企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路及對(duì)策

楊婧 中國水利水電第八工程局有限公司

辦公室行政管理相比于其他部門在工作性質(zhì)、內(nèi)容方面更加復(fù)雜，為提升其工作效率和質(zhì)量，應(yīng)朝著精細(xì)化的方向發(fā)展。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身在發(fā)展過程中的實(shí)際情況制定辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策，希望能夠降低工作中對(duì)人力資源的浪費(fèi)，既能夠提升企業(yè)綜合實(shí)力，又能夠保證其經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)辦公室行政管理工作的主要職能

（一）協(xié)調(diào)職能

辦公室企業(yè)是重要的信息中轉(zhuǎn)站，需要將單位內(nèi)部中的信息及時(shí)地傳遞，做好下情上報(bào)、上情下傳任務(wù)。做好上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、應(yīng)急協(xié)調(diào)四個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作。

1.上下協(xié)調(diào)工作是指要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握單位的工作重點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對(duì)單位內(nèi)部基層部門的溝通對(duì)接要及時(shí)，能全面了解基層的工作情況，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。

2.橫向協(xié)調(diào)面向企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)部門，由辦公室負(fù)責(zé)牽頭，使得各單位及每個(gè)部門在協(xié)調(diào)方面加強(qiáng)合作。

3.內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)是辦公室要發(fā)揮的窗口作用，既要了解企業(yè)外部的發(fā)展需求，又要展現(xiàn)良好的企業(yè)形象和實(shí)力。

4.應(yīng)急協(xié)調(diào)是在突發(fā)事件中對(duì)突發(fā)事件信息的跟蹤、報(bào)告、各方面資源的協(xié)調(diào)以及各類突發(fā)事件的適當(dāng)處理中發(fā)揮積極作用。

（二）參謀職能

辦公室作為全企業(yè)上傳下達(dá)的重要部門，同樣也是領(lǐng)導(dǎo)左臂右膀的角色，因此不能簡單地把行政管理工作理解為受理登記、收發(fā)文件等事項(xiàng)。做好企業(yè)的行政管理工作，需要有一個(gè)共同的全局思想和戰(zhàn)略，在企業(yè)發(fā)展的過程中緊緊抓住工作重心，有效的信息要及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，要為企業(yè)的全面發(fā)展提供必要的謀略。

（三）服務(wù)職能

細(xì)碎繁雜是行政管理工作的特點(diǎn)，服務(wù)功能作為企業(yè)辦公室行政管理工作中的主要功能，必須保證服務(wù)質(zhì)量，以保證各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。因此，企業(yè)辦公室不僅要做領(lǐng)導(dǎo)的顧問，還要做好其他部門的后勤。一方面，在實(shí)地調(diào)研基層部門具體情況的基礎(chǔ)上，做好總結(jié)報(bào)告，通過語言協(xié)助的方式，為領(lǐng)導(dǎo)工作思路的制定提供參考；另一方面，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部各單位的協(xié)調(diào)與合作，搭建上下級(jí)溝通的橋梁。

（四）組織職能

根據(jù)企業(yè)工作部署和部門需求計(jì)劃，辦公室需要提前準(zhǔn)備好重要會(huì)議和活動(dòng)，以及重要客戶的接待工作，持續(xù)改善后勤服務(wù)管理，建立起企業(yè)良好的組織服務(wù)體系。

二、辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的作用

（一）有利于促進(jìn)個(gè)人發(fā)展

促使企業(yè)辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，有效幫助員工理清不同工作需要，保證員工基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，調(diào)動(dòng)員工參與工作積極性，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。此外，還能為企業(yè)辦公室?guī)斫?jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步

雖然企業(yè)管理者意識(shí)到辦公室行政管理的重要性，但仍存在分類不科學(xué)、管理不集中等問題。所以，需對(duì)精細(xì)化管理加大重視，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，完善企業(yè)辦公室行政管理工作，幫助企業(yè)有效處理突發(fā)事件，提高企業(yè)辦公室的工作效率。

（三）有利于促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步

辦公室行政職能的發(fā)揮，直接關(guān)系企業(yè)未來發(fā)展質(zhì)量。做好企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化不僅能為企業(yè)獲取更多經(jīng)濟(jì)效益，還能提高群眾滿意度和企業(yè)在群眾心中的信任，最終為社會(huì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

三、企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化現(xiàn)狀

（一）精細(xì)化管理目標(biāo)不明確

企業(yè)因?yàn)闀?huì)受到體制、政府決策的影響，一些企業(yè)變革與創(chuàng)新的步伐跟不上市場的需求，競爭意識(shí)不強(qiáng)，還以傳統(tǒng)觀念開展行政管理工作，企業(yè)結(jié)構(gòu)的不合理，層級(jí)管理單一，以至于工作效率不高，經(jīng)濟(jì)利潤不能得到保證，甚至是連年虧損。精細(xì)化管理目標(biāo)不明確造成的管理散漫、辦公室行政效率不高等問題非常明顯，組織內(nèi)部的監(jiān)督管理也是流于表面，企業(yè)應(yīng)該對(duì)其加強(qiáng)重視。

（二）考核管理量化不足

考核管理的量化會(huì)直接影響辦公室行政管理的工作效率，在工作量化過程中，沒有結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容，過于看重業(yè)務(wù)績效，忽視企業(yè)文化、工作風(fēng)氣等方面的建設(shè)，導(dǎo)致辦公室行政管理工作缺乏實(shí)踐性。

（三）執(zhí)行能力差

由于部分企業(yè)的組織目標(biāo)不明確、管理層級(jí)多，也就直接造成了企業(yè)在執(zhí)行方面出現(xiàn)很多問題。企業(yè)很多事項(xiàng)不能及時(shí)上傳下達(dá)，信息不對(duì)稱，如此一來不僅會(huì)制約企業(yè)的經(jīng)營決策，還會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)產(chǎn)生影響，也就造成了企業(yè)員工工作熱情、積極性低下，辦公室行政管理理念跟不上發(fā)展節(jié)奏，不能主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，往往被動(dòng)去處理事情，很多問題無法得到有效解決，反過來又極大地影響了行政效率，形成了惡性循環(huán)。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路及對(duì)策

（一）加深員工的協(xié)同工作意識(shí)

企業(yè)辦公室的行政工作是復(fù)雜的，每個(gè)人的工作任務(wù)與責(zé)任不盡相同。寫作工作可以由部分職員獨(dú)立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，對(duì)于我們應(yīng)該注重如何提高辦公室團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)合作精神。只有良好的合作關(guān)系才能帶來最大的利益。其次，辦公室里有很多的工作，比如交流和收發(fā)。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常煩瑣任務(wù)，這也給很多辦公室人員帶來了挑戰(zhàn)。同時(shí)，還需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握辦公室的工作，不僅要了解辦公室的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，而且還掌握企業(yè)的工作的進(jìn)展和當(dāng)前關(guān)鍵任務(wù)，真正處理所有事務(wù)。

（二）明確企業(yè)管理目標(biāo)，做好工作流程

目前，在實(shí)際工作中應(yīng)明確管理目標(biāo)，同時(shí)也要求員工按工作流程，以此促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化。

1.明確劃分崗位職責(zé)：按照企業(yè)不同辦公室的職能和工作流程，進(jìn)行工作崗位設(shè)置，依照工作崗位的性質(zhì)和內(nèi)容明確各崗位的職責(zé)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)崗位固定、個(gè)性化設(shè)置，明確分工，保障各崗位之間的獨(dú)立與合作。

2.工作流程進(jìn)行優(yōu)化：對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，可以讓企業(yè)管理人員在經(jīng)營管理過程中，依據(jù)工作任務(wù)和性質(zhì)，把任務(wù)分成若干部分，然后進(jìn)行工作流程的優(yōu)化，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)操作便捷簡單，還可以使得管理人員更直觀的面對(duì)工作任務(wù)，進(jìn)而獲悉工作中每一環(huán)節(jié)，及時(shí)制定調(diào)整政策并提供意見反饋。

3.互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢明顯：利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，企業(yè)辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，如此方便全面搜集信息，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)外工作的管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)節(jié)，對(duì)管理的控制有效預(yù)防，進(jìn)而能減少工作各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的管理漏洞。企業(yè)可以利用信息技術(shù)手段建立電子數(shù)據(jù)庫，收集并上傳文檔資料，同時(shí)進(jìn)行分類處理，以便后期查找的方便。這樣不僅大大提高了文檔管理工作的效率，同時(shí)還緩解了相關(guān)工作人員的工作壓力，并為辦公室行政管理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。

4.考核標(biāo)準(zhǔn)及要求必須嚴(yán)格執(zhí)行：程序性工作和非程序性工作是企業(yè)辦公室的兩大工作內(nèi)容。這兩塊工作內(nèi)容在執(zhí)行時(shí)都必須要進(jìn)行指標(biāo)量化的科學(xué)性。此外為增強(qiáng)員工的滿足感和自豪感，要做到獎(jiǎng)懲分明。

（三）創(chuàng)設(shè)清晰明確的管理目標(biāo)

辦公室行政管理人員應(yīng)基于高效化的角度開展日常工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模糊而落后的管理模式，明確精細(xì)化管理工作的目標(biāo)，并對(duì)目標(biāo)從細(xì)節(jié)方面進(jìn)行量化，確保辦公室行政管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能按照相應(yīng)的流程進(jìn)行，管理者可以對(duì)整個(gè)管理階段進(jìn)行全面掌控，為考核辦公室行政管理工作人員業(yè)務(wù)績效實(shí)際情況提供助力。另外，管理者在創(chuàng)設(shè)辦公室行政管理目標(biāo)時(shí)，應(yīng)站在企業(yè)發(fā)展全局的角度，不能完全憑借其工作經(jīng)驗(yàn)和主觀感受去制定，需要在創(chuàng)新行政管理工作理念的同時(shí)，發(fā)揮辦公室行政管理精細(xì)化工作的連續(xù)性，助推企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（四）提升人員素養(yǎng)

管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也會(huì)對(duì)企業(yè)辦公室行政管理工作成效產(chǎn)生影響，也決定著精細(xì)化管理模式的實(shí)施效果。為此，應(yīng)該定期組織專業(yè)化培訓(xùn)教育活動(dòng)，使其管理知識(shí)和技能得到更新，在深入學(xué)習(xí)當(dāng)中提升綜合素養(yǎng)。明確工作目標(biāo)及工作內(nèi)容的銜接關(guān)系，確保在行政管理中養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣和操作方法。注重對(duì)員工的職業(yè)道德教育，使其能夠在工作中保持高度責(zé)任精神和奉獻(xiàn)精神，能夠以企業(yè)的利益為首要前提，促進(jìn)精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。改善工作人員的福利待遇，使他們在實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室作為企業(yè)行政管理的重要部門，具有工作內(nèi)容煩瑣、責(zé)任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人員對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)識(shí)，全面提高其行政管理水平，有效處理行政工作中存在的細(xì)節(jié)問題，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的科學(xué)化和精細(xì)化，助推企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。