加強國有企業(yè)機要文件管理的措施與探討

馮翠香 晉能控股裝備制造集團

機要工作是黨和國家的一項重要工作，對社會經濟的發(fā)展起著保駕護航的作用。機要文件管理工作作為機要工作的一部分，在保障企業(yè)安全發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。做好機要文件管理工作有利于國有企業(yè)提高自身在技術、管理、重要決策等多個方面的控制能力。通常情況下，機要文件包含國家、省市及企業(yè)秘密等內容，一旦因為沒有管理好機要文件而造成內容外泄，會使國家及企業(yè)的利益和保密安全受到損害，因此，無論是國有企業(yè)的領導層還是具體負責機要文件管理的工作人員都要高度重視此項工作，要不斷的提高自身的保密意識和工作能力，確保機要文件管理工作順利進行、機要工作高效運轉、保密安全。

一、國有企業(yè)機要文件管理中存在的問題

（一）機要文件管理不規(guī)范

目前，仍有一些企業(yè)對機要文件管理工作重視程度不夠，企業(yè)內部未制定嚴格有效的機要文件管理制度，使得機要文件在傳閱過程中出現了不規(guī)范的工作行為，比如說機要文件隨意擺放、擅自擴大（縮?。﹤鏖喎秶⑽募p壞等等。機要文件管理制度的欠缺，對相關工作人員的約束力度不夠，犯錯成本低，導致機要文件管理始終不能順利進行。

（二）機要文件管理工作人員保密意識薄弱

國有企業(yè)中有很多文件、會議紀要都是需要歸類到機要文件里的，而和這些文件接觸最多的就是機要文件的管理者。由于機要文件的重要性，這就要求機要工作人員必須具備極高的專業(yè)素養(yǎng)和保密意識，工作態(tài)度也必須認真、謹慎。但是在實際工作中，很多國有企業(yè)并沒有真正的認識到這一點的重要性，相關工作人員對機要文件的重要性和保密性認識不夠，在文件收發(fā)、登記、使用、傳閱的過程中未按程序規(guī)范進行，存在出現文件失泄密的可能性。

（三）網絡和電子信息管控問題

現代化網絡辦公的出現和發(fā)展，為國有企業(yè)迅速地提高工作效率的同時也帶來了一定的風險。無紙化辦公以及網絡辦公平臺的推廣普及，節(jié)約了資源、減輕了工作人員的工作壓力、提高了辦公效率，但隨著各種信息和文件在網絡上的傳輸，一些不法分子利用網絡病毒等手段竊取信息和文件，使網絡成為了失泄密的途徑之一，這就會為國有企業(yè)機要文件的管理帶來一定的隱患。

二、加強國有企業(yè)機要文件管理的有效措施

（一）有效提高工作人員的保密意識

機要文件管理工作的好與壞，不僅直接影響到了企業(yè)的利益，還會影響到黨和國家的利益。這就對工作人員的政治素治和專業(yè)素質有了更高的要求，工作人員需要具備高度的保密意識和強烈的政治意識，并具備專業(yè)的文件管理能力，這樣才能做好機要文件管理，保證機要文件安全。機要文件管理工作做的好與壞和工作人員的管理能力息息相關，因此，工作人員必須要做的就是要提高自身的保密意識。第一，工作人員一定要清楚的認識到做好機要文件保密工作對國有企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要性和重要意義，在開展工作的時候，工作人員要樹立起科學正確的思想觀念，以此為基礎保證機要文件管理工作的順利進行。第二，工作人員要全面、透徹、有效的了解自己的工作，熟悉機要文件管理的工作方法，用最科學、最高效的手段來進行文件管理。第三，機要文件管理工作甚至是能夠直接決定一家國有企業(yè)的命運的，所以，機要工作人員的責任心一定要強，認真履行崗位保密職責，這樣才能有效的推進工作順利進行。國有企業(yè)也要做好機要文件管理工作人員保密意識的強化和提升工作，堅決杜絕機要文件失泄密事件的發(fā)生。

（二）完善機要文件管理制度

機要文件管理是一項政治性、保密性和規(guī)范性要求很高的工作，在具體的文件管理中國有企業(yè)要依據國家現行的保密法律法規(guī)、公文管理制度等，優(yōu)化完善機要文件管理制度。一是要嚴格做好機要文件收發(fā)登記工作，對于文件接收、下發(fā)時間、文件字號、文件名稱、密級、保密期限、份數、份號、分發(fā)范圍等進行詳細登記，并在專用涉密計算機上建立電子臺賬，便于機要文件存檔和查找。二是要有專門的機要人員負責機要文件傳閱工作，嚴格按照機要文件管理流程和文件傳達范圍進行傳閱。一個部門閱完機要文件后由機要人員負責收回并送往下一個需要傳閱的部門，部門和部門、個人和個人之間不允許私自傳閱機要文件，不得橫傳直送，這樣能夠更好的保證機要文件的安全性。同時，要保證機要文件傳閱的時效性，要限時傳閱，適時催閱，確保文件精神的及時精準傳達和高效辦理。三是針對機要文件管理建立獎懲制度，通過制度的激勵和約束，進一步增強機要文件管理人員的責任心，明白機要人員肩負的使命感。并要牢固樹立服務大局的意識，要以高度的事業(yè)心和責任感對待機要工作。對于一些涉密會議，機要工作人員也要把握好參會人員的范圍，并在會前做好相關保密紀律的提示工作，嚴禁會議內容外泄。

（三）提高領導層對機要文件管理工作的重視

一家企業(yè)領導人的想法和做法直接體現了這家企業(yè)的思想行為，在一定程度上也會影響企業(yè)工作人員的思想行為。很多時候企業(yè)的工作人員會把領導者作為自己工作和學習的標準，會像領導者學習，如果領導層對機要文件工作重視程度不夠，在文件批轉的過程中出現不規(guī)范甚至不正確的行為，那么可能機要文件管理工作人員也會受到影響，甚至產生一種領導都不重視我們也不用重視的錯誤心理。因此，國有企業(yè)領導層一定要加強對機要文件管理工作的重視，在日常工作中，注意自己的行為規(guī)范，起到良好的示范作用。領導層要加大對做好機要文件管理的宣傳力度，通過線上與線下相結合的方式，有效的傳遞相關工作理念，時時刻刻提醒機要文件管理工作人員做好文件的管理及保密工作。

（四）提高機要文件管理工作人員的綜合素質

一家國有企業(yè)要想做好機要文件管理工作就必須要走科學化的道路，通過科學化的道路能夠使企業(yè)機要文件管理工作完成的更加高效和標準，做到這一點的前提條件就是國有企業(yè)具有一支高素質、專業(yè)化的機要文件管理團隊，只有擁有了這樣的一支人才隊伍，才能切實做好企業(yè)機要文件管理工作。因此，國有企業(yè)必須要重視這一問題，要引進專業(yè)的機要文件管理或者是保密工作人才，適當的提高他們的福利待遇，從而吸引人才留在國有企業(yè)工作。同時國有企業(yè)還要與時俱進，要對已有的工作模式進行創(chuàng)新，新的工作模式需要是科學的，而且必須要充分體現出機要文件管理這一工作崗位的價值。在具體的工作中，國有企業(yè)要制定出一套比較完善的人才培養(yǎng)機制，充分落實科學化專業(yè)化的管理方式，不斷提高工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質，從而保證機要文件管理工作效率能夠達到最好，工作人員的工作狀態(tài)也能達到最佳，科學化的工作方法能夠發(fā)揮出最大的優(yōu)勢。國有企業(yè)還要注重對機要文件管理工作人員進行職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，確保這些工作人員能夠以嚴謹的工作態(tài)度、高效的工作方法做事，收到事半功倍的效果。企業(yè)還要建立一套崗位工作責任考核機制，把機要文件管理的工作進行具體劃分，每人負責一個模塊，責任到人，這樣能夠充分的調動工作人員的積極性和工作熱情，機要文件管理工作也會完成的更加順利。

（五）引進先進的技術

目前，越來越多的高新技術被應用到工作領域，機要文件管理也不例外，先進的技術能夠有效的提高機要文件的管理水平和保密效果，同時還大大的提高了機要文件管理工作的科學性。國有企業(yè)在進行機要文件管理工作的時候，要把先進的科學技術作為導向，最大程度的發(fā)揮它的優(yōu)勢，這樣能夠很好的輔助工作人員完成工作任務。當然，國有企業(yè)在選擇科學技術的時候也要有針對性，要根據企業(yè)自身的機要文件管理工作和保密工作需要，選擇符合企業(yè)運行要求的先進技術。國有企業(yè)還要有足夠的人力和財力來支持先進技術的運行，把科學技術手段的優(yōu)勢發(fā)揮到最大，這也是做好機要文件管理工作的有力保障。

（六）加強對網絡信息的管控

現代企業(yè)中網絡辦公、電子辦公的應用隨處可見，現代化辦公設備應用起來高效便捷，但是也伴隨著一定的風險，機要文件堅決不能在非涉密網絡上進行傳遞，可采取紙質版的方式進行傳閱，文件收發(fā)也必須由專人負責，這樣做是為了防止發(fā)生失泄密事件。因此，國有企業(yè)在日常工作中一定要加強對現代化辦公設備的管理，必須做到：涉密信息不上網、上網信息不涉密，非涉密計算機里不能存有機要文件；機要文件必需單獨存在專用的涉密計算機中；企業(yè)要定期對各部門計算機進行檢查，防止機要文件存在非涉密計算機內；拷貝涉密材料時不能用普通U 盤，只能使用涉密U 盤光盤專用存儲介質等，通過這些措施，有效防止各種各樣的意外事故的發(fā)生。

三、結語

國有企業(yè)要想做好機要文件管理工作，就要多方面形成合力，充分的發(fā)揮出科學化工作模式的優(yōu)勢和特點，把可能出現的各種風險降到最低。