠利用軟件應(yīng)用對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、重命名，有利于文件查找，使文字信息處理效率有效提高。

通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)有效整合。在辦公自動(dòng)化中，企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，為了對(duì)大量煩瑣數(shù)據(jù)加強(qiáng)處理，工作人員可充分利用相應(yīng)的軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，使計(jì)算的便捷性和準(zhǔn)確性有效提高[3]。同時(shí)，還需要對(duì)數(shù)據(jù)的合理存儲(chǔ)加強(qiáng)重視，防止存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題出現(xiàn)，對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)造成不利影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效防止對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行誤改、誤刪的現(xiàn)象出現(xiàn)，并通過(guò)表格自動(dòng)恢復(fù)功能，能夠使數(shù)據(jù)內(nèi)容還原。

（2）信息交流平臺(tái)構(gòu)建

在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中，信息交流平臺(tái)的有效構(gòu)建至關(guān)重要，對(duì)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力及員工凝聚力提高有著直接的影響。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，企業(yè)運(yùn)營(yíng)節(jié)奏不斷加快，各部門(mén)員工之間有效溝通交流力度不足，對(duì)企業(yè)文化及團(tuán)隊(duì)建設(shè)造成不利影響。因此通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息交流平臺(tái)構(gòu)建中的有效應(yīng)用，能夠促進(jìn)企業(yè)員工加強(qiáng)交流探討，實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)章制度以及文化內(nèi)涵的實(shí)時(shí)分享，為企業(yè)文化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，使資源高效共享得以實(shí)現(xiàn)。

（3）數(shù)據(jù)庫(kù)密碼保護(hù)。

在辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠使數(shù)據(jù)庫(kù)密碼保護(hù)功能得以實(shí)現(xiàn)。一旦數(shù)據(jù)庫(kù)受到外部黑客攻擊時(shí)，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)被破壞或盜取等情況發(fā)生，對(duì)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)造成損失，因此相關(guān)工作人員需要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分利用，有效保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)密碼，使安全保護(hù)功能強(qiáng)化，從而有效保障企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。

5 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用強(qiáng)化策略

（1）辦公自動(dòng)化建設(shè)體制完善

目前部分企業(yè)雖然對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用加強(qiáng)了重視，但在實(shí)際應(yīng)用時(shí)未充分結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行合理選擇，甚至一味追求配備更好、價(jià)格更高的設(shè)備和軟件，造成投資成本過(guò)大，對(duì)企業(yè)成本控制和發(fā)展造成影響。因此需要對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)體制加強(qiáng)完善，對(duì)各種需求進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)和分析，提高技術(shù)運(yùn)用的經(jīng)濟(jì)性，使企業(yè)投資成本有效減少。

（2）辦公人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力提高

為了使計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用成效提高，需要切實(shí)提高工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，從而使計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平得以有效保障。首先需要對(duì)工作人員提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其能夠?qū)λ\(yùn)用的辦公設(shè)備及軟件使用方法予以熟練掌握，從而使計(jì)算機(jī)技術(shù)全面應(yīng)用得以實(shí)現(xiàn)[4]。

（3）辦公自動(dòng)化技術(shù)的創(chuàng)新注重

為了使辦公自動(dòng)化能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用不斷強(qiáng)化，同時(shí)對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)加強(qiáng)創(chuàng)新，對(duì)云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展動(dòng)加強(qiáng)關(guān)注，并在辦公自動(dòng)化中加以應(yīng)用，使自動(dòng)化辦公模式更加高效，對(duì)辦公自動(dòng)化的持續(xù)發(fā)展進(jìn)一步推進(jìn)。

6 結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，形成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)共同支撐的辦公自動(dòng)化新型辦公模式，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使工作人員的協(xié)調(diào)溝通力度強(qiáng)化，工作效率和質(zhì)量有效提高。因此為了進(jìn)一步加強(qiáng)此基礎(chǔ)建設(shè)力度，需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用不斷加強(qiáng)分析和研究，使辦公自動(dòng)化水平進(jìn)一步提升。

[1]朱江毅. 探析辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用[J]. 電腦編程技巧與維護(hù)，2018，000（005）：61-63.

[2]鄧國(guó)軍. 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討與研究[J]. 電腦知識(shí)與技術(shù)，2019.

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[4]徐英杰. 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法研究[J]. 數(shù)碼世界，2018，000（011）：63-64.