如何運用信息化做好公立醫(yī)院政務(wù)檔案管理工作

韓麗娟 浙江省杭州市紅十字會醫(yī)院

檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會需求，更好地實現(xiàn)檔案價值是檔案信息化建設(shè)的主要目的。

隨著社會發(fā)展，檔案管理信息化作為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)重要環(huán)節(jié)，其實現(xiàn)了資源信息共享，也提高了檔案管理工作效率。但是，就目前而言，眾多公立醫(yī)院檔案管理信息化進程緩慢，一系列重大問題導(dǎo)致政務(wù)檔案信息化管理進程受阻，甚至阻礙了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。因此，要探索相關(guān)措施來解決這一系列問題，促進檔案管理信息化進程。

一、更新政務(wù)檔案管理理念

領(lǐng)導(dǎo)重視和群眾參與是檔案信息化建設(shè)的根本保障。傳統(tǒng)政務(wù)檔案管理理念往往脫離實際，部分醫(yī)院檔案管理工作人員認為信息化政務(wù)檔案管理只是單純的將政務(wù)信息錄入電腦，用電腦進行檔案管理和保存，但這是錯誤的認知。信息化不僅只是使用電腦，還需要利用電腦對收集的政務(wù)檔案信息進行分析整理，整合各項資源，將檔案管理的重心由實體變?yōu)樾畔?。醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)者要重視對傳統(tǒng)檔案管理理念進行探索創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)院內(nèi)的政務(wù)信息進行全面的整合、分析，營造一個領(lǐng)導(dǎo)重視、職工配合的工作環(huán)境，做好醫(yī)院政務(wù)檔案的管理工作。

二、統(tǒng)一檔案管理標準

統(tǒng)一的檔案管理標準是檔案信息化建設(shè)的首要條件。只有在制定相關(guān)的檔案管理標準的基礎(chǔ)上，才能將檔案管理工作做得井然有序。由于醫(yī)院檔案管理標準不統(tǒng)一，管理軟件五花八門、管理信息部門分配不合理、錄入信息標準不一等等，導(dǎo)致一些公立醫(yī)院政務(wù)檔案信息管理雜亂無章。

首先，要根據(jù)不同的部門，引進合適的政務(wù)檔案管理系統(tǒng)，如人事部門采用人事部政務(wù)檔案管理系統(tǒng)等。各部門采用適合自己的管理系統(tǒng)，一方面可以提高檔案管理效率，另一方面可以使政務(wù)檔案管理工作具有科學(xué)性。其次，需要出臺規(guī)范的政務(wù)檔案管理標準，使政務(wù)檔案管理錄入信息具有統(tǒng)一標準。公立醫(yī)院管理層要根據(jù)時代發(fā)展與時俱進，實時更新政務(wù)檔案管理標準，使醫(yī)院政務(wù)檔案管理工作不落后于社會、落后于時代，具有實時性的特點[2]。要根據(jù)我國相關(guān)政務(wù)檔案管理法律規(guī)定，建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理制度，使政務(wù)檔案管理趨于制度化、合理化?？梢越⑾嚓P(guān)的責(zé)任制，如崗位責(zé)任制，督促政務(wù)檔案管理工作相關(guān)人員認真履行其肩負的責(zé)任，此外，還要明確各個部門檔案管理的責(zé)任范疇，將檔案信息的錄入、收集和整理過程具體分配到某一個人，根據(jù)醫(yī)院具體職能設(shè)置專職檔案員，可以防止工作過程中相互推諉，提高工作效率。

三、建立共享檔案信息資源庫

基礎(chǔ)投入和資源共享是檔案信息化的必要條件。醫(yī)院要加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金、人力等投入力度，扶持并推動其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最終實現(xiàn)政務(wù)檔案信息資源在院內(nèi)共享。檔案信息化可滿足部分人員對其進行參考利用，并且可以通過其探究一些重大問題，部分醫(yī)院檔案管理信息化程度不高，難以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)政務(wù)檔案管理信息資源共享。想要徹底解決這個問題，首先，醫(yī)院應(yīng)增加政務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入和人力資源投入預(yù)算。引進檔案管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施，如掃描儀、專用電腦等等，使政務(wù)檔案管理嚴謹有序、統(tǒng)一合理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源共享。其次，需要構(gòu)建院內(nèi)政務(wù)檔案資料共享平臺，加強各科室的政務(wù)檔案信息交流，提高政務(wù)檔案管理信息化的同時，可以使檔案信息化管理趨于醫(yī)院常態(tài)，提高各科室檔案信息交流程度，使檔案信息得到有效利用。此外要根據(jù)對檔案資料重要程度進行權(quán)限設(shè)置，同時對于一些重要資料要進行保密處理，不可以將任何信息都進行資源共享，嚴格做好重要信息資源的保密工作，既方便不同的人查詢不同的資料，也可以防止重要信息外泄。

四、強化人員信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高素質(zhì)的檔案工作者是檔案信息化的人才基礎(chǔ)。專業(yè)的檔案管理人員可以有效提高政務(wù)檔案信息化管理的進程，有條不紊地進行政務(wù)管理，建立層次分明的政務(wù)檔案信息庫。每個崗位都需要有能力的人來擔(dān)任，醫(yī)院政務(wù)檔案管理專業(yè)性強，更需要挑選具有專業(yè)知識的人員從事檔案管理工作。要想選擇合適的人從事檔案管理工作，首先，需要醫(yī)院人事部選取部分擁有管理、信息處理等專業(yè)能力素養(yǎng)的人員進行進一步的培訓(xùn)，他們對這些專業(yè)性強的知識具有較強的接收能力。其次，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要選取適合的講師，對各部門從事政務(wù)檔案管理工作的人員進行專業(yè)培訓(xùn)，引導(dǎo)他們加強信息化管理意識和處理措施，提高他們對計算機等專業(yè)性設(shè)備的熟悉運用程度，在增加理論知識的同時，邀請本院從事政務(wù)檔案管理工作許久、擁有極強檔案管理能力的老員工對新員工進行經(jīng)驗傳授、指導(dǎo)實踐，同時，也要員工自己結(jié)合學(xué)習(xí)的理論知識進行一定的實踐探索，熟練運用各種信息化管理知識解決實際管理過程中各種問題，加強理論與實踐的結(jié)合。擁有極強檔案信息化管理專業(yè)能力的工作人員在從事管理過程中，既可以加快醫(yī)院政務(wù)檔案管理信息化，也可以提高管理工作效率。

五、總結(jié)

2021年是中國共產(chǎn)黨成立100周年，也是“十四五”開局之年。站在新的歷史起點上，檔案管理工作要以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，突出以人民為中心的發(fā)展思想，不斷提高檔案管理能力和服務(wù)水平，推進檔案數(shù)字化、信息化。