事業(yè)單位辦公室行政管理工作探析

劉志云

事業(yè)單位的辦公運(yùn)行離不開(kāi)辦公室的支持，它是單位形象的對(duì)外展示，發(fā)揮著綜合協(xié)調(diào)的作用。目前，我國(guó)事業(yè)單位辦公室行政管理中存在著一定的問(wèn)題，不利于辦公人員工作效率的提升以及行政管理工作的健康發(fā)展。本文對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位行政管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了列舉并提出了一些政策建議，希望能為辦公室行政管理工作的健康發(fā)展提供幫助。

在事業(yè)單位工作管理當(dāng)中，辦公室是一個(gè)全面綜合的辦事平臺(tái)，它的主要職能包含進(jìn)行業(yè)務(wù)接待，對(duì)文件進(jìn)行處理等，是行政管理能力強(qiáng)弱的體現(xiàn)，代表著對(duì)外的整體形象。在實(shí)際管理當(dāng)中，存在著相關(guān)制度不完善、人才短缺、團(tuán)隊(duì)合作能力欠佳等問(wèn)題，需要進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

一、新時(shí)期事業(yè)單位辦公室行政管理工作的必要性

（一）促進(jìn)事業(yè)單位改革與優(yōu)化

據(jù)有關(guān)資料記錄，我國(guó)事業(yè)單位有近130萬(wàn)家，職工至少有3000萬(wàn)人，規(guī)模非常大。事業(yè)單位運(yùn)行所需的資金大部分或者完全由國(guó)家財(cái)政支持，是國(guó)家財(cái)政支出的重要組成部分。但是，很多事業(yè)單位自身的運(yùn)作機(jī)制存在問(wèn)題，比如定位不明確、政治事務(wù)不分、機(jī)制不靈活，甚至存在權(quán)力共享等。面對(duì)事業(yè)單位自身存在的問(wèn)題和現(xiàn)狀，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到其中的問(wèn)題，然后進(jìn)行改革與優(yōu)化，比如：明確年度目標(biāo)，制定好年度規(guī)劃，加強(qiáng)單位文化建設(shè)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，提升員工工作的積極性。

（二）推進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)管理

在我國(guó)，事業(yè)單位充當(dāng)著社會(huì)服務(wù)的角色，它是國(guó)家機(jī)關(guān)為實(shí)現(xiàn)社會(huì)福利而創(chuàng)辦，或者是由其他組織機(jī)構(gòu)等為從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)而創(chuàng)辦，由于事業(yè)單位管理缺乏科學(xué)性以及合理性，目前我國(guó)部分事業(yè)單位存在著人員過(guò)剩、人才缺乏、職能劃分不明等問(wèn)題，基于這些問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室管理的科學(xué)性勢(shì)在必行。事業(yè)單位辦公室管理過(guò)程中，不應(yīng)該直接照搬傳統(tǒng)的辦公室行政管理模式，應(yīng)該推行科學(xué)管理，提升辦公室管理質(zhì)量和效率。

（三）有利于事業(yè)單位健康發(fā)展

貪污腐敗問(wèn)題是一個(gè)社會(huì)問(wèn)題，在事業(yè)單位當(dāng)中也不免有思想不正而做違法亂紀(jì)事情的人，所以，應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室管理工作，減少此類(lèi)事件發(fā)生。事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，并且要嚴(yán)格按照法律、法規(guī)和章程來(lái)管理單位內(nèi)大大小小的事物。相關(guān)監(jiān)督部門(mén)，要認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，如若發(fā)現(xiàn)違法亂紀(jì)或者思想不正的行為，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不斷促進(jìn)事業(yè)單位辦公室管理健康發(fā)展。

二、辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題

（一）缺乏嚴(yán)格的行政管理制度

近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，并且經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了變化，為適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，我國(guó)政府機(jī)構(gòu)也隨之進(jìn)行了調(diào)整，并且調(diào)整規(guī)模較大，這使得辦公室管理工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，出現(xiàn)了很多弊端和漏洞。事業(yè)單位辦公室管理改革沒(méi)有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及政府改革的步伐，很多社區(qū)的服務(wù)人員工作效率較低，因此，辦公室行政管理模式的不兼容導(dǎo)致了單位內(nèi)部管理的漏洞，行政管理制度的缺失不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（二）人才短缺影響管理職能的發(fā)揮

事業(yè)單位辦公室是一個(gè)綜合事物型的平臺(tái)，它涉及到的職能比較多，相對(duì)來(lái)說(shuō)較復(fù)雜，不僅需要協(xié)調(diào)和多部門(mén)之間的工作聯(lián)系，還要肩負(fù)起文件管理、保密管理、會(huì)議記錄、監(jiān)督、目標(biāo)管理考核等工作職能。這對(duì)于員工的工作能力要求很高，既要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力還要有較高的綜合素質(zhì)，但是目前部分事業(yè)單位對(duì)于這樣的人才比較缺乏。很多辦公室管理人員對(duì)工作缺乏熱情和主動(dòng)性，很多事項(xiàng)的推進(jìn)都比較被動(dòng)，只是配合執(zhí)行，員工缺乏積極進(jìn)取和奮斗意識(shí)，需要多部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)很容易被擱置，處理完成耗時(shí)較久，這也造成了事業(yè)單位管理工作整體效率的低下。

（三）辦公室作風(fēng)建設(shè)存在的問(wèn)題

辦公室作風(fēng)問(wèn)題一直是一項(xiàng)難題，它長(zhǎng)期存在且形式多樣，主要有：事業(yè)單位辦公室工作人員之間拉幫結(jié)派，對(duì)于工作比較懈怠，很多事項(xiàng)都不認(rèn)真完成，只是敷衍了事，流于表面，還有的對(duì)于單位組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn)等不認(rèn)真參與，出現(xiàn)不學(xué)或者假學(xué)的情況。

事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公作風(fēng)建設(shè)問(wèn)題的管理，完善相關(guān)制度并要切實(shí)落實(shí)，不要因?yàn)檗k公作風(fēng)問(wèn)題拖累事業(yè)單位的科學(xué)健康發(fā)展。

（四）團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)不強(qiáng)

前文提到，事業(yè)單位辦公室是一個(gè)綜合事物平臺(tái)，它對(duì)于團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力要求較高，很多工作事項(xiàng)都是需要各環(huán)節(jié)工作人員共同推進(jìn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，需要辦公室工作人員具有較強(qiáng)的團(tuán)結(jié)意識(shí)和責(zé)任感。但是，當(dāng)前，很多事業(yè)單位的部分工作人員缺乏大局意識(shí)和團(tuán)結(jié)友愛(ài)精神，自我意識(shí)較重，不利于團(tuán)隊(duì)協(xié)作管理的推進(jìn)。

三、辦公室行政管理工作的幾點(diǎn)思考

（一）改變管理方式，提高服務(wù)意識(shí)

事業(yè)單位本身就是為幫助實(shí)現(xiàn)國(guó)家福利政策而創(chuàng)建，處理問(wèn)題時(shí)，要著眼大局，不要拘泥于小部門(mén)或者個(gè)人的利益，同時(shí)也要意識(shí)到一個(gè)小團(tuán)隊(duì)的利益并犧牲整個(gè)團(tuán)隊(duì)的整體利益。因此，單位的決定和領(lǐng)導(dǎo)集體的決定必須認(rèn)真履行，在工作對(duì)接中，保持良好的態(tài)度和耐心，在接待客戶(hù)以及跨部門(mén)協(xié)作溝通中都要積極熱情。所有工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)必須放在整體形勢(shì)和全局的高度上，這樣我們才能正確處理關(guān)系的方方面面。單位辦公室的行政管理應(yīng)以單位的利益為基礎(chǔ)，為社會(huì)服務(wù)，避免以管理為管理的理念。必須摒棄形式主義，追求實(shí)效;要嚴(yán)格控制財(cái)政支出，防止鋪張浪費(fèi)，注意勤儉節(jié)約;有必要根據(jù)單位的實(shí)際需要，選擇合理靈活的方式。最高原則必須是單位的利益，消除不適當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ健Ｆ浯危訌?qiáng)與實(shí)際情況的結(jié)合。事業(yè)單位行政人員的職業(yè)道德修養(yǎng)是提高本單位行政能力，培養(yǎng)其責(zé)任感和忠誠(chéng)度，以身作則的基礎(chǔ)。它在執(zhí)行本單位的規(guī)章制度方面起主導(dǎo)作用，并成為一名能夠了解該服務(wù)的辦公室管理員。

（二）建立健全辦公室行政管理制度

辦公室作風(fēng)問(wèn)題的存在，主要與辦公室管理制度不完善具有主要的關(guān)系，所以需要建立健全辦公室管理制度。對(duì)于一些事項(xiàng)進(jìn)行明確的規(guī)定和說(shuō)明。對(duì)于違法亂紀(jì)的行為要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰和懲治，對(duì)于表現(xiàn)較好的的工作人員要進(jìn)行表彰，適當(dāng)給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)等。制度建立之后要切實(shí)落實(shí)，完善監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制，加強(qiáng)工作人員之間的互相監(jiān)督，保障新的辦公室管理制度能夠順利推行。要提示工作人員的整體素質(zhì)，從思想上杜絕不良作風(fēng)的出現(xiàn)，切實(shí)保障辦公室管理科學(xué)健康發(fā)展。

（三）不斷提高事業(yè)單位團(tuán)隊(duì)的協(xié)作精神

事業(yè)單位辦公室的工作是復(fù)雜的，每個(gè)人的工作任務(wù)與責(zé)任不僅相同。寫(xiě)作工作可以由部分職員獨(dú)立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，對(duì)于我們應(yīng)該注重如何提高辦公室團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)合作精神。只有良好的合作關(guān)系才能帶來(lái)最大的利益。其次，辦公室里有很多的工作，比如交流和收發(fā)。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常繁瑣任務(wù)，這也給很多辦公室人員帶來(lái)了挑戰(zhàn)。同時(shí)，還需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握辦公室的工作，不僅要了解辦公室的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，而且還掌握單位的工作的進(jìn)展和當(dāng)前關(guān)鍵任務(wù)，真正處理所有事務(wù)和為人民服務(wù)。

（四）對(duì)管理方法創(chuàng)新，提高工作效率

辦公室管理是否科學(xué)直接關(guān)系到管理系統(tǒng)是否能夠協(xié)調(diào)運(yùn)行，辦公室工作內(nèi)容混雜、聯(lián)系廣泛、工作量大，在新時(shí)期科學(xué)發(fā)展下，電子計(jì)算機(jī)也被廣泛地應(yīng)用到了辦公室工作中。辦公室自動(dòng)化為辦公信息采集、記錄、文件傳輸和處理等都帶來(lái)了便利，不僅工作效率顯著提高，同時(shí)也讓辦公室從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代科學(xué)管理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)大量支持辦公自動(dòng)化流程，提高對(duì)辦公室自動(dòng)化的重視力度，工作人員也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)和掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高工作效率，如門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、QQ工作群、微信工作群等。

（五）建立相互學(xué)習(xí)與協(xié)作意識(shí)

事業(yè)單位綜合辦公室工作需要大家寫(xiě)作共同完成，因此工作人員要具備很強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)寫(xiě)作一是，只有互相團(tuán)結(jié)才能讓工作任務(wù)保質(zhì)保量的完成。工作人員必須樹(shù)立大局意識(shí)，工作中做到相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，團(tuán)結(jié)一致，共同進(jìn)步，密切合作，在工作之余還可以積極參加單位集體活動(dòng)以營(yíng)造出辦公室乃至整個(gè)單位的良好工作氛圍，打造出積極進(jìn)取與團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的隊(duì)伍，這樣才有利于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（六）對(duì)辦公室崗位進(jìn)行精細(xì)化分工

事業(yè)單位綜合辦公室的行政管理工作比較復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代事項(xiàng)比較多，因此在實(shí)際的辦公當(dāng)中，辦公室部分崗位均為隨機(jī)設(shè)置，因而存在著崗位分工模糊、工作分配不到位、職權(quán)重疊、崗位銜接空白等問(wèn)題，容易造成相互推諉責(zé)任、遇事不處理或者多人反復(fù)處理同一事務(wù)的情況，不僅浪費(fèi)人力還造成資源浪費(fèi)，大大降低了工作效率。針對(duì)上述情況，辦公室各項(xiàng)任務(wù)與各個(gè)崗位必須詳細(xì)梳理，按照行政管理工作實(shí)際對(duì)崗位進(jìn)行合理設(shè)置與細(xì)化分工，明確崗位職責(zé)，保證崗位職責(zé)不出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，不同崗位工作銜接順暢，提高行政工作的時(shí)效性、針對(duì)性，全面提高行政管理工作的精細(xì)化水平。

四、結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，行政管理對(duì)于事業(yè)單位而言是管理的核心內(nèi)容，事業(yè)單位管理部門(mén)要求行政管理工作實(shí)施必須闊時(shí)到位，從而才能讓既往管理中的混亂形象得到解決，達(dá)到提高管理效率、節(jié)約管理成本的目的，從而保證單位的穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位辦公室在面對(duì)新形勢(shì)與新任務(wù)下，對(duì)工作也有了更高的要求，面臨著新的挑戰(zhàn)，辦公室作為事業(yè)單位的中樞部門(mén)，必須梳理正確的工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)管理方式方法不斷創(chuàng)新，對(duì)辦公行政管理體系不斷完善，進(jìn)而保證辦公行政職能充分發(fā)揮，促進(jìn)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

（作者單位：鹽城工學(xué)院）