推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的策略

四平市應(yīng)急管理局 吉林 四平 136000

一、事業(yè)單位在檔案管理上實(shí)行現(xiàn)代化和電子化是大勢(shì)所趨

信息技術(shù)深入工作和生活的方方面面,也讓事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)了改變的良機(jī)和提升的契機(jī),讓檔案的搜集途徑和載體變多,保存和利用上更是煥然一新?；诖?有必要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理的現(xiàn)代化和電子化穩(wěn)步推進(jìn),提升對(duì)于檔案的管理效率,實(shí)現(xiàn)利用和開(kāi)發(fā)工作再上新臺(tái)階。

在這全新的信息時(shí)代,檔案管理向著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變是一種必然選擇,唯有不斷提升檔案的現(xiàn)代化和電子化水平,才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求,適應(yīng)事業(yè)單位改革和進(jìn)步的需要。此外,事業(yè)單位的檔案信息對(duì)于保密性要求較高,這在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的確存在著泄露檔案資料,甚至有造成遺失的可能,對(duì)此只要加強(qiáng)對(duì)信息的安全管理即可規(guī)避,也就是通過(guò)信息技術(shù)的不斷完善,完全可以安全的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的獲取和整理分析,凸顯出現(xiàn)代化和電子化管理的足夠便利,實(shí)現(xiàn)信息保存、防范丟失、信息挖掘利用的全渠道安全。除此之外,由于檔案承載了事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)方面的重要信息,是體現(xiàn)其運(yùn)營(yíng)情況的主要衡量指標(biāo),所以需要事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間的有效溝通,有序推進(jìn),而這就更體現(xiàn)出了事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的必要性。

二、事業(yè)單位在當(dāng)前的檔案管理中存在的不足

1.檔案內(nèi)容逐步增多且愈發(fā)復(fù)雜。隨著事業(yè)單位的市場(chǎng)化趨勢(shì)越來(lái)越明顯,單位業(yè)務(wù)涉及面更廣,運(yùn)營(yíng)壓力不斷增加,這就使得檔案的管理范圍不斷增加,加之原有的自身體制上的累積,讓檔案管理難度大幅度上升。

2.重存儲(chǔ),輕利用。事業(yè)單位的檔案管理為支撐單位正常運(yùn)行提供重要的資料依據(jù),起到了重要作用,但是這還不夠,因?yàn)槠渑c實(shí)際應(yīng)該體現(xiàn)的價(jià)值相距甚遠(yuǎn),主要體現(xiàn)在重存儲(chǔ)、輕利用。對(duì)于檔案的存儲(chǔ)耗費(fèi)不小,從人員、存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)空間等都做到了滿(mǎn)足實(shí)際需求,但是在檔案的利用上卻是乏善可陳,很多紙質(zhì)檔案蒙灰多年,很多信息就躺在角落靜等歲月更迭,卻沒(méi)有在檔案的利用上做出成績(jī),這源于檔案管理人員的傳統(tǒng)工作慣性,以及固有的觀念所致。而解決的辦法唯有將檔案進(jìn)行現(xiàn)代化和電子化建設(shè),方能實(shí)現(xiàn)檔案檢索和利用的便捷,才能讓資源得到更大程度上的共享。

3.管理效能低下。隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的加速,在組織上及業(yè)務(wù)內(nèi)容上變動(dòng)頗多,隨之而來(lái)的就是更多的內(nèi)容需要納入到檔案管理中,這增加了檔案管理的難度,尤其是一些電子檔案比紙質(zhì)檔案更加容易泄密,存儲(chǔ)的信息更加容易出現(xiàn)丟失,這都凸顯出了管理效能低下的弊端,

4.信息化程度不夠。雖然事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)向著現(xiàn)代化和電子化的大方向邁進(jìn),但是不可否認(rèn)的是信息化程度不夠還是目前的整體現(xiàn)狀。一方面,事業(yè)單位引進(jìn)的檔案管理軟件雖然很專(zhuān)業(yè),但是卻與具體的單位缺乏針對(duì)性,也就是沒(méi)有針對(duì)某單位的個(gè)性化設(shè)計(jì)。另一方面,檔案信息的共享既需要在單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間,也需要在單位與單位之間,但是實(shí)際上能做到這些信息共享的程度還是不夠理想。此外,對(duì)于檔案的安全性方面,由于網(wǎng)絡(luò)連接、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)不足、計(jì)算機(jī)病毒攻擊等都使其面臨著威脅,加之檔案的信息化對(duì)于檔案管理人員的高要求與實(shí)際計(jì)算機(jī)水平一般的檔案管理人員之間的差距,都使得檔案管理呈現(xiàn)出信息化程度不夠的問(wèn)題。

5.管理上沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。目前的檔案信息化在實(shí)際的建設(shè)水平上還是無(wú)法做到高質(zhì)量的信息共享,減弱了單位與單位之間共享檔案信息的效果。追根溯源,主要源于事業(yè)單位在對(duì)待檔案的現(xiàn)代化和電子化建設(shè)上只注重短期效益,沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)考量,更沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn),一些管理者對(duì)于現(xiàn)代化和電子化的理解認(rèn)識(shí)不深,帶著滿(mǎn)足眼下需求就行,夠用就行,能有些現(xiàn)代化和電子化的皮毛就行的觀念去推進(jìn)檔案管理工作。

三、事業(yè)單位在檔案管理上提升現(xiàn)代化和電子化水平的策略

1.持續(xù)推進(jìn)檔案的無(wú)紙化存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正在逐步交出其主流檔案存儲(chǔ)的位置,這因?yàn)槠錈o(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展,更是因其帶有占用極大的儲(chǔ)存空間,耗費(fèi)更大的成本,需要挑選更專(zhuān)業(yè)的保存場(chǎng)所等先天缺陷。而檔案現(xiàn)代化和電子化可以很好的解決這些弊端,因?yàn)樾⌒∫粋€(gè)硬盤(pán)所存儲(chǔ)的檔案信息量可能就相當(dāng)于一整間存儲(chǔ)室所存儲(chǔ)的紙質(zhì)檔案,差距相當(dāng)巨大。所以要持續(xù)推進(jìn)檔案的無(wú)紙化存儲(chǔ),不但要將新增加的檔案信息進(jìn)行無(wú)紙化存儲(chǔ),也要將以往儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式的無(wú)紙化保存,這都有利于檔案信息檢索與共享。

2.著力提升信息化建設(shè)?，F(xiàn)代化和電子化需要一定的信息化基礎(chǔ)建設(shè)為保障。在硬件方面,需要最基礎(chǔ)的性能穩(wěn)定的計(jì)算機(jī),穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),大容量的存儲(chǔ)設(shè)備等；在軟件方面,需要采購(gòu)專(zhuān)業(yè)的檔案軟件與設(shè)施,必要時(shí)可以進(jìn)行一些適當(dāng)?shù)亩ㄖ?這樣就可以讓檔案信息的搜集、錄入和存儲(chǔ)等更為便捷,也可以實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息檢索。

3.在人員和制度上下功夫。一是要進(jìn)行信息化技能的培訓(xùn),注重對(duì)信息化操作技能、道德品質(zhì)、責(zé)任意識(shí)的提升。二是可以組織定期的檔案工作研討會(huì),集思廣益的去思考單位檔案管理工作的得失,做到查漏補(bǔ)缺。三是建立更為適宜的檔案管理考核機(jī)制,做到獎(jiǎng)懲分明,其中尤為注重的就是對(duì)創(chuàng)新的方式方法的鼓勵(lì)。四是在制度上劃清責(zé)任,將檔案信息管理的具體責(zé)任劃分到人,實(shí)現(xiàn)壓力層層傳導(dǎo),減少出錯(cuò),便于追責(zé)。

4.將信息化的檔案資源進(jìn)行有效整合。事業(yè)單位在檔案管理上應(yīng)該以現(xiàn)代化和電子化建設(shè)為契機(jī),對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的整合,實(shí)現(xiàn)集中管理,既保證了資料全面,又可以規(guī)避錯(cuò)誤及漏洞,促進(jìn)管理效率的提升。換句話(huà)說(shuō),就是通過(guò)整合可以將分散到各個(gè)下屬部門(mén)或其它單位的檔案信息資源進(jìn)行集中管理,夯實(shí)信息基礎(chǔ),進(jìn)行有效的優(yōu)化整理,并進(jìn)行一定程度的加工,提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及利用價(jià)值。