科技企業(yè)中的檔案管理問(wèn)題與創(chuàng)新思考

王衛(wèi)纓

摘要：近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，制造領(lǐng)域迎來(lái)了一輪又一輪變革。檔案工作開(kāi)始傾向于資源的整合、利用，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視檔案工作。制造企業(yè)有別于其他企業(yè)，在制造企業(yè)中檔案部門(mén)兼具了更多的職能，管理及技術(shù)的變化對(duì)制造企業(yè)檔案工作的影響就愈發(fā)明顯。這些影響重點(diǎn)表現(xiàn)在亟待調(diào)整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。

關(guān)鍵詞：科技型企業(yè);檔案管理;問(wèn)題創(chuàng)造分析研究

1科技檔案管理的作用和價(jià)值

技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，計(jì)量?jī)x表制造需要運(yùn)用各種技術(shù)，過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生科技檔案。收集、整理與計(jì)量?jī)x表制造有關(guān)的數(shù)據(jù)信息和資料，建立檔案，妥善保管。這不僅可以記錄計(jì)量?jī)x表制造過(guò)程以及技術(shù)的發(fā)展，而且具有很高的參考價(jià)值，有利于計(jì)量?jī)x表制造技術(shù)的發(fā)展。科技檔案是企業(yè)最有價(jià)值的東西。當(dāng)發(fā)生儀表使用糾紛或者損害自身利益時(shí)，可以查閱科技檔案，利用記錄的數(shù)據(jù)和技術(shù)保護(hù)自身權(quán)益。也就是說(shuō)，科技檔案可以幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，是計(jì)量?jī)x表事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，有助于將技術(shù)資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)計(jì)量?jī)x表制造技術(shù)的發(fā)展。一般情況下，科技檔案涉及保密內(nèi)容，企業(yè)需要對(duì)此類(lèi)檔案進(jìn)行保護(hù)，避免泄露，同時(shí)提高利用率，確保相關(guān)人員能夠快速訪(fǎng)問(wèn)科技檔案，找到所需信息，以便更好地指導(dǎo)計(jì)量?jī)x表制造工作。目前，我國(guó)科技檔案管理還不夠完善，不能達(dá)到預(yù)期的檔案管理效果，導(dǎo)致科技資源的有效利用，存在不完整和泄露風(fēng)險(xiǎn)。一旦出現(xiàn)上述問(wèn)題，對(duì)企業(yè)非常不利?？萍紮n案將難以發(fā)揮作用，影響企業(yè)的發(fā)展和計(jì)量?jī)x表制造技術(shù)的提高。科技檔案如此重要，企業(yè)必須加強(qiáng)管理，促進(jìn)計(jì)量?jī)x表制造業(yè)更好的發(fā)展。

2目前制造企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1檔案管理工作在企業(yè)中難以得到重視，質(zhì)量意識(shí)模糊

企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，不少人對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)檔案管理不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，不是企業(yè)的主要工作，處于邊緣地帶。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，做到了檔案不泄密、不丟失，能保證檔案外借、查檔，其他的很少考慮。隨著時(shí)代的發(fā)展，制造企業(yè)的檔案管理水平跟不上企業(yè)的前進(jìn)步伐，導(dǎo)致歸檔文件不夠完善，資料缺乏。以筆者服務(wù)的制造企業(yè)為例，在專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域檔案移交過(guò)程中，一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的質(zhì)量意識(shí)模糊，檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于制造企業(yè)的意義所在，移交的檔案中往往缺少關(guān)鍵材料，造成歸檔文件不完整，檔案質(zhì)量無(wú)法得到保障。

2.2機(jī)制不健全，管理人員綜合素質(zhì)有待提高

對(duì)于制造企業(yè)文件和資料的要求非常嚴(yán)格，同時(shí)也有對(duì)相關(guān)技術(shù)人員和部門(mén)職責(zé)的劃分準(zhǔn)則，這需要由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成。然而，在筆者服務(wù)的制造企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，日常培訓(xùn)也少有涉及檔案管理。檔案管理人員都為兼職且非專(zhuān)業(yè)出身，沒(méi)有經(jīng)過(guò)理論知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)實(shí)際操作也不太熟練，不利于制造企業(yè)檔案的規(guī)范管理。

2.3檔案管理流程不規(guī)范，檔案工作質(zhì)量無(wú)法保證

目前，制造企業(yè)仍然著重于產(chǎn)品質(zhì)量，企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)在前方的生產(chǎn)等環(huán)節(jié)，對(duì)作為后方支持的檔案管理工作關(guān)注少，檔案管理制度體系化尚不不完善。同時(shí)，由于檔案管理人員大多為兼職人員且沒(méi)有專(zhuān)業(yè)背景，所收集的檔案又涉及企業(yè)的方方面面，對(duì)不同種類(lèi)檔案的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求等都不是特別明確，對(duì)不同種類(lèi)檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)也不是特別了解，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理水平不高，檔案工作質(zhì)量無(wú)法得到保證。

3科技型企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考

3.1培養(yǎng)高素質(zhì)人才，提高檔案管理水平

人才是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，也是企業(yè)的第一生產(chǎn)力，人才是科學(xué)的載體，所以企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，集中體現(xiàn)在科技的競(jìng)爭(zhēng)?？萍嫉母?jìng)爭(zhēng)，以人為本，所以人才的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)檔案人員提出了更高的要求。隨著電子檔案國(guó)際化的發(fā)展，涉外檔案、外文檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的數(shù)量和內(nèi)容顯著增加，而科技型企業(yè)檔案管理需要一批綜合素質(zhì)高、綜合能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，即既具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)知識(shí)，又熟悉企業(yè)檔案管理知識(shí)。

因此，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案人員的科技教育培訓(xùn)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。面對(duì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展的幾天，檔案人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，創(chuàng)新科技企業(yè)檔案管理手段。同時(shí)，在共建全球命運(yùn)共同體的時(shí)代背影下，檔案人員應(yīng)將具備相應(yīng)的外語(yǔ)能力作為順應(yīng)技術(shù)發(fā)展的必要手段。

3.2 以流程為基礎(chǔ)，建立有效的管理體系

“過(guò)程方法”原則強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。企業(yè)檔案管理過(guò)程中，一方面需要具備科學(xué)性、有效性;另一方面，為了保障檔案管理的規(guī)范性，可以在檔案管理部門(mén)和對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)之間建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制。檔案管理工作由不同類(lèi)別檔案的歸檔、整理、保管、檢索和利用等業(yè)務(wù)組成，這些業(yè)務(wù)活動(dòng)通過(guò)與“人”（檔案管理人員）“、機(jī)”（設(shè)施設(shè)備）、“料”（各類(lèi)檔案）、“法”（管理方法和標(biāo)準(zhǔn)）“、環(huán)”（與其他部門(mén)和人員的聯(lián)系）等管理要素的融合構(gòu)建了檔案工作的各個(gè)過(guò)程。每個(gè)過(guò)程都環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，都在不同程度地制約著檔案工作效能的發(fā)揮。這就要求企業(yè)內(nèi)部具備建立健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)章制度，完善的檔案管理機(jī)制應(yīng)包括檔案行政管理部門(mén)頒布執(zhí)行的檔案管理規(guī)范、企業(yè)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際制定的檔案管理制度。檔案管理過(guò)程中，從收集、分類(lèi)、歸檔到借閱利用等不同環(huán)節(jié)，都需要設(shè)立落地的可操作的標(biāo)準(zhǔn)流程并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和考核，達(dá)到整個(gè)檔案管理過(guò)程的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，企業(yè)制定以公司級(jí)程序文件為基準(zhǔn)，形成跨部門(mén)的業(yè)務(wù)流程的過(guò)程和責(zé)任的約定、機(jī)制;并根據(jù)不同檔案類(lèi)別制定檔案管理規(guī)定;各部門(mén)基于內(nèi)部管理自行制定，主要指導(dǎo)本部門(mén)內(nèi)工作的規(guī)定，環(huán)環(huán)相扣，形成一套相對(duì)完善的管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

3.3 提高管理水平

管理水平在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作管控模式的優(yōu)劣。它是多方面的體現(xiàn)，涉及到管理平臺(tái)、制度建設(shè)、人才培養(yǎng)等多方面。要想切實(shí)調(diào)高管理水平，需從多方面努力。

完善并優(yōu)化制度建設(shè)。制度是工作的相關(guān)依據(jù)，有了制度，工作人員辦事才能有所循。制度可以包括多方面，如平臺(tái)構(gòu)建、人才培養(yǎng)、考核機(jī)制、工作流程。通過(guò)對(duì)制度的構(gòu)建，有序地推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。而制度不是一成不變的，當(dāng)出現(xiàn)改革或流程優(yōu)化時(shí)，制度要隨之發(fā)生變化。對(duì)于“現(xiàn)行文件的開(kāi)放利用”這一服務(wù)，開(kāi)展前就要做好相關(guān)制度建設(shè)，否則將會(huì)影響用戶(hù)的使用，甚至造成嚴(yán)重的后果。

構(gòu)建信息資源平臺(tái)，運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案。對(duì)于制造企業(yè)而言，構(gòu)建信息資源平臺(tái)不是一蹴而就的事，要有選擇有針對(duì)性地進(jìn)行構(gòu)建?！皵?shù)字化檔案管理系統(tǒng)”也是一個(gè)信息資源平臺(tái)，但是對(duì)于制造企業(yè)而言，生產(chǎn)數(shù)據(jù)、質(zhì)量數(shù)據(jù)等更為關(guān)鍵，檔案工作人員在對(duì)資源進(jìn)行管控時(shí)，要結(jié)合具體實(shí)際，在構(gòu)建其他信息資源平臺(tái)時(shí)，要有預(yù)見(jiàn)性地提出相關(guān)要求，為后續(xù)資源整合做好準(zhǔn)備工作。加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)。管理模式和工作模式的轉(zhuǎn)變，會(huì)給檔案工作人員帶來(lái)很大的影響。檔案管理部門(mén)要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)人員的培養(yǎng)，同時(shí)宣貫新制度、新標(biāo)準(zhǔn)，定期組織人員進(jìn)行交流，傳遞新知識(shí)。

4結(jié)論

綜上所述，科技檔案管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要基礎(chǔ)之一。如何合理、高效地進(jìn)行科技檔案管理，是每個(gè)企業(yè)必須解決的問(wèn)題。科技檔案管理不僅涉及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而且對(duì)企業(yè)未來(lái)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要影響。企業(yè)要完善檔案管理制度，積極解決科技檔案管理中存在的問(wèn)題，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取更好的科技檔案管理措施，提高管理的綜合效益，，從而達(dá)到促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步的目的。

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