基層單位檔案管理數(shù)字化的必要性與實(shí)現(xiàn)策略

吳霞 四川省涼山彞族自治州喜德縣自然資源局

任何機(jī)關(guān)單位要想做好自身的工作，都應(yīng)該從基層做起，基層單位與廣大人民群眾連接更加緊密，更加清楚群眾的需求，是高層單位的基礎(chǔ)，當(dāng)前基層單位檔案管理工作還存在一定問(wèn)題，數(shù)字化的程度與水平不夠高，嚴(yán)重影響檔案管理效率，為此基層單位需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作中面臨的各種問(wèn)題不斷對(duì)自身的工作進(jìn)行優(yōu)化，提高自身的檔案管理水平，為上級(jí)單位與其他部位的工作提供一定支持。

一、當(dāng)前基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的問(wèn)題

雖然社會(huì)在不斷的發(fā)展，技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，但是要想完全實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，需要重新對(duì)曾經(jīng)的檔案進(jìn)行梳理與歸納，同時(shí)還需要一個(gè)更加符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)的完善的數(shù)字化檔案管理制度與模式，總之自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)中存在很多問(wèn)題。

（一）基層單位檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)量巨大

要想實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的數(shù)字化，不僅要在今后的檔案管理中通過(guò)數(shù)字化的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，還需要對(duì)以前的檔案資源進(jìn)行整理，而各種各樣的檔案類(lèi)型加起來(lái)，所需要的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)量是十分巨大的，再者，數(shù)字化檔案的主要對(duì)象為業(yè)務(wù)檔案，而業(yè)務(wù)檔案占到了所有檔案類(lèi)型中的百分之九十，這進(jìn)一步增加了檔案數(shù)字化的難度[1]。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不足

自然資源局中檔案大多是以圖紙類(lèi)型的為主，這類(lèi)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化對(duì)設(shè)備的要求比較高，當(dāng)前很多基層單位的數(shù)字化加工設(shè)備只有幾臺(tái)，而且質(zhì)量與先進(jìn)性都無(wú)法得到保證。對(duì)于圖紙檔案來(lái)說(shuō)，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化錄入，需要比較高配的掃描儀，而很多基層單位內(nèi)的設(shè)備根本達(dá)不到這樣的標(biāo)準(zhǔn)，另外在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，也缺少先進(jìn)的數(shù)字化加工系統(tǒng)軟件，這在很大程度上影響了檔案數(shù)字化質(zhì)量與效率。

（三）缺少專業(yè)的數(shù)字化專業(yè)人才

當(dāng)前很多基層單位內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理的仍然以缺少數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的普通檔案管理人員為主，缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人才，雖然為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，單位內(nèi)部會(huì)為檔案管理人員提供一定的技術(shù)指導(dǎo)，但是在短時(shí)間內(nèi)管理人員是不可能完全掌握數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，專業(yè)人才的短缺也在很大程度上限制了檔案管理工作的數(shù)字化。

二、基層單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以在很大程度上提高檔案管理效率，另外在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化之后，還可以在很大程度上提高檔案的利用率，從而更好的為上層決策者提供更加有效的信息，由此可見(jiàn)推動(dòng)基層單位檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。

三、基層單位檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)策略

（一）有序安排數(shù)字化進(jìn)度

需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的自然資源檔案實(shí)在是太多了，所以我們?cè)趯?shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中必須有主有次、有先有后，有序的安排數(shù)字化進(jìn)度，只有這樣，才能讓檔案數(shù)字化有條不紊的進(jìn)行。在對(duì)檔案數(shù)字化的進(jìn)度進(jìn)行安排規(guī)劃的時(shí)候，可以結(jié)合應(yīng)用需求進(jìn)行，對(duì)于亟須運(yùn)用的檔案資源，可以將其安排在數(shù)字化建設(shè)的工作前期，從而更好的為自然資源部門(mén)提供幫助[2]。

（二）促進(jìn)先進(jìn)數(shù)字化設(shè)備的邁進(jìn)

很多基層單位的數(shù)字化設(shè)備太過(guò)陳舊，很多機(jī)器配置比較差，而數(shù)字化建設(shè)本身就是建立在先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)的基礎(chǔ)上，因此基層單位一定要對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新，上級(jí)部門(mén)應(yīng)該為基層部門(mén)的設(shè)備更新提供一定資金。

（三）靈活選擇數(shù)字化合作模式

完全依靠基層單位的基層檔案管理人員來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化不現(xiàn)實(shí)，畢竟原有的檔案管理人員缺乏足夠的技術(shù)水平，而重新招錄一批新的技術(shù)型的檔案管理人員也不現(xiàn)實(shí)，為此基層單位應(yīng)該尋求外界合作，靈活選擇數(shù)字化合作模式?；鶎訂挝豢梢詫n案數(shù)字化加工進(jìn)行外包處理，即將技術(shù)方面的工作外包給專門(mén)的數(shù)字化企業(yè)。首先，數(shù)字化外包需要一定的資金作為基礎(chǔ)，因此基層單位可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)支持，資金申請(qǐng)下來(lái)之后，可以通過(guò)走訪的方式對(duì)數(shù)字化處理的企業(yè)進(jìn)行選擇，在委托的過(guò)程中注意做好檔案信息的保密工作，從而在提高檔案數(shù)字化建設(shè)效率的同時(shí)保證檔案信息的安全。

（四）完善數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，還是要建立一個(gè)高素質(zhì)的人員隊(duì)伍，畢竟數(shù)字化公司只擁有技術(shù)與設(shè)備，但是對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容卻并不了解，因此需要促進(jìn)檔案管理工作人員與外包企業(yè)之間的合作，在正式工作之前，需要讓雙方之間加強(qiáng)溝通，確定好雙方負(fù)責(zé)的范疇，從而更好的提高檔案管理數(shù)字化的效率。在促進(jìn)企業(yè)與單位檔案管理工作人員合作的同時(shí)，還是要注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)[3]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基層單位檔案眾多，且檔案具有極高的運(yùn)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以更好的保證檔案管理與運(yùn)用效率，而基層單位又是部門(mén)基礎(chǔ)，由此可見(jiàn)實(shí)現(xiàn)基層檔案管理工作的數(shù)字化十分有必要。為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，基層單位一定要不斷完善自身的數(shù)字化檔案管理體系，注意設(shè)備的更新?lián)Q代，同時(shí)加強(qiáng)人員素質(zhì)提升，另外，還可以積極尋求外界的幫助，借助專業(yè)企業(yè)來(lái)更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。