機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)及解決對(duì)策

關(guān)建新 高陽(yáng)縣人力資源和社會(huì)保障局

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不健全

一是立卷歸檔制度不健全，檔案前款控制環(huán)節(jié)薄弱，難以保障歸檔質(zhì)量，影響后期的管理與開(kāi)發(fā)利用工作。首先，部分事業(yè)單位檔案歸檔范圍不明確，不僅難以確保檔案資源完整性，而且會(huì)影響后期檔案利用的價(jià)值。其次，部分事業(yè)單位檔案歸檔時(shí)限不明確，檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間在立卷歸檔過(guò)程中的銜接度、溝通度不高，導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)歸檔的信息資料在傳輸、堆積過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損毀的問(wèn)題。最后，部分單位立卷歸檔的格式與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同檔案管理人員采用的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，后期出現(xiàn)重復(fù)加工的現(xiàn)象，影響了整體的管理效能。二是責(zé)任落實(shí)機(jī)制以及績(jī)效考核機(jī)制不完善。一方面，在責(zé)任落實(shí)層面，沒(méi)有將檔案管理的職責(zé)細(xì)化到具體每一個(gè)員工，難以有效提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)。另一方面，績(jī)效考核制度不完善，存在績(jī)效考核指標(biāo)單一、內(nèi)容缺乏重點(diǎn)等問(wèn)題。

（二）信息運(yùn)用單一

信息技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理將徹底改變手工記錄的模式，電子檔案以其便捷性迅速適應(yīng)了檔案管理信息化與規(guī)范化建設(shè)，越來(lái)越多的檔案信息技術(shù)軟件開(kāi)始涌入了事業(yè)單位管理之中，事業(yè)單位檔案管理工作也要順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展潮流。檔案管理信息化內(nèi)涵豐富，可目前事業(yè)單位檔案管理信息化運(yùn)用還是較為單一的渠道，僅僅只進(jìn)行了電子檔案的錄入和歸檔，對(duì)檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的構(gòu)建仍然存在空白，檔案資源對(duì)外服務(wù)與對(duì)內(nèi)共享之間沒(méi)有形成良好的機(jī)制，正是由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，致使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)跟不上經(jīng)濟(jì)體制改革的步伐。

（三）管理方式較落后

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)歸檔制度主要應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作，人工管理方式不僅耗時(shí)費(fèi)力，而且效率較低，無(wú)法滿足檔案利用需要，檔案實(shí)用價(jià)值未能充分地體現(xiàn)出來(lái)。還有的事業(yè)單位重管輕用的理念較重，不注重開(kāi)發(fā)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案的實(shí)用性較低，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理策略

（一）加快推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)步伐

事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作模式，在檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，檔案管理人員仍然要按照紙質(zhì)檔案的規(guī)范進(jìn)行錄入，避免遺漏信息。事業(yè)單位必須緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，依托互聯(lián)網(wǎng)加快檔案資源整合，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，切實(shí)將數(shù)字化檔案管理制度落到實(shí)處，通過(guò)明確劃分相關(guān)人員的工作職能，具體將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；同時(shí)，事業(yè)單位在檔案管理人員聘用上，要加強(qiáng)考核，確保應(yīng)聘人員具備檔案管理能力，通過(guò)考核選拔出專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、政治素養(yǎng)較高的現(xiàn)代化檔案技術(shù)應(yīng)用人才，從而提升事業(yè)單位數(shù)字化管理水平，簡(jiǎn)化檔案管理程序，優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，積極推動(dòng)事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展速度。

（二）規(guī)范立卷標(biāo)準(zhǔn)

在規(guī)范事業(yè)單位立卷歸檔的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。首先，基于檔案的重點(diǎn)。在進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)基于檔案的重點(diǎn)，對(duì)各種資源進(jìn)行區(qū)分、歸類和刪選，不僅要確保立卷歸檔工作能夠有序推進(jìn)，還要保證在立卷歸檔的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)檔案重復(fù)、冗余的現(xiàn)象。要在保證檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，提升檔案管理的工作效率。其次，基于檔案的時(shí)效性。在進(jìn)行立卷歸檔的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案的時(shí)效性，只有當(dāng)立卷歸檔的文件所承擔(dān)的任務(wù)完全結(jié)束時(shí)，才能夠進(jìn)行歸檔處理，保證檔案管理的規(guī)范性。最后，基于檔案的完整性。檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)要確保每一份檔案的完整性，嚴(yán)格遵守立卷歸檔的相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案管理的規(guī)范化。

（三）培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干，強(qiáng)化人才支撐

一是要進(jìn)一步通過(guò)勞務(wù)派遣、合同用工等方式招聘兼職人員，并由兼職人員從事輔助性工作，緩解人力資源緊張局面。二是要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)方式，集中組織檔案管理人員參加檔案管理線上線下培訓(xùn)化，充分借助線上終端的教學(xué)資源開(kāi)展培訓(xùn)工作，不斷拓寬檔案管理人員的視野，提升其檔案專業(yè)技能和管理水平，讓檔案管理人員能夠更準(zhǔn)確把握檔案資料的收集、整理、歸檔等標(biāo)準(zhǔn)。三是要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，提升信息化應(yīng)用在培訓(xùn)課程中所占的比重。事業(yè)單位檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，就必須應(yīng)用信息技術(shù)，而這又依賴充分專業(yè)型、復(fù)合型的人才。四是要深化與檔案館、檔案局、圖書(shū)館等單位的聯(lián)系，綜合利用人才交流、繼續(xù)教育以及經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加快本單位的創(chuàng)新步伐。

（四）提升文書(shū)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是非常重要的中間環(huán)節(jié)，從當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐可以看出，雖然從工作任務(wù)角度看檔案工作與文書(shū)處理存在較大差別，且都具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，但是文書(shū)和檔案本身屬于一個(gè)有機(jī)的整體，文書(shū)是檔案建立的基礎(chǔ)，檔案則是文書(shū)的最終歸宿。在文書(shū)工作開(kāi)展過(guò)程中，合理考慮后期檔案管理實(shí)際需求，那么后期的檔案工作就可以為文書(shū)工作提供良好服務(wù)，同時(shí)也能提出相應(yīng)的業(yè)務(wù)開(kāi)展要求。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中不可或缺的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展是新時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求，也是促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息價(jià)值最大化的關(guān)鍵。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理實(shí)踐中，要從文書(shū)源頭實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，提升文書(shū)、立卷歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量，并借助信息技術(shù)力量構(gòu)建起完善、高效、便捷的檢索體系，這樣才能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息價(jià)值的最大化。