合理地使用信息技術來優(yōu)化文件管理的質(zhì)量

高潔

摘要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，信息已經(jīng)滲透到社會的各個方面。傳統(tǒng)的文件管理方式已經(jīng)不適應現(xiàn)代的文件管理需求，為了提升文件管理的效率，增加文件管理的質(zhì)量，提升文件管理的有效應用。企業(yè)逐漸開始使用信息技術來優(yōu)化文件管理。本文將從文件管理信息化出發(fā)，全面介紹文件管理的方式革新，并為標準化文件管理提供一些幫助。

關鍵詞：信息技術;文件管理;開發(fā)過程

引言：

隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術的不斷發(fā)展，信息技術也逐漸應用在各行各業(yè)，尤其是企業(yè)文件管理方面，信息技術便捷、準確、及時的管理服務，解決了企業(yè)文件數(shù)量達，管理難的難題。而眾多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了文件管理信息化，作為服務型企業(yè)，企業(yè)文件中包含者眾多的客戶資料，而這些資料更是企業(yè)的核心機密，為了保證資料新的的安全保密性，實現(xiàn)信息化管理勢在必行。

一、借助信息技術提高管理效率

傳統(tǒng)文件管理方式，人工接觸量大，部分核心文件經(jīng)手人多，容易造成文件的認為泄露，為文件的傳輸安全埋下了隱患。另外傳統(tǒng)文件管理方式適合小量的非機密文件管理，大量文件，或者核心文件管理難度較大。因此借助信息手段，提高文件管理效率，優(yōu)化文件管理模式勢在必行。

就以人事檔案管理為例，簡單介紹信息化管理的優(yōu)化方式，通常服務型企業(yè)的人事關系分為基層服務人員，中層管理人員，技術人員以及高層決策者，在人事系統(tǒng)中，會存在人事調(diào)動情況。人事調(diào)動隨之變動的是薪資結(jié)構(gòu)，而傳統(tǒng)的人事檔案管理中，在人事關系變動之后，需要提供新的人事信息表格，并重新封裝檔案保存，耗時久，步驟多，容易出錯。而在信息平臺進行人事調(diào)動，可以直接將人事關系調(diào)動到相應的模塊中，并匹配相應的人事權(quán)限和薪資結(jié)構(gòu)，員工能夠通過個人工作系統(tǒng)清楚的了解個人新職位所具備的權(quán)利和義務，薪資結(jié)構(gòu)也會一目了然。且人事調(diào)動可通過系統(tǒng)群發(fā)文件，將人事調(diào)動信息下發(fā)到公司的每個相關人員，方便員工之間的工作協(xié)調(diào)。

二、使用信息管理來提高文件利用率

文件管理的核心不是管理，而是文件調(diào)用。簡單便捷的文件管理，能夠提升文件的應用率，并合理分析文件，將企業(yè)文件打造為提升企業(yè)業(yè)務量的輔助利器。一般企業(yè)文件管理中，除了管理企業(yè)員工信息之外，更管理了企業(yè)的客戶信息，尤其是服務型企業(yè)，企業(yè)的客戶會為企業(yè)帶來豐富的經(jīng)濟效益。因此在文件管理過程中，要充分的利用到這部分資源位企業(yè)拓展業(yè)務量。企業(yè)將文件管理實現(xiàn)信息化之后，將文件形成電子數(shù)據(jù)格式進行管理。方便讀取和傳輸，并且符合國家電子文件標準。 數(shù)字信息載體的類型很多，人們經(jīng)常使用各種電子產(chǎn)品來分析，查看和讀取這些數(shù)字文件中的信息材料，從而消除了時間和空間上的限制，提高了相關文件的利用率。

企業(yè)文件管理實現(xiàn)信息化，將客戶數(shù)據(jù)上傳到信息平臺，通過系統(tǒng)設置客戶關注渠道，不斷關注客戶情況，像重要節(jié)日、客戶生日等，給客戶發(fā)放祝福短信，企業(yè)有活動時，通過系統(tǒng)下發(fā)信息通知客戶。企業(yè)利用信息平臺，了解客戶服務情況，做好客戶回訪，在客戶回訪過程中，不斷給客戶滲透企業(yè)理念，加深客戶對企業(yè)的認識。而作為服務型企業(yè)，定期對客戶進行回訪，能夠有效的增加客戶對企業(yè)的好感，進而提升客戶對企業(yè)的粘度。借助信息平臺企業(yè)管理渠道，優(yōu)化客戶管理，有節(jié)奏的聯(lián)系客戶，能夠提升企業(yè)的服務滿意度，做好企業(yè)口碑。

三、結(jié)合信息手段來優(yōu)化文件質(zhì)量

在信息時代發(fā)展的背景下，檔案管理需要面對新的發(fā)展環(huán)境。為了快速適應新時代的發(fā)展需求，有必要及時改變檔案管理的觀念，根據(jù)新的發(fā)展環(huán)境建立新的檔案管理方法，逐步實現(xiàn)技術和計算機化。隨著信息技術的引入，可以慢慢改進文件管理。在歸類文件管理時，清楚的分類可以更有效的在技術方面得到提升，同時可以確保文件的安全和優(yōu)質(zhì)的檔案質(zhì)量。

為了實現(xiàn)有效的進行信息化文件管理，需要提高員工的計算機管理水平的質(zhì)量。同時也要根據(jù)群眾的需求來優(yōu)化服務。信息時代能夠幫助我們更好的提高歸檔服務和相關檔案管理。企業(yè)進行文件管理，主要是為了方便文件的調(diào)用和分析，信息平臺能夠有效的完成文件分類、整理、分析，并通過這些操作為文件內(nèi)容進行不同等級的加密，可將文件按照機密類型分類。級別越高，文件的的機密性越高，機密性高的文件，傳輸過程中做好加密傳輸，只有傳送者和接收者本人可以查看文件內(nèi)容，這樣就保證了文件的安全性，同時也增加了企業(yè)信息的安全性。另外通過信息平臺，文件傳輸、查閱、更改、上傳等也更加便捷，減少了過程量，文件傳統(tǒng)更準確，便捷。

結(jié)論：

綜上所述，通過上述分析，信息技術在檔案管理中的高效運用，不僅提高了檔案管理的效率，而且保障了群眾的需求，保證了檔案信息的安全以及準確性，為人們實現(xiàn)了更多的便捷?；ヂ?lián)網(wǎng)時代要更加注重檔案管理的信息化建設，并依據(jù)實際情況使用更多的高效方法，以實現(xiàn)對檔案的電子信息管理。

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