創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

黃曉蓉

摘 要：當(dāng)前，檔案進(jìn)入信息化管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展和市場(chǎng)需求，檔案管理工作需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展的需求，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化水平，讓檔案管理更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新;信息化

我國(guó)檔案管理工作一直以來(lái)都未得到應(yīng)有的重視和發(fā)展，故而其發(fā)展水平依舊處于一個(gè)很低的水平，這與我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及其不相協(xié)調(diào)，這種發(fā)展的之后也中將影響到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

1.1創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求

創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步的重要?jiǎng)恿?lái)源。檔案管理工作通過(guò)制度管理創(chuàng)新與管理手段的不斷完善，可以從根本上保障檔案管理工作的質(zhì)量管理水平。過(guò)去守舊的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理信息化與知識(shí)管理檔案工作的作業(yè)要求。因此，檔案管理需要在過(guò)去傳統(tǒng)原有的基礎(chǔ)上予以創(chuàng)新也是順應(yīng)時(shí)代技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。

1.2創(chuàng)新是檔案管理工作的重要保障

隨著近年來(lái)國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技產(chǎn)業(yè)等的大力發(fā)展，檔案管理作業(yè)涉及到的基礎(chǔ)設(shè)施、信息化建設(shè)環(huán)境等都在很大程度上得到了有益改善，進(jìn)而使得檔案管理工作實(shí)踐業(yè)務(wù)開(kāi)展與信息資源建設(shè)成果都得到了顯著增強(qiáng)。

二、檔案信息化管理模式的迫切需要

2.1傳統(tǒng)檔案管理面對(duì)諸多困境挑戰(zhàn)

新時(shí)期下檔案管理作業(yè)需要滿足在各信息資源整合、開(kāi)發(fā)運(yùn)用、決策分析等方面的訴求，體現(xiàn)檔案信息的知識(shí)價(jià)值與內(nèi)涵。但當(dāng)前檔案管理工作歷史表現(xiàn)先是經(jīng)歷了手工、紙質(zhì)管理階段，后是實(shí)現(xiàn)了其與計(jì)算機(jī)信息化融合的過(guò)渡階段，使檔案管理作業(yè)更具便利與先進(jìn)特性，但隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，面對(duì)海量涌現(xiàn)的電子文件也確實(shí)顯得疲憊乏力，難以體現(xiàn)檔案管理與學(xué)生之間的個(gè)性化需求。

2.2檔案信息化知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案管理具備共性合作基礎(chǔ)

基于有關(guān)文獻(xiàn)的著文表明，事實(shí)上目前國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)工作也面臨著較多困境難題。一方面主要問(wèn)題源于實(shí)踐方面，國(guó)內(nèi)在該領(lǐng)域工作開(kāi)展多停留在“四不像”的淺表層面上，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)較為淺薄，且執(zhí)行管理手段不夠徹底。但是，不得不說(shuō)的是，信息化背景下的檔案知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案管理的理念融合、嵌套已成為必然，使二者的共性合作基礎(chǔ)大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因?yàn)闄n案管理工作理念早已根植各行各業(yè)組織機(jī)構(gòu)，雖然有些不予重視，但不得不承認(rèn)其存在廣泛的認(rèn)可度，而這也恰好為檔案信息化知識(shí)管理手段提供了切入的契機(jī)，檔案信息化建設(shè)工作完全可以憑借檔案管理的成熟理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)予以深入融合，使得檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續(xù)的資源開(kāi)發(fā)與有效整合，以保證檔案信息資源的整合與集成，便于決策。

三、信息化背景下檔案管理創(chuàng)新的基本途徑

雖然相較過(guò)去檔案工作的管理工作效率顯著提升，管理成本大幅減少，但為發(fā)揮檔案的信息化管理最大化優(yōu)勢(shì)，就應(yīng)當(dāng)在管理體系機(jī)制上實(shí)現(xiàn)充分創(chuàng)新。

3.1創(chuàng)新思想意識(shí)

隨著國(guó)家綜合國(guó)力的提升與時(shí)代的不斷進(jìn)步，創(chuàng)新儼然成為了重要研究課題。同時(shí)，創(chuàng)新也是推動(dòng)整個(gè)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的必然需求。因此，檔案管理工作為了實(shí)現(xiàn)管理體系及運(yùn)作管理手段的創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)保持人員思想意識(shí)、觀念、覺(jué)悟程度上的創(chuàng)新。首先，檔案管理工作有關(guān)作業(yè)人員要認(rèn)識(shí)到檔案工作與過(guò)去的大幅變化表現(xiàn)。要知道傳統(tǒng)意義上的檔案管理更多是為思想政治工作而服務(wù)，具備一定局限性;而目前檔案管理更多的已過(guò)渡到思政工作、教育科研等各個(gè)方面。這就需要檔案管理作業(yè)人員需要在工作業(yè)務(wù)處理做好思想、觀念、覺(jué)悟意識(shí)創(chuàng)新的準(zhǔn)備工作。其次，檔案管理作業(yè)人員應(yīng)能在例行日常工作中保持創(chuàng)新性思維。當(dāng)然，創(chuàng)新性思維的養(yǎng)成并非是朝夕之間就能予以實(shí)現(xiàn)的。為此，這就需要檔案工作人員具備較高的理論知識(shí)能力、充分理解能力、客觀認(rèn)知規(guī)律分析能力，需要在工作與平時(shí)生活中都能不斷充實(shí)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以使得自身在熟練掌握工作模式的前提下實(shí)現(xiàn)思想與實(shí)踐行為的同步創(chuàng)新。

3.2創(chuàng)新專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)

檔案管理工作在信息化背景下已經(jīng)與過(guò)去大不相同。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資源的建立、傳遞、調(diào)用等的規(guī)范化管理為主，現(xiàn)階段檔案管理工作門(mén)類(lèi)豐富、復(fù)雜，需要提煉的信息資源更為豐富與多元。同時(shí)，在工作服務(wù)手段方面也并非向過(guò)去為思想政治工作而服務(wù)，而是朝著滿足實(shí)際發(fā)展需求看齊，需要有關(guān)工作人員具備充分的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)基礎(chǔ)。因此，這就需要檔案工作人員能夠了解信息化背景下的檔案知識(shí)管理模式，能夠?qū)n案信息資源收集、甄選加工、組織評(píng)價(jià)、智能化管理等的知識(shí)管理手段予以掌握。

3.3創(chuàng)新技術(shù)管理手段

檔案管理工作的全面創(chuàng)新機(jī)制推行，必然脫離不開(kāi)技術(shù)手段的充分支持。強(qiáng)調(diào)技術(shù)創(chuàng)新的目的不僅是在于履行科教興國(guó)與可持續(xù)化發(fā)展戰(zhàn)略。同時(shí)，針對(duì)于自身發(fā)展而言，也同樣脫離不開(kāi)技術(shù)手段的全面加持。檔案管理工作并不是傳統(tǒng)意義上的“紙質(zhì)”管理時(shí)代，而是已經(jīng)過(guò)渡到了信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的技術(shù)管理階段，需要從檔案紙質(zhì)管理完全轉(zhuǎn)化為信息化的檔案資產(chǎn)，甚至信息文化資產(chǎn)的質(zhì)量化管理轉(zhuǎn)變。因此，在技術(shù)管理手段應(yīng)用方面，一定要適時(shí)考慮自身發(fā)展的實(shí)際需求，制定嚴(yán)密的檔案技術(shù)管理改革計(jì)劃，在檔案信息化資源的采集、開(kāi)發(fā)、整合等方面能夠保障完整性與時(shí)效性。

3.4創(chuàng)新檔案隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)建設(shè)

檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要在檔案管理團(tuán)隊(duì)中選拔必要的組織領(lǐng)導(dǎo)者或是創(chuàng)新檔案管理工作的主要實(shí)施者?？梢哉f(shuō)，這些管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平高低決定了檔案管理工作的質(zhì)量管理成果。為此，首先要在團(tuán)隊(duì)建設(shè)時(shí)強(qiáng)調(diào)“以人為本”的人本主義與柔性管理思想，高度重視人才能力的大力培養(yǎng)與開(kāi)發(fā);要在加強(qiáng)檔案工作部門(mén)有關(guān)員工基礎(chǔ)培訓(xùn)的同時(shí)，還要結(jié)合不同人員的專(zhuān)業(yè)能力了解其全面的優(yōu)勢(shì)所在，以針團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員理論知識(shí)、業(yè)務(wù)能力進(jìn)行拓展培訓(xùn)，使檔案管理工作組建成一支理論知識(shí)夯實(shí)，業(yè)務(wù)實(shí)踐處理能力強(qiáng)勁的工作團(tuán)隊(duì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)國(guó)家的信息系統(tǒng)的重要組成部分，檔案資料在國(guó)家管理中也占有重要的地位，檔案管理水平的高低會(huì)直接影響各行各業(yè)的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉靜.創(chuàng)新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：48.

[2]汝玉平.創(chuàng)新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：90.