關(guān)于城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的思考

劉相純 王夢霞

1.魚臺縣社會勞動保險事業(yè)處； 2.魚臺縣人事爭議仲裁院

一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的必要性

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的管理具有一定的政治特征，伴隨著我國社會保障體系的逐步創(chuàng)建和完善，養(yǎng)老保險制度改善的持續(xù)推動，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的管理形式和實施體系發(fā)生了巨大變化，進一步地滿足人們的實際需求，維護自己的合法權(quán)益。社會養(yǎng)老保險檔案需要完整無誤地記錄每個參保人的詳細信息，包括具體的參保狀況，參保年限和退休后享受的福利，數(shù)據(jù)量極其復(fù)雜，這給養(yǎng)老保險檔案的管理和應(yīng)用帶來比較大的困難。因此，有必要貫串整體的保險檔案管理要求，不斷改進城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理機制，理順管理流程，運用信息化手段協(xié)助檔案管理，確保檔案管理的合理性。

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利發(fā)展，直接關(guān)系到城鄉(xiāng)居民的本身利益，參保人到了領(lǐng)取養(yǎng)老金年齡限制后，在得到養(yǎng)老金的期間需要辦理許多程序和文件，被保險人保險信息的主要路徑是在維護城鄉(xiāng)居民合法權(quán)益的過程中承擔(dān)主要任務(wù)。社會養(yǎng)老保險檔案將儲存參保人完整的本人信息數(shù)據(jù)，而且給參保人建立本人帳戶，并實時把支付的保費劃分給參保人的本人帳戶，以完成保險之間的有效續(xù)簽和資金移動，為保護居民的合法權(quán)益提供了關(guān)鍵依照。

二、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的問題

當(dāng)前，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理仍然存在一些不足，特別是在目前時代的發(fā)展背景下，對于這類檔案管理給出了很高的條件，為了進一步完善相關(guān)設(shè)施，提升檔案管理效率，有必要對問題進行詳細分析，具體來說，存在以下問題：

（一）檔案管理人員的素質(zhì)低

在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作中，檔案管理人員發(fā)揮著重要作用。他們的素質(zhì)能力對整體養(yǎng)老保險檔案管理工作的質(zhì)量有很大影響。只有保證檔案管理員的素質(zhì)和能力，才能真正滿足檔案服務(wù)的需求。但是，在許多城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案建設(shè)中，管理人員的素質(zhì)通常很低，而且大多年齡較大，現(xiàn)代檔案管理和統(tǒng)計軟件不能很好地應(yīng)用。然而，一些檔案管理人員缺少一定的責(zé)任感，不能夠更好地實行檔案管理的內(nèi)容。還有一些檔案管理人員經(jīng)常擔(dān)任多個職務(wù)，這無疑給城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的管理增加了一些困難，工作效率和質(zhì)量沒有得到有效提高。

（二）檔案管理的方式相對保守，管理水準(zhǔn)地

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理技巧也存在問題，落后現(xiàn)象比較明顯。不僅缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理模式，而且在統(tǒng)計信息工作過程中難以使用現(xiàn)代手段來管理檔案。出于大多數(shù)養(yǎng)老保險檔案管理部門來講，數(shù)據(jù)的記錄主要是手工記錄，以計算機為輔助，相關(guān)的信息系統(tǒng)大多用于瀏覽和檢索，這些不利于檔案管理信息平臺的建設(shè)，特別是，養(yǎng)老保險工作本身具有一定的復(fù)雜性，因此，加強對數(shù)據(jù)和信息的有效處理至關(guān)重要。但是，當(dāng)前的計劃外管理方法仍然不能滿足實際檔案管理的需要，并且缺乏創(chuàng)新，固有的檔案管理模式嚴(yán)重影響了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的進展。

（三）養(yǎng)老保險檔案化管理缺少一定的規(guī)范化管理

由于我國養(yǎng)老保險的人口隨著經(jīng)濟的發(fā)展而增加，因此很多單位和公司都著手號召職工購買養(yǎng)老保險。此外，我國農(nóng)村養(yǎng)老保險和城市養(yǎng)老保險的制度和要求是不同的。養(yǎng)老保險工作量相對大些，檔案管理存在統(tǒng)一性或混亂性，因此社會養(yǎng)老保險檔案管理的成效不是很好。此外，我國很多區(qū)域還沒有擬定有關(guān)養(yǎng)老保險檔案管理的要求與法規(guī)，造成我國養(yǎng)老保險制度中檔案管理的發(fā)展比較混亂，相關(guān)工作秩序尚未制定，這一系列原因促使我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的整體水準(zhǔn)不高。

三、提升城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的有關(guān)舉措

（一）提高檔案管理職員的素質(zhì)才能

需要提高檔案管理職員的素質(zhì)和才能，這是一個基本要求。這就要求有關(guān)部門建立健全的部門體系，對檔案管理職員實行專業(yè)培訓(xùn)，使他們清楚檔案管理過程，完成紙質(zhì)檔案的歸檔與分類工作，并定期進行維護，特別是對于那些更重要的檔案，必須先備份它們，然后再存檔存儲，整體檔案管理員都應(yīng)全面掌握檔案的備份工作，儲存并記載，并且能夠精確地查詢檔案，從而使整體養(yǎng)老保險檔案管理過程趨向于完整與規(guī)范。

（二）增強檔案管理機制的建立

標(biāo)準(zhǔn)而完整的檔案管理系統(tǒng)是確保檔案管理活動井井有條實行的前提，要貫串當(dāng)前社會養(yǎng)老保險管理機制的實質(zhì)狀況，建立完善的檔案管理制度，給予城鄉(xiāng)居民提供有效的制度保障，確保檔案管理科學(xué)合理。檔案工作者要持續(xù)增強自己的專業(yè)才能，并革新原先的知識體制，以便更好地為城鄉(xiāng)居民提供服務(wù)。在社會養(yǎng)老保險檔案管理中引入信息技術(shù)，創(chuàng)建完善的信息索引制度，合理存儲電子檔案和備份電子檔案，防止檔案出現(xiàn)遺失，確保居民社會養(yǎng)老保險檔案的安全。

（三）合理分類和整理保險檔案

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，檔案管理職員在管理保險檔案時，務(wù)必要使用科學(xué)的分類方式對保險檔案進行分類與組織。依照保險檔案的實質(zhì)特征，擬定統(tǒng)一的準(zhǔn)則與規(guī)范，為養(yǎng)老保險檔案的管理提供有用的制度支撐。同時，檔案分類與整理活動的發(fā)展也務(wù)必要達到快捷查閱的要求，提升檔案運用的速度和成效。其次，要增強對檔案管理全過程的監(jiān)督，確保各項流程的標(biāo)準(zhǔn)性和合理性，根據(jù)時代發(fā)展的特點，持續(xù)改進養(yǎng)老保險檔案管理技術(shù)和管理體制，使城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險檔案管理可以更好地滿足目前社會進展需求，提升檔案管理質(zhì)量。

（四）增強檔案的信息化建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，特別是計算機技術(shù)在每個行業(yè)的不斷運用，為城鄉(xiāng)居民管理社會養(yǎng)老保險檔案提供了新途徑。以往的紙質(zhì)檔案管理形式管理效能低，檔案查閱和調(diào)用速度緩慢，并且紙質(zhì)檔案輕易的就會受到自然災(zāi)害，人為破壞和其他原因的影響發(fā)生紙質(zhì)檔案遺失或破損，影響檔案管理完整性，所以，增強檔案的信息化建設(shè)非常關(guān)鍵。社會養(yǎng)老保險檔案管理部門務(wù)必要建立專門的電子信息數(shù)據(jù)庫，把養(yǎng)老保險檔案的全部紙質(zhì)信息以電子方式輸入到信息數(shù)據(jù)庫中，并把原始紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為信息檔案，能夠節(jié)儉檔案的存儲空間，降低檔案的保存成本。同時，能夠使用信息技術(shù)來建立用于檔案管理的官網(wǎng)，提升檔案的收集速率和運用性，并且使用各類即時消息平臺搜集人們對檔案管理的看法，調(diào)節(jié)和改進目前的檔案管理活動，并確保檔案管理成效。

（五）規(guī)范檔案管理工作

為了進一步規(guī)范我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理，有必要結(jié)合實際情況采取重點措施，重點是以下兩個方面：第一，我們補充了有關(guān)老年人和死者的信息。科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理必須完全靈活。所以，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險實施最根本的檔案管理是最佳可行也是最有用的方法，這也是由于當(dāng)前我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的檔案管理缺乏靈活性是一個制約要素，因此養(yǎng)老保險的有關(guān)檔案單位與檔案管理職員務(wù)必要實行不斷地添加和糾正檔案信息，并有效地落實每個參保人的生活條件，從而確?？梢噪S時查詢被參保人的信息，并且可以隨時存檔系統(tǒng)管理信息。另一方面，我國目前的老齡化現(xiàn)象非常嚴(yán)重，人口數(shù)量龐大，從整個社會結(jié)構(gòu)來看，老年人口的比例逐年增加，這就需要現(xiàn)代化的檔案管理工作務(wù)必辦到重要信息不能出現(xiàn)遺失及老年人養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)化需求。

結(jié)語：綜上所述，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的質(zhì)量直接影響到城鄉(xiāng)居民的合法權(quán)益，關(guān)系到城鄉(xiāng)居民退休時的好處。所以，務(wù)必注重社會養(yǎng)老保險檔案的管理活動，確切保護居民的合法權(quán)益，增強檔案信息化建設(shè)和管理機制建設(shè)，確保檔案科學(xué)化，規(guī)范化管理，進一步促進社會發(fā)展，為城鄉(xiāng)居民提供養(yǎng)老保險服務(wù)營造優(yōu)良環(huán)境。