企業(yè)物資采購管理常見問題及改進對策

梁升榮 于鐵妮

【摘 要】企業(yè)物資采購管理工作的質(zhì)量，直接影響企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展情況和經(jīng)濟效益。文章對物資采購管理在企業(yè)中發(fā)揮的重要作用進行分析，認為企業(yè)物資采購管理工作常見問題集中在成本管理不到位、物資質(zhì)量不達標、采購時機選擇存在錯誤等方面。在此基礎上，提出制定物資采購規(guī)劃、綜合應用招標模式、建立高質(zhì)量的物資采購隊伍、增強內(nèi)部監(jiān)督審查、加強對合同管理的把控等方式，希望全面提高企業(yè)物資采購管理工作質(zhì)量。

【關鍵詞】企業(yè);物資采購管理;常見問題;改進對策

【中圖分類號】F274 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）12-0158-03

物資采購管理是企業(yè)管理的關鍵一環(huán)，企業(yè)需予以重視。總體而言，企業(yè)管理者需重點關注采購部門的日常運營情況，及時洞察管理中存在的問題，提出針對性的解決措施。

1 物資采購管理在企業(yè)中發(fā)揮的重要作用

物資采購管理在企業(yè)中發(fā)揮的重要作用，主要包括以下幾個方面。

（1）優(yōu)化企業(yè)資源配置模式，提升物資利用率。企業(yè)在開展物資采購工作時會使用大量的周轉(zhuǎn)資金，這時就涉及如何有效利用資金的問題。部分企業(yè)沒有開展科學的物資采購工作，導致采購工程缺少目標，資金利用率較低。部分物資采購人員成本意識淡薄，不管物資的價格、屬性是否滿足企業(yè)的要求就直接購買，存在重復或者無效購買的情況。由此造成的后果是企業(yè)內(nèi)部資源配置存在兩極分化的情況：一方面，優(yōu)質(zhì)資金資源無法分配給優(yōu)質(zhì)項目;另一方面，一些部門存在嚴重的資源閑置、浪費情況。為了避免出現(xiàn)上述問題，企業(yè)應設置物資采購管理部門，提升采購的目的性、預見性和針對性，明確采購目標和精確數(shù)量。綜合而言，采購部門存在的意義在于能幫助企業(yè)將所有物資采購資金都花在“刀刃”上，進而優(yōu)化內(nèi)部資源的配置模式，增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（2）積極調(diào)整企業(yè)庫存，避免貨物堆積。在白酒銷售行業(yè)存在一句至理名言：“能夠賣出去的才是酒;存放于倉庫中無法售賣的貨品與廢水無異?！币环矫?，企業(yè)的日常運營和發(fā)展需要充足的物資;另一方面，物資的供應必須維持“有進有出”的動態(tài)平衡。如果貨品采購數(shù)量超過企業(yè)日常運營的消耗，則企業(yè)的發(fā)展便會在物資消耗層面受到限制。由此可見，企業(yè)要求物資采購管理人員必須認真履行自身的工作職責，有效規(guī)避物資堆積的情況，降低物資堆放管理費用。這樣不僅能滿足企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的需求，還能防止物資堆積浪費的問題，協(xié)助企業(yè)調(diào)節(jié)庫存，提升企業(yè)的整體活力。

（3）對物資采購人員的行為進行監(jiān)督和引導。物資采購人員進行全面的管理工作，能對采購的各個環(huán)節(jié)進行重點把控，提高采購的規(guī)范性、確定具體的采購內(nèi)容、有效打擊采購中的違規(guī)行為。物資采購管理能在一定程度上提升物資采購的透明度，提升工作效率;加強物資采購工作和庫存管理工作的聯(lián)系性，保障物資管理質(zhì)量;管理者加強監(jiān)督工作，為物資采購人員提供科學指導，引導采購人員樹立正確的物資采購意識。

2 企業(yè)物資采購管理常見問題

2.1 成本管理不到位

企業(yè)在開展物資采購管理工作時，必須圍繞成本問題進行系統(tǒng)考量。成本是企業(yè)發(fā)展的關鍵性要素，與企業(yè)的經(jīng)濟效益和可持續(xù)發(fā)展能力有著直接聯(lián)系。如果在物資采購時沒有對物資單價進行控制，并且在數(shù)量控制方面存在漏洞，會導致在物資采購中額外產(chǎn)生大量非必要支出。一方面，從物資單價角度進行分析。在物資采購時沒有進行貨比三家，缺少對市場變化趨勢的分析和研究，存在徇私舞弊的情況，導致物資單價超過市場平均水平。另一方面，實施物資采購活動前，沒有制訂切實可行的計劃，導致采購項目的“失敗”。

2.2 物資質(zhì)量不達標

在物資采購中不僅要對物資成本進行考量，還應該對物資質(zhì)量進行把控，確保它們的應用價值和屬性都滿足使用要求。如果這兩項要素得不到充分保障，將會對企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營發(fā)展及銷售造成影響。在對物資的質(zhì)量性能進行探究時，需要對各項因素進行綜合研究。如果在采購某個設備的零部件時沒有明確具體的型號，物資采購人員購買的零件與設備不匹配，必然造成額外損失。

2.3 采購時機不適宜

物資采購管理常見的問題主要體現(xiàn)在采購時機方面。因為采購人員沒有制訂切實可行的采購計劃，導致物資進場的時間存在一定的問題。如果物資采購的時間過早，即企業(yè)庫房內(nèi)剩余的上一批次采購物品數(shù)量仍然較多，則導致企業(yè)倉庫內(nèi)的貨物過度積壓的同時，企業(yè)的流動性資金也會減少，嚴重影響企業(yè)的正常發(fā)展。如果物資采購的時間過于延后，如生產(chǎn)原材料已經(jīng)無法支撐企業(yè)的正常經(jīng)營，則企業(yè)的生產(chǎn)計劃會受到嚴重影響。此外，決定企業(yè)采購時機是否正確并不完全取決于企業(yè)庫房原材料剩余量的多寡。如果采購部門未能對企業(yè)必備物品的當前市場行情及未來一段時間的價格變動趨勢進行深入了解和細致探究，則一旦出現(xiàn)某種材料緊缺但市場當前價格較高的情況，企業(yè)的采購成本必然大幅度增加。

2.4 合同管理有漏洞

企業(yè)的各項交易活動都會存在一定的風險，一般情況下企業(yè)都會通過簽訂合同的方式規(guī)避這些風險，但采購合同本身在編制、簽訂等方面也會存在問題。比如，合同嚴密性無法得到保障，因編制不嚴謹而出現(xiàn)各種各樣的漏洞，導致采購風險發(fā)生。由此可知，規(guī)范的合同是規(guī)避物資采購風險的重要條件，能幫助企業(yè)避免陷入對方設置的陷阱，保證自身的權益和經(jīng)濟利益。

2.5 采購流程存在問題

企業(yè)的物資采購流程缺少靈活性，審查模式也比較復雜。物資采購部門制訂相關的采購計劃后，只有通過層層審批才能進行采購。此外，在簽訂購買合同時也較為復雜，只有財務和資源部門全部審查后，才能正式簽訂合同。并且，企業(yè)的物資采購系統(tǒng)的功能較為單一，只能取得反方面的信息，無法獲取其他部門的反饋意見，無法對自身的管理工作進行優(yōu)化和調(diào)整。物資采購工作能滿足企業(yè)內(nèi)部多樣化的物資需求，但缺少供應商問題的探究。因此，在物資采購活動中企業(yè)物資采購無法有效地掌握主動權，經(jīng)常出現(xiàn)物資質(zhì)量上下起伏較為嚴重的情況。

2.6 物流信息未共享

對企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境進行辨析可知，企業(yè)的物資采購人員安排管理和企業(yè)管理無法實現(xiàn)統(tǒng)一，導致各個部門的連接較為松散，信息無法共享。物資采購部門無法掌握各個部門的實際物資需求情況，并且企業(yè)的物流管理系統(tǒng)較為落后，無法及時與供應商取得聯(lián)系，這樣企業(yè)就不能與外部進行有效的信息交互，導致其一直處于封閉的狀態(tài)[1]。

3 改進企業(yè)物資采購管理問題的措施

3.1 制訂詳盡的物資采購計劃

企業(yè)在開展物資采購工作時，為了提升物資采購工作的精準性，應制訂切實可行的采購計劃，對物資的屬性、類型、數(shù)量、價格等要素進行全面把控，確保采購的物資發(fā)揮它的最大使用價值，保障企業(yè)的正常生產(chǎn)和發(fā)展。物資采購計劃應該具備指導性的作用，物資采購人員要嚴格按照相關要求加以實施，加大物資采購工作的落實力度。物資采購人員應該以企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展要求為基準，掌握企業(yè)對物資的基本需求，這樣就能確定具體的采購計劃[2]。此外，應該對企業(yè)庫房的情況進行考量，避免發(fā)生空間不足的問題。同時，要對企業(yè)的流動資金情況進行分析，在保障流動資金安全的前提下進行物資采購工作，保障企業(yè)處于穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)。

3.2 綜合應用各種招標模式

企業(yè)若希望通過物資采購過程獲得更高的經(jīng)濟收益，需嚴格控制成本。為了從根源上遏制徇私舞弊和弄虛作假的問題，必須科學運用招標投標方式，全面提升物資采購工作的透明度和嚴謹性。企業(yè)可以結合自身的物資需求情況，制定明確的招標方案，建立專業(yè)的招標小組，對需要大批量購買的物資組織招標活動。在制訂招標方案時，要保障各項數(shù)據(jù)的精準性，慎重地選擇招標對象，要對所有供貨商的資質(zhì)進行考察，加強招標工作的嚴謹性。為了提升經(jīng)濟控制的效果，在保障物資質(zhì)量的基礎上，應該優(yōu)先與那些報價較低的供貨商合作。企業(yè)在進行招投標評價時，應該使用低價綜合評價法，選出最適宜合作的供貨商。同時，為了加強招標投標的全面監(jiān)督，應嚴厲打擊徇私舞弊的行為，嚴肅處理串標的問題，保障招標投標流程的規(guī)范性。

比如，在選擇供應商時要開展市場調(diào)研工作，結合地理位置、環(huán)境因素和運輸成本等，掌握服務發(fā)生地的真實情況。要選擇信譽好且能長期合作的供應商。同時，要進行價格評比工作。根據(jù)供應商提供的不含稅的價格和發(fā)票的稅率，按照“不包含稅的成本+不包含稅的成本（最高稅額-提供稅率）×附加稅率=評選價格”進行計算，并選出最佳的方案。A是一般納稅人、B是小規(guī)模納稅人、C是個人，假設企業(yè)需要購買一批鋼材，它的適用稅率為17%，附加的稅率為11%。第一，如果供應商不包含稅率的報價是相同的，那么最佳價格計算如下：A=100×（17%-17%）×11%+100=100、B=100×（17%-3%）×11%+100=101.54、C=100×（17%-0%）×11%+100=101.87，所以A的價格是最佳的。第二，如果供應商不包含稅率的報價存在差異，那么最佳價格計算如下：A=100×（17%-17%）×11%+100=100、B=98×（17%-3%）×11%+98=99.50、C=99×（17%-0%）×11%+99=100.85，所以B的價格是最佳的。

3.3 建立高質(zhì)量的物資采購隊伍

物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力直接影響管理的水平和質(zhì)量。因此，要進行科學的人力資源管理工作，為企業(yè)的物資采購部門注入新能量。第一，建立完備的人才招聘機制。定期為企業(yè)注入新鮮血液，提升物資管理的先進性。這樣能為物資采購改革工作提供助力，加強管理工作與時代發(fā)現(xiàn)的契合度。第二，實施全面的崗內(nèi)培訓工作，增強物資采購人員的思想意識，增加他們的知識儲備量，拓寬他們的視野。邀請具有豐富經(jīng)驗的采購人員為他們提供指導，帶領他們進行真實的物資采購練習，促進其理論知識和實踐經(jīng)驗的有效整合。第三，對培訓結果進行檢驗，為表現(xiàn)優(yōu)異的人員提供一定的資金獎勵，提高所有物資采購人員的積極性[3]。

3.4 加強內(nèi)部監(jiān)督審查力度

企業(yè)物資采購管理需要健全的監(jiān)督管理制度助力，要對企業(yè)物資采購管理中存在的問題和影響因素進行辨析，掌握操作中存在的漏洞，安排專業(yè)的工作人員進行監(jiān)督和引導。此外，要提升審批工作的先進性，在保障審批速度的基礎上規(guī)范物資采購人員的操作模式。同時，應把物資采購人員的工作成果和績效構建聯(lián)系，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工予以一定的資金獎勵或者晉升機會，這樣他們能全身心地投入崗位工作，實現(xiàn)自身價值。

3.5 嚴格把控合同管理

當某個企業(yè)中標后，一定要簽訂完整、正確的合同，保障雙方的權益。編制合同時要樹立規(guī)范化的理念，明確各項物資的價格、規(guī)格、類型和數(shù)量等，明確違約責任等事項。企業(yè)與供應商簽訂的合同應包括質(zhì)量保證書，這樣能對物資質(zhì)量進行全面把控。企業(yè)的物資管理人員要提高對合同的重視度，保障自身的合法權益和效益[4]。

3.6 完善采購流程管理工作

企業(yè)需要提高自身物資采購管理效率，適當免去一些不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購流程。首先，要減少審批工作耗費的時間，在采購時要創(chuàng)新傳統(tǒng)的結構框架，借助采購協(xié)議的模式提升物資采購現(xiàn)代化的發(fā)展程度。其次，各個部門設置物資采購的專管人員，遇到問題時部門之間能進行有效對接，加強各個環(huán)節(jié)的連續(xù)性。最后，制定明確的物資采購執(zhí)行指標和管理要點。

3.7 科學應用信息技術

在企業(yè)物資管理中要加強協(xié)調(diào)溝通工作，這樣能對采購的流程進行全面把控，降低錯誤發(fā)生概率。物資采購中的許多問題都是溝通不當導致的。因此，企業(yè)的物資采購部門應科學地應用信息技術構建智能化的管理系統(tǒng)。各個部門可以在系統(tǒng)中進行信息交流和分享，定期為物資采購部門提供物資信息，以便物資采購部門制定科學的規(guī)劃，切實掌握盡可能多的物資信息。在系統(tǒng)中物資采購部門還能與其他部門互動，明確物資的使用情況及需要改進的地方，提升工作的嚴謹性。

4 企業(yè)物資采購管理改進后的成效

企業(yè)實施科學的物資采購工作，能對市場進行全面的把控。制訂物資采購計劃能把各個環(huán)節(jié)和要素串聯(lián)起來，提升采購工作的嚴謹性。在物資采購管理的助力下，企業(yè)能提高對內(nèi)部生產(chǎn)和運營工作的把控效果，有效遏制徇私舞弊問題。同時，可以提升資源的利用率，積極踐行綠色、可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念，擴大自身的競爭優(yōu)勢，提高行業(yè)知名度。

5 結論

綜上所述，企業(yè)要樹立與時俱進的理念，科學處理物資采購管理存在的問題，加強對采購工作的把控，避免徇私舞弊、弄虛作假的問題，優(yōu)化資源配置，減少不必要的成本支出，增強企業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力。

參 考 文 獻

[1]史凌俊.供應鏈管理模式下企業(yè)采購管理存在的問題及對策分析[J].全國流通經(jīng)濟，2020（12）：48-49.

[2]王建人.制造企業(yè)采購內(nèi)控管理存在的問題與對策——以赫福高公司為例[J].納稅，2019，13（36）：239-240.

[3]陸剛，薛長潔.企業(yè)物資采購管理中存在的問題及對策[J].化工管理，2019（35）：7-8.

[4]邱海萍.基于供應鏈管理的企業(yè)采購成本控制策略研究[J].企業(yè)改革與管理，2021（1）：111-112.