信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用存在的問(wèn)題及對(duì)策

鐘濤 中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十二研究所

眾所周知，基層單位的檔案管理是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是國(guó)家檔案中不可或缺的一部分，基層單位檔案收集、整理水平的高低直接關(guān)系到有關(guān)部門(mén)是否高效利用檔案，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，助推社會(huì)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，基層單位一定要認(rèn)識(shí)到做好基層檔案管理工作的重要性，并立足于實(shí)際，不斷加強(qiáng)基層單位檔案管理，從整體上促使基層單位檔案管理效能提升。

一、信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的一些問(wèn)題

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，事業(yè)單位需要靈活使用各類信息技術(shù)調(diào)整自身的檔案管理模式，確保檔案管理工作的針對(duì)性和有效性，全面提升檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，一些事業(yè)單位對(duì)運(yùn)用信息技術(shù)準(zhǔn)備不充分，對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)知不夠深刻，因此出現(xiàn)了行為偏差及方向失誤，難以充分彰顯信息技術(shù)在檔案管理中的作用，整體檔案管理質(zhì)量和水平不夠理想，與預(yù)期的目標(biāo)之間存在著明顯的差距，難以更好地體現(xiàn)信息技術(shù)在推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用對(duì)策

（一）建立信息化檔案管理理念

在當(dāng)代社會(huì)數(shù)據(jù)發(fā)展環(huán)境之下，檔案管理模式已經(jīng)成為社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)，為了更好地適應(yīng)環(huán)境的變化，需要提高對(duì)于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現(xiàn)狀做好信息化創(chuàng)新。另外，基于檔案管理合理性需要進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，積極構(gòu)建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應(yīng)的規(guī)范與依據(jù)可以執(zhí)行，在出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)可以及時(shí)追究責(zé)任人并實(shí)施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責(zé)任制度角度進(jìn)行著手，將工作方式細(xì)化，并將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位，制度體系的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現(xiàn)混亂及信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。另外，還需要定期做好人員的培訓(xùn)教育，強(qiáng)化人員素質(zhì)培訓(xùn)，持續(xù)提高管理人員的綜合素質(zhì)水平。針對(duì)檔案管理人員而言，人員培訓(xùn)屬于檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，主要是以信息化檔案管理技術(shù)以及服務(wù)理念為主，強(qiáng)化檔案管理的綜合工作水平。

（二）加強(qiáng)對(duì)電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應(yīng)該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)特點(diǎn)的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實(shí)各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，檔案管理工作人員需長(zhǎng)期做好這項(xiàng)工作。有關(guān)管理部門(mén)需要意識(shí)到自身的社會(huì)責(zé)任，出臺(tái)相應(yīng)的技術(shù)舉措和政策，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實(shí)。同時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團(tuán)隊(duì)，為檔案安全工作提供人力保障。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人員綜合素養(yǎng)

新時(shí)期要做好基層單位管理工作，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是基礎(chǔ)、是前提，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的高低直接關(guān)系到基層單位檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量。一是基層單位要通過(guò)各種途徑積極引入高素質(zhì)的檔案管理人員，加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，從整體上促使檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。二是基層單位要通過(guò)“走出去、引進(jìn)來(lái)”，定期開(kāi)展檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)教育，同時(shí)還要定期開(kāi)展現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用比拼工作，通過(guò)這樣的舉措，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，為提高基層檔案管理效率奠定良好的基礎(chǔ)。三是為提高檔案管理人員工作的積極性?；鶎訂挝贿€要制定激勵(lì)制度，定期通過(guò)成果比拼，知識(shí)競(jìng)賽等，促使其積極性提升，從而更好地培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，真正意義上構(gòu)建一支高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍，助推基層單位穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）對(duì)檔案信息實(shí)行共享管理

現(xiàn)如今，我國(guó)的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的越來(lái)越成熟，其中“云技術(shù)”作為信息技術(shù)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在很多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。而且隨著科技的不斷發(fā)展，手機(jī)、電腦等電子設(shè)備都有了可以進(jìn)行云端傳輸?shù)慕邮湛?，所以將“云技術(shù)”中的某些功能應(yīng)用到檔案管理中對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是非常有利的。因此，為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，各級(jí)政府可建立起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好各環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的檢修及維護(hù)工作。同時(shí)各有關(guān)區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位也可通過(guò)政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行自有檔案信息數(shù)據(jù)建立及維護(hù)，檔案管理工作人員可以利用“云技術(shù)”中的云共享功能，讓檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，這樣檔案信息就可以及時(shí)的被上傳到云端，避免了檔案信息在相關(guān)部門(mén)的停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，從而避免檔案信息泄露，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

最為基礎(chǔ)性的工作就是檔案管理。然而，當(dāng)前階段，因?yàn)槲覀儑?guó)家大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，就導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。目前，對(duì)于我們國(guó)家的事業(yè)單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創(chuàng)新管理方式，改變?cè)械乃季S方式，培養(yǎng)專業(yè)化高素質(zhì)的人才。同時(shí)，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設(shè)備，將信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)。