數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)分析

文/苗啟慧

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，信息化管理手段逐漸受到全社會(huì)的高度關(guān)注。近年來高校建設(shè)規(guī)模和招生規(guī)模都不斷增加，相應(yīng)的檔案資源也在不斷拓展，檔案管理信息化建設(shè)業(yè)已成為大勢(shì)所趨。本文主要針對(duì)數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，期望對(duì)高校的建設(shè)與發(fā)展，特別是對(duì)高校檔案管理的信息化建設(shè)提供參考與借鑒

檔案管理是高校管理工作中的重點(diǎn)之一，它涉及到高校各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)工作的開展。面對(duì)當(dāng)前數(shù)字化信息化時(shí)代，高校檔案管理面臨著巨大的考驗(yàn)，傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端逐漸凸顯，傳統(tǒng)管理手段和日益增長(zhǎng)的海量的高校檔案資源信息產(chǎn)生了脫離，影響了高校正常的運(yùn)行和長(zhǎng)期發(fā)展。針對(duì)這種情況，高校就需要積極采用信息化手段，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的快速發(fā)展。

一、高校檔案管理概述

檔案管理涉及到高校各項(xiàng)工作內(nèi)容，它是對(duì)高校各類信息材料記錄與匯總的集合。不僅對(duì)校內(nèi)各類檔案和有關(guān)資料獲取、分類、整理、鑒定、匯總、統(tǒng)計(jì)和保管，而且還要做好檔案開放和利用等工作。在高校檔案的管理中，文件材料歸檔的范圍比較廣，主要包括黨政的管理類的材料、教學(xué)類的材料、科研類的材料、建設(shè)類的材料、設(shè)備儀器材料、產(chǎn)品的生產(chǎn)類材料、出版物類的材料、外事類的材料、財(cái)會(huì)類的材料，等等。這些材料的合理記錄與保管構(gòu)成了高校檔案，它對(duì)高校的發(fā)展具有重要的作用[1]。

二、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在高校傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是通過手動(dòng)方式進(jìn)行，這種管理模式存在著諸多的弊端。首先，檔案資料占據(jù)的空間大。由于高校檔案的管理中涉及到大學(xué)生的在學(xué)資料與就業(yè)資料等，還包括各種教務(wù)工作中的資料，資料材料十分復(fù)雜和繁多，往往在檔案的材料收集、整理和儲(chǔ)存中都需要占據(jù)很大的空間。其次，傳統(tǒng)管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力且效果不好。在傳統(tǒng)管理中，對(duì)檔案資料在分類、編排、整理和歸置中都較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，浪費(fèi)很多的時(shí)間和人力，且對(duì)資料的整理效率不高、準(zhǔn)確性也不夠，從而勢(shì)必影響檔案管理與運(yùn)用的效果。再次，高校在檔案管理中一直存在二次利用率低的情況。檔案資料涉及到高校工作中的各個(gè)方面，有學(xué)生工作方面的資料，也有教務(wù)工作方面的資料，這些資料都是具有一定的利用價(jià)值，如學(xué)生檔案對(duì)他們的就業(yè)十分重要，教務(wù)檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)工作開展具有指導(dǎo)作用等，然而高校在檔案的管理中一直缺乏對(duì)檔案潛在價(jià)值的挖掘[2]。最后，近年來高校不斷擴(kuò)招，校內(nèi)學(xué)生以及教師的數(shù)量快速增多，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍的檔案和教師職員的檔案等都出現(xiàn)激增、更新速度快和多樣載體形式等特點(diǎn)，這對(duì)信息的收集、甄別、編輯、存檔和利用等增加了難度。而隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，信息化和網(wǎng)絡(luò)化手段越來越普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式的諸多弊端逐漸顯露，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的要求，這就需要盡快做好檔案管理的信息化建設(shè)，積極引進(jìn)信息化技術(shù)來推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]。由此可見，高校檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)實(shí)的最佳選擇，非常必要。

三、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變，借助信息化手段的優(yōu)勢(shì)能夠有效促進(jìn)檔案管理工作水平的提升，對(duì)高校檔案的管理工作具有重要意義。其主要表現(xiàn)在：

首先，信息化的建設(shè)能夠促進(jìn)檔案管理更為便捷。傳統(tǒng)檔案管理需要使用大量紙質(zhì)載體，在長(zhǎng)期發(fā)展中，此類紙質(zhì)檔案資料也會(huì)不斷積累，存儲(chǔ)中需要占據(jù)很大的空間，且還容易受到潮、蟲等外界因素的影響，其長(zhǎng)期保存存在難度，而通過信息化手段就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的便捷保存，通過硬盤或者云端等就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大量資料的存放，能夠長(zhǎng)期實(shí)現(xiàn)保存，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷性。

其次，信息化的建設(shè)促進(jìn)檔案的檢索和查詢。過去，檔案查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而借助信息化手段就能夠通過先進(jìn)的查詢方法，如分類查詢和組合查詢等，迅速而又準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)資料。

再次，信息化的建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。通過信息化的手段，能夠促進(jìn)高校內(nèi)部各個(gè)部門借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的聯(lián)系與交流，他們之間能夠更好實(shí)現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)管理工作更好開展[4]。

最后，信息化的建設(shè)能夠促進(jìn)高校檔案價(jià)值的發(fā)揮。通過信息化的手段能夠更好實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的數(shù)字化管理，在各個(gè)部門工作中需要檔案資料提供依據(jù)時(shí)，就能夠隨時(shí)隨地借助信息化手段實(shí)現(xiàn)所需資源的檢索，且借助大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料潛在價(jià)值的挖掘，對(duì)教務(wù)工作和學(xué)校發(fā)展都能有所幫助。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在數(shù)字化時(shí)代下，高校檔案信息化建設(shè)非常必要、勢(shì)在必行?？墒强v觀高校檔案管理信息化建設(shè)狀況，還存在諸多的不足。諸如：

一是高校檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。在數(shù)字化的時(shí)代下，高校在檔案管理中逐漸加大了信息化的建設(shè)力度，盡管信息化建設(shè)對(duì)提高管理工作水平具有積極意義，但這也導(dǎo)致目前檔案管理和傳統(tǒng)管理存在顯著差異，想要充分發(fā)揮信息化手段的作用，還需要相關(guān)人員具備良好的綜合素養(yǎng)。而現(xiàn)階段高校檔案管理工作中，相關(guān)人員普遍存在素質(zhì)不高的情況，他們過去長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)用傳統(tǒng)的手工的檔案管理方式，如今面對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備等，相應(yīng)的管理人員存在運(yùn)作能力的不足，在工作開展中并不能夠充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，勢(shì)必影響其工作質(zhì)量與效率。

二是信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施尚不完備。在高校檔案的管理工作中，要實(shí)現(xiàn)信息化管理，完備的基礎(chǔ)設(shè)施是其基本基礎(chǔ)和前提條件。在現(xiàn)階段對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中，盡管高校在不斷進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，但整體來看還普遍存在不完備的情況，在硬、軟件方面都存在不夠完備的現(xiàn)象。高校一般只是對(duì)硬件配置比較注重，投入資金進(jìn)行購(gòu)置，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但對(duì)軟件配置較為忽視，程序系統(tǒng)往往存在漏洞或者滯后性，沒有及時(shí)更新和完善，逐漸出現(xiàn)系統(tǒng)性能問題[5]。

三是檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完整。在對(duì)高校檔案的管理中，由于涉及到大量的檔案資料，且檔案資料隨著時(shí)間的增加，還會(huì)不斷積累與增多，所以這就需要確保其數(shù)據(jù)庫具有很好的功能，要求其數(shù)據(jù)庫在建設(shè)中要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的持續(xù)更新和良好儲(chǔ)存。但在高?，F(xiàn)階段檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，還存在不完整的情況，如檔案信息的錄入不完整、檔案信息的象征性錄入等，這都影響了數(shù)據(jù)庫的功能。同時(shí)，完成檔案信息的錄入后，往往缺乏管理，并未按照實(shí)際情況做好檔案信息的及時(shí)更新和核實(shí)，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)不完整或者虛假信息等情況的存在，這都會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫的使用以及檔案管理工作造成不利影響。

四是檔案信息存在安全問題。盡管信息化的手段具有顯著的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)它也存在一定的弊端，安全問題的解決一直是信息化技術(shù)使用中的難題。在高校檔案管理的信息化建設(shè)中，往往比較重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，而對(duì)安全問題較為忽視。這就導(dǎo)致在檔案信息化過程中，管理系統(tǒng)可能頻繁受到病毒或者黑客的攻擊，造成檔案信息的丟失或者破壞等情況，因此這就需要高校重視信息化管理的安全問題，積極采取有效手段做好安全防護(hù)，確保檔案信息的安全性。

五、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)策略

針對(duì)現(xiàn)狀與存在的問題，加速高校檔案管理的信息化建設(shè)采取以下措施與策略：

策略之一：努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。眾所周知，管理人員綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的開展效果。在信息化建設(shè)的背景下，高校的檔案管理工作不僅需要管理人員具有傳統(tǒng)管理素質(zhì)，同時(shí)還需要他們具有良好的信息化方面的素養(yǎng)，要求他們能夠?qū)﹄娮踊O(shè)備和計(jì)算機(jī)等熟練掌握與使用，這樣才能夠確保信息化手段的作用發(fā)揮，因此數(shù)字化的時(shí)代對(duì)檔案管理的人員素質(zhì)要求更高，對(duì)復(fù)合型的人才需求增加。由于復(fù)合型的人才培養(yǎng)并不是一個(gè)速成的過程，管理人員掌握現(xiàn)代化技術(shù)需要長(zhǎng)期不斷學(xué)習(xí)，因此為了滿足工作需求，高校就可以引進(jìn)一批能夠?qū)﹄娮踊O(shè)備和計(jì)算機(jī)等熟練運(yùn)用的復(fù)合人才，來促進(jìn)其檔案管理的信息化發(fā)展[6]。同時(shí)，高校要注重對(duì)在職人員綜合素質(zhì)的提升，可以采取定期的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，從而促進(jìn)他們更好實(shí)現(xiàn)工作的信息化管理。

策略之二：完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提，在對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中，高校需要重視對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，不斷對(duì)各種硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。高校要根據(jù)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行硬件設(shè)施的配置，如計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)和掃描機(jī)等設(shè)備，且保證這些硬件設(shè)施具有良好的性能；在軟件方面的配置中，高校要根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行管理系統(tǒng)的研發(fā)，并在使用中對(duì)系統(tǒng)不斷改進(jìn)與更新，確保系統(tǒng)具備良好的功能，能夠滿足檔案信息化管理的需求。

策略之三：加強(qiáng)檔案信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)庫是檔案管理的核心部分，它對(duì)檔案信息的收集、整理、分析、儲(chǔ)存和利用等具有重要的作用，因此高校必須加強(qiáng)檔案信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先，高校在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，需要做好檔案信息的錄入，對(duì)涉及到各個(gè)部門和各個(gè)環(huán)節(jié)的信息都要錄入到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，且檔案信息的所有形式都要納入其中，如文字和音頻等信息，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案信息具有良好的完整性。其次，在對(duì)檔案信息的錄入中，要做好對(duì)所有的信息數(shù)據(jù)認(rèn)真核實(shí)，避免虛假信息的出現(xiàn)，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息具有真實(shí)性。再次，要對(duì)數(shù)據(jù)庫做好及時(shí)更新和強(qiáng)化管理，對(duì)發(fā)生的相關(guān)信息要及時(shí)和實(shí)時(shí)向數(shù)據(jù)庫內(nèi)錄入，保證檔案信息和高校實(shí)際情況保持高度一致性[7]。

策略之四：重視檔案信息的安全管理。高校在對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中，信息化程度在不斷提升，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和共享化逐漸深入，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息環(huán)境存在著諸多的安全威脅，這也增加了檔案信息的安全隱患，因此高校在對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)中一定要重視安全管理工作。在檔案信息化管理中，相關(guān)人員要具備良好的信息安全意識(shí)，在工作期間要規(guī)范自身的操作與處理，確保對(duì)檔案信息的處理沒有安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在信息化手段的使用中，要做好對(duì)系統(tǒng)和軟件的安全性防護(hù)，合理使用安全防護(hù)軟件，如防火墻、360安全衛(wèi)士等，并對(duì)管理系統(tǒng)定期進(jìn)行更新，做好對(duì)系統(tǒng)漏洞的查補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)病毒或者黑客等惡意攻擊的抵御，避免對(duì)檔案信息的完整性與安全性產(chǎn)生威脅，以確保檔案的信息安全。

綜上所述，當(dāng)今世界面對(duì)大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代，高校的檔案管理信息化是其必然的發(fā)展方向，信息化的建設(shè)對(duì)高校檔案的管理工作具有著重要的價(jià)值。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)管理與信息化管理優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，能夠有效改善傳統(tǒng)管理不足，提高檔案管理整體水平。然而，時(shí)下在高校檔案管理信息化建設(shè)中還存在諸多問題和不足，困擾與制約著檔案管理信息化建設(shè)，并影響信息化手段的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮。就此，提請(qǐng)高校管理者，特別是高校領(lǐng)導(dǎo)層高度重視檔案管理信息化建設(shè)，大力促使檔案管理邁上新臺(tái)階，這對(duì)高校建設(shè)與發(fā)展意義非凡，切莫等閑視之。