淺談醫(yī)院會計檔案電子化管理

李佳 重慶市婦幼保健院

一、經濟新環(huán)境及對會計檔案管理的新要求

在新醫(yī)改背景下，大多數醫(yī)院吸納了先進的管理思想，來優(yōu)化自身醫(yī)院管理的規(guī)范化和科學化，會計檔案管理是其中重要的一部分。黨的十八大報告強調，要加快建設生態(tài)文明制度，著力發(fā)展綠色低碳經濟，減少紙質會計資料的打印、整理耗費成本，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產方式。為加強會計檔案管理，推動互聯(lián)網創(chuàng)新經濟的發(fā)展，2015年12月，我國財政部、國家檔案局發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，該辦法明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，肯定了會計檔案電子化的法律效力，將大力推動電子會計數據的深度開發(fā)和有效利用，為管理決策者提供高質量的會計信息作參考。

二、公立醫(yī)院會計檔案管理現狀

（一）會計檔案電子化管理工作重視不夠

會計檔案管理是財務會計數據與檔案管理結合的產物，是醫(yī)院重要歷史資料的機密管理。在會計檔案管理實踐中，紙質會計檔案大多是用于應付上級檢查或是審計等工作，對醫(yī)院的建設未發(fā)揮作用，并且管理層對會計電子化檔案管理未給予重視，檔案保管的經費甚微，資金不足將致使會計檔案電子化工作難以開展，會計檔案電子化上線在軟件開發(fā)、更新、維護升級等方面將投入巨大，會計檔案工作無法吸引專業(yè)檔案管理人才，導致會計檔案管理工作滯后，從而惡性循環(huán)，領導更難重視檔案管理工作。

（二）會計檔案的安全性和保密性難保障

在實際工作中，大多數醫(yī)院未設置檔案管理部門，會計憑證、會計賬簿及其他會計資料的裝訂及會計檔案的保管由財務科專人管理。但是由于醫(yī)院業(yè)務特點，各處工作分散，紙質資料多，例如收費結賬室的大量票據由收費處自行保管，難以保證各項檔案全部歸檔保存，而且隨著醫(yī)院業(yè)外規(guī)模擴大，業(yè)務量增加，會計檔案管理如不規(guī)范，其安全性和保密性將更難以保障。

（三）會計人員專業(yè)勝任能力有待提升

大數據環(huán)境下，財會人員以及檔案保管人員應具備專業(yè)勝任能力，對其綜合素質要求有所提高。會計電子檔案管理需要對電子檔案收集、歸類、整理、存檔以及信息系統(tǒng)維護等操作，電子檔案是通過電腦、光盤存儲，容易遭到病毒侵入，其數據的安全性、可靠性和穩(wěn)定性無法保障，工作人員就需要了解掌握和熟悉會計、計算機和檔案管理三方面知識。然而，在日常工作中，兼?zhèn)錀l件的會計人員較少，因缺乏檔案管理知識導致操作失誤，例如會計檔案數據未及時備份，很可能導致原始電子數據毀損或丟失，會計檔案管理混亂，電子資料保存不當，被人改動使得會計信息失真，從而影響管理質量。因此，提升會計人員綜合素質和專業(yè)勝任能力是當前的新要求。

（四）未充分開發(fā)利用會計電子檔案

作為醫(yī)院的重要經濟史料，與傳統(tǒng)電子檔案相比，會計電子檔案的經濟價值尚未有效地開發(fā)利用。大多數醫(yī)院在信息處理上都已具備輸入、統(tǒng)計、輸出功能，但是無法實現物流、現金流、信息流三流集成共享。首先，會計檔案員沒有意識到會計電子檔案的經濟價值，認為會計電子檔案知識輔助的補充資料，使得部分資料未發(fā)揮效用，造成會計檔案資料的浪費。其次，醫(yī)院擁有大量的數據信息，對大數據信息缺乏管理，內外部網絡無法相互關聯(lián)，大量數據冗雜，不能集成應用，尚未發(fā)揮其經濟價值。

三、公立醫(yī)院會計檔案電子化管理的建議

（一）完善醫(yī)院檔案管理架構

領導對公立醫(yī)院檔案管理工作不夠重視，會計檔案信息化水平落后，導致工作效率低下。首先，院領導要高度重視醫(yī)院檔案工作，認可醫(yī)院會計檔案電子化發(fā)展對醫(yī)院運營管理帶來的意義，將會計檔案工作提上日程，完善醫(yī)院檔案管理的組織架構，設置專門的檔案管理科室，并完善檔案管理制度，確保其得到執(zhí)行；其次，從醫(yī)院全局出發(fā)，敦促醫(yī)院其他業(yè)務部門認識檔案管理涉及醫(yī)院經濟運行的全過程，認真做好檔案整理工作；最后，檔案管理人員要認真履職盡責，重視檔案的保管和使用，確保檔案的安全與完整。

（二）構建檔案管理風險防控體系

醫(yī)院會計檔案電子化管理，便于檔案的查詢利用。但會計檔案電子化存在一些安全隱患，隨著計算機和網絡技術的發(fā)展，網絡信息安全是一個值得重視的問題。因此，要加強會計檔案電子化管理風險防范，消除系統(tǒng)漏洞，多維度構建信息安全體系。在使用檔案信息系統(tǒng)時，第一，建立科學的內部控制體系，針對不同崗位設置不同的操作權限，做到不相容職務分離，實行全流程閉環(huán)管理，嚴格執(zhí)行信息的授權準入，非授權人員無法對會計檔案信息修改或刪除，確保數據安全穩(wěn)定。第二，后臺操作人員在軟件安裝時，設置安全參數，數據傳輸設置加密程序，根據醫(yī)院使用者的需求設置相應的模式，并定期對軟件殺毒檢測，防止病毒傳播或黑客入侵。第三，做好電子會計檔案的數據備份。傳統(tǒng)的會計檔案采用紙質檔案存儲，電子化會計檔案講使用光盤、磁盤等介質存儲，對存儲介質進行分門別類的編碼管理，充分壓縮存儲空間，在遇到突發(fā)情況下，能快速啟動異地備份，避免會計檔案資料毀或遺失，充分保證數據安全。防范信息系統(tǒng)的風險，是實現會計檔案管理電子化的根本保證。

（三）引入會計檔案管理人才

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院各項業(yè)務與財務融合的產物。醫(yī)院檔案管理工作者要轉變思維理念，有會計檔案電子化的意識，實施會計檔案信息化管理，就應引入復合型財務人才。不僅要熟悉醫(yī)院財務管理系統(tǒng)和檔案管理專業(yè)知識，還需要利用信息化系統(tǒng)有效的開展各項管理工作。大數據背景下，醫(yī)院還需要建立人才培養(yǎng)管理機制。重視醫(yī)院工作者的業(yè)務能力，提升其綜合素養(yǎng)，可以分批次引入專業(yè)的信息化管理人才，加強會計信息化人才隊伍建設。

（四）規(guī)范會計檔案電子化管理

在信息化技術的推動下，公立醫(yī)院會計核算方式發(fā)生了巨大的轉變。由原來的手工記賬轉變?yōu)楝F代的電算化，會計檔案反映會計信息，也有所變化。不僅僅需要優(yōu)化紙質會計檔案，還需要積極將會計檔案電子化，利用網絡技術，將兩種模式深度結合，實現醫(yī)院內部信息共享。因此，建立健全醫(yī)院會計檔案管理制度相當重要，規(guī)范管理會計檔案，一方面是為了提升醫(yī)院檔案信息管理的效率，另一方面，有制度保障會計檔案信息工作落實，讓工作人員在制度的指導下，開展會計檔案電子化管理工作。

四、結束語

信息化時代，公立醫(yī)院會計檔案電子化管理是未來的發(fā)展方向，全體職工應該引起重視。醫(yī)院會計檔案管理工作對醫(yī)院業(yè)務與財務融合管理起到重要作用，加強公立醫(yī)院信息化建設，建立健全會計檔案電子化管理制度，配備專業(yè)會計檔案管理人才，以適應大數據時代的高速發(fā)展，從而提升公立醫(yī)院會計檔案電子化管理水平，持續(xù)提升醫(yī)院精細化管理能力，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。