數(shù)字化校園背景下學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建
——以呼倫貝爾學(xué)院為例

許 鑫

(呼倫貝爾學(xué)院 內(nèi)蒙古 海拉爾 021008)

高校檔案不僅僅是高校各種已知事件的載體，同時(shí)也是高校發(fā)展的見證和憑證。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化以及無紙化已經(jīng)成為學(xué)校檔案管理的主要發(fā)展方向，但是因?yàn)楣芾矸椒ú⒉幌嗤?，所以在目前檔案的數(shù)字化管理過程中，學(xué)校還需要對(duì)相應(yīng)的管理模式進(jìn)行構(gòu)建，以此來改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

一、數(shù)字化校園和檔案管理之間的關(guān)系

(一)數(shù)字化校園

所謂數(shù)字化校園，就是將校園網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，通過先進(jìn)的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化管理以及教學(xué)形式。通過數(shù)字化校園的建設(shè)，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，以此來實(shí)現(xiàn)教學(xué)方法與管理方法等的進(jìn)一步創(chuàng)新。

(二) 數(shù)字化校園對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用

數(shù)字化校園的建設(shè)，給學(xué)校在檔案管理的效率和質(zhì)量方面都帶來了新的契機(jī)。首先，通過紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化轉(zhuǎn)變，可以讓學(xué)校的檔案工作者實(shí)現(xiàn)工作強(qiáng)度與工作量的顯著降低，并有效提升了工作效率；其次，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，可通過其先進(jìn)的檢索功能來實(shí)現(xiàn)檔案存取工作的進(jìn)一步簡(jiǎn)化；再次，在數(shù)字化校園的建設(shè)中，學(xué)校的檔案管理在形式上也發(fā)生了顯著轉(zhuǎn)變，在具體的檔案管理中，并不需要準(zhǔn)備大量的空間來存放紙質(zhì)文件，同時(shí)也可以通過本地備份以及云端備份等方式來實(shí)現(xiàn)檔案文件的良好保存，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件由于水淹、火災(zāi)等各種因素所導(dǎo)致的破壞、丟失等情況，顯著提升學(xué)校檔案的安全性。

二、數(shù)字化校園背景下的呼倫貝爾學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

學(xué)校現(xiàn)有檔案館是由教學(xué)樓經(jīng)過改造而成，共兩層，一樓是庫(kù)房，共有庫(kù)房5間；二樓是2個(gè)實(shí)物檔案室、辦公室和其他工作室。檔案館四個(gè)庫(kù)房的具體建設(shè)數(shù)據(jù)如表1所示：

表1 四個(gè)庫(kù)房的具體建設(shè)數(shù)據(jù)

續(xù)表1

在二樓還進(jìn)行了兩個(gè)實(shí)物檔案室的改造，實(shí)物檔案室的建設(shè)數(shù)據(jù)如表2所示：

表2 兩個(gè)實(shí)物檔案室的建設(shè)數(shù)據(jù)

學(xué)校檔案館使用面積可達(dá)500平方米以上。目前，檔案館依然處于規(guī)劃期間，所以在基礎(chǔ)設(shè)施以及專業(yè)設(shè)施方面并未配置齊全；人員配置現(xiàn)狀：目前僅有三名工作人員負(fù)責(zé)所有檔案的管理，不僅工作量大，且工作任務(wù)十分繁雜，專業(yè)人員數(shù)量不足。

(二)檔案管理模式

在建立檔案館之前，綜合檔案由學(xué)校的黨政辦公室檔案科負(fù)責(zé)管理。總體管理模式比較分散，每一個(gè)部門的檔案都各自保管，在管理標(biāo)準(zhǔn)以及方法上都沒有統(tǒng)一規(guī)定，各個(gè)部門都是自行制定管理標(biāo)準(zhǔn)及管理方法。同時(shí)，由于各個(gè)部門在檔案管理方面缺乏足夠的溝通協(xié)調(diào)，檔案格式各異，甚至文件不全的情況經(jīng)常出現(xiàn)；加之歸檔的時(shí)間不固定，整個(gè)管理過程缺乏規(guī)范性。檔案館建立以后，檔案分散管理的情況得到一定程度的改善，但是由于管理人員數(shù)量少，管理工作繁重復(fù)雜，檔案管理整體效果有待再進(jìn)一步提升。

(三)資源建設(shè)現(xiàn)狀

就資源整合來看，目前學(xué)校的檔案庫(kù)房已經(jīng)建成，并按專業(yè)進(jìn)行了分類，包括文書檔案庫(kù)房、基建檔案庫(kù)房、教學(xué)檔案庫(kù)房、財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房，但依然有些檔案分散儲(chǔ)存在學(xué)校的各個(gè)部門中。為有效滿足數(shù)字化管理需求，檔案館工作人員要對(duì)所有的檔案資源進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。檔案分散管理的狀況影響了數(shù)字檔案資源的規(guī)范建設(shè)。就資源開發(fā)以及資源利用來看，目前的檔案館僅僅提供了歸檔目錄的檢索功能，對(duì)于其他的數(shù)字化應(yīng)用功能，還需要進(jìn)一步的開發(fā)。

(四)系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

在具體的系統(tǒng)建設(shè)中，因?yàn)閷W(xué)校的檔案管理工作和其他工作缺乏緊密的工作對(duì)接，使檔案管理系統(tǒng)和學(xué)校的辦公系統(tǒng)以及其他管理系統(tǒng)之間存在脫節(jié)現(xiàn)象。因此，在進(jìn)行具體的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要將檔案管理系統(tǒng)和校園內(nèi)的其他系統(tǒng)之間進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，以此實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源以及數(shù)字化信息的實(shí)時(shí)共享。

三、數(shù)字化校園背景下的檔案管理模式構(gòu)建

(一)構(gòu)建原則

在數(shù)字化校園背景之下，檔案管理模式構(gòu)建，主要應(yīng)該堅(jiān)持兩個(gè)原則：一是統(tǒng)一進(jìn)行電子文件的管理；二是統(tǒng)一進(jìn)行電子文檔的管理。無論是電子文件還是電子文檔，都與原來的紙質(zhì)文件一樣，有著相同的記錄以及憑證等方面的價(jià)值。因此，在具體的管理過程中，管理人員一定要對(duì)電子文件以及電子文檔做到足夠重視，嚴(yán)格做好保障工作，以此來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園背景之下檔案管理模式的科學(xué)構(gòu)建。

(二) 模式構(gòu)建

基于學(xué)校檔案管理專門機(jī)構(gòu)的建設(shè)現(xiàn)狀，目前的電子檔案暫時(shí)通過文件形成的部門以聯(lián)合管理模式進(jìn)行歸檔管理，待到檔案館的數(shù)字化檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)完成之后再將其移交給檔案館進(jìn)行管理。通過這樣的方式，不僅可以為檔案館后期的數(shù)字化檔案管理工作創(chuàng)造更多的便利，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)檔案館控制權(quán)的進(jìn)一步提升。數(shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建示意圖如下：

圖1 本次數(shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建示意圖

如圖1所示，在本次所構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理模式中，主要包括三個(gè)部分，第一是文件生成系統(tǒng)；第二是高校檔案館數(shù)據(jù)系統(tǒng)；第三是普通用戶系統(tǒng)。

文件生成系統(tǒng)中主要包括電子文件和元數(shù)據(jù)。因?yàn)樗须娮游募夹枰柚谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)來形成，并借助于相應(yīng)的通信設(shè)備進(jìn)行傳輸，所以對(duì)于電子檔案文件而言，其形成與傳輸不僅需要數(shù)字化設(shè)備，同時(shí)也需要數(shù)字化環(huán)境。而在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，不僅需要對(duì)其文件進(jìn)行保存，同時(shí)也需要對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。

在電子檔案的保存過程中，檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)作為載體，通過生成機(jī)構(gòu)所形成的所有電子檔案文件都將直接保存在這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。因此，檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)在整個(gè)系統(tǒng)中屬于信息集成中心，它是全部檔案資源的存儲(chǔ)基地。為保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和可靠性，在本次管理模式構(gòu)建中，為該數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置了一項(xiàng)非常高的控制權(quán)限，對(duì)于該數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有檔案信息，其管理人員都具備查詢、檢索、歸檔以及銷毀權(quán)。同時(shí)，一旦相關(guān)的檔案文件被儲(chǔ)存在了檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，生成機(jī)構(gòu)就不可以進(jìn)行任何的修改。

在本次數(shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建過程中，也為普通用戶設(shè)置了兩種檔案資源獲取方法。具體情況如表3所示：

表3 普通用戶檔案資源的獲取方式

(三)體系構(gòu)建

1.權(quán)限體系構(gòu)建

在通過數(shù)字化管理模式來進(jìn)行學(xué)校檔案管理的過程中，檔案館的權(quán)限是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有檔案進(jìn)行檢索、歸檔、整理、查閱、應(yīng)用以及銷毀，該系統(tǒng)對(duì)于所有檔案的控制權(quán)都具有絕對(duì)性。通過這樣的方式，就可以有效保障所有檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和可信性。文件生成機(jī)構(gòu)的權(quán)限是進(jìn)行電子檔案的查閱、歸檔以及應(yīng)用，但是在該機(jī)構(gòu)的文件被錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中之后，該機(jī)構(gòu)將不再具有相應(yīng)檔案的控制權(quán)。通過這樣的方式，就可以有效避免檔案文件遭到惡意修改和破壞等的情況。普通用戶的權(quán)限僅僅是對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱和使用。

通過權(quán)限體系的科學(xué)構(gòu)建，不僅可以有效保障數(shù)字化檔案管理效果，提升檔案的利用效率，同時(shí)也可以進(jìn)一步保障檔案的安全性，避免檔案被非法篡改。就權(quán)限實(shí)質(zhì)來看，這種管理模式與紙質(zhì)檔案的管理模式十分相似，但是在數(shù)字化技術(shù)的作用下，可實(shí)現(xiàn)檔案歸檔時(shí)間的有效縮短，并通過先進(jìn)的控制技術(shù)來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理權(quán)限管理工作的有序進(jìn)行。

2.標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建

首先是檔案的接收以及歸檔標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建。在此過程中，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案文件的接收以及歸檔，并對(duì)歸檔范圍做了明確規(guī)定，避免檔案文件接收不齊全或者是歸檔不規(guī)范等的情況發(fā)生。尤其是對(duì)教學(xué)評(píng)估方面的檔案資源，更應(yīng)該做到標(biāo)準(zhǔn)與范圍的全面明確和統(tǒng)一，以此來為其后期的驗(yàn)收提供有效依據(jù)；其次是電子檔案著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建。為了讓著錄信息足夠準(zhǔn)確，避免工作的重復(fù)性，檔案館應(yīng)進(jìn)行電子文件著錄的編制，并設(shè)計(jì)統(tǒng)一的系統(tǒng)著錄標(biāo)準(zhǔn)，比如文件名稱、來源、時(shí)間以及責(zé)任人等，并規(guī)定與系統(tǒng)設(shè)計(jì)不符的文件不能保存。在具體的著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置過程中，可按照《中國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行制定；最后是電子檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存格式的規(guī)范。在高校的電子檔案管理過程中，文件的長(zhǎng)期儲(chǔ)存是一項(xiàng)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。因此，為便于后期的查閱和應(yīng)用，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子檔案，應(yīng)該對(duì)文件格式進(jìn)行明確，且應(yīng)該保障只有在儲(chǔ)存格式正確的情況下才可以成功儲(chǔ)存和讀取。數(shù)字化檔案管理模式中的幾種典型文件儲(chǔ)存格式如表4所示：

表4 本次數(shù)字化檔案管理模式中的幾種典型文件儲(chǔ)存格式

3.安全體系構(gòu)建

在數(shù)字化校園背景下的學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建中，安全體系的構(gòu)建也是一項(xiàng)至關(guān)重要的內(nèi)容。只有保障整個(gè)管理體系的安全性，才可以有效保障學(xué)校檔案的管理效果，提升檔案安全。在本文所研究的呼倫貝爾學(xué)院數(shù)字化檔案管理模式構(gòu)建中，主要的安全體系構(gòu)建包括以下四個(gè)方面：

(1)系統(tǒng)主機(jī)方面：機(jī)房應(yīng)該與服務(wù)器實(shí)際的運(yùn)行需求相符，電源性能應(yīng)得到保障，同時(shí)應(yīng)安排專門的人員來進(jìn)行機(jī)房管理。在主機(jī)中應(yīng)進(jìn)行成熟、安全的操作系統(tǒng)安裝，并做好安全補(bǔ)丁的及時(shí)更新。

(2)網(wǎng)絡(luò)方面：為保障網(wǎng)絡(luò)安全，應(yīng)進(jìn)行防火墻的建立，并使其和校園網(wǎng)之間隔離開，同時(shí)也應(yīng)該進(jìn)行殺毒防毒軟件的安裝，對(duì)病毒庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。

(3)數(shù)據(jù)庫(kù)方面：為保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善管理，并設(shè)置科學(xué)的恢復(fù)管理機(jī)制以及備份管理機(jī)制，以此來保障數(shù)字檔案的安全性。

(4)應(yīng)用程序方面：在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)該通過IP地址的形式來進(jìn)行入網(wǎng)綁定，并進(jìn)行相應(yīng)控制功能以及訪問權(quán)限的設(shè)定，以此來避免異地登錄或者是越權(quán)操作等的情況發(fā)生，進(jìn)一步確保數(shù)字化檔案的安全性。

4.制度體系構(gòu)建

為了規(guī)范數(shù)字化檔案管理模式，制度體系也需要進(jìn)一步的構(gòu)建與完善。具體構(gòu)建過程中，根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，結(jié)合目前學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀來進(jìn)行數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的設(shè)立，并將其全面落實(shí)到具體的檔案管理過程中，以此來規(guī)范數(shù)字化檔案的管理流程和管理方法。同時(shí)設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行鼓勵(lì)和約束，保障數(shù)字化檔案的管理效果。

結(jié)語

綜上所述，在對(duì)學(xué)校數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行構(gòu)建的過程中，一定要對(duì)學(xué)校實(shí)際的檔案管理情況做到全面了解，以數(shù)字化校園為依托來進(jìn)行數(shù)字化檔案管理模式的合理構(gòu)建。在具體的構(gòu)建過程中，應(yīng)遵循相關(guān)的構(gòu)建原則，以此全面提升學(xué)校檔案的管理效果，保障檔案安全，為學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量的提升和學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做好服務(wù)。