水利工程竣工檔案驗(yàn)收存在的問題及對(duì)策研究

楊大偉，李 銳

（青島市水務(wù)管理局大沽河服務(wù)中心，山東青島 266071）

0 前言

水利工程建設(shè)包含項(xiàng)目立項(xiàng)、環(huán)評(píng)、規(guī)劃、招投標(biāo)、建設(shè)手續(xù)直至竣工驗(yàn)收備案諸多環(huán)節(jié)，項(xiàng)目實(shí)施期長、參與的單位及人員多，建設(shè)的程序的檔案資料的搜集、整理、歸檔對(duì)后續(xù)運(yùn)行階段的使用、調(diào)閱發(fā)揮著重要作用，現(xiàn)階段竣工驗(yàn)收的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性有待加強(qiáng)，為此以下根據(jù)竣工檔案驗(yàn)收的問題提出相應(yīng)的解決措施。

1 水利工程檔案的作用

項(xiàng)目實(shí)施過程確保項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)“三同步”下達(dá)項(xiàng)目部予以進(jìn)行檔案資料的搜集、整理、歸檔、驗(yàn)收、移交任務(wù)。過程中加強(qiáng)檔案目錄的審查、擬歸檔的資料，提交驗(yàn)收的資料清單模板，過程中加強(qiáng)同步驗(yàn)收；形成原始文件資料目錄的可追溯性、閉環(huán)性、動(dòng)態(tài)性、完整性、全面性，努力使各類資料滿足目錄檔案主管部門要求。達(dá)到檔案移交的合格后出具移交證明，方可進(jìn)入決算結(jié)算，這樣更好地服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理提供科學(xué)依據(jù)。

2 水利工程竣工驗(yàn)收存在的問題

2.1 文件形成不規(guī)范

水利工程的項(xiàng)目劃分建筑工程、市政工程不同，一般建設(shè)項(xiàng)目金字塔式的項(xiàng)目劃分層級(jí)為單位工程、分部工程、單元工程及相應(yīng)的支撐資料，在驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)工程檔案沒有按照行文格式驗(yàn)收規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫，檢查記錄填寫不完整、缺少簽字、蓋章，設(shè)計(jì)變更未體現(xiàn)，竣工圖張缺失不復(fù)合備案要求，影響整個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收交付及后續(xù)使用，不利于行業(yè)發(fā)展。

2.2 文檔歸檔不齊全

項(xiàng)目建設(shè)涉及立項(xiàng)、環(huán)評(píng)、規(guī)劃、招投標(biāo)前期手續(xù)資料，施工過程質(zhì)量控制、質(zhì)量驗(yàn)收資料，后續(xù)交付備案的各類圖紙、全過程、全面、體統(tǒng)紙質(zhì)和電子影像資料，在竣工驗(yàn)收階段發(fā)現(xiàn)部分過程資料缺失，原件、復(fù)印件不一致，資料亂，部分手續(xù)缺少正常的審批閉環(huán)管理資料，部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失，進(jìn)而影響驗(yàn)收工作的開展，不利于水利工程的順利交付。

2.3 文件整編不規(guī)范

部分水利工程資料組卷混亂、信息資料不完善，排序雜亂、組卷不科學(xué)，沒有按照資料目錄進(jìn)行填寫，前后項(xiàng)目名稱不規(guī)范，缺失卷內(nèi)目錄、備查表等資料進(jìn)而影響水利工程的順利驗(yàn)收，不利于行業(yè)發(fā)展。

2.4 影像資料歸檔困難

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案資料的管理水平不斷提高，要求全過程動(dòng)態(tài)控制，過程影像資料、電子文檔管理不規(guī)范，部分項(xiàng)目嚴(yán)重缺失影像資料，加之影像資料沒有分類和文字類說明，在歸檔、查找、使用方面極不方便，影像的存儲(chǔ)介質(zhì)光盤、U 盤、硬盤的保存條件差，增加了影像資料的歸檔難度，不利于檔案資料信息的完整性和系統(tǒng)性，從而影響項(xiàng)目驗(yàn)收，不利于水利工程的發(fā)展。

3 水利工程竣工檔案驗(yàn)收檔案管理問題的原因

3.1 從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高

水利工程竣工檔案是全員參與的一個(gè)過程，資料員、檔案管理員、檔案館人員、監(jiān)管部門等從業(yè)人員，人員水平參差不齊，且教育培訓(xùn)不到位，從業(yè)者對(duì)規(guī)范的理解、技術(shù)手段、管理能力和水平、竣工驗(yàn)收流程等文件精神沒吃透，專職人員少，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、質(zhì)量效果不理想影響到項(xiàng)目檔案資料的驗(yàn)收和檔案價(jià)值作用的發(fā)揮。

3.2 檔案管理意識(shí)淡薄

基層從業(yè)人員及管理者對(duì)竣工驗(yàn)收檔案資料的管理不重視，造成資料的系統(tǒng)性、完整性、動(dòng)態(tài)性、及時(shí)性、全面性管理缺失，從業(yè)者學(xué)習(xí)意識(shí)、過程控制意識(shí)不強(qiáng)，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題形成有效的控制性文件，部門之間缺少溝通或交流不順暢，致使竣工驗(yàn)收工作無法推進(jìn)，檔案資料的監(jiān)督管理不到位從而出現(xiàn)檔案的搜集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、調(diào)用出現(xiàn)很多問題，造成無法彌補(bǔ)的缺憾。

3.3 缺乏健全的管理體系

目前水利工程缺少完善的檔案管理架構(gòu)和體系，普遍存在檔案管理水平不高，設(shè)備技術(shù)落后，嚴(yán)重影響了檔案資料的搜集整理歸檔存儲(chǔ)。實(shí)際管理過程缺少執(zhí)行力出現(xiàn)程序錯(cuò)誤、過于形式、資料檔案的后補(bǔ)等不規(guī)范、管理滯后等問題。

4 水利工程竣工檔案驗(yàn)收現(xiàn)存問題的相應(yīng)對(duì)策及提升措施

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理水平

水利工程檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)、全面、復(fù)雜的社會(huì)工程，為此要求從業(yè)人員增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和提高其水平，確保切實(shí)到位，做好事前預(yù)控，事中管理做好單位、分部、單元工程的檔案資料的搜集、整理、歸檔、調(diào)閱、檢索等工作，為后續(xù)項(xiàng)目運(yùn)營階段提供有效真實(shí)的參考依據(jù)，加強(qiáng)部門間的溝通、橫向縱向形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制促進(jìn)問題及時(shí)解決為水利工程竣工驗(yàn)收的管理再上新臺(tái)階。

4.2 加大宣貫力度，增加從業(yè)人員專業(yè)知識(shí)，提高信息化管理水平

行業(yè)主管部門要與有關(guān)高校、業(yè)內(nèi)專家保持聯(lián)系，通過理論宣貫與實(shí)踐的結(jié)合，造就培養(yǎng)一批具備專業(yè)知識(shí)的高層次掌握新理論、新技術(shù)、新技能的從業(yè)人員，科學(xué)合理地提升硬件和信息化程度，加大電子影像資料的存儲(chǔ)收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好信息的安全管理和系統(tǒng)管理工作，規(guī)避檔案信息的丟失、泄密、檢索、調(diào)用等環(huán)節(jié)的監(jiān)管和切實(shí)的責(zé)任落實(shí)，保證檔案資料的完整性。

4.3 建立和完善檔案管理的體制和機(jī)制， 提高竣工驗(yàn)收檔案管理水平

根據(jù)規(guī)范要求及檔案管理目錄，做到事前、事中控制，健全體制機(jī)制保證檔案移交的完整性、系統(tǒng)性、可追溯性、真實(shí)性，提高水利工程竣工驗(yàn)收檔案管理質(zhì)量。

（1）根據(jù)檔案管理規(guī)程、移交檔案目錄，結(jié)合工程的具體特點(diǎn)，分步驟、制定目標(biāo)，促進(jìn)檔案資料的體系化建設(shè)。

（2）設(shè)置專職檔案驗(yàn)收部門和人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和日常指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

（3）督促各部門、各單位形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，落實(shí)好各自責(zé)任、權(quán)利及其義務(wù)，共同做好檔案管理全方位工作，確保檔案全面、全員參與、管理、改進(jìn)、提升和控制，保證完整性和系統(tǒng)性。

（4）完善檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度規(guī)范和項(xiàng)目實(shí)際情況開展檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、調(diào)用的流程化管理，提高信息化建設(shè)水平，以及信息化管理水平。

（5）充分發(fā)揮監(jiān)督單位的監(jiān)督檢查職能，健全監(jiān)督檢查制度，有效避免不規(guī)范、不合理的地方，使檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

4.4 促使檔案管理有效落實(shí)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量效果

推行檔案管理確保檔案管理各項(xiàng)管理制度和措施的有效實(shí)施；從水利工程項(xiàng)目開始做好資料收集和整理工作，實(shí)現(xiàn)建設(shè)全過程的檔案管理、檔案監(jiān)督和檢查，做好項(xiàng)目驗(yàn)收前的檔案驗(yàn)收工作，確保文件管理的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。推進(jìn)項(xiàng)目法人、項(xiàng)目第三方參建單位發(fā)揮其監(jiān)督自責(zé)，細(xì)化目標(biāo)、落實(shí)好責(zé)任制，做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、預(yù)驗(yàn)收、改進(jìn)、提升、移交等環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作。嚴(yán)格按照行業(yè)主管部門要求、本項(xiàng)目特點(diǎn)、相應(yīng)規(guī)范要求做好檔案自檢和預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)竣工圖紙、報(bào)告等認(rèn)真審查。例如，檢查工程變更相關(guān)材料的完整性，審批程序的標(biāo)準(zhǔn)化；檢查竣工圖紙的書面描述是否詳細(xì)完整，簽字蓋章是否規(guī)范；檢查檔案分類是否科學(xué)、合理；對(duì)不規(guī)范、不完整、不符合要求的文件信息及時(shí)制定和整改。

4.5 做好項(xiàng)目電子文件檔案資料的搜集， 促進(jìn)檔案信息化水平建設(shè)

近年來隨著大數(shù)據(jù)、云盤、CAD、BIM 處理器軟件、硬件的廣泛推廣，許多資料逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳輸、檢索、使用、共享等功能，電子文件的歸檔及管理將來成為時(shí)代的迫切需求和發(fā)展前景，從業(yè)者要不斷學(xué)習(xí)，適應(yīng)時(shí)代大數(shù)據(jù)形式，認(rèn)真貫徹國家電子文檔、密級(jí)程度的相關(guān)理論學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，努力確保電子檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效并與紙質(zhì)資料相吻合，當(dāng)前部分地區(qū)正逐步建立健全各類檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)要不斷適應(yīng)新形勢(shì)逐漸融入實(shí)操檔案管理工作中。

4.6 全過程跟蹤指導(dǎo)做好檔案的管理工作

項(xiàng)目參建單位的工地例會(huì)及從業(yè)人員的素質(zhì)影響著檔案的管理水平，致使過程控制的重要資料不能及時(shí)歸檔和妥善保管，造成無法挽救的損失。為此項(xiàng)目檔案管理部門、行業(yè)主管部門應(yīng)主動(dòng)與項(xiàng)目參建單位做好交底，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好自控、監(jiān)控的控制，提高檔案管理水平。

5 結(jié)語

做好水利工程竣工驗(yàn)收檔案管理關(guān)系到水利行業(yè)健康發(fā)展，對(duì)提高項(xiàng)目管理水平、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理目標(biāo)、發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值具有重要意義，為此項(xiàng)目參建單位各從業(yè)者要重視該工作，通過學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)技能素質(zhì)，完善竣工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)化流程和體系，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)提高信息化管理水平，探索解決實(shí)際中遇到的問題，通過改進(jìn)措施，提高竣工檔案資料的驗(yàn)收質(zhì)量，切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。