電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊與融合

劉裕釗 國家管網(wǎng)西部管道公司

如今電子檔案成為單位檔案資料的重要載體，具有存儲方便、查閱速度快等優(yōu)點。相比于以前的檔案管理方式，電子化管理模式擁有大量優(yōu)勢，其重點是對電子文件開展有效、深入管理。然而，這種電子文件并不具備直接閱讀性，需要借助計算機技術對文件內(nèi)容進行讀取，進而可以充分提高傳遞與處理的進程，方便人員使用、處理與儲存信息。

一、電子檔案的特點

①電子檔案管理的對象。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，電子檔案要管理的是數(shù)字信息和載體，檔案管理人員將紙質(zhì)檔案轉化為掃描件、電子文檔、電子表格等電子檔案，并進行整理和歸納，從而完成電子檔案管理工作。通過將紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案能夠更加利于檔案管理人員的日常查閱和整理，電子檔案的應用不僅縮短了檔案管理工作的時間，還提高了檔案管理工作的效率。②電子檔案管理的方式。相對于傳統(tǒng)檔案的管理方式來說，電子檔案的管理方式具有簡單、便捷的特點，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過對紙質(zhì)檔案進行分類和匯總，通過結合檔案的內(nèi)容對檔案進行科目分類，而且紙質(zhì)檔案還需要進行年份的分類，常用與非常用之間的分類，分類手法有很多，這些方式都要以手動的方式進行操作，而電子檔案的管理方式則不需要如此煩瑣的手續(xù)，而只要將紙質(zhì)檔案錄入電腦之后，應用電腦的自動分類功能，按照不同的屬性對其進行分類。因此，電子檔案管理模式更加便于檔案管理人員對檔案進行查閱和復制，避免了紙質(zhì)檔案在查閱過程中的人為損壞或數(shù)據(jù)丟失的問題。

二、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊與融合

（一）管理原則相輔相成

傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理兩者的原理是一樣的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理隨著時間推移與社會進步的產(chǎn)物，電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理基礎的一個延伸與進展，將信息化技術體現(xiàn)得淋漓盡致。當然電子檔案的效率遠遠要比傳統(tǒng)檔案管理高得多，這兩者之間也有著千絲萬縷的關系。從另一方面來說，電子檔案利用的是電子技術的快捷性與多元化進行儲存，在保管過程中難免會遇到一些信息隱患的干擾，信息的真實性與有效性還是需要傳統(tǒng)檔案的支撐，當然從儲存方式上來講，傳統(tǒng)檔案管理的方式過于煩瑣，儲存量也非常有限，這一點，電子檔案管理的優(yōu)勢不言而喻，在事業(yè)單位的綜合管理中有著不可替代的作用。

（二）重視電子文檔的安全管理，健全安全管理機制

首先，必須進一步強化檔案管理人員的工作責任意識與安全責任意識，嚴格按流程完成電子文檔的錄入、存儲、調(diào)用等工作。檔案管理人員需及時記錄好檔案信息更改與使用情況，方便后續(xù)查詢。其次，采取定期備份辦法，即把電子檔案信息復制成兩份或多份，將其保存在不同的存儲載體上。電子檔案易遭到黑客、病毒攻擊而造成內(nèi)容丟失，也可能造成檔案無法打開。有時，檔案管理人員人為失誤也可能導致檔案信息被誤刪?？梢娮龊秒娮訖n案的備份對確保檔案信息的完備性非常重要。另外，保管電子檔案的設備一定要專機專用，以進一步提升電子檔案的安全性。若保管電子檔案的計算機也同時有其他用途，必然會涉及其他工作的媒介信息，從而增加感染病毒的概率，對電子檔案安全造成潛在的威脅。最后，隨著時間的推移計算機中會形成大量沒用的文檔信息，經(jīng)常出現(xiàn)誤刪或誤用文檔的問題。這需要定期維護檢查軟硬件設施，及時升級軟硬件，保證電子檔案管理系統(tǒng)正常運行。借助技術手段預防電子文檔被非法訪問或篡改，常見的技術手段包括數(shù)字簽名、防火墻設置、身份驗證、病毒防護、讀寫權限設置等。

（三）推動電子檔案資源整合，實現(xiàn)電子檔案精細化管理

大數(shù)據(jù)時代，單位要進一步著眼于信息資源建設工作，充分挖掘電子檔案的價值，推動電子檔案資源整合。一是做好源頭控制，單位要制定相關的規(guī)章制度，明確聲像、影像、圖像、電子文件類檔案資源的處理標準、格式、流程，避免檔案管理無序化。同時，要細化檔案管理部門與其他業(yè)務部門在電子檔案管理中的權責，探索業(yè)務部門專責先行處理的機制，避免電子檔案二次加工，實現(xiàn)“一次歸檔、長期利用”的目標。二是要創(chuàng)新電子檔案管理模式，加快電子檔案數(shù)據(jù)庫建設。單位要堅持“存量數(shù)字化”與“增量數(shù)字化”工作的同步推進，對現(xiàn)階段的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉化的同時，對新增加的電子檔案進行處理。這一過程中，單位既可以招聘更多的檔案管理人員，也可以探索將部分業(yè)務外包給外部專業(yè)部門，緩解人力資源不足的壓力。三是要重視電子檔案開發(fā)利用，從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進行整合利用。為此，單位可以根據(jù)本單位業(yè)務類型建設政策類、業(yè)務文件類、法規(guī)類以及其他類別的子數(shù)據(jù)庫，便于后期的檢索與利用，打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

三、結語

隨著時代的發(fā)展，信息化技術逐漸融入到人們的工作和生活當中，而電子檔案作為一種新型的檔案管理模式更好地促進了檔案管理工作的開展，能夠有效地節(jié)約人力和物力，提高檔案服務的質(zhì)量和檔案利用率。但就目前電子檔案的實施情況來說還存在一定的問題，為了更好地促進電子檔案的應用，應利用風險管理方法，提升電子檔案管理水平，規(guī)范電子檔案管理模式，建立完善的管理機制，從而使電子檔案在檔案管理工作中得到更加充分的應用、發(fā)揮出更大的價值。