新時期文書檔案管理工作

劉樂 山東省北鎮(zhèn)中學

在新時期信息化迅速發(fā)展的要求下，文書檔案管理工作也要與時俱進。學校的文書檔案記錄著學校的發(fā)展歷史數(shù)據(jù)和信息，文書檔案見證著學校的發(fā)展與進步，同時也為學校的發(fā)展提供了重要的意見，見證著學校的發(fā)展與進步。因此文書檔案管理工作對于學校的發(fā)展有著重要意義，校方也更加重視文書檔案管理工作的開展。本文將對新時期下的文書管理工作的重要性進行分析并提出一些建議。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案工作對于學校的發(fā)展有著重要的參考意義，文書檔案工作具有較強的規(guī)范性、標準性、細致性，文書檔案工作的工作內(nèi)容包括文件的收發(fā)、登記、管理、保管等。文書檔案真實的記錄了學校的各項工作，時間證明了文書檔案的利用率逐漸升高，說明了完整詳細的文書檔案工作是促進學校建設(shè)和發(fā)展必不可少的條件之一。

二、文書檔案管理工作中存在的不足

文書檔案管理工作宣傳力度小，容易遭受相關(guān)領(lǐng)導負責人的忽略，有些學校在管理方面缺乏規(guī)范性，對于檔案的分類、標題、目錄等專業(yè)方面的知識了解片面，管理方法不科學，沒有建立完善的管理制度。在新時期信息化迅速發(fā)展的背景下，不能做到與時俱進，目光狹隘，無法跟上時代的步伐。同時文書檔案管理工作的工作量大，且繁雜，有些學校的文書檔案管理方式比較傳統(tǒng)落后，依舊采用手工檢索的方式，從而降低了文書檔案的準確性、時效性，影響了文書檔案管理工作的效率。同時部分文書檔案管理員專業(yè)素質(zhì)較低、無法熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)、工作經(jīng)驗不足，從而影響了文書檔案的真實性和有效性，不利于文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[1]。

三、新時期文書檔案管理工作的調(diào)整措施

（一）使文書檔案管理信息化

文書檔案管理信息化可以避免因字跡潦草而造成的記錄模糊不清楚問題，有利于信息收集的完整性、準確性，極大的提高了文書檔案工作的效率，同時還在一定程度上節(jié)省了人力資源的消耗。同時，文書檔案管理信息化提高了文書檔案的利用率，有利于實現(xiàn)資源的共享。增強了使用文書檔案的便利性。學?？梢酝ㄟ^設(shè)立一個專門的電子化檔案管理平臺，并且實時更新平臺的硬件，保障信息網(wǎng)絡(luò)的正常運行，然后將平臺內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)同步，確保平臺內(nèi)信息的準確性、實時性。將大量的文書檔案數(shù)據(jù)進行詳細的分類、分析，增強了文書檔案的可實用性，提高了文檔管理的利用率和工作效率，為學校的教職員工提供了便利，有利于實現(xiàn)文檔管理工作的價值[2]。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理工作方式，完善檔案管理工作制度

在新時期信息化迅速發(fā)展的時代的引領(lǐng)下，文書檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新、不斷完善，以實現(xiàn)其現(xiàn)實中的價值。反對“重藏輕用”的文書檔案管理思想，不僅是把文書檔案進行簡單的收集、整理等，還要注重將擴大文書檔案的適用范圍，將文書檔案的價值擴大化。加強文書檔案與社會發(fā)展的聯(lián)系。學?？梢酝ㄟ^自我營銷的方法加大宣傳文書檔案工作的相關(guān)內(nèi)容，以引起學校各方面的重視，重視發(fā)展文書檔案工作。同時積極主動參與學校內(nèi)的一些活動，以展示文書檔案活動的重要作用。在不斷創(chuàng)新文書檔案管理工作的同時還要建立比較完善的管理機制，設(shè)定基本的制度框架，根據(jù)現(xiàn)實情況設(shè)計一些專門的文書檔案管理工作制度，有利于增強文書檔案管理工作的規(guī)范性，詳細規(guī)劃文書管理工作的各個環(huán)節(jié)，并做好各個環(huán)節(jié)的銜接，明確相關(guān)文書管理工作的內(nèi)容和責任，從而提高管理人員的責任意識。在提高文書檔案管理工作的水平的同時還要重視文書管理工作的執(zhí)行力度，加強對文書管理人員的規(guī)范，不斷完善文書檔案管理工作的管理制度。

（三）篩選有價值的文書檔案

文書檔案工作詳細的記錄了學校的發(fā)展，為學校以后的發(fā)展提供了關(guān)鍵性的指導。因此為了提高文書檔案的利用率和價值，應(yīng)該對所記錄的文書檔案進行詳細的篩選和分類，避免文檔的重復(fù)，然后做好文書檔案工作的提名工作，進行合理的分類，使整理的文書檔案脈絡(luò)清晰，準確性高，有助于后來的應(yīng)用人員快速找到[3]。

（四）提高文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

文書檔案管理工作任務(wù)繁重，需要文書檔案管理人員擁有較強的專業(yè)管理素質(zhì)和工作能力。具有較高的靈活性，可以根據(jù)現(xiàn)實情況，不同的服務(wù)需求，進行專門化、科學化的服務(wù)，從而提高文檔管理的利用率。在新時期信息化迅速發(fā)展的條件下，進一步選擇提高了文書檔案管理人員的要求，需要應(yīng)試的管理人員能夠比較熟練的掌握相關(guān)的計算機信息技術(shù)，實時網(wǎng)絡(luò)同步相關(guān)文書檔案。同時還需要注重文書檔案管理人員的責任意識，文書檔案記錄了許多有關(guān)學校的數(shù)據(jù)和歷史信息，工作任務(wù)量巨大，需要專門的文檔管理工作具有較強的心理素質(zhì)和責任意識，同時學校可以建立比較專業(yè)的文書檔案管理隊伍在專業(yè)的隊伍里制定完善的管理制度，引進先進的文書檔案管理意識，并且通過較為嚴格的選拔方式選取專業(yè)的文書檔案管理人員，為了避免文書管理人員對工作產(chǎn)生懈怠情緒，相關(guān)部門可以進行不定期的培訓考核以高文書檔案管理隊伍的責任意識和專業(yè)性。從而有利于相關(guān)人員及時完成相關(guān)信息的收錄、整理，提高文書管理的時效性、準確性。

四、結(jié)語

在新時期信息化迅速發(fā)展的背景下，文書檔案管理工作對于學校的建設(shè)和發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，校方應(yīng)該加強對文書檔案管理工作的管理，確保文書管理工作與時俱進，與時代接軌，體現(xiàn)時代的特性。