“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響和思考

虞意

摘要：自改革開(kāi)放以來(lái)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了高速發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)分析已經(jīng)具有非常強(qiáng)大的功能。目前企業(yè)的檔案數(shù)量越來(lái)越龐大，檔案的結(jié)構(gòu)類(lèi)型越來(lái)越復(fù)雜，檔案的需求也越來(lái)越多樣，這都是企業(yè)檔案管理工作者面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始采取行動(dòng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行重新布局。由此如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性研究具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案;管理;影響

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代是社會(huì)科技信息發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)據(jù)信息呈爆炸狀增長(zhǎng)，在這樣的大背景下加強(qiáng)檔案管理刻不容緩。因此，相關(guān)部門(mén)和工作人員應(yīng)該重視檔案的重要性，開(kāi)拓思維、改革創(chuàng)新檔案管理的相關(guān)制度和體系，從內(nèi)而外改善傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，為其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1大數(shù)據(jù)的定義與特征

大數(shù)據(jù)的概念是由全球著名的信息存儲(chǔ)設(shè)備公司EMC最先提出來(lái)的。大數(shù)據(jù)其實(shí)就是龐大數(shù)據(jù)的集合體，也就是通過(guò)分析和挖掘這些龐大的數(shù)據(jù)來(lái)獲得更大的價(jià)值。根據(jù)研究顯示，大數(shù)據(jù)的特征一般可以歸納為4V：第一個(gè)V是規(guī)模（Volume），是指數(shù)據(jù)量非常龐大且在持續(xù)增長(zhǎng);第二個(gè)V是快速（Velocity），是指處理速度快，反應(yīng)時(shí)間短;第三個(gè)V是多樣（Variety），是指數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多;第四個(gè)V是（Value），即指（數(shù)據(jù)價(jià)值密度低）大數(shù)據(jù)區(qū)別于傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類(lèi)型，其并不對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采樣，而是保留全部數(shù)據(jù)和所有信息。隨著對(duì)大數(shù)據(jù)研究的不斷深入，大數(shù)據(jù)的特征又被發(fā)展至第五個(gè)V（Veracity）、第六個(gè)6V+1C（Vender和Complexity），即從數(shù)據(jù)的收集、處理和分析等多個(gè)方面總結(jié)大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響

2.1分析受限，難創(chuàng)效益

大數(shù)據(jù)從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，就是各類(lèi)數(shù)據(jù)的匯集;而檔案從本質(zhì)上說(shuō)是在大數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計(jì)、分析的基礎(chǔ)上得來(lái)的有價(jià)值的信息，能為企業(yè)帶來(lái)價(jià)值和變相地產(chǎn)生效益。然而檔案部門(mén)所保管的上述“大數(shù)據(jù)”基本上都是一些難以鑒定的數(shù)據(jù)堆積，統(tǒng)計(jì)、分析受到了時(shí)間、事件和經(jīng)辦人員的限制，難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，檔案的價(jià)值也就難以體現(xiàn);因?yàn)閿?shù)據(jù)的挖掘和分析不僅僅是經(jīng)驗(yàn)主義和意識(shí)形態(tài)的想當(dāng)然，更多是結(jié)合當(dāng)時(shí)的歷史事件所做的信息判斷，將其通過(guò)一定的語(yǔ)言組織，形成可以為企業(yè)決策所用的有價(jià)值的檔案信息，可以為企業(yè)創(chuàng)造效益，進(jìn)而提升檔案部門(mén)的服務(wù)功能和影響力。

2.2對(duì)企業(yè)檔案管理流程的影響

①對(duì)檔案收集的影響傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)逐漸落后，對(duì)于數(shù)據(jù)的深度分析還是需要引入大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，這對(duì)于解決檔案的收集問(wèn)題是非常必要的。如果檔案工作者在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，基于硬件優(yōu)勢(shì)，利用可視化技術(shù)可以將大數(shù)據(jù)的信息特征以一種直觀的方式表達(dá)出來(lái)，這將成為檔案收集工作發(fā)展的新方向。②對(duì)檔案存儲(chǔ)的影響目前企業(yè)檔案信息的主要來(lái)源是接收的電子文件，為了能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的自動(dòng)化分類(lèi)，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)和其他相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)必須建立緊密的聯(lián)系，大數(shù)據(jù)技術(shù)最終可以確保檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的實(shí)效性和準(zhǔn)確性。③對(duì)檔案利用的影響數(shù)字時(shí)代要求我們?cè)谶M(jìn)行檔案信息查詢(xún)時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)快速且準(zhǔn)確的目標(biāo)，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠及時(shí)提取到非常有價(jià)值的信息，能夠從龐大的文件資料中分析出數(shù)據(jù)的價(jià)值，從而為企業(yè)提供更加人性化和智能化的信息服務(wù)，由此進(jìn)一步提高企業(yè)的決策水平和生產(chǎn)效率。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1依托技術(shù)手段，構(gòu)建檔案信息化建設(shè)共享平臺(tái)

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，誰(shuí)能抓住海量信息背后的規(guī)律，誰(shuí)就能掌握這個(gè)時(shí)代的脈搏。應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化共享平臺(tái)建設(shè)。大數(shù)據(jù)具有高速、類(lèi)型多樣、存儲(chǔ)量大等特性。對(duì)于檔案業(yè)務(wù)收集、保管直至利用等流程都產(chǎn)生巨大作用。例如，在收集環(huán)節(jié)，檔案館無(wú)需參照歸檔范圍對(duì)歸檔的文件進(jìn)行判定，大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析功能可以自動(dòng)對(duì)文件材料進(jìn)行篩選;保管環(huán)節(jié)，面對(duì)冗繁的館藏信息資源，大數(shù)據(jù)相對(duì)于云平臺(tái)的存儲(chǔ)功能，還有數(shù)據(jù)挖掘、分析等功能，可以對(duì)海量的檔案信息資源進(jìn)行邏輯處理，協(xié)助檔案館館員提高查全率和查準(zhǔn)率。

3.2對(duì)企業(yè)檔案管理工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案數(shù)量龐大，企業(yè)檔案形式也越來(lái)越多樣，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在海量信息管理的要求，這就需要企業(yè)對(duì)原有的檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化。隨著大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)僅僅利用原始數(shù)據(jù)資源是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要深度挖掘數(shù)據(jù)資源，從而建立企業(yè)需要的信息結(jié)構(gòu)，這也正是檔案價(jià)值的體現(xiàn)。

3.3打造數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控

首先，要實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)檔案+電子檔案”統(tǒng)一管理模式，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描拍照，將紙質(zhì)檔案上所有數(shù)據(jù)錄入登記表，將出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷及干部身份“三齡兩歷一身份”原始信息進(jìn)行真實(shí)錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)中心。結(jié)合實(shí)際，建立各種管理流程，讓電子流程實(shí)時(shí)匯總檔案狀態(tài)，各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案智能分類(lèi)，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享。要以“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的思路創(chuàng)造性地推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作，依托檔案數(shù)字化管理工具，打造檔案協(xié)同管理云平臺(tái)，利用建模和云計(jì)算信息技術(shù)對(duì)人員結(jié)構(gòu)、崗位分類(lèi)、學(xué)歷職稱(chēng)、單位編制、薪酬職位等信息進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理動(dòng)態(tài)中心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化。最大限度地將各類(lèi)檔案的數(shù)據(jù)分析有機(jī)地融合到企業(yè)管理全過(guò)程，滲透到業(yè)務(wù)各領(lǐng)域，并且加大各類(lèi)信息技術(shù)的應(yīng)用與研發(fā)，對(duì)各種業(yè)務(wù)檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控和綜合利用，提升各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價(jià)值，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的管理效應(yīng)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”管理模式是打造數(shù)據(jù)中心、實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控的出發(fā)點(diǎn)，也是立足點(diǎn)，需要緊跟企業(yè)的發(fā)展需求，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，適時(shí)提升數(shù)據(jù)中心的實(shí)踐設(shè)計(jì)，滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略部署、頂層設(shè)計(jì)的重新審視和總結(jié)。

3.4引進(jìn)和培養(yǎng)數(shù)據(jù)分析人才

數(shù)據(jù)分析是大數(shù)據(jù)能夠成為檔案最主要的途徑之一，大數(shù)據(jù)雖然不會(huì)說(shuō)話(huà)，但是數(shù)據(jù)分析會(huì)說(shuō)話(huà)，會(huì)暴露管理和生產(chǎn)中存在的問(wèn)題。例如好的統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助企業(yè)的決策者了解什么時(shí)段什么樣的人在什么情況下產(chǎn)生的質(zhì)量問(wèn)題多，產(chǎn)生的廢品多;比如人員的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)及成本、效益分析，可以幫助企業(yè)在日后人才的引進(jìn)方向和數(shù)量提供參考。但是對(duì)于企業(yè)的檔案人員而言，并非專(zhuān)業(yè)出身，檔案的基礎(chǔ)管理和業(yè)務(wù)能力相對(duì)較弱，對(duì)于數(shù)據(jù)的整理和分類(lèi)較為熟悉，但是對(duì)于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析能力卻不擅長(zhǎng)，然而數(shù)據(jù)分析之于企業(yè)的職能部門(mén)，之于企業(yè)管理層面都有著決策的重要作用，因此檔案部門(mén)在做好日常整理工作的同時(shí)，更要做好和指導(dǎo)好各部門(mén)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析的能力，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌分析，解決分析受限，效益難創(chuàng)的局面。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是保證企業(yè)正常運(yùn)行的重要前提，在“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)很多，只有直面這些挑戰(zhàn)并切實(shí)解決問(wèn)題才能在市場(chǎng)中占據(jù)有利地位。因此，只有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并從內(nèi)到外加強(qiáng)檔案管理工作，才能在未來(lái)發(fā)展中持續(xù)保持優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]柴華.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理研討[J].大數(shù)據(jù)，2020（24）：170-171.

[2]劉洋.淺議大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作[J].科技資訊，2020（14）：121-122.

[3]陳翠英.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（5）：42.