檔案管理過程中的檔案卷宗如何分類分析

摘要：檔案是為方便干部及人事資源管理過程中對于過去發(fā)生過的事情進行記錄，以便于能夠更好地為機關(guān)和事業(yè)單位提供強有力的借鑒和幫助。在檔案管理的細(xì)節(jié)過程中，所謂全宗內(nèi)檔案分類，在是指在整個檔案管理之中，把一個通過立檔單位形成的檔案，按照檔案管理的時間、來源、內(nèi)容以及形式等特征劃把檔案管理具體地劃分為若干類別，使檔案管理更加系統(tǒng)化、條理化。

關(guān)鍵詞：全宗內(nèi)檔案，分類原則，分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案，卷宗，分類

檔案管理在日常生活和工作中，尤其是對于機關(guān)和事業(yè)單位具有特別重要的意義，干部提拔和管理使用都必須依靠檔案才能正確地進行下去。因此，檔案，無論是資源檔案還是干部人事檔案，其管理和利用對于工作是非常重要的。

一、檔案的分類原則與分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案是經(jīng)濟發(fā)展和社會活動的真實記錄，過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、全宗內(nèi)檔案分類原則。全宗內(nèi)檔案分類總的原則是要科學(xué)、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過程中所形成的特點和規(guī)律。通過實踐證明在檔案管理過程中具體的分類原則可表現(xiàn)出以下幾點：

（1）根據(jù)檔案管理過程中全宗的性質(zhì)和特點進行分析研究，可以選擇適當(dāng)?shù)姆诸愒瓌t和分類標(biāo)準(zhǔn)進行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，使整個分類系統(tǒng)具有客觀性，組成一個有機的整體，系統(tǒng)反映出立檔單位的活動面貌。

（2）根據(jù)檔案管理中分類體系的構(gòu)成和應(yīng)用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關(guān)規(guī)則。一次檔案分類只能使用一個分類標(biāo)準(zhǔn)，子類外延之和正好等于母語外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應(yīng)明確。

（3）分類層次簡明，類目不宜過細(xì)、過多。一般來說，類目劃分到二級至三級，使之能包容一定數(shù)量的案卷。另外，劃分類別時應(yīng)留有伸縮余地，以便隨實際需要增加或減少類別。

（4）類目名稱應(yīng)含義明確，具有系統(tǒng)性，有合理的排列順序。必要時，對類目所指范圍和歸類方法應(yīng)有說明，以保證分類的一致性。

2、全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)主要有文件的時間、來源、內(nèi)容、形式四種，每一標(biāo)準(zhǔn)下又有不同的分類方法。

（1）按文件產(chǎn)生的時間分類。一是年度分類法：根據(jù)形成和處理檔案所屬年度分類。二是時期分類法：按立檔單位在發(fā)展過程中形成的不同時期（或不同階段）分類。如：中華人民共和國成立前、中華人民共和國成立后、抗日戰(zhàn)爭時期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設(shè)計、施工、竣工等不同階段進行分類。

（2）按文件的來源分類。一是組織機構(gòu)分類法：按立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來往通信關(guān)系的機關(guān)或個人分類。

（3）按文件的內(nèi)容分類。一是問題分類法：按文件內(nèi)容所說明的問題（事由）分類。二是實物分類法：按文件內(nèi)容所涉及有實物分類，如：石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類，如：湖北、湖南等。四是專業(yè)分類法：按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

3、檔案案卷的分類標(biāo)準(zhǔn)。用于對檔案進行分類標(biāo)引的工具。包括：《中華人民共和國檔案分類表》、《清代檔案分類表》、《民國檔案分類表》以及《新民主主義革命檔案分類表》。

（1）主表。檔案分類法的主體，是一種文獻分類體系的具體體現(xiàn)。《中國檔案分類法》的主表是以國家機構(gòu)、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎(chǔ)組成的逐級展開的邏輯系統(tǒng)。

（2）復(fù)分表。也稱附表、輔助表。在編制《中檔法》時，將主表中采用同一標(biāo)準(zhǔn)進一步細(xì)分的相同類目合并起來，并配以號碼編排成表，附于正表之后。以節(jié)省篇幅，供主表的類目進一步細(xì)分使用。復(fù)分表按其應(yīng)用的不同范圍分為通用復(fù)分表和專類復(fù)分表等。

（3）分類表索引。將主表中的類目（包括注釋）改編成主題標(biāo)目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來，并標(biāo)明分類號，指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。

（4）檔案分類標(biāo)引。將檔案主題的自然語言轉(zhuǎn)換成檔案分類檢索語言的過程，也就是對檔案進行主題分析的結(jié)果賦予分類號標(biāo)識的過程。檔案條目按所賦予的分類號排列起來，就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達到系統(tǒng)反應(yīng)檔案，便于檢索、利用。

二、檔案管理過程中組織全宗內(nèi)檔案的分類研究

根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀及過程研究來看，組織全宗內(nèi)檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機構(gòu)分類法和檔案管理問題分類法。

1、所謂年度分類法是指在檔案管理中運用得最廣泛的檔案實體分類法進行管理，這是因為一個立檔單位在一個年度內(nèi)所形成的檔案與其他情況不同，表現(xiàn)出存在著最緊密的聯(lián)系。立檔單位的工作如果以年度為單位進行制訂計劃和進行總結(jié)的研究，對其檔案可以按年度進行分類，所以能夠看出這個單位逐年發(fā)展的具體情況，可以較好地維護和再現(xiàn)立單位活動和檔案形成的歷史過程。另外，這種分類方法同現(xiàn)行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。

（1）文件上沒有標(biāo)注具體時間的，要想辦法考證分析出時間。考證方法有很多，可以根據(jù)文件的內(nèi)容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標(biāo)記來判定檔案的準(zhǔn)確日期或大致日期。

（2）專業(yè)部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學(xué)年度、會計年度等。這些專業(yè)部門的檔案應(yīng)分別按通用年度和專門年度分類，其主要業(yè)務(wù)工作的檔案分類按專門年度進行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進行分類。同時，采取交叉設(shè)類的方法，如2007年度與2007-2008學(xué)年，2008年度與2008-2009學(xué)年，依次類推進行交叉設(shè)類，類內(nèi)統(tǒng)一進行整理。

2、組織機構(gòu)分類法。一個單位的檔案是由各個組織機構(gòu)在其業(yè)務(wù)活動中形成的，每個組織機構(gòu)都承擔(dān)著一定的職能和任務(wù)，所形成的檔案一般都具有同類性質(zhì)和關(guān)聯(lián)性。按組織機構(gòu)分類一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機構(gòu)作為一級類目，必要時可分到第二層機構(gòu)，作為二級類目。機構(gòu)名稱即類名，各類的順序按規(guī)定的順序或習(xí)慣排列。涉及幾個機構(gòu)的檔案，在一個立檔單位內(nèi)應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)定，將之合理地分入相應(yīng)類別。

3、問題分類法。按問題分類時要以檔案內(nèi)容中最基本的問題設(shè)類，反映立檔單位主要面貌，類目體系應(yīng)簡明，符合邏輯，層次不宜過多。由于檔案內(nèi)容所涉及的問題十分復(fù)雜，按問題分類時主觀隨意性較大，分類的一致性和準(zhǔn)確性差，因此這種分類方法不宜單獨采用，應(yīng)與其他分類方法結(jié)合使用。對于問題分類法的使用應(yīng)特別慎重，不要輕易打亂組織機構(gòu)而先按問題分類，一般是在不適宜按組織機構(gòu)分類，或者每個組織機構(gòu)內(nèi)文件數(shù)量很多需要再分屬類的情況下，才采用問題分類法。

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作者簡介：逯艷萍，女，漢族，1970年11月出生，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省白城市通榆縣蘆葦管理總站，研究方向為檔案管理。