基于信息化條件下基層審計(jì)檔案管理與利用

張金玉 河南省鹿邑縣審計(jì)局

審計(jì)檔案管理是審計(jì)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，也是管理工作開展的核心內(nèi)容。審計(jì)檔案管理是以對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存等工作為基礎(chǔ)，通過對(duì)審計(jì)檔案的有效利用，更好推進(jìn)審計(jì)工作質(zhì)量提升。因此，本文就信息化條件下基層審計(jì)檔案管理與利用的開展辦法與管理優(yōu)化方案進(jìn)行探討，以期進(jìn)一步指導(dǎo)基層審計(jì)檔案管理工作落實(shí)提升。

一、基層審計(jì)檔案管理存在的問題

審計(jì)檔案是指審計(jì)機(jī)關(guān)在項(xiàng)目審計(jì)調(diào)查過程中產(chǎn)生的直接性數(shù)據(jù)資料，以紙質(zhì)、光盤、磁質(zhì)等不同介質(zhì)形式儲(chǔ)存，是對(duì)審計(jì)工作開展情況最真實(shí)的記錄與反應(yīng)，也是對(duì)審計(jì)工作開展質(zhì)量的有效衡量標(biāo)準(zhǔn)，是對(duì)審計(jì)工作進(jìn)行評(píng)估的依據(jù)。但是，由于基層審計(jì)部門對(duì)于檔案管理意識(shí)淡薄，未能重視信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致基層檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢，管理工作效率低，檔案信息的利用率較低[1]。現(xiàn)就基層審計(jì)檔案管理工作中存在的主要問題進(jìn)行分析，大致總結(jié)為以下三點(diǎn)：

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理制度

基層審計(jì)檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)管理模式，無法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求，檔案管理效率低，在一定程度上影響事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。基層審計(jì)管理部門未能建立符合信息化檔案管理的相應(yīng)的管理模式，工作過程中缺乏統(tǒng)一、規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)。制度執(zhí)行力度較低，管理松散，執(zhí)行多停留在表面，使得管理工作缺乏可靠性。

（二）檔案利用率較低

基層審計(jì)檔案管理工作多是停留在檔案歸檔保存階段，查閱與使用等檔案利用率較低，導(dǎo)致基層審計(jì)檔案資源所具備的指導(dǎo)作用無法發(fā)揮?；鶎訉徲?jì)管理中仍需要多個(gè)審批借閱程序，才可對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行查閱，程序煩瑣，效率低下，且對(duì)于借閱者的要求較低，保密性不強(qiáng)，極易因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)損毀、更改，導(dǎo)致檔案的利用效率大幅降低[2]。部分基層審計(jì)檔案雖然均有很好保存，但是大量信息資料淹沒于眾多檔案之中，管理者與審計(jì)人員并未對(duì)珍貴的檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，導(dǎo)致審計(jì)檔案無法為審計(jì)工作發(fā)揮指導(dǎo)，也未能在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)中貢獻(xiàn)出相應(yīng)力量。

目前，多數(shù)基礎(chǔ)審計(jì)檔案管理已經(jīng)開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、閱覽查詢等處理，雖然減少了人工管理效率低下的問題，但是未能建立有效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)評(píng)估管理制度，缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)管理人員，使得檔案的安全指數(shù)較低。

二、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理方案

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織，明確職責(zé)

建立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)分工，強(qiáng)化跟蹤問效。對(duì)檔案管理情況進(jìn)行定期追蹤，對(duì)于管理工作開展的不足之處進(jìn)行分析，對(duì)比表現(xiàn)不佳者提出批評(píng)，管理優(yōu)異者給予表揚(yáng)。加強(qiáng)考核力度，將管理工作納入到年底綜合目標(biāo)考核之中，將檔案信息化建設(shè)管理的分值比重增大，使管理人員對(duì)信息化建設(shè)的重視度大幅提升。將基層審計(jì)的檔案管理作為評(píng)先評(píng)優(yōu)的重要指標(biāo)，從而提升管理的積極性與主動(dòng)性。

（二）強(qiáng)化規(guī)章制度，規(guī)范管理

根據(jù)《審計(jì)法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合基層審計(jì)工作實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有的檔案制度內(nèi)容進(jìn)行排查，對(duì)其中不足的規(guī)章制度重新制定，修補(bǔ)完善，保證檔案管理內(nèi)容更具規(guī)范性、科學(xué)性，對(duì)基礎(chǔ)審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行有效細(xì)化，明確管理工作流程與進(jìn)度，更有利于推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。所制定的檔案管理制度要積極落實(shí)，保證檔案管理工作的有序推進(jìn)[3]。

（三）加大資金投入，加快信息化建設(shè)

在年初部門預(yù)算時(shí)就需要對(duì)檔案管理所需的計(jì)算機(jī)硬件及軟件的投入金額，硬件設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)等；軟件則包括金瑞、智邦等檔案管理軟件以及相關(guān)安全管理軟件。加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)，通過檔案室改建與擴(kuò)建，擴(kuò)大檔案管理辦公空間的同時(shí)，合理分區(qū)，將檔案庫房、辦公室以及閱覽室等功能分開，使檔案管理、閱覽利用等工作可有序開展。

（四）加強(qiáng)人員配置，建立優(yōu)秀管理隊(duì)伍

審計(jì)機(jī)關(guān)作為行政執(zhí)法機(jī)關(guān)，所有審計(jì)內(nèi)容均需建立單獨(dú)且完善的審計(jì)檔案，這需要審計(jì)人員不僅能完成審計(jì)工作職責(zé)，也需成為專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理過程中管理隊(duì)伍的建設(shè)工作極為重要。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有審計(jì)檔案管理人員的在崗培訓(xùn)，通過定期分層次、有步驟的進(jìn)行檔案管理知識(shí)、法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)水平有效提升[4]。邀請(qǐng)上級(jí)檔案局專家到基層單位對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，指出管理工作中的不足之處，并進(jìn)行現(xiàn)場講解與指導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。根據(jù)檔案管理人員的個(gè)人表現(xiàn)，表現(xiàn)優(yōu)異者可推薦至上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)進(jìn)行培訓(xùn)。鼓勵(lì)審計(jì)人員參加檔案專業(yè)職稱考核，使審計(jì)人員的專業(yè)知識(shí)與技能有效提升。積極引入掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案管理人才，更好建立優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，提升管理效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)期、新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作開展時(shí)，需要制定完善健全的管理制度并徹底落實(shí)執(zhí)行，加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷更新管理觀念，加強(qiáng)信息化建設(shè)投入，引入新形勢(shì)與新方式，積極組建更專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，從而使檔案管理工作質(zhì)量有效提升，使檔案的利用率提高，更好指導(dǎo)基層審計(jì)工作。