事業(yè)單位檔案管理的質量保障體系的構建措施

閆曉莉 萊西市濱河小學

在事業(yè)單位中，通過構建檔案管理質量保障體系能夠營造良好的氛圍，使檔案管理人員能夠發(fā)揮自己的才能，使得其整體素質得以提升，在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理具有不可忽視的作用。由于檔案承載諸多信息數(shù)據(jù)，也為各項決策提供了依據(jù)，所以，需要將該項工作落到實處，不斷完善質量保障體系，滿足事業(yè)單位的改革發(fā)展需求。

一、檔案管理質量保障體系存在的問題

（一）管理人才的缺失

在事業(yè)單位中，檔案管理人員的綜合素質直接影響著該項工作質量。根據(jù)實際情況來看，不少檔案管理人員的業(yè)務能力還有待提升，職業(yè)素養(yǎng)也需要進一步培養(yǎng)，有些檔案管理人員未能接受系統(tǒng)培訓，尤其對信息技術的應用能力比較差，所掌握的專業(yè)知識比較匱乏，從而降低了檔案管理效率。另外，檔案管理人員的穩(wěn)定性比較低，這樣也會影響檔案管理質量保障體系的建設進程。

（二）檔案管理體系不夠健全

在事業(yè)單位中，根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀來看，其規(guī)范性還需要進一步提升，歸檔質量不高，檔案收集不夠全面。之所以出現(xiàn)這樣的問題，與管理制度不完善存在很大關系，不僅影響了檔案管理效率，也會導致檔案管理人員具有較強的隨意性，降低了整體的管理質量。除此之外，檔案管理的權威性較低，由于該項工作定位不夠準確，不少人認為該項工作耗時耗力，從而忽視了檔案管理質量保障體系的建設，無法發(fā)揮檔案管理的效能。

（三）管理措施需要創(chuàng)新

對檔案管理工作進行開展的過程中，所面臨的信息、資料比較多，檔案管理人員承受著較大的工作壓力，通過合理利用信息技術，在很大程度上可以優(yōu)化檔案管理工作方法。然而，不少檔案管理人員未能夠靈活應用先進的技術、措施，在傳統(tǒng)管理方式下降低了方案管理效率。對紙質檔案資料進行管理時，很容易發(fā)生資料丟失又或者是損壞等問題，嚴重影響了檔案資料的完整性。另外，電子檔案的管理效果不理想，無能充分發(fā)揮信息技術的作業(yè)，從而阻礙了檔案管理質量保障體系的信息化建設，也阻礙了事業(yè)單位自身的發(fā)展[1]。

二、檔案管理的質量保障體系建設策略

（一）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)理念

在事業(yè)單位中，針對檔案管理進行質量保障體系建設時，需要對管理理念進行創(chuàng)新，檔案管理人員要樹立端正的職業(yè)理念，即：愛崗敬業(yè)、樂于奉獻、求實創(chuàng)新等等，營造良好的工作氛圍，在此基礎上，也要對檔案管理人員進行思政教育，將質量體系建設與職稱評審、進修等相結合。同時，針對檔案管理人員要對其安全意識進行強化，合理應用獎懲機制，使其全身心地投入新知識學習中，保證質量保障體系的有序建設，使得檔案管理工作系統(tǒng)化開展。

（二）重視檔案管理質量保障體系建設

對檔案管理工作來說，對質量保障體系進行建設時，相關領導需要對此項工作給予高度重視，主動履行自身的職責，上級主管部門應該質量保障體系建設工作納入事業(yè)單位的績效考核中，而事業(yè)單位自身也應該將此項工作與年度發(fā)展規(guī)劃相結合，讓相關領導及職員緊抓質量保障體系建設，提升檔案管理質量。除此之外，針對檔案管理工作的相關制度、法規(guī)、條例等需要大力宣傳，在日常工作中做好檔案檢查。

（三）健全檔案管理體系

在檔案管理工作中，為了能夠實現(xiàn)預期的管理目標，需要對檔案管理體系進行大力建設。事業(yè)單位需要針對質量保障體系的建設劃分全責，根據(jù)單位自身的實際情況優(yōu)化檔案管理機構，讓檔案管理人員明確自身的工作職責，表現(xiàn)突出者可以給予獎勵，以此激發(fā)其他檔案管理人員的工作熱情[2]。針對檔案管理體系，還需進行不斷優(yōu)化，及時發(fā)現(xiàn)檔案資料存在不足，進而發(fā)揮管理人員的監(jiān)督作用，保證檔案管理體系的完善性及規(guī)范性，讓檔案整理、修改、節(jié)約以及銷毀等有章可循，確保紙質檔案、電子檔案的同步管理。

（四）加大培訓力度

在質量保障體系建設過程中，需要對檔案管理人員進行大力培訓，提升其綜合素質，以此保證檔案管理質量。在事業(yè)單位中，需要安排專門的人員負責檔案管理。在培訓方面，需要對檔案管理人員的專業(yè)知識進行豐富，提升他們的業(yè)務能力，積極學習新理念、新技術，減少管理員的工作量，促進質量保障體系朝著信息化方向發(fā)展。另外，對于新進的檔案管理人員需要進行崗前培訓，讓檔案管理培訓內容具有吸引西，激發(fā)檔案管理人員的學習興趣，使其系統(tǒng)的學習檔案管理質量保障體系，強化其專業(yè)能力，進而滿足檔案管理崗位需求，推動質量保障體系的建設進程。

（五）完善檔案管理評價考核機制

對事業(yè)單位來說，為了做好檔案管理工作需要針對評價考核機制進行完善，應該充分考慮，津貼方面的問題，將分配激勵、工資標準進行統(tǒng)一，同時，還應該注重相應的調控政策，一定要堅持公平、公正的原則，確保質量保障體系的高效率建設。針對檔案管理相關情況需要及時公布，將考核結果告知相關檔案管理人員，使其充分認識自身的不足，提升自身的工作能力，以此發(fā)揮評價考核機制的作用[3]。除此之外，也需要建立一支高素質檔案管理隊伍，為質量保障體系的建設提供指導，進一步明確該項工作的職責、目標，這樣也能夠提升檔案管理人才質量，從而有序地進行檔案管理。

三、結語

綜上所述，在事業(yè)單位中，做好檔案管理工作十分重要，直接關系著事業(yè)單位的發(fā)展，所以，需要正確認識該項工作的價值，持續(xù)性完善質量保障體系，積極應用信息化技術等進行建設。同時，在檔案管理方面，也要做好培訓工作，對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進行提升，不斷優(yōu)化工作方法，健全評價考核機制，從而健全檔案管理體系，只有這樣才能夠實現(xiàn)檔案管理質量保障體系建設目標。