數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

葛 新

（清華大學(xué)，北京 100084）

隨著社會環(huán)境與信息化水平的不斷發(fā)展，社會對于檔案格式及內(nèi)容的需求也在發(fā)生相應(yīng)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作可以結(jié)合社會需求，進(jìn)行管理理念與模式的轉(zhuǎn)變，同時增加了信息通信技術(shù)的應(yīng)用度，促進(jìn)了檔案的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保證了檔案管理工作符合社會需求，從而提升了人們對檔案管理工作的認(rèn)同度。

1 檔案管理信息通信技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

1.1 信息通用技術(shù)提升了檔案管理的數(shù)字化趨勢

信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在提高檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)上，緩解了不同檔案部門信息孤島的問題，為不同檔案部門之間進(jìn)行信息的交流與傳遞提供了便捷化的途徑，提高了檔案環(huán)節(jié)的綜合水平[1]。

1.2 信息通信技術(shù)改進(jìn)了檔案管理方式

信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理從紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理的順利轉(zhuǎn)變，不僅為檔案管理工作節(jié)約了文件存儲的空間，降低了檔案管理的維護(hù)成本，而且還改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，提高了檔案管理的便捷化程度，得到了檔案管理人員及檔案持有人的喜愛。

1.3 信息通信技術(shù)提高了檔案的利用效率

信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用，幫助檔案管理模式進(jìn)一步升級。一方面增強(qiáng)了檔案保存的安全性，降低了環(huán)境對于檔案保存的約束；另一方面，為檔案資料借助信息通信設(shè)備進(jìn)行電子文檔的傳遞節(jié)約了流通成本，增強(qiáng)了傳播過程的安全性。由此可見，信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用增強(qiáng)了檔案管理的便利性，有助于人們更加便捷地使用檔案，提升了檔案的利用效率[2]。

2 數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用信息通信技術(shù)存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的差異

由于信息通信技術(shù)載體的差異性，導(dǎo)致其在生成檔案數(shù)據(jù)時的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在差異，因此檔案管理人員在借助檔案管理軟件進(jìn)行檔案整理與分類的過程中，需要根據(jù)管理需求，進(jìn)行方案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變。在這個過程中，可能會發(fā)生因檔案格式轉(zhuǎn)變而出現(xiàn)文件損壞或者破損的現(xiàn)象，不僅會造成檔案資料的損失，產(chǎn)生檔案資料管理不當(dāng)?shù)膯栴}，而且還會增加檔案管理人員的工作量，降低檔案管理的速度。

2.2 檔案信息碎片化

部分部門并沒有檔案資料錄入意識、對于檔案信息的重視度不高，常常沒有及時進(jìn)行檔案信息的錄入，而在事后結(jié)合工作需求進(jìn)行檔案補(bǔ)充，導(dǎo)致信息出現(xiàn)不及時性與不準(zhǔn)確性問題，檔案信息碎片化現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.3 信息化水平不高

檔案管理數(shù)字化及信息化的轉(zhuǎn)變，需要借助電子設(shè)備的支持，以滿足檔案數(shù)字化管理的需求，以提升檔案管理的效率和水平。但是，部分檔案管理部門并沒有跟上信息通信技術(shù)發(fā)展的步伐，沒有檔案管理需求，缺乏檔案信息資源庫，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏科學(xué)指導(dǎo)，不利于檔案信息化與數(shù)字化的轉(zhuǎn)變[3]。

2.4 人員信息化程度不高

檔案管理人員的信息化程度對于信息通信技術(shù)的應(yīng)用具有極大的影響，信息化程度高的檔案管理人員可以快速適應(yīng)信息通信技術(shù)為檔案管理所帶來的變化，并借助信息通信技術(shù)完善檔案管理內(nèi)容，細(xì)化檔案管理工作，保證檔案管理的及時性[4]。但是，部分檔案管理人員并不具備高素質(zhì)的信息化水平，跟不上信息通信技術(shù)發(fā)展的速度，需要花費大量的時間和精力來適應(yīng)信息通信技術(shù)所帶來的變化。不僅增加了檔案管理人員的學(xué)習(xí)內(nèi)容，而且容易導(dǎo)致檔案管理人員在運(yùn)用信息通信技術(shù)的過程中出現(xiàn)操作錯誤的現(xiàn)象，增加了工作難度與工作內(nèi)容。

2.5 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不健全

健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有助于檔案管理工作的規(guī)范性開展，保證工作的規(guī)劃性和合理性，進(jìn)而完善工作的內(nèi)容與形式，保證工作在規(guī)定范圍內(nèi)完成。但是，由于我國信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用尚處于探索時期，檔案管理部門并沒有建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作開展缺乏依據(jù)與秩序，不僅不利于檔案部門與其他部門的交流與合作，還降低了信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，影響檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的健全。

3 檔案數(shù)字化管理中應(yīng)用信息通信技術(shù)的措施

3.1 檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一

檔案管理部門在應(yīng)用信息通信技術(shù)的過程中，可以根據(jù)檔案的需求，統(tǒng)一檔案信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。不僅可以使管理工作的難度降低，而且還可以保障檔案信息的完整性，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利開展[5]。

首先，檔案管理部門可以依據(jù)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的需求，進(jìn)行檔案管理制度完善，對錄入檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。增加與其他部門之間的溝通，讓其他部門了解數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一的危害，并且要求其他部門以檔案部門的工作內(nèi)容為依據(jù)配合工作開展，安全保存檔案信息。其次，檔案部門可以進(jìn)行內(nèi)部管理制度完善，以制度為管理依據(jù)，提升檔案管理人員的意識和責(zé)任感，減少檔案管理人員在進(jìn)行紙質(zhì)檔案信息錄入時出現(xiàn)錯誤的機(jī)率，保障錄入檔案信息的正確性。最后，檔案管理部門可以結(jié)合數(shù)字化建設(shè)需求，加強(qiáng)信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用力度，逐步改變管理缺陷，為信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用做好鋪墊。檔案管理部門可以結(jié)合信息通信技術(shù)，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理模式的統(tǒng)一，為各部門之間相互配合奠定良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理模式如圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化管理模式

3.2 檔案信息管理手段的完善

隨著信息通信技術(shù)的逐步應(yīng)用，檔案機(jī)構(gòu)可以借助信息通信技術(shù)，進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，增加管理的信息化與數(shù)字化，從而保證檔案信息的完整與安全。

首先，檔案管理部門需要進(jìn)行檔案管理理念的完善，提升檔案管理人員對于信息通信技術(shù)的認(rèn)知。把信息通信技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不僅可以加快管理的信息化程度，還可以提升檔案部門的服務(wù)意識，擴(kuò)大服務(wù)范圍。同時，可以借助信息通信技術(shù)時建設(shè)需求，增加資金的投入，完善檔案管理信息化設(shè)備制度，提升管理的數(shù)字化與信息化程度。例如，檔案管理部門可以借助信息通信技術(shù)，建立智慧檔案室。智慧檔案室是集成檔案管理系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、門禁防盜系統(tǒng)、異常警報系統(tǒng)、自助借還系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)、3D虛擬庫房等多系統(tǒng)為一體的綜合管理系統(tǒng)，它為檔案信息化管理提供了重要技術(shù)支持[6]。檔案管理部門可以運(yùn)用信息技術(shù)，進(jìn)行檔案信息管理手段的完善，提高檔案錄入效率，從而增加檔案管理的便捷化程度。檔案信息管理手段如圖2所示。

圖2 檔案信息管理手段

3.3 檔案管理信息化水平的優(yōu)化

首先，檔案管理部門可以根據(jù)不同檔案管理的需求，要求各部門進(jìn)行自我部門職責(zé)的明確，提高各部門工作的規(guī)范性，保證不同檔案可以根據(jù)不同需求，進(jìn)行分類、整理、歸檔和保存，在保證信息完整性的基礎(chǔ)上提升管理水平，做好檔案管理與服務(wù)工作的前提準(zhǔn)備。其次，可以結(jié)合管理效率提升的要求，進(jìn)行管理規(guī)章制度的完善，借助規(guī)章制度要求相關(guān)工作人員開展日常工作，保證工作內(nèi)容的制度化，降低相關(guān)工作人員的失誤率，保證檔案信息收集、整理、歸檔與傳遞的安全，從而提升管理工作的完整度。最后，檔案管理部門可以進(jìn)行檔案管理責(zé)任制的落實，把檔案管理工作進(jìn)行分工，并落實到每一個管理人員身上，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，從而提升檔案管理水平。

3.4 檔案信息安全提升

檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)識到安全性對于信息的重要，以安全保障為前提，應(yīng)用信息通信技術(shù)，開展檔案信息安全性與完整性的保障工作，提升檔案管理效率。檔案管理部門可以根據(jù)檔案信息安全需求，建立一站式檔案管理模式，根據(jù)文檔實物管理、檔案數(shù)字化管理、電子文件管理3個方面，進(jìn)行個性化安全策略的調(diào)整，讓核心檔案得以安全地傳播與利用。一站式檔案管理模式如圖3所示。

圖3 一站式檔案管理模式

首先，檔案管理部門可以從檔案信息安全的角度出發(fā)，在進(jìn)行檔案資料存儲時，要求檔案管理人員對檔案資料進(jìn)行加密處理，保障信息的安全與完整。其次，檔案管理部門可以由檔案信息化平臺安全性保障出發(fā)，聘請專業(yè)技術(shù)人員，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防火墻的搭建，增強(qiáng)檔案信息化平臺對于病毒及黑客的抵御能力，保障檔案信息不受外部因素的破壞。最后，檔案管理部門可以把檔案信息安全管理工作納入日常監(jiān)督工作中，聘用專業(yè)人員定期進(jìn)行檔案信息化水平的安全檢查與維護(hù)工作，及時修復(fù)檔案信息化水平的安全漏洞，保證檔案信息的安全。

3.5 檔案管理人員信息化水平提升

首先，檔案管理部門可以根據(jù)信息通信技術(shù)的應(yīng)用需求，定期開展員工的培訓(xùn)工作，借助專家講座、實例分析等形式，幫助員工認(rèn)識到信息通信技術(shù)對于檔案管理的重要性，增強(qiáng)員工學(xué)習(xí)信息技術(shù)的積極性，提升員工的信息化認(rèn)知。其次，檔案管理部門要增加對于員工的信息技術(shù)操作能力的培訓(xùn)工作，提升員工的操作水平，正確運(yùn)用專業(yè)技術(shù)，提升專業(yè)能力，完善檔案管理工作，保障工作效率。最后，與其他部門協(xié)調(diào)工作，增加各部門與管理部門之間的交流，使得各部門之間的成員可以進(jìn)行相互交流與實際學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人員的工作能力，及時發(fā)現(xiàn)和靈活解決管理問題，全面保證管理效果，降低工作失誤率。

3.6 檔案信息化管理平臺的搭建

由于我國檔案信息化平臺正處于不斷探索與發(fā)展時期，檔案管理部門在進(jìn)行信息化管理平臺搭建的過程中，可以從實際管理需求出發(fā)，結(jié)合其他信息化平臺搭建的經(jīng)驗與模塊，完善平臺內(nèi)各個模塊的功能，不斷根據(jù)需求進(jìn)行不同功能的搭建，為管理與提升服務(wù)水平增加更多途徑。檔案管理部門可以從2個方面進(jìn)行檔案信息化管理平臺搭建：1）實際功能需求。檔案管理部門可以在以往的工作中，總結(jié)不同的問題，借助信息通信技術(shù)找出合適的解決措施，通過功能確認(rèn)與完善的方式搭建平臺，把檔案資料的安全性與完整性作為平臺搭建的“初心”，不斷進(jìn)行功能模塊的開發(fā)，保障檔案工作可以在信息化管理平臺得到全面開展，提升檔案管理的便捷化程度。2）檔案信息共享需求。檔案信息化管理平臺搭建可以為檔案信息的安全傳遞提供保障。檔案部門可以從信息共享角度出發(fā)，研發(fā)出高效的項目檔案管理專業(yè)化平臺。平臺對項目檔案進(jìn)行信息化統(tǒng)一管理，用戶只需在平臺上就可以完成對于項目檔案的更新、下載、預(yù)覽、打印、借閱、審批、權(quán)限查詢等功能，也可實現(xiàn)用戶對下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的全面管控，大大提高檔案管理的效率和安全性，提升信息的利用率。

3.7 數(shù)字化檔案管理制度健全

健全的數(shù)字化檔案管理制度，一方面可以從制度層面為信息通信技術(shù)的應(yīng)用做好保障，提升管理的數(shù)字化與信息化程度；另一方面可以從檔案管理人員角度出發(fā)，保障每個管理人員之間的公平性，為管理人員提供平等的工作與晉升機(jī)會，使其對管理工作投入更多的熱情，保證在規(guī)定時間內(nèi)完成工作。因此，健全管理制度時，增加了檔案管理人員之間的交流時間。聽取檔案管理人員的建議，進(jìn)行檔案管理制度的健全，一方面可以保障制度的科學(xué)性、權(quán)威性，對管理人員進(jìn)行認(rèn)知與管理約束，提升工作制度性；另一方面可以讓管理人員認(rèn)識到自己對于單位及工作所做出的貢獻(xiàn)，不斷進(jìn)行積極性的調(diào)動，激發(fā)管理人員主動性的發(fā)揮，更加完善地完成本職工作，保證檔案管理效果。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化與信息化的轉(zhuǎn)變，可以為社會及企業(yè)發(fā)展提供更多的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，滿足社會及企業(yè)發(fā)展需求。因此，信息通信技術(shù)是協(xié)助檔案管理進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的重要方式。檔案機(jī)構(gòu)可以結(jié)合信息化與數(shù)字化建設(shè)需求，進(jìn)行以往問題的總結(jié)與分析，并且以此為基礎(chǔ)，提出相應(yīng)的解決措施，不僅滿足檔案高效管理的需求，還可以擴(kuò)大檔案的服務(wù)力度與范圍，滿足檔案管理信息化工作的需求。