檔案信息資源的整合與利用

孫巧玲 劉晶晶 林曉旭 山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院

一、引言

經(jīng)過長期不斷的發(fā)展，當前我國經(jīng)濟發(fā)展的速度有了很大的提高，在此背景下，我國各項基礎設施的建設更加完善，這就為人們的生活提供了更好的條件，在此背景下，對于檔案所進行的管理工作提出了更高的要求。在新時代背景之下，針對與檔案信息資源的整合與利用將會有效滿足當前對檔案信息的需求，推動社會經(jīng)濟的發(fā)展。因此，針對檔案信息資源整合利用進行的研究是十分有必要的。

二、檔案信息資源整合與利用的現(xiàn)狀分析

（一）信息資源標準不統(tǒng)一

要想真正做好對檔案信息資源進行的整合利用，就需要為所有用戶建立健全的虛擬信息體系，在該體系的作用之下，信息需求方與提供方可以實現(xiàn)實時的交流與溝通。對此系統(tǒng)的建立，能夠把原本獨立的檔案系統(tǒng)整合成成體，但不同檔案系統(tǒng)在建立的時間、過程中使用的技術標準等方有著明顯的不同，所以在對檔案信息進行整合的時候，往往難以真正的把相關信息整合成為整體。

（二）檔案管理機制落后

在對檔案信息進行開發(fā)與利用的過程當中，通常涉及了眾多主體。當下的檔案管理部門針對檔案所進行的管理具有比較滯后的問題。無論是檔案的轉(zhuǎn)移還是移交等，都要有相關單位提供的憑證才能夠進行，這就對檔案信息資料的傳遞與流通造成了很大阻礙。就當下現(xiàn)行的檔案管理機制來看，其中最為主要的一個問題就是沒有準確的區(qū)分檔案管理工作與檔案查看權限，因此而難以實現(xiàn)對檔案信息資料的有效運用。

三、檔案信息資源整合與利用的有效措施

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，建設標準化的體系

在對檔案信息進行整合的過程當中，標準化的建設是必須要高度重視的，但就實際來看，對于檔案信息管理系統(tǒng)的標準化建設并不是一蹴而就的，它需要比較漫長的過程，必須要進行全面細致的規(guī)劃，結(jié)合實際情況，制定科學、可行的執(zhí)行策略，才可以確保所建設出的系統(tǒng)能夠在實際應用中發(fā)揮有效作用。為此，要做好以下幾點：①與檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)技術等專業(yè)的專家一同確立檔案信息管理的整體標準，此標準包括了檔案信息管理系統(tǒng)建設時用到的技術術語、建設時用到的整體框架機構等；②要確定檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)內(nèi)所用到的基本技術標準，如基本的網(wǎng)絡設施建設標準、系統(tǒng)內(nèi)部所用的通信標準等；③對系統(tǒng)在建立完成以后的管理標準進行確定；④對通檔案信息管理系統(tǒng)在交流與共享的過程當中所需要的服務標準進行制定。在完成對以上的標準體系的建設以后，就可以更好的實現(xiàn)對檔案信息資源的整合，為后續(xù)的檔案信息資源利用提供良好的條件。

（二）強化管理，推動各部門合作共建

就檔案信息資源來看，針對其所進行的整合屬于整個社會信息系統(tǒng)建設當中非常重要的內(nèi)容。在對檔案信息系統(tǒng)進行建設的過程當中，必須要把社會虛擬性系統(tǒng)充分的整合為一個整體。通過實踐可以發(fā)現(xiàn)，檔案信息化整合的關鍵就是要此工作融入到我國整個社會信息化建設的過程之內(nèi)。在實際應用中，要把檔案信息化的建設變成電子政務轉(zhuǎn)變的一部分，在實施信息化建設的過程中，檔案管理部門應當積極主動的與其他政府管理部門的信息化系統(tǒng)使用相同的標準，以此來使得檔案信息可以順利的流通在政府內(nèi)的各個單位。與此同時，在對檔案館進行建設時，需要和其他的公共服務機構積極開展合作，如與圖書館、人才服務中心等的部門建立更加深入的合作關系，從而有效打造出區(qū)域性的信息交流中心，確保相關區(qū)域內(nèi)的信息可以由此信息流通中心來實現(xiàn)更加方便、快速的傳播，以此來有效提高檔案信息資料的利用效率。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，加強對檔案管理利用的認識

伴隨著我國經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，當前我國人口流動的速度變得越來越快，在各個企業(yè)當中，人才的流動更加頻繁，流動速度也大大提高，在此背景下，人們對于檔案管理工作的傳統(tǒng)認識導致檔案信息資料在當前的整合利用受到了非常大的約束，不但整合與利用難以實現(xiàn)，并且所發(fā)揮的作用也更加有限。就目前來看，相關政府部門針對檔案信息資料有著重視管理而輕視利用的落后觀念。在全新的歷史發(fā)展階段當中，必須要盡快的轉(zhuǎn)變這樣錯誤的管你那，政府部門不但要盡可能的加強對檔案信息的管理，還需要結(jié)合實際情況，采取有效的措施來最大程度的利用檔案信息資料，使其作用與價值可以得到充分體現(xiàn)。

四、結(jié)語

總而言之，在新時代背景下的今天，必須要跟緊時代發(fā)展的腳步，及時的轉(zhuǎn)變自身的觀念，充分意識到檔案信息資源的重要性，不但要對檔案信息資源整合的方法進行創(chuàng)新與改進，還需要盡可能的提高利用效率，采取信息化的技術手段來進行對檔案的管理，從而在提高檔案管理效率與質(zhì)量的同時，確保檔案信息資源的重要價值能夠真正體現(xiàn)。