大數(shù)據(jù)時代檔案管理的信息化路徑研究

陳智新

（莆田市荔城區(qū)黃石鎮(zhèn)人民政府,福建莆田 351144）

大數(shù)據(jù)時代改變著檔案管理方式。在檔案管理過程中，應(yīng)當優(yōu)化檔案資源與相關(guān)業(yè)務(wù)流程，在完善檔案管理職能構(gòu)建的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理技術(shù)，豐富檔案管理手段，提高檔案管理效率。

一、大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作現(xiàn)狀

信息化背景下，數(shù)據(jù)資源越來越豐富、越來越完善，給檔案管理工作帶來了很多的機遇，也提出了很大的挑戰(zhàn)。檔案管理工作應(yīng)該實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級，且由于數(shù)據(jù)信息資源過多，檔案信息資源管理系統(tǒng)的存儲容量亟待擴容。

1.實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級

在檔案管理工作領(lǐng)域，如何提升此項工作的質(zhì)量和效率是十分重要的。實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級，將為檔案管理工作的開展提供全新的機遇。特別是在當下的大數(shù)據(jù)時代背景當中，相當多的行業(yè)均基于高效管理的目的，從而以此提升自身的綜合化管理水平，并且達到信息資源高速共享的目的。借助對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的升級，確保檔案管理人員結(jié)合檔案數(shù)據(jù)處理工作的實際要求對檔案信息數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)高效、快捷的處理，最終達到提升檔案管理工作水平的目的。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷成熟，使得云計算技術(shù)實現(xiàn)了迅速的發(fā)展，面對這一情況，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行技術(shù)升級，以此來提升系統(tǒng)的運算能力，并且以能夠讓檔案管理部門對檔案信息資源的數(shù)據(jù)維護成本得到降低，除此之外，亦能夠借助對云計算技術(shù)的全面應(yīng)用，使得檔案管理機構(gòu)走上智能化管理之路，進而最大程度地滿足社會公眾對于檔案信息資源的利用和研究訴求。通過對系統(tǒng)的升級，亦能夠使不同使用者的個性化使用訴求得到滿足，這樣將大大提升對檔案信息資源的使用和開發(fā)效率，讓以往檔案管理工作當中所面臨的一系列問題得到有效的應(yīng)對和解決。

2.檔案信息資源管理系統(tǒng)的存儲容量亟待擴容

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，信息資源的生成速度十分驚人，由此便直接加大了檔案管理工作的強度與負荷，如若未能給予這一問題以認真地應(yīng)對和解決，則勢必延緩檔案管理工作的效率與進程，有鑒于此，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案信息資源管理系統(tǒng)的存儲容量擴容，以此讓系統(tǒng)的存儲器能夠容納盡可能多的檔案信息數(shù)據(jù)資源，如此也將大大提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

二、大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息化路徑

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作應(yīng)該落實智能化的工作模式，轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式，及時實現(xiàn)對不同檔案信息數(shù)據(jù)資源的收集與處理，建立長效、規(guī)范的檔案管理機制，強化硬件防護技術(shù)，打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍。這是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要路徑。

1.落實檔案服務(wù)工作智能化

為了確保檔案服務(wù)工作真正實現(xiàn)智能化，則檔案管理機構(gòu)首先著手提升檔案管理科從業(yè)人員的智能化辦公水平。原有的館藏傳統(tǒng)檔案數(shù)量非常龐大，面對這一現(xiàn)狀，檔案管理部門必須要有智能化的工作方式和工作手段。具體而言，檔案管理部門應(yīng)當依托系統(tǒng)的培訓工作，幫助檔案管理從業(yè)人員轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，由先前的被動介入服務(wù)思維轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃咏槿敕?wù)思維，由此讓檔案信息數(shù)據(jù)資源得到更好的利用與開發(fā)，使其文獻價值與科研價值得到最大化的體現(xiàn)，同時，檔案管理機構(gòu)亦應(yīng)當通過信息技術(shù)專題培訓的形式，使檔案管理從業(yè)人員在認識到現(xiàn)代信息技術(shù)手段重要性的同時，能夠逐漸接受并熟練掌握相應(yīng)的現(xiàn)代信息技術(shù)手段，從而有利于使信息技術(shù)手段更好地輔助檔案管理工作，使檔案服務(wù)真正地搭乘信息化的高速列車，走上智能化之路。

2.秉持大數(shù)據(jù)觀，轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式

對于檔案管理機構(gòu)而言，其應(yīng)當立足于大時代的背景，提升從業(yè)人員的認識水平，讓其能夠從傳統(tǒng)的人工管理思維逐漸轉(zhuǎn)向智能化管理思維來，這不但是現(xiàn)代檔案管理工作對其提出的內(nèi)在要求，也是今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。為此，須秉承大數(shù)據(jù)觀，從大數(shù)據(jù)的角度來重新審視和對待自己所從事的檔案管理工作，如此方才可以使檔案管理工作的信度以及效度均得到顯著地提升。與此同時，檔案管理機構(gòu)亦應(yīng)當通過對大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應(yīng)用，對檔案信息數(shù)據(jù)資源進行動態(tài)化數(shù)據(jù)管理，并面向使用者提供高效的檔案資源信息化服務(wù)，這樣將讓檔案服務(wù)的水平得到切實地增進。

3.及時實現(xiàn)對不同檔案信息數(shù)據(jù)資源的收集與處理

正如上文在分析當中所指出的那樣，處于大數(shù)據(jù)時代背景之下，由于信息技術(shù)的普及，意味著檔案信息資源的生成速度要遠遠超過以往，這便意味著檔案管理機構(gòu)必須注意及時實現(xiàn)對不同檔案信息數(shù)據(jù)資源的收集與處理，而如若借助以往的檔案管理系統(tǒng)來完成此項工作，則毫無疑問會導致工作的滯后性，這便凸顯出以大數(shù)據(jù)為代表的信息技術(shù)所獨具的優(yōu)勢，其能夠幫助檔案管理機構(gòu)實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)資源的動態(tài)化監(jiān)測與收集，從而讓檔案管理工作得以有條不紊地開展和進行下去。

4.建立長效、規(guī)范的檔案管理機制

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門應(yīng)該從實際出發(fā)，構(gòu)建長效、規(guī)范的、適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理機制。具體來說，要做到兩個方面。

第一，要強化檔案管理業(yè)務(wù)的流程與技術(shù)規(guī)范。檔案管理涉及的信息量非常大，在大數(shù)據(jù)時代電子檔案迅速發(fā)展和豐富，必須要不斷完善檔案管理業(yè)務(wù)的流程和規(guī)范，不斷細化電子檔案的工作步驟。

第二，要加強電子文件和電子檔案的安全管理。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理面臨著諸多的新形勢，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)的載體中，很容易受到網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響。為此，必須要制定安全措施，統(tǒng)一檔案管理標準，建立長效的檔案管理機制。在檔案管理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、技術(shù)標準等方面也要制定規(guī)范的標準化要求，這是衡量檔案管理工作效率高低的重要尺度。

5.強化硬件防護技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理對于硬件的要求越來越高，尤其是硬件防護系統(tǒng)，更是應(yīng)該不斷加以強化。具體應(yīng)做到兩個方面：

第一，完善數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案極容易受到環(huán)境影響，可能會產(chǎn)生文件損毀、丟失、中病毒等多種情況，因此，應(yīng)該進行定期檢測和拷貝，多重備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。

第二，采用加密技術(shù)。檔案具有一定的機密性，多數(shù)情況是非公開的。然而大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)安全不得不引起重視。在檔案管理過程中，為了確保檔案資源的機密性和安全性，需要采用加密技術(shù)。具體來說，有很多種加密方法。

比如，在檔案管理過程中，為了使檔案更安全，可以采用雙密鑰碼，網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者擁有一對密鑰。一個是公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的接密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解秘密鑰解密。這樣一來，既保障了檔案信息的使用與收集，又強化了使用與收集過程中的保密性。任何人都可以利用公開密鑰發(fā)文件，但是需要有解密的密鑰才能獲取文件，所以第三方很難截獲原文，這對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護效果。

6.打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍

大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理工作提出了較高的要求，尤其是信息化的要求極高。文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這對檔案管理人員提出了非常高的要求，要求其必須具備較強的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。為此，應(yīng)該打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍。對于在職檔案管理人員，要培養(yǎng)其對于電子檔案的規(guī)范化管理能力，提升其計算機操作與網(wǎng)絡(luò)安全防護技能，為其提供專業(yè)的信息化培訓。加強對其的考核，對于考核不合格的檔案管理人員，進行反復的培訓和提升。對于新入職的人員，要提高準入門檻，招聘高信息水平的專業(yè)化的管理人才。通過多方努力，切實打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍。

三、結(jié)語

以上，筆者對大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作現(xiàn)狀進行了研究，并分六個層面對大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息化路徑。在信息化時代，大數(shù)據(jù)改變了一切，也給一切帶來了機遇。在后續(xù)的工作中，我們應(yīng)該認識到大數(shù)據(jù)時代的大變革，樹立大數(shù)據(jù)觀，不斷提升檔案管理工作效率，創(chuàng)新工作手段，有效利用資源，為組織決策提供支撐。