醫(yī)院文書檔案管理的關(guān)鍵點與完善對策

蘇敏

摘 要：醫(yī)院檔案資料對醫(yī)院來說是十分重要的，而其質(zhì)量與完整程度受到醫(yī)院檔案管理水平的直接影響。醫(yī)院文書檔案管理水平提高，制度完善，管理規(guī)范，才能保證醫(yī)院檔案資料的完整與規(guī)范，才能保證醫(yī)院的發(fā)展持續(xù)健康。本文闡述了醫(yī)院文書檔案管理的工作內(nèi)容，針對文書檔案管理的關(guān)鍵點，從建立保障機制，標準化工作流程，健全工作評價與考核機制這幾方面，提出針對性的工作建議，以期能推動醫(yī)院文書檔案管理工作水平提升，實現(xiàn)醫(yī)院健康有序的發(fā)展進步。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書;文書檔案;檔案管理

醫(yī)院在進行行政事務(wù)的管理過程中會留下一部分文書檔案，這些文書檔案記載了醫(yī)院管理的重大事項，還對醫(yī)院未來的發(fā)展起到重要的依據(jù)和支撐作用。醫(yī)院文書檔案還是醫(yī)院未來進行戰(zhàn)略決策和轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要信息來源，要重視醫(yī)院的文書檔案管理工作。醫(yī)院的文書檔案是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證者，也是檔案管理中非常重要的一個部分。隨著經(jīng)濟進步與醫(yī)院向前發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理的作用越來越顯著，醫(yī)院的管理水平可以從其文書檔案管理水平中窺見一二。醫(yī)院文書檔案的管理水平必須得到提升，這樣才能促進醫(yī)院的發(fā)展。但是，現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理還存在一些問題，醫(yī)院文書檔案管理能力不足，亟待我們?nèi)ソ鉀Q，為醫(yī)院的健康發(fā)展和不斷進步助力。

一、醫(yī)院文書檔案管理的工作內(nèi)容

醫(yī)院文書檔案是非常重要的資料，是醫(yī)院重大事件的記錄者和見證者，通過分門別類的檔案歸納整理，記錄醫(yī)院的成長歷程。規(guī)范高效的文書檔案管理能夠提供可靠的經(jīng)驗與資源，促進醫(yī)院其他管理工作的順利進行。隨著計算機的發(fā)展與科技的進步，無紙化辦公成為了一種潮流與趨勢，文書檔案也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮拥奈募c數(shù)據(jù)。但是，有些文本及圖像是具有永久保存價值的，這些資料必須保留紙質(zhì)文件。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案管理工作的復(fù)雜性和難度也隨之增加。筆者根據(jù)在醫(yī)院12年的檔案管理工作來看，目前醫(yī)院已經(jīng)形成了集各類材料、科研、基建、房改、相像、會計、病案等資料的檔案管理體系。作為一名檔案管理工作者，需要清楚的認識檔案工作的重要性，日常要做好文件、資料、會議等記錄，并進行分類存檔管理。

二、醫(yī)院文書檔案管理的關(guān)鍵點

（一）文書檔案的規(guī)范性

在日常的工作中，醫(yī)院的日常運營及管理都會形成大量的文件，但是并不是所有的文件都需要建立檔案，只有一些有價值的文件才有留存的意義，因此，在管理文書檔案時需要進行選擇，不必要的文件就不需要歸檔整理。文書檔案是具有一定效力的，在其檢查、傳遞等方面都有非常嚴格的要求，文書檔案管理也有規(guī)定，也需要規(guī)范的管理，只有規(guī)范管理文書檔案才能提高管理效率。

（二）文書檔案的完整性與系統(tǒng)性

醫(yī)院在實際的工作與運營中會產(chǎn)生許多文件，即使剔除不必要文件，有保留價值的文件也非常多。文件的收集工作貫穿文書檔案管理的全部過程中，就顯得極其重要，文書檔案收集程度及收集質(zhì)量對檔案管理的水平會產(chǎn)生直接的影響。而文書檔案收集是否完整也是十分重要的一個部分，如正件附件、轉(zhuǎn)發(fā)文件、原件、請示、批復(fù)等各種文件，只有保證收集到的文件完整全面，才能最大化的提升檔案管理的可用性。文書檔案不僅要完整，還要按照一定的標準進行系統(tǒng)歸納，各種不同類型的文件都要分門別類，避免文件相互干涉，這也是提升管理效率的一大影響因素。

（三）文書立卷的標準性

不管是對文件的收集，還是文書檔案的整理、管理、調(diào)取利用等，都需要遵循一定的標準與規(guī)范。在對繁雜的文書檔案進行歸檔時，需要讓其統(tǒng)一，嚴格按照相關(guān)的規(guī)定制度進行收集與整理，鑒定;管理文書檔案時，利用文書檔案時也應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定進行，如《檔案利用制度》等，只有這樣才能保證文書檔案利用、管理工作更加規(guī)范有序，且不會出現(xiàn)問題;收集、利用、管理檔案時，也要運用科學(xué)的方法，提升效率，提升文書檔案工作的管理水平。

三、醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善，資料收集低效

目前，醫(yī)院對于單檔案管理工作并不夠重視，沒有考慮到管理制度的問題，導(dǎo)致醫(yī)院在進行檔案管理時，沒有相應(yīng)的制度和方法可以依據(jù)，從而導(dǎo)致檔案管理效率低的問題，不利于檔案管理效率提升。

（二）管理職責不明，管理方法不科學(xué)

對于檔案管理工作，大多數(shù)醫(yī)院都沒有形成系統(tǒng)的管理制度，因此在人員管理方面也存在漏洞和不足，僅任命個別管理人員進行統(tǒng)一的管理，沒有將管理責任分配到個人，這就造成管理混亂。檔案管理也沒有相應(yīng)的追責規(guī)范，即使管理人員出現(xiàn)管理問題，也不對其進行追究，這些管理人員普遍沒有掌握系統(tǒng)的管理方法，普遍依靠自己的管理經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理方法不夠科學(xué)。

（三）醫(yī)院檔案管理意識不足

檔案管理過程中，很多醫(yī)院都不重視檔案管理工作，沒有樹立起檔案管理意識，下意識的忽視檔案管理工作。在實際管理過程中容易出現(xiàn)檔案管理資源挖掘不充分，檔案利用率低等問題，這些都是由于醫(yī)院檔案管理意識薄弱。

（四）檔案管理分散，管理水平落后

醫(yī)院在發(fā)展過程中，需要一定的資金不斷更新醫(yī)療設(shè)備，引進高端人才，那么應(yīng)用于檔案管理上的費用自然會被壓縮。醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備普遍已經(jīng)使用多年，設(shè)備陳舊，經(jīng)過多年的檔案積累，醫(yī)院的檔案也早就超出了原有的管理空間，而醫(yī)院的醫(yī)療用房也普遍不足，無法提供給檔案管理工作更多的空間。目前醫(yī)院檔案管理普遍已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理，管理人員也初步掌握了計算機技術(shù)。但是隨著檔案的增加，并沒有進行技術(shù)創(chuàng)新，檔案管理的信心花水平不足，檔案收集不全面，導(dǎo)致管理工作整體水平較為落后。此外，目前醫(yī)院的檔案一般分科室進行保存管理，檔案分散管理，不僅導(dǎo)致檔案的重復(fù)保存和管理，造成人力資源的浪費，占用了大量的空間，還容易造成檔案損毀丟失，給檔案的安全管理保存帶來威脅。

四、加強醫(yī)院文書檔案關(guān)鍵點管理的對策建議

（一）完善文書檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)機制

一是成立檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，負責在突發(fā)事件發(fā)生時決策、協(xié)調(diào)和實施對檔案的搶救工作，加強檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)力量。應(yīng)急處理辦公室設(shè)在院辦公室，對檔案安全工作進行重點部署，將檔案館安全工作納入檔案管理的重要部分，實行一把手負總責、分管領(lǐng)導(dǎo)負直接責任的層次管理結(jié)構(gòu)。

二是建立健全檔案安全工作管理制度，明確劃分檔案工作人員的責任與權(quán)限，使檔案管理工作的責任落實到具體崗位人員，日常工作有章可循、有法可依。在全院上下加強檔案安全意識培養(yǎng)，強調(diào)“檔案安全就是檔案工作的生命線”，不斷提高全院的檔案安全意識，培養(yǎng)起檔案工作人員的安全責任意識。

（二）建立文書檔案工作的保障機制

第一，有效的醫(yī)院文書檔案管理保障機制的建立離不開對檔案管理工作的重視。隨著新醫(yī)改政策的推進，醫(yī)院除了要將管理工作的重心放在醫(yī)療技術(shù)與科研創(chuàng)新方面，還要注意建立健全文書檔案管理工作的保障機制。完善檔案管理制度，并將其納入醫(yī)院工作制度匯編中，做到文書檔案管理的每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，使文書檔案工作人員的工作內(nèi)容更清楚，崗位職責更明確，除此之外，還要注重信息化建設(shè)方面，引入管理軟件，建立數(shù)據(jù)庫，為文書檔案的現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好條件。

第二，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也直接影響到醫(yī)院文書檔案管理的保障機制的建立。在硬件方面，設(shè)置專門的管理室，辦公設(shè)施、溫濕度計以及滅火器材等必備器材。針對檔案室的防雨、防滲、防潮濕等情況進行全面的檢查和維修，消除檔案室的事故隱患。在軟件方面，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身特點與需求，建立文書檔案管理系統(tǒng)，并定期升級維護。實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案工作效率，方便文書檔案被檢索、利用、調(diào)閱。此外，文書檔案電子化也有一些需要注意的地方，如保密性、電子特征損壞，文書檔案及時備份，秘密文件加密等。

加強對醫(yī)院文書檔案管理的重視，做到人力財力物力等全方位的支持，建立有效的醫(yī)院文書檔案管理保障機制，這樣才能提高醫(yī)院文書檔案管理水平，促進醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。

（三）建立文書檔案管理的標準化工作流程

想要提高醫(yī)院文書檔案管理的水平，一套管理工作的標準是不可或缺的。

第一，以國家規(guī)定為基礎(chǔ)，結(jié)合醫(yī)院自身的特點及需求，建立健全管理制度，并且制定詳細規(guī)定，如檔案歸檔、檔案保管、檔案借閱等。對于醫(yī)院文書檔案管理工作的標準，都需要詳細制定，如文書檔案的歸納方式、歸納格式、檔案分類標準、索引規(guī)則、檔案編纂標準等，保證文書檔案的收集、整理、收錄、歸檔、整理、借閱、銷毀、保密、文檔安全等各個環(huán)節(jié)都有標準的規(guī)則與制度，使得一切流程與環(huán)節(jié)有跡可循。

第二，緊盯制度的落實狀況，堅持每年對檔案進行一次系統(tǒng)化、規(guī)范化整理，以確保無丟失、霉變、退色、蟲蛀、污損等現(xiàn)象，同時認真做好《檔案借閱記錄》等統(tǒng)計臺帳。仔細檢查文書檔案的時效性，完成的文檔及時整理歸檔，繁雜的文書檔案需要鑒別重要與否，重點文書檔案要有所標記。文書檔案整理有的放矢，主次分明。歸檔的文件按照一定的標準與順序，保證文書檔案相互關(guān)聯(lián)，盡量減少文書檔案遺散現(xiàn)象的發(fā)生，降低文件的重復(fù)，提高管理效率。

第三，對檔案管理人員制定業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動。對檔案的收集、整理、歸檔、移交、簽定、銷毀等過程進行培訓(xùn)學(xué)習，保證其工作嚴格按規(guī)定執(zhí)行，建立問題溝通及反饋機制，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并予以解決，確保檔案材料安全。督促定期開展檔案管理質(zhì)量檢查和安全檢查，及時消除不安全因素。

（四）建立文書檔案管理的工作評價與考核機制

醫(yī)院文書檔案管理為了使制度得到落實，應(yīng)該建立切實可行的工作評價與考核制度。將文書檔案管理工作評價與績效考核掛鉤，才能工作的積極性。

第一，建立切實可行的工作評價與考核機制，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案管理的重視程度，將其納入到醫(yī)院管理的目標中，將其作為員工考核的一項依據(jù)，促進各個科室積極配合進行文書檔案管理，才能提升管理水平。

第二，展開學(xué)習教育，鼓勵員工轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)理念，樹立先進的管理觀念，建立服務(wù)意識、勇于創(chuàng)新、上下同心促進醫(yī)院文書檔案管理工作的進行。加強醫(yī)院文書檔案管理團隊的建設(shè)，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。

第三，完善檔案工作崗位責任劃分制度，使檔案工作落實責任到人、措施到位。檔案工作每個月要結(jié)合自身情況進行自查自糾，制定出切實可行的自我評價機制。定期開展檔案工作外部監(jiān)督檢查，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭進行檔案案卷質(zhì)量檢查和安全檢查，嚴格按規(guī)定進行工作獎懲激勵，確保了檔案管理工作的高效開展。

五、結(jié)語

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院歷程的見證者，也是醫(yī)院辦公室工作的重要組成部分。隨著科技的進步及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，文書檔案的作用也越來越重要只有建立文書檔案管理有效性的保障機制，建立其標準化工作流程，建立工作評價與考核機制，才能提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，促進其管理水平的提升，推動醫(yī)院持續(xù)健康的向前發(fā)展。

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