事業(yè)單位實現檔案數字化管理的要點分析

莊宇春

摘要：如今信息技術進入高速發(fā)展階段，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術的參與。事業(yè)單位作為社會服務組織，在新時代下必然要向數字化管理的方向發(fā)展，而檔案管理作為事業(yè)單位工作中的基本組成部分，實現數字化將會極大減少檔案管理成本并提高工作效率，但在現階段檔案數字化管理系統(tǒng)中依然有一些需要加強的部分。基于此，本文詳細分析了事業(yè)單位實現檔案數字化管理的要點。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案數字化管理;要點

引言

機關事業(yè)單位在我國分別承擔著各項任務與職責，在社會主義現代化建設當中是必不可少的一部分，是現代化建設當中的中流砥柱。機關單位檔案記錄著機關單位的發(fā)展歷史、人事關系、人事檔案、工作流程等重要信息，對于事業(yè)單位內部各項工作具有重要的參考價值。但是長期以來機關事業(yè)單位檔案管理與服務存在工作理念與傳統(tǒng)檔案管理模式不能充分適應新形勢下單位需求，在一定程度上弱化了事業(yè)單位的公共服務屬性，對事業(yè)單位改革與發(fā)展造成了消極影響。

一、事業(yè)單位人事檔案數字化建設問題

1.人事檔案數字化管理薄弱

在數字化時代，檔案管理模式從以檔案保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心。很多機關事業(yè)單位沒有對人事檔案數字化管理工作給予足夠的重視，管理只是流于形式，沒有落到實處。大部分管理者認為電子檔案、檢索、整理有無數字化都一樣，忽視了人事檔案數字化工作的開展，對人事檔案數字化設備的投入不足，以至于檔案數字化管理工作的基礎投入十分薄弱。遇到問題臨時抱佛腳，應付相關部門檢查和保證干部職工調動過關就行，而這一切都導致人事檔案管理工作不能發(fā)揮其真正的效能，檔案數字化管理更是無從談起。

2.專業(yè)人員缺乏素養(yǎng)

檔案管理是專業(yè)技術工作，需要專業(yè)的人來干專業(yè)的事。但是長期以來機關事業(yè)單位檔案管理人員素養(yǎng)普遍不足，表現在以下方面。其一，現階段事業(yè)單位的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士，同時事業(yè)單位本身也缺乏相應的培訓體系，導致檔案管理人員普遍缺乏基礎理論知識和專業(yè)技術水平，且吸收新知識、新技能在心理和行動方面遲緩。其二，職稱結構方面，受職稱結構比例限制，工作人員多為初級、中級職稱，高級職稱比例偏低，且高級職稱評審條件嚴格，使得大多數同志失去上升通道，大家在工作方面創(chuàng)新意識和研究意識不足，導致工作創(chuàng)新性不強，工作能力提升緩慢[1]。

3.檔案管理硬件設施不完善

在人事檔案數字化管理辦公設備中，計算機、掃描儀等硬件設備必不可少，這是實現辦公自動化及檔案利用率提升的關鍵。只有具備完善的硬件設備和基礎設施，才能讓人事檔案資料得到有效管理，共享信息資源。當前，機關事業(yè)單位由于缺乏足夠經費，硬件設備不完善，基礎設施建設滯后，導致人事檔案數字化管理工作很難正常開展，工作效率不高。

二、事業(yè)單位實現檔案數字化管理的要點

1.建立有效的檔案數字化管理體系

檔案數字化管理在當前依然屬于較為新穎的管理模式，事業(yè)單位在開展檔案數字化管理時應結合自身部門的實際情況，對硬件設施的采購、軟件系統(tǒng)的開發(fā)和運營等都應做好相應的研究。同時，建立行之有效的檔案數字化系統(tǒng)管理的規(guī)章制度，做到有章可依，在檔案管理過程中嚴格按照規(guī)章辦事，可以有效減少檔案的遺失、泄露等問題。檔案管理不論是傳統(tǒng)管理模式還是數字系統(tǒng)管理模式都是一項較為繁瑣的工作，針對這一特點，可以將檔案數字系統(tǒng)劃分為不同的模塊，包括檔案錄入管理、檔案系統(tǒng)管理、檔案密級管理、檔案分類管理等部分，各部分職能分開運行，以減少檔案管理人員的工作量，這樣的系統(tǒng)劃分可以降低工作中的失誤，提高檔案管理效率[2]。

2.配置檔案管理專職人員，培養(yǎng)高素質人才隊伍

各級黨委、政府要重視檔案管理人員和專業(yè)技術人員的隊伍建設，在機關事業(yè)單位配置專職人事檔案管理人員和檔案數字化管理需要的各種高素質、高學歷的復合型專業(yè)技術人才，培養(yǎng)檔案管理與系統(tǒng)研發(fā)、程序維護的復合型人才，逐步建立一支具有較高檔案管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍;機關事業(yè)單位需對檔案管理人員進行定期定質定量專業(yè)培訓，提高其專業(yè)技能和個人素質。此外，檔案管理人員須在檔案管理工作中及時總結經驗，改進管理技術和方法。

3.強化技術保障

隨著信息化、網絡化和數字化水平的不斷普及和提高，檔案管理的自動化、信息化水平也在不斷提高。機關事業(yè)單位要大力加強檔案管理工作與服務的信息化水平，加大人力物力和財力保障水平。做好網絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設、系統(tǒng)軟件建設等，添置專業(yè)的打印機、復印機及掃描設備，提高檔案管理工作效率。加強工作人員的信息化水平培訓，確保工作人員可以熟練操作各類相關的設施，充分發(fā)揮各項信息化設施的作用[3]。

4.提高檔案管理人員的管理能力

檔案數字化管理不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，因此檔案管理人員也需要轉變管理思路，提高數字化管理能力，只有高素質的檔案管理人員才能保證檔案管理工作的有序進行。事業(yè)單位在開展檔案數字化管理工作時應將提高檔案管理人員綜合素質和專業(yè)能力作為首要工作重點。在管理過程中，事業(yè)單位要不斷加大檔案數字化管理的相關培訓，幫助檔案管理人員轉變思想?？刹扇《鄻踊呐嘤柗绞絹泶_保培訓工作的高效運行，可通過視頻教學的模式讓檔案管理人員了解工作內容，定期召開相關研討會，聽取意見和建議，并作出相應調整，使檔案數字化管理工作更符合客觀實際。對于檔案管理人員個人來說，要提高工作積極性，主動利用業(yè)余時間學習相關技能，更新知識體系，打破傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛。

結語

在當前大數據數字化時代背景之下，數字化管理成為一種被社會逐漸認可的管理方式。機關事業(yè)單位人力資源管理工作必須與時代相結合，人事檔案管理數字化已是大勢所趨，要充分認識到人事檔案數字化管理工作的重要意義。鑒于人事檔案的紙質材料和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質量邁上新臺階，提高人事檔案管理工作的效率，推進機關事業(yè)單位人事檔案數字化、網絡化勢在必行。

參考文獻：

[1]李元.試論事業(yè)單位檔案數字化管理[J].蘭臺內外，2019（36）：23-24.

[2]李淑娟.新時期事業(yè)單位檔案數字化管理研究[J].辦公室業(yè)務，2019（11）：52.

[3]史紅波.新形勢下事業(yè)單位檔案數字化管理工作探析[J].才智，2018（34）：201.