淺析新時期人事檔案多向流動趨勢及對策

楊真超 中山市退役軍人服務(wù)中心

在我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)的大背景下，社會結(jié)構(gòu)也正在發(fā)生較大變化。傳統(tǒng)以工作單位為核心的一元模式正向以個人為核心的多元模式轉(zhuǎn)變，與之相對應(yīng)，人力資源也從嚴(yán)重依附單位向逐漸解放自我，順應(yīng)個性方向轉(zhuǎn)變，因此對人事檔案的多向流動產(chǎn)生了巨大需求。這一點本質(zhì)上是經(jīng)濟社會發(fā)展特色在人力資源管理領(lǐng)域的一個重要體現(xiàn)。

一、傳統(tǒng)人事檔案流動模式與新時期社會發(fā)展的矛盾

我國政府很早就建立了對人事檔案的專門管理體系，通過將主要的人力資源劃分為“干部身份”和“工人身份”，并由組織系統(tǒng)和人力資源社會保障系統(tǒng)分別進行管理的模式，搭建起了適應(yīng)我國經(jīng)濟社會運行制度的人事管理體系。在這一體系下，絕大多數(shù)的人事檔案基本都只能、也只需要單向流動。但新時期經(jīng)濟社會的高速發(fā)展催生了一大批新業(yè)態(tài)、新職業(yè)和新組織，人力資源流動也有了新變化，傳統(tǒng)的人事檔案流動模式與社會發(fā)展的矛盾日漸凸顯。

1.經(jīng)濟新常態(tài)催生了人事檔案多向流動的內(nèi)在動力。隨著經(jīng)濟發(fā)展的加快，社會分工也越來越細(xì)，出現(xiàn)了大量與傳統(tǒng)定義有所區(qū)別的職業(yè)、行業(yè)和企業(yè)，將人力資源簡單劃分為“干部”和“工人”兩種身份與上述情況越來越不相適應(yīng)。例如自由職業(yè)者的人事檔案流動，“體制內(nèi)”和“體制外”的人事檔案流動以及所謂“兩新組織”人員的人事檔案流動等問題，都是這一矛盾的集中反映。

2.經(jīng)濟新常態(tài)之下人事檔案流動速度大幅度提升。從內(nèi)容層面看，由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，相當(dāng)一部分人事檔案信息都在進行線上化，諸如個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等信息使用頻率大為提高，甚至有部分較為私密的信息使用頻率也有明顯增加，同時信息的流通速度也更快，信息同時多點應(yīng)用，或者對應(yīng)不同場合使用的情況十分普遍。從程序?qū)用婵?，傳統(tǒng)的人事檔案流動需要相對嚴(yán)格的授權(quán)，大大影響流動速度。例如行政服務(wù)需要讓“數(shù)據(jù)”在各個部門之間“跑腿”，而不是讓民眾親自“跑腿”，但涉及人事檔案信息的限制往往更加明顯。

3.人事檔案的記錄載體與方法需要改進。當(dāng)今我們的日常經(jīng)濟社會活動早已進入“掌上”時代，但大部分人事檔案載體卻停留在紙質(zhì)時代；而作為人事檔案信息核心的內(nèi)容，其“革命化”的記錄風(fēng)格也與新常態(tài)之下很多企業(yè)和職業(yè)要求不相符合。這種強烈的差異已經(jīng)越來越影響到民眾的切身利益，增加了人們“用手投票”的風(fēng)險。

二、新時期建立與完善人事檔案多向流動的必要性

1.多向流動是新常態(tài)下經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢?！皟尚陆M織”的大量出現(xiàn)正在改變?nèi)肆Y源結(jié)構(gòu)，而“兩新組織”在經(jīng)濟社會發(fā)展中的話語權(quán)日漸增強也必然促使人力資源更充分的流動，因此人事檔案也必然從單向流動轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛄鲃?，以適應(yīng)這種變化。

2.信息技術(shù)的發(fā)展為多向流動提供基礎(chǔ)。智能終端的不斷更新與普及，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，線上模式的大規(guī)模推廣都為人事檔案的多向流動提供了技術(shù)支撐。智能終端讓人與信息聯(lián)系更緊密；大數(shù)據(jù)能以最快速度、在更廣范圍內(nèi)匯聚海量信息；線上模式能實現(xiàn)對信息的動態(tài)管理。這些技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用不僅在物質(zhì)條件上改變著人事檔案管理的方式，更在思維上革新著人力資源管理的理念。

3.人事檔案多向流動是提升政府治理能力的內(nèi)在要求之一。經(jīng)濟新常態(tài)之下，國家提出了提升政府治理能力的方針，反映到人事檔案管理領(lǐng)域就是要把握好三個大原則：一是政府必須管的要加強管理，將責(zé)任主體落實到位，防止推諉扯皮；二是對可以放開管理權(quán)限的檔案信息應(yīng)當(dāng)積極探索分級分項授權(quán)；三是對目前由政府負(fù)責(zé)管理，但技術(shù)上并非最適合的檔案信息嘗試交給第三方去管理。只有進一步順暢人事檔案多向流動機制，才能切實提升政府在人事檔案方面的治理能力。

三、推動新時期人事檔案多向流動的幾個對策

1.人事檔案相關(guān)各方需要盡快轉(zhuǎn)變觀念，樹立動態(tài)化的檔案管理理念。公民個人不應(yīng)再把人事檔案的管理完全丟給政府部門或第三方，而應(yīng)當(dāng)主動了解自己人事檔案的信息，載體和存放等情況，厘清重大事項的對應(yīng)內(nèi)容及程序，設(shè)置相關(guān)權(quán)限等。人事檔案管理方則應(yīng)當(dāng)盡可能為檔案信息的線上化提供便利，有條件的可以建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。

2.積極探索人事檔案信息的分級與分項管理。依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對不同的檔案信息進行分類管理?；A(chǔ)性信息“強流通弱授權(quán)”，甚至對部分特定信息進行強制公開；而對個性化較強，涉及公民隱私的信息“強授權(quán)弱流通”，并根據(jù)工作需要對權(quán)限進行動態(tài)管理，真正將“數(shù)據(jù)跑腿”落到實處。

3.進一步暢通人事檔案多向流動的渠道。橫向而言，需要進一步打通檔案信息在政府部門之間的流通渠道，長遠(yuǎn)來看還要打通機關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)之間相互流通的渠道，借助信息化手段完善信息的收集、整理、篩選和歸檔的路徑及方法，規(guī)范與清理行政許可?？v向?qū)用鎰t要利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化管理。例如根據(jù)國家人力資源政策的變化，及時調(diào)整既有的檔案信息，變更信息口徑或者補充相關(guān)佐證等等。建設(shè)更好的硬件和軟件環(huán)境，便利人事檔案管理方收集、整理和干預(yù)相關(guān)信息，從而讓人事檔案更加適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展。

4.不斷完善人事檔案的管理體制。國家應(yīng)當(dāng)加強對人事檔案管理的立法，盡快出臺《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》兩個文件的配套規(guī)范。提升人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案信息更安全，更好地服務(wù)個人。著力培養(yǎng)運用大數(shù)據(jù)進行人事檔案管理的人才，遴選和推廣好人事檔案大數(shù)據(jù)管理的平臺。