邱龍
摘要:會計檔案管理可以反映和披露行政事業(yè)單位的實際經(jīng)濟狀況。事業(yè)單位的會計檔案管理不僅包括經(jīng)濟核算數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)核算數(shù)據(jù),會計數(shù)據(jù)和其他紙質(zhì)會計數(shù)據(jù),也包括從事會計信息活動的行政機構(gòu)建立的電子會計記錄,它能準(zhǔn)確、真實地記錄和披露行政事業(yè)單位的具體經(jīng)濟交易情況。為此做好事業(yè)單位的會計檔案管理工作勢在必行。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;探索
一、事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)狀
1、缺乏良好的會計檔案管理電子系統(tǒng)
為了更好地管理電子會計檔案,我們需要使用完善的電子系統(tǒng)來管理會計檔案。目前事業(yè)單位檔案館的檔案管理系統(tǒng)包括“財務(wù)和會計”模塊,但該模塊是為傳統(tǒng)會計檔案開發(fā)的,因此,當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中的“財務(wù)會計”模塊并不完全適用于電子會計檔案,這限制了事業(yè)單位電子檔案管理的發(fā)展。
2、工作人員能力不足
由于電子會計檔案不像紙質(zhì)檔案,它們是無形的、不可觸摸的。他們的管理活動完全依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)的軟件和計算機系統(tǒng),而計算機網(wǎng)絡(luò)高度依賴于系統(tǒng)。目前,事業(yè)單位的會計隊伍結(jié)構(gòu)單一,擁有豐富的會計經(jīng)驗,但缺乏必要的計算機專業(yè)知識。隨著電子檔案帳務(wù)管理的發(fā)展,信息技術(shù)工作者能力不足的問題將受到越來越大的影響。
3、工作方式落后
由于電子會計檔案的實施,這種方式已不能滿足實際工作的需要。此外,多年來重視使用保管的理念,事業(yè)單位會計電子檔案面臨著開發(fā)利用的困境。傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔等方式仍然是日常管理的中心,員工開發(fā)和使用的熱情也不高,難以充分挖掘電子會計檔案資源,積極為單位工作服務(wù)。
二、事業(yè)單位會計檔案管理改進措施
1、積極推動會計記錄的識別和銷毀
目前,新措施已經(jīng)將鑒定銷毀工作的權(quán)力交還給單位,,單位還應(yīng)按照新辦法的有關(guān)規(guī)定,定期開展檔案鑒定和銷毀工作。最好的周期是一年一次,進行鑒定和銷毀。對于已經(jīng)達到保存期限的檔案,會計和檔案部門人員應(yīng)評估檔案的意見,并重新確定檔案的保存期限,必須繼續(xù)保存;不需要存放的按程序銷毀,由檔案部門和財務(wù)部門進行人員參與,監(jiān)督部門和審計部門參與監(jiān)督。如有必要,還應(yīng)邀請單位的法律工作人員參加。為了銷毀檔案,檔案部門和財務(wù)部門的工作人員發(fā)布銷毀意見,編制一份銷毀檔案清單,注明名稱、卷號、,復(fù)印件數(shù)量和其他相關(guān)信息,并由負責(zé)人簽署意見。銷毀前,監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)按照清單規(guī)定的內(nèi)容清點數(shù)量。銷毀后,應(yīng)當(dāng)簽署意見,并向單位負責(zé)人報告。
2、加強制度建設(shè),提升管理責(zé)任
由于電子檔案強調(diào)對流程的全面管理和對前端的控制,這與紙質(zhì)檔案有很大不同,在實踐中開發(fā)的管理體系應(yīng)覆蓋電子會計檔案的整個生命周期,并說明不同部門和人員的職責(zé):財務(wù)部主要負責(zé)管理前端,檔案保管部完善電子檔案管理系統(tǒng),它制定了相應(yīng)的行動流程和安全措施,解決了存在的問題。不同地區(qū)單位的會計檔案現(xiàn)狀各不相同,例如,固定資產(chǎn)折舊方法有不同的規(guī)定,因此,我們應(yīng)該根據(jù)自己的情況選擇能夠發(fā)揮主導(dǎo)作用的正確政策。
電子會計檔案移交檔案前,收集、整理、歸檔工作主要由財務(wù)部負責(zé)。財務(wù)部應(yīng)從安全會計的角度提出安全要求,并組織電子會計檔案。IT部門負責(zé)開發(fā)系統(tǒng),提供技術(shù)支持,采取安全措施,而檔案管理部門則負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)這一過程。新系統(tǒng)應(yīng)在會計記錄歸檔方面引入創(chuàng)新。除了傳統(tǒng)的歸檔范圍外,還應(yīng)歸檔銀行企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和互聯(lián)系統(tǒng)創(chuàng)建的新的電子會計檔案,包括歸檔領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)和系統(tǒng)文檔,確保歸檔文件的完整性,為用戶提供完整有效的基礎(chǔ)。
移交過程中,財務(wù)部負責(zé)編制清單目錄,檔案管理部負責(zé)對光盤和清單目錄進行接受。檔案部負責(zé)后期妥善保管,按照相關(guān)制度規(guī)定進行標(biāo)識和銷毀,回收和使用。在收集整理過程中,要確保整個過程的安全性。從源頭上控制檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量,嚴格管理傳輸和轉(zhuǎn)換過程,充分保證真實性,電子文件的完整性和可訪問性。員工應(yīng)充分利用空閑時間收集數(shù)據(jù),并努力使用下一個工作日的最新數(shù)據(jù)。整個數(shù)據(jù)傳輸過程采用單一寄售模式,以防止數(shù)據(jù)覆蓋。對數(shù)據(jù)收集進行了良好的監(jiān)控,以準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)和定位問題的鏈接。同時,正在開展大量工作打擊假冒行為,并采取混合措施防止假冒商品,如雙方的數(shù)字簽名和機密數(shù)據(jù)比較,以達到防偽和多次打擊假冒的目的。
3、加強員工培訓(xùn),提高員工素質(zhì)
管理人員不僅有義務(wù)學(xué)習(xí)足夠的會計知識,而且有能力處理信息,首先,我們可以使用內(nèi)部潛在的步驟方法來加強員工在計算機軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)知識方面的技能,提高工人使用信息技術(shù)和新知識、新技術(shù)、新設(shè)備的能力,以及透過定期舉辦技術(shù)培訓(xùn)及持續(xù)培訓(xùn),更新及改變現(xiàn)有知識架構(gòu)的現(xiàn)況。或者,引入信息技術(shù)的專業(yè)人才對其及進行培訓(xùn)會計方面的知識,可以讓其直接從事與會計檔案管理相關(guān)的工作。
結(jié)語:
在互聯(lián)網(wǎng)時代,使用電子會計檔案的好處非常明顯。它減少了紙張、物流、倉儲和工作的開支,提高了會計工作的效率,促進了事業(yè)單位的發(fā)展。
參考文獻:
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