數(shù)字化背景下的高校檔案建設(shè)常見問題及對策

坎卓 西北民族大學(xué)

高校檔案是高校在日常管理、招生教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、科學(xué)研究等活動中形成的對社會、學(xué)校和學(xué)生具有保存價值的歷史記錄；是對高校辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)驗、辦學(xué)成果全面真實的記錄；是反映高校黨政管理、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、服務(wù)社會、對外交流等各項工作的綜合記錄。從時間維度看，具有非常大的數(shù)據(jù)價值[1]。隨著經(jīng)濟(jì)及科技的發(fā)展，檔案的輸入、儲存和管理也越來越依賴科技，越來越呈現(xiàn)數(shù)字化形態(tài)。數(shù)字化的發(fā)展是當(dāng)代社會的一種必然的走向和發(fā)展趨勢，同時檔案的數(shù)字化處理也能有效提高高校的檔案管理工作效率。數(shù)字檔案簡潔、便利的優(yōu)點也被人們廣泛認(rèn)可。因此檔案數(shù)字化目前在高校是很重要的并且正在進(jìn)行中的工作。但是檔案數(shù)字化的過程中，仍然存在很多問題。本文針對這些問題提出相應(yīng)的解決措施，為推動高?？茖W(xué)有效的檔案數(shù)字化作出努力。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展和必要性

過去一段時間，我國高校在對檔案進(jìn)行管理的過程中一直沿用部門立卷歸檔的系統(tǒng)[2]。但是隨著經(jīng)濟(jì)社會及科技的發(fā)展，這套模式已經(jīng)不再適用于高校檔案的收集管理。檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今時代發(fā)展的必然結(jié)果，然而檔案數(shù)字化是一個比較復(fù)雜的過程。檔案數(shù)字化是隨著包括計算機(jī)、多媒體、云存儲等多種信息技術(shù)的出現(xiàn)與大面積應(yīng)用出現(xiàn)的一種新的檔案信息形式[3]。檔案數(shù)字化建設(shè)需要一邊對舊有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，一邊建立電子檔案收集系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)之上完成檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)[4]。目前我國高?；径荚谶M(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)工作，國家及地區(qū)也頒布了數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如北京市頒布的《檔案數(shù)字化規(guī)范》等，都為檔案數(shù)字化工作提供了標(biāo)準(zhǔn)和參照，有助于推進(jìn)檔案數(shù)字化科學(xué)有效進(jìn)行。

檔案收集與管理是一項復(fù)雜的工作，且人工收集與管理和數(shù)字化管理相比效率很低，復(fù)雜程度更大，成本高，同時由于人工處理很容易產(chǎn)生誤差，所以檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢很大，是大勢所趨。電子檔案更容易收集和保存，數(shù)據(jù)穩(wěn)定即可持久保存，可以節(jié)省大量的存儲空間，也不會因為紙質(zhì)檔案損毀或因時間問題字體淡化等出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。同時，電子數(shù)據(jù)相較紙質(zhì)檔案來說更容易分享和傳閱，節(jié)省了大量的人力物力，大幅提高檔案共享的效率。數(shù)字化檔案的普及推廣在一定程度上可以推動高校與時俱進(jìn)，對教師們教學(xué)與管理的水平和質(zhì)量提出新的要求。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）實體檔案內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，數(shù)字化難度較大

高等學(xué)校是一個綜合教育的平臺和環(huán)境，因此檔案涉及的內(nèi)容廣泛，種類較多。例如學(xué)校歷史資料、學(xué)生學(xué)籍及成績、科研文件資料、財務(wù)會議記錄、教師信息等。同時，自高校建校起就有檔案資料，至今存在的檔案時間跨度較大。且紙質(zhì)檔案可能存在字跡不清、頁面缺損等情況，數(shù)字化檔案錄入較困難。對豐富的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理較為復(fù)雜，且高校檔案數(shù)量十分龐大，需要投入大量的人力工作，難度較大。

（二）實體檔案載體多元，數(shù)字化管理要求更高

檔案數(shù)字化是將實體檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，或?qū)n案錄入使其成為電子數(shù)據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體會越來越多元化，包括圖片數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)及視頻數(shù)據(jù)等。傳統(tǒng)的舊式檔案收集管理方式無法適應(yīng)數(shù)字檔案處理，就對數(shù)字檔案收集、儲存和管理提出了新的更高要求，推動其產(chǎn)生一種能夠適應(yīng)多元載體的檔案管理方式。

（三）數(shù)字檔案讓網(wǎng)絡(luò)安全和建設(shè)人才面臨新挑戰(zhàn)

高校檔案對學(xué)校師生及高校管理十分重要，因此其儲存保管也應(yīng)十分慎重，就對高校數(shù)字檔案的保存提出了新要求。高校數(shù)字檔案建設(shè)依賴校園網(wǎng)，校園網(wǎng)是否安全，是否存在漏洞就尤為重要。如果校園網(wǎng)有很多漏洞，就會面臨非常多的風(fēng)險，就會威脅到高校檔案的安全。更有甚者會利用漏洞篡改檔案信息，后果十分嚴(yán)重。因此，檔案數(shù)字化對網(wǎng)絡(luò)安全要求較高。

同時，數(shù)字化檔案的建設(shè)要求建設(shè)隊伍具有較高的專業(yè)素質(zhì)，不但要熟悉檔案管理方面的專業(yè)知識，而且還要掌握信息技術(shù)，了解計算機(jī)的用法，需要有一定的信息處理的知識儲備。且在對檔案數(shù)字化處理前需要對隊伍進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，根據(jù)數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步不斷調(diào)整檔案數(shù)字化的方式，與時俱進(jìn)。因此，檔案數(shù)字化對建設(shè)隊伍的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。

（四）檔案數(shù)字化過程缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)收集、整理規(guī)范

我國紙質(zhì)化檔案歷程悠久，因此對紙質(zhì)化檔案收集等相關(guān)規(guī)定比較系統(tǒng)和完善。而檔案數(shù)字化還在不斷進(jìn)行當(dāng)中，缺乏相應(yīng)的收集整理規(guī)定。數(shù)字檔案格式較為繁雜，并且我國幅員遼闊，對于不同地區(qū)甚至不同企業(yè)及部門間的數(shù)字檔案都需要相對統(tǒng)一的收集建立體系和規(guī)范，否則不同地區(qū)間檔案信息無法及時貫通和使用。規(guī)則建立經(jīng)驗還需要從現(xiàn)實實踐和理論中不停摸索，必將是一個不斷完善且漫長的過程。

（五）部分學(xué)校不重視數(shù)字化檔案建設(shè)，物質(zhì)支持匱乏

雖然數(shù)字化檔案建設(shè)勢在必行，且相較傳統(tǒng)方式有較大優(yōu)勢，但部分學(xué)校仍然沒有重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，物質(zhì)支持、技術(shù)支持及人才支持都很匱乏。檔案數(shù)字化建設(shè)需要技術(shù)及資金支持，且對設(shè)備、場地及隊伍人才等都有較高的要求。如果高校不提供各種應(yīng)有的支持，則檔案數(shù)字化建設(shè)必定阻礙重重，難度加大。

三、高校數(shù)字化檔案建設(shè)的對策

（一）先科學(xué)規(guī)劃，后認(rèn)真建立

面對數(shù)量龐大，內(nèi)容豐富的檔案，需要在數(shù)字化檔案建立前就進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃。高校需要設(shè)立專門的團(tuán)隊，針對高校檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等方面進(jìn)行綜合考慮，再考慮高校所能提供的資金及技術(shù)支持，對數(shù)字化檔案建設(shè)的方式、數(shù)量及時間安排等進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃?？茖W(xué)規(guī)劃可以在很大程度上可以推進(jìn)高校的檔案數(shù)字化建設(shè)，并在一定程度上保證檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)有效。科學(xué)規(guī)劃一定要達(dá)到有效管理的目的，一方面對學(xué)?，F(xiàn)有檔案資源進(jìn)行有效監(jiān)管，另一方面對學(xué)校各部門之間的建設(shè)需要進(jìn)行細(xì)化管理，以解決分工不明的情況。最重要的是，要在學(xué)校各部門之間，建立數(shù)字化自動化管理系統(tǒng)，并且完善檔案管理自動化系統(tǒng)之間的管理規(guī)范。

（二）針對不同載體，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

根據(jù)國家頒布的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，仔細(xì)研究，再綜合考慮所在高校的具體檔案，建立符合規(guī)定的、具有特色的、適合自己的數(shù)字化檔案建立規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)定圖像數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)及視頻數(shù)據(jù)等不同載體檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為檔案數(shù)據(jù)處理提供參照，便于檔案的收集整理。同時，相同格式的檔案更有利于查找和共享，便于檔案的傳閱，在一定程度上可以提高檔案處理工作的效率。此外，要根據(jù)各高校自身學(xué)科建設(shè)的特點，制定有差異化的著錄方法及著錄標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，營造更加安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

檔案數(shù)字化建設(shè)工作需要高素質(zhì)的綜合人才，因此需要不斷的加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)的人才隊伍建設(shè)。高校要充分的重視人才培養(yǎng)，注意培養(yǎng)檔案數(shù)字化建設(shè)人才，在實踐中不斷積累經(jīng)驗。聘請數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)方面的專家來校講座培訓(xùn)，不斷提高在校數(shù)字化檔案建設(shè)隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。另外，還要著重引起相關(guān)人才，提高高校隊伍的綜合素質(zhì)。

同時，高校要為數(shù)字化檔案建設(shè)提供更加安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。既要注重校園網(wǎng)絡(luò)的漏洞監(jiān)測、修復(fù)，又要做好殺毒工作，提高對各種網(wǎng)絡(luò)病毒的防范水平，防止網(wǎng)絡(luò)病毒對檔案管理系統(tǒng)的侵害。在條件允許的情況下，可以對各種電子檔案進(jìn)行備份，在出現(xiàn)問題的情況下，也能確保檔案的安全無誤。還要建立錯誤監(jiān)測系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案的修復(fù)水平，在出現(xiàn)漏洞及錯誤的情況下，也能及時查找并進(jìn)行修改，確保檔案的正確性。

（四）建立健全相關(guān)的法律法規(guī)

要在數(shù)字化檔案過程中不斷吸取實踐經(jīng)驗，學(xué)習(xí)各種相關(guān)理論和科學(xué)技術(shù)，為建立健全相關(guān)法律法規(guī)提供實踐基礎(chǔ)、理論基礎(chǔ)和科學(xué)基礎(chǔ)。及時掌握社會的信息動態(tài)變化，了解各種先進(jìn)科技，如云計算、大數(shù)據(jù)等，以健全檔案信息管理的規(guī)范，確保檔案信息的安全性。以法律形式確立檔案各方面的收集整理規(guī)范，為檔案數(shù)字化提供法律制度保障，對不同地區(qū)及不同企業(yè)和部門進(jìn)行統(tǒng)一的改革，確保數(shù)字化檔案進(jìn)程順利進(jìn)行。

（五）支持?jǐn)?shù)字化檔案建設(shè)工作，做好保障工作

高校要重視檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，積極提供相應(yīng)的物資、技術(shù)、人才、設(shè)備及場地等方面的支持，從較高層面規(guī)范檔案數(shù)字化工作。一方面，加強(qiáng)對檔案資料的收集、保管、鑒定、整理和檢索工作，從而完成系統(tǒng)全面的基礎(chǔ)性資料儲備。另一方面，對建設(shè)隊伍提供一定的激勵政策，提高其工作及創(chuàng)新的積極性，從而推動檔案數(shù)字化工作的順利有效進(jìn)行，在一定程度上降低檔案數(shù)字化工作的困難程度。

四、結(jié)語

在當(dāng)今社會，數(shù)字化檔案建設(shè)是一種創(chuàng)新的體現(xiàn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案弊端較多。如便攜性不足，工作效率低，儲藏空間占用較大等缺點。新形勢下的數(shù)字檔案則從根本上改變了我國的檔案信息收集整理方式。但是檔案數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立不是一朝一夕?，F(xiàn)今，檔案數(shù)字化過程仍然有很多問題有待解決，如數(shù)字化難度較大、數(shù)字化管理要求較高、相關(guān)法律法規(guī)不健全、對人才要求高、在一定程度上不受高校重視等問題。但不可否認(rèn)的是，檔案數(shù)字化的趨勢不可阻擋，不可逆轉(zhuǎn)，且優(yōu)勢顯著。因此，政府和高校都需對其進(jìn)行重視，提供相應(yīng)的資金、人才及技術(shù)支持，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。