淺談如何做好檔案信息化的網絡安全管理

楊紅香

摘要：隨著信息化技術的應用和發(fā)展，當下的檔案管理工作也開始逐步向著檔案信息化的方向進步。但是檔案信息化的發(fā)展并非完善無缺的，相反的是，在網絡安全方面，檔案信息化很容易受到安全威脅。也因此，本文就針對檔案信息化的網絡安全管理進行了分析研究，其中具體的研究內容涵蓋了相關理論概述以及現(xiàn)存問題，以及對應的優(yōu)化對策，希望本文研究分析的進行對于實際的網絡安全管理工作能夠起到一定幫助。

關鍵詞：檔案信息化管理;優(yōu)勢;安全

1.檔案信息化的概念

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和利用。也就是說，紙質版的檔案備份經過科學技術數字化編輯，轉換成為各種文本文檔、計算機圖形、網頁內容、相關視頻等形式，再通過磁帶、網盤、儲存卡等進行儲存和集中管理工作。

2.檔案信息化網絡安全管理的現(xiàn)存問題

2.1安全管理制度亟需完善

現(xiàn)階段檔案部門的制度體系中，有關于保障檔案安全的相關規(guī)定。但是仔細閱讀發(fā)現(xiàn)，這些制度、規(guī)定大多是指紙質檔案，而很少涉及電子檔案。也就是說，目前科技計劃項目電子檔案的安全管理制度仍然處于空白地帶，從而更容易引發(fā)安全漏洞。事實上，信息時代下科技計劃項目的立項申報、材料驗收等各項工作，基本上實現(xiàn)了無紙化辦理。這也使得近年來電子檔案比例持續(xù)增加，甚至在一些互聯(lián)網技術比較發(fā)達的省、市，電子檔案的比例已經超過紙質檔案。但是有些檔案工作人員沒有及時轉變思路，沒有對現(xiàn)有的管理制度進行補充和調整。在沒有完善的制作提供約束和指導的情況下，對于電子檔案的安全管理工作不能高質量的開展。

2.2網絡環(huán)境存在風險隱患

原來的檔案管理各項工作主要依托線下辦理，而信息化建設背景下，無論是檔案的載體、類型，還是檔案的接收、查閱、轉移等各項業(yè)務，都是依靠網絡線上辦理。這種情況下營造安全的網絡環(huán)境就顯得尤其必要。但是目前來看，很多檔案管理部門對網絡環(huán)境的重視程度不高，在訪問互聯(lián)網時沒有啟用保護程序，或者是對第三方網站進行病毒查殺。如果網絡本身存在安全漏洞，在訪問過程中就很有可能出現(xiàn)病毒入侵的情況，對整個檔案部門的信息系統(tǒng)都有可能構成安全威脅。

2.3管理軟件存在安全漏洞

檔案信息化建設的一個顯著特點，在于各類辦公軟件和專業(yè)應用軟件的推廣使用。這些軟件往往能夠基于科技計劃項目檔案管理的各種需要，提供預制匹配的服務功能，從而在簡化操作、提高效率等方面具有特殊的優(yōu)勢。但是這些由第三方企業(yè)開發(fā)的應用軟件，本身也有可能因為維護不到位，或者是下載渠道不正規(guī)，而存在諸多的安全漏洞。因此，檔案工作人員在享受這些應用軟件提供工作便利的同時，也必須警惕可能存在的安全漏洞。

2.4管理人員安全能力不強

做好電子檔案的安全管理，首先要求從事檔案工作的每一名工作人員，必須要具備較強的風險意識，能夠敏銳的覺察到當下檔案管理存在的各類安全風險。但是調查發(fā)現(xiàn)，很多基層檔案從業(yè)者缺乏安全防護意識，認為只要做好檔案的保管工作即可，對檔案的安全防護、開發(fā)利用等缺乏一個客觀的認識。還有的檔案從業(yè)者雖然從業(yè)時間較長，工作經驗豐富，但是也因為年齡較大，對于電子檔案安全管理的各項技術缺乏了解。不能很好地發(fā)揮技術優(yōu)勢做好檔案保護，也成為檔案安全漏洞多發(fā)的一方面原因。

3.檔案信息化網絡安全管理的優(yōu)化對策

3.1重視管理制度建設

科技計劃項目中必須保障信息安全，例如非項目相關人員不得旁聽，即便是參與旁聽的人員，也不得進行拍照，安全管理意識有了較為明顯地提升。同樣的，在科技計劃項目的檔案管理方面，也要重點補充和完善關于電子檔案的安全管理制度。首先是制定電子檔案接收的統(tǒng)一標準，例如圖片類檔案，均使用.jpg格式存儲，文字類檔案，均使用.pdf格式存儲;影像類檔案，均使用.mp4格式存儲。采用統(tǒng)一的接收、存儲標準，一來保證格式兼容，方便后期進行查閱;二來也可以使檔案內容清晰可見，避免出現(xiàn)亂碼，對保障檔案的可用性有積極幫助。

3.2加強網絡環(huán)境管理

在辦理科技計劃項目檔案的各項業(yè)務時，必須保證線上網絡環(huán)境的絕對安全。具體又可以分為內部網絡和外部網絡兩部分：內部網絡即為本單位的局域網，網絡安全環(huán)境相對較好。在日常工作中，應注意養(yǎng)成良好的操作習慣，杜絕因為個人不規(guī)范行為而引發(fā)安全問題的情況。檔案管理人員要熟悉并遵守本單位的網絡安全管理制度，例如禁止使用辦公計算機從商業(yè)網站上下載文件，將個人U盤、移動設備連入辦公計算機時，需要先使用安全防護軟件進行病毒查殺。外部網絡即為互聯(lián)網，具有較高的安全風險，也是網絡環(huán)境管理的重點對象。嘗試多種措施消除網絡環(huán)境中的風險與隱患，例如啟用防火墻，或者是安裝360等殺毒軟件等。如果需要在內網與外網之間傳輸電子檔案，還需要使用到加密/解密技術，或者是數字簽名認證技術等，以保證電子檔案在網絡傳輸過程中的絕對安全。

3.3做好應用軟件維護

首先，科技計劃項目檔案管理單位在下載和安裝應用軟件時，應選擇正規(guī)渠道，例如軟件服務商的官方網站。同時在安裝前應當進行一次病毒查殺，確定該軟件不存在安全漏洞方可正常安裝和使用。其次，檔案管理中使用到的各類軟件，必須定期檢查是否有版本更新。如果有新的版本，應當將其更新至最新版本。這樣既可以獲得更加穩(wěn)定的運行效果，同時也能夠使用新開發(fā)的輔助功能，為科技計劃項目檔案管理工作開展提供便利。最后，對于自主開發(fā)的一些檔案管理信息系統(tǒng)，也要將安全性能和運行穩(wěn)定作為優(yōu)先考慮的內容。例如系統(tǒng)開發(fā)時，選擇成熟度較高的JBossSeam搭建系統(tǒng)框架，平臺結構采用B/S結構，開發(fā)語言選擇java或者C++等。

3.4培養(yǎng)安全技術人員

鑒于新時期科技計劃項目檔案的安全管理需要，檔案從業(yè)人員僅僅掌握本專業(yè)的知識和技能顯然無法保證崗位勝任力。除了較高的專業(yè)素養(yǎng)外，對于信息技術的掌握和應用水平，尤其是對于各類安全防護技術的操作，也成為新時期檔案人員必備的技能。例如，數字水印技術是目前保障檔案安全、防止檔案丟失的關鍵技術之一。要想應用該技術保障科技計劃項目檔案的安全與完整，檔案工作人員必須要掌握數字水印的嵌入技術、數字水印的真?zhèn)伪鎰e技術等。因此，檔案管理部門應當基于新時期安全防護的需要，制定相應的培訓計劃，來保證電子檔案的安全管理工作能夠得到穩(wěn)定的開展。

結語：綜上所述，在當下的檔案工作環(huán)境和條件下，做好檔案信息化的網絡安全管理是極為重要的，這不但是解決現(xiàn)存網絡安全管理不足的重要方法，更是優(yōu)化網絡安全管理的重要對策，也希望本文提出的各項對此對于實際的檔案信息化網絡安全管理能夠起到一定幫助。

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