新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探索

梨樹縣經(jīng)濟(jì)信息中心 吉林 梨樹 136500

在新時(shí)期,信息技術(shù)已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域的主要發(fā)展技術(shù)。在當(dāng)前情況下,采用數(shù)字化方式開展檔案管理工作具備的重要性不言而喻。數(shù)字化檔案管理得到了事業(yè)單位管理者的高度重視,并且將其應(yīng)用在日常工作中。事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,響應(yīng)時(shí)代號召,以自身檔案管理需求為依據(jù),對數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用。這樣一來,便能夠使事業(yè)單位檔案管理工作向信息化及效率化發(fā)展。

一、數(shù)字化技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理的重要性

(一)使檔案使用效率得到提升。以往檔案管理過程中,大多是將檔案存放在檔案館,且大部分檔案為紙質(zhì)版,為后續(xù)管理工作的開展帶來不便性。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理過程中,能夠幫助相關(guān)工作人員精準(zhǔn)查找所需檔案,從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理檔案的目標(biāo)。除此之外,能夠節(jié)省檔案存放空間,減輕相關(guān)人員工作壓力,減少工作時(shí)間,使檔案使用效率得以提升[1]。

(二)使經(jīng)濟(jì)效益得到提升。新時(shí)期,信息技術(shù)飛速進(jìn)步發(fā)展,海量信息對各個(gè)行業(yè)提出了全新的要求,隨之,傳統(tǒng)辦公方式與新型管理方式之間出現(xiàn)了明顯了落差與矛盾。傳統(tǒng)檔案管理工作的開展大多不夠細(xì)致,過于粗放,在出現(xiàn)問題時(shí)候,只能夠通過增加工作人員數(shù)量的方式解決。這樣無疑增加了檔案管理經(jīng)濟(jì)成本。近年來,數(shù)字化技術(shù)變得完善成熟,該項(xiàng)技術(shù)在檔案管理工作的中的應(yīng)用能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案形式,能夠在節(jié)約空間的基礎(chǔ)上,減少管理費(fèi)用。

(三)使辦公效率得到提升。事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字化方式對檔案進(jìn)行管理能夠做到及時(shí)歸檔,提升工作效率。對人事工作檔案管理而言,管理對象繁雜、數(shù)量多,且具備流動(dòng)性,例如員工退休、人員調(diào)動(dòng)等。想要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì),詳細(xì)了解變動(dòng)情況,就需要對信息技術(shù)進(jìn)行充分利用,通過數(shù)字化方式管理檔案,在基礎(chǔ)上對人員變動(dòng)情況進(jìn)行反饋。此外,在查詢檔案時(shí),應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠節(jié)約時(shí)間,方便快捷。

二、事業(yè)單位檔案管理過程中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用策略

(一)樹立正確的數(shù)字化檔案管理認(rèn)知。事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)樹立正確的數(shù)字化管理認(rèn)知,不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng),學(xué)習(xí)新型技術(shù)及知識,摒棄傳統(tǒng)工作理念,創(chuàng)新個(gè)人工作認(rèn)知,跟隨時(shí)代發(fā)展腳步,充分應(yīng)用信息技術(shù),在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建完善的認(rèn)知體系結(jié)構(gòu),從而提升自身工作素養(yǎng),加強(qiáng)專業(yè)能力,高質(zhì)量完成檔案管理本職工作。

(二)文件數(shù)字化及文件歸檔處理模式。對事業(yè)單位而言,文書工作占據(jù)至關(guān)重要的作用,其工作質(zhì)量直接決定檔案管理工作效果。因此,為了使事業(yè)單位的工作需求得以滿足,相關(guān)工作人員就要對大批量文件進(jìn)行分類、處理,此外,需要通過網(wǎng)絡(luò)方式開展發(fā)文處理工作。因此,事業(yè)單位應(yīng)組織相關(guān)人員采用計(jì)算機(jī)輸稿,并對其進(jìn)行審核、檢查、簽發(fā)、修改、分發(fā)、歸檔等,從而達(dá)到結(jié)業(yè)歸檔處理時(shí)間的目的,能夠最大限度減輕相關(guān)人員工作壓力,提升工作質(zhì)量[2]。

(三)完善科學(xué)合理的檔案管理體系。事業(yè)單位管理人員應(yīng)該以檔案管理工作數(shù)字化管理需求為依據(jù),創(chuàng)建出完善的、與自身發(fā)展需求相符的檔案管理制度及辦公規(guī)則。這樣一來,事業(yè)單位應(yīng)為檔案保密性、檔案管理工作制度、使用制度及安全機(jī)制,并將上述內(nèi)容進(jìn)行有效關(guān)聯(lián),從而為日后一體化檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

(四)確保檔案安全性。事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作時(shí),應(yīng)確保文件的安全性及網(wǎng)絡(luò)使用的安全性,避免對檔案所具備的價(jià)值產(chǎn)生破壞作用。這樣一來,能夠?qū)挝粰n案管理工作開展產(chǎn)生促進(jìn)作用。在新時(shí)期,事業(yè)單位應(yīng)以當(dāng)前檔案管理需求為依據(jù),從檔案管理實(shí)際情況出發(fā),從不同角度對相關(guān)工作進(jìn)行縝密思考,做好檔案備份,定期更新電腦系統(tǒng),做好病情防治及軟件殺毒工作,避免因意外情況影響檔案管理工作的正常開展[3]。

三、結(jié)束語

根據(jù)本文研究可知,將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中,能夠使檔案使用效率、經(jīng)濟(jì)效益及辦公效率得到提升,事業(yè)單位想要在此情況下提升自身工作質(zhì)量,就應(yīng)以實(shí)際情況為依據(jù),跟隨時(shí)代發(fā)展腳步,樹立正確的數(shù)字化檔案管理認(rèn)知,滿足市場發(fā)展需求,提升檔案的數(shù)字化管理力度,創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式方法,將檔案所具備的價(jià)值充分發(fā)揮出來,對檔案管理中信息采集、信息管理等工作的開展提供便利性。