提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

董鍇 河北省藥品職業(yè)化檢查員總隊(duì)

檔案是一個(gè)人學(xué)歷，經(jīng)歷等的證明，是至關(guān)重要的。隨著事業(yè)單位的改革，單位內(nèi)部和外部環(huán)境都發(fā)生了相應(yīng)的變化，而檔案管理也隨之出現(xiàn)了多樣化的改變。將檔案管理進(jìn)行信息化管理是必然的趨勢(shì)，其對(duì)提高檔案管理的質(zhì)量和效率具有重要的意義。

一、構(gòu)建信息化檔案的迫切性

以往的事業(yè)單位管理檔案都是采用的紙質(zhì)資料的方式，在查找上較為麻煩。通過檔案信息化以后，將資料數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，不僅提高了效率，降低了差錯(cuò)率，在需要查找時(shí)，也能快速找出。拓展了檔案管理的信息類型及提高了獲取的能力。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案人員的信息化水平低

由于以往的檔案管理都是通過紙質(zhì)的方式，很多檔案管理人員對(duì)電腦相關(guān)的技術(shù)并不了解，且缺乏相關(guān)的培訓(xùn)，使得檔案人員的信息化水平較低，且整體的人員組成老化，接受新鮮事物的速度較慢，甚至持有消極或者抵觸情緒，不利于檔案信息化工作進(jìn)程的開展。

（二）工作制度不完善

以往在檔案數(shù)量較少時(shí)，傳統(tǒng)的檔案模式還能正常運(yùn)行，但是隨著檔案的不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端越來越明顯，已經(jīng)不能完全滿足發(fā)展的需要，管理的漏洞也不斷的出現(xiàn)。當(dāng)相關(guān)部門已經(jīng)意識(shí)到問題所在，并引入信息化進(jìn)行調(diào)整時(shí)，有關(guān)的條例制度并沒有及時(shí)進(jìn)行變更，在一定程度上限制了信息化技術(shù)的發(fā)展，使其過于形式化。

（三）檔案信息作用不明顯

檔案資料的作用包括有信息的存檔，后期的查找以及為決策提供參考依據(jù)。但是，由于很多檔案需要進(jìn)行保密處理，不能進(jìn)行信息化，所以檔案信息化使用頻率少。

三、提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法

（一）建設(shè)管理規(guī)范

因事業(yè)單位的特殊性，會(huì)不可避免的涉及相關(guān)的法律法規(guī)和條例。因此，檔案的管理必須是建立在滿足法律條例要求的基礎(chǔ)上并落實(shí)相關(guān)準(zhǔn)則。為了確保管理過程的規(guī)范化，需要對(duì)管理人員及管理的方式進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)，相關(guān)部門要做好監(jiān)督，根據(jù)管理的流程制定相關(guān)的措施，確保責(zé)任明確，細(xì)化到每個(gè)崗位，提高人員的責(zé)任感和參與度。最后，還有根據(jù)檔案信息的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行體系建設(shè)，按照類別將檔案進(jìn)行歸類，這也便于后期檔案的查找和取出。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)

目前，各事業(yè)單位檔案管理人員的能力參差不齊，需要根據(jù)員工的實(shí)際情況和檔案管理的需要來開展各種不同的培訓(xùn)，并讓員工積極參加。以往的管理檔案的人員大多由于沒有與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步，很多人不會(huì)使用電腦或者電腦水平停留在初級(jí)階段，而大部分的檔案管理都需要人工操作進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析能力是必不可少的。因此，在內(nèi)容的培訓(xùn)上，要抓住重難點(diǎn)，加入計(jì)算機(jī)使用的培訓(xùn)，目的在于讓員工能夠便捷式的工作，能夠滿足工作需要。

（三）樹立檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)

各行各業(yè)要持續(xù)發(fā)展都要具有發(fā)展的眼光，事業(yè)單位的檔案管理也一樣。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)的措施，加強(qiáng)檔案管理人員思想上的進(jìn)步，使得管理人員能夠具備發(fā)展的思想意識(shí)，不斷提升自我，積極進(jìn)取。

（四）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理不僅需要管理方式，管理人員的改進(jìn)，還要基礎(chǔ)設(shè)施等硬件條件的優(yōu)化，才能使效益最大化。要提升信息化水平，必不可少的就是辦公設(shè)備，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要增加對(duì)設(shè)備的資金投入。事業(yè)單位要在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的整理和分析，歸檔。且其自帶的檢索功能更是簡(jiǎn)單高效的能查找到對(duì)應(yīng)的檔案信息。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步由紙質(zhì)向電子化檔案邁進(jìn)，確保信息的完整性。

（五）強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子化檔案雖然在速度和效率上有很大的優(yōu)勢(shì)，但是其對(duì)電腦的依賴性也很強(qiáng)。在檔案管理中，要確保對(duì)資料的保護(hù)，避免因?yàn)樵O(shè)備出現(xiàn)的故障導(dǎo)致資料的損毀和不可修復(fù)性。同時(shí)，也要盡量避免這種情況的出現(xiàn)，做好對(duì)設(shè)備運(yùn)行情況的監(jiān)測(cè)和調(diào)試。

（六）構(gòu)建專業(yè)化的網(wǎng)站

檔案管理工作在信息化進(jìn)程中，會(huì)涉及信息化系統(tǒng)和專業(yè)化的網(wǎng)站。為了提高檔案管理宗座智能化，從檔案的掃描上傳到下載都將實(shí)現(xiàn)一體化服務(wù)。而專業(yè)化的網(wǎng)站可以及時(shí)為用戶提供相關(guān)的信息和資料，極大提高工作效率，使工作質(zhì)量得到保障。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理工作要隨著時(shí)代的變化做出響應(yīng)。通過加入信息化元素，可以使檔案工作變得更加的便捷，能直面事業(yè)單位改革中所面臨的挑戰(zhàn)。通過優(yōu)化檔案管理體系，提高工作質(zhì)量，能讓資源得到合理的應(yīng)用，為決策的做出提供依據(jù)。