淺談企業(yè)如何強化檔案管理

徐花艷 山東臨沂煙草有限公司

企業(yè)檔案作為一種不可再造的珍貴文化資源，是企業(yè)生產(chǎn)管理的一部分，是提高企業(yè)管理水平、工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，如何做好企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

一、企業(yè)檔案的概念

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》指出：企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

可見，企業(yè)檔案是企業(yè)實踐活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是記錄企業(yè)發(fā)展歷史、傳承企業(yè)文化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動過程內(nèi)容的儲藏箱。

二、企業(yè)檔案的價值

（一）企業(yè)檔案具有行政作用的價值。企業(yè)檔案是歷史的憑證，它記錄了歷史活動的真實情況和經(jīng)過，也記錄了人們在歷史活動中的思維過程，能給人以互相聯(lián)系的情報信息。在企業(yè)的決策和管理活動中，通過對企業(yè)檔案的分析和利用，能幫助對現(xiàn)實工作和未來發(fā)展做出正確判斷，實現(xiàn)對人、財、物、信息等資源的有效管理。

（二）企業(yè)檔案具有文化作用的價值。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體，它在企業(yè)文化的形成、傳播、發(fā)展和進步中發(fā)揮著重要作用。企業(yè)一方面可以利用檔案資料，展示企業(yè)發(fā)展歷程，培養(yǎng)員工的認同感和歸屬感，另一方面可以從檔案中吸取歷史文化精髓，借鑒已有文化成果創(chuàng)新經(jīng)營理念，提升企業(yè)文化品味。

（三）企業(yè)檔案具有法律作用的價值。企業(yè)檔案是真實的原始材料和歷史記錄，它可以成為考證、研究和處理問題的依據(jù)，認定法律權(quán)利、義務(wù)與責任的證據(jù)。也就是說企業(yè)檔案能在企業(yè)發(fā)展中幫助企業(yè)抵御風險，在解決爭端、處理案件等活動中發(fā)揮證據(jù)作用，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益。

三、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

近年來我國企業(yè)檔案管理工作雖然取得了一定進步，但不可否認我國的企業(yè)檔案管理水平還比較低，還存在一些問題。

（一）企業(yè)檔案意識不強。大部分企業(yè)檔案意識不強，認為檔案工作可有可無。在企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作處于邊緣化地位，檔案管理工作只是某些部門的附屬工作，致使大量企業(yè)檔案資源失控。

（二）企業(yè)檔案管理人專業(yè)意識不強。大多企業(yè)檔案管理人要么沒接觸過檔案專業(yè)學習，要么只是兼職臨時工作，沒有長時間的經(jīng)驗積累和專業(yè)見識，對企業(yè)檔案保管工作如何發(fā)揮作用沒有明確的概念。

（三）企業(yè)檔案管理規(guī)范化程度不高。大部分企業(yè)的企業(yè)檔案管理采用國家推薦使用標準，很少制定自己的標準。近年來企業(yè)改革變化較大，現(xiàn)行的檔案管理法規(guī)和準則，很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。

（四）企業(yè)檔案工作重收藏，輕利用。企業(yè)內(nèi)部各部門的檔案分別存儲在各自檔案室內(nèi)，檔案資源封閉管理，彼此互不聯(lián)通。另外，由于企業(yè)檔案人才建設(shè)機制不健全，檔案隊伍人才素質(zhì)不高，對如何開發(fā)利用企業(yè)檔案資源沒有思路，企業(yè)檔案工作及其意義得不到有效展現(xiàn)。

（五）企業(yè)檔案信息化程度不高。企業(yè)在檔案存儲設(shè)備方面有足夠的重視，但在檔案信息資源開發(fā)利用發(fā)面重視不夠，企業(yè)檔案信息化水平較低。在對檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用等方面，還需進一步運用信息技術(shù)進行管理過程和工作方式提升。

四、應(yīng)對企業(yè)檔案管理存在問題的措施

做好企業(yè)檔案管理工作，必須運用科學的管理手段和方法，從檔案的形成到提供利用，努力做到制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)有效管理。

（一）增強企業(yè)檔案管理意識。上到企業(yè)管理高層下到檔案工作者，要充分認識到有效的檔案管理工作是企業(yè)科學決策、規(guī)避風險、拓展市場和企業(yè)文化的基礎(chǔ)，要在企業(yè)檔案管理工作資金投入、設(shè)備引進、人才建設(shè)等方面給予更多的關(guān)心和支持，以適應(yīng)企業(yè)管理水平的提升。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。一方面企業(yè)檔案管理工作者盡量做到專職，并要定期組織企業(yè)檔案工作者參加檔案專業(yè)知識、業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)，定期組織到檔案工作做得好的企業(yè)去學習。另一方面加強檔案信息化咨詢與培訓(xùn)，鼓勵企業(yè)檔案工作者對現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和檔案信息化技術(shù)知識的繼續(xù)教育，要求其跟蹤新進技術(shù)，認真學習，不斷提高業(yè)務(wù)與技術(shù)的雙技能。

（三）完善企業(yè)檔案管理制度。一方面企業(yè)檔案要有統(tǒng)一的管理標準，企業(yè)在遵循國家制定的企業(yè)檔案工作規(guī)定基礎(chǔ)上，結(jié)合實際進行完善，制定適合自己業(yè)務(wù)的制度。另一方面做好檔案保管工作，既要將有保存價值的文件資料盡量收集齊全，并建立一套合理的檔案整理規(guī)則，又要維護檔案物質(zhì)載體和所記載涉及保密內(nèi)容的安全。

（四）做好檔案信息的開發(fā)利用。一方面企業(yè)檔案工作者要知道企業(yè)檔案的核心資源，對檔案信息進行鑒定并分類分級，以便有分別的對檔案信息分享利用。另一方面主動了解利用者需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對不涉密的檔案信息提供利用，以便檔案信息利用者在辦公室或者家里便可快捷地得到需要的信息。

（五）推動企業(yè)檔案信息化。企業(yè)檔案管理工作者要了解、認識和善于運用信息技術(shù)，將檔案信息化工作融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的各方面，堅持技術(shù)與管理并重，不斷提升企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案信息化工作的有效開展，不僅能夠提高企業(yè)檔案工作者的效率和服務(wù)質(zhì)量，而且能夠為企業(yè)管理人員提供思路、方法、手段和信息，提升管理和決策的科學性和正確性。

總結(jié)：綜上所述，企業(yè)了解過往情況，進行科學決策，處理現(xiàn)實工作以及對未來進行準確預(yù)測，都離不開檔案信息。只有不斷提高企業(yè)檔案管理水平，深入開發(fā)檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)高效的利用服務(wù)，推動企業(yè)檔案信息化，才能使檔案管理工作更有利于企業(yè)的發(fā)展。