大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理創(chuàng)新途徑

陸馨怡 國(guó)家廣播電視總局九五二臺(tái)

一、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理人員能力有待提升

這些年科技得到了較好的發(fā)展，使得大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，并在不同領(lǐng)域得到了較好的應(yīng)用。在電子檔案管理方面，由于通常會(huì)把側(cè)重點(diǎn)放在傳統(tǒng)方式上，這就使得電子檔案管理整體水平相對(duì)低下。在一些單位部門(mén)里，對(duì)應(yīng)的電子檔案管理人員并不是專職崗位，通常為兼職員工，他們本身便有著自己的工作職責(zé)，所以并不會(huì)去單獨(dú)花費(fèi)時(shí)間去了解與掌握大數(shù)據(jù)，由此便造成電子檔案管理無(wú)法和大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)高效的融合。還有一些檔案管理人員因?yàn)槭艿侥挲g的限制，他們對(duì)于作為新生產(chǎn)物的電子檔案管理并不會(huì)表現(xiàn)出多大的興趣，而在電子檔案管理方面所呈現(xiàn)出的要求更是表現(xiàn)的難以接受。受到上述因素的制約，造成檔案管理團(tuán)隊(duì)存在著能力參差不齊的情況，這就致使電子檔案管理受到了一定的制約，無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有的功效[1]。

（二）電子檔案管理制度有待完善

現(xiàn)今，在一些單位里依舊借助傳統(tǒng)的方式展開(kāi)檔案管理工作，并沒(méi)能夠很好地和大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效的融合，這就使得檔案管理并沒(méi)有被優(yōu)化。這種情況下，便會(huì)造成檔案管理機(jī)制存在著一定的缺失，比如檔案管理流程呈現(xiàn)出不規(guī)范等問(wèn)題。而在單位管理層方面，則是未能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理方案展開(kāi)高效的研究以及處理，這便會(huì)造成檔案管理工作顯得相對(duì)隨意，未能夠形成管理機(jī)制。如次便在檔案管理機(jī)制上呈現(xiàn)出不健全有漏洞的情況，勢(shì)必將會(huì)對(duì)所在單位的檔案管理效率造成極大的影響，而且整體的管理質(zhì)量也會(huì)由此下降。致使在檔案管理經(jīng)過(guò)里發(fā)生信息遺漏等問(wèn)題，如若檔案存在丟失或不全的情況，那么則會(huì)對(duì)整體工作的進(jìn)行造成負(fù)面的影響。

二、大數(shù)據(jù)背景下強(qiáng)化電子檔案管理的具體措施

（一）提升檔案管理人員的整體能力

第一，應(yīng)該將側(cè)重點(diǎn)放在提升檔案員整體能力方面，只有這樣方可以促使其實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息處理水平的顯著強(qiáng)化，并會(huì)由此形成一定的分析能力。還有，應(yīng)該充分聯(lián)合相應(yīng)的大數(shù)據(jù)特征展開(kāi)對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，由此促使管理員整體能力得以強(qiáng)化。且要將其作為出發(fā)點(diǎn)，打造健全的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣在后以后的工作中便會(huì)使單數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)揮相應(yīng)的作用。而在這一經(jīng)過(guò)里，在單位管理層方面必須對(duì)電子檔案予以足夠的關(guān)注，可以將數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作進(jìn)行外包，由專業(yè)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)相應(yīng)的更新擴(kuò)展等工作，由此保障電子數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效安全的運(yùn)轉(zhuǎn)，最終達(dá)成支持電子檔案管理的效果。第二，應(yīng)該充分聯(lián)系大數(shù)據(jù)的具體現(xiàn)實(shí)，對(duì)檔案管理進(jìn)行高效的創(chuàng)新，應(yīng)該充分結(jié)合大數(shù)據(jù)的背景，高效應(yīng)用大數(shù)據(jù)數(shù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的改變。應(yīng)該大力引進(jìn)可用的先進(jìn)技術(shù)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)借助全新的管理理念，從而打造出綜合能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，促使其能夠更好的掌握所必須具備的專業(yè)知識(shí)以及技能，并將其作為出發(fā)點(diǎn)，持續(xù)的強(qiáng)化管理團(tuán)隊(duì)的整體能力，這樣便能夠符合在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員所提出的要求。第三，為了能夠保障整個(gè)檔案管理工作可以有效進(jìn)行，在具體工作里必須要結(jié)合過(guò)去的檔案管理工作對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題展開(kāi)高效的研判，且對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決并加以優(yōu)化，尤其是要完成好創(chuàng)新方面的要求，為整個(gè)電子檔案的管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

（二）增強(qiáng)投入

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效創(chuàng)新，且使得整個(gè)檔案管理工作展現(xiàn)出更高的質(zhì)量，那么在進(jìn)行具體的管理時(shí)則是應(yīng)該增加相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。第一，必須完成好設(shè)備的選取工作，由于該項(xiàng)工作的完成通常是借助電腦設(shè)施進(jìn)行，所以必須采購(gòu)一些存儲(chǔ)功能較好的設(shè)施設(shè)備。當(dāng)這項(xiàng)工作結(jié)束后，則是應(yīng)該充分連接檔案管理的具體情況引進(jìn)相應(yīng)的電子系統(tǒng)，并將管理系統(tǒng)裝置于電腦設(shè)置里，從而給以后所進(jìn)行的工作打下基礎(chǔ)提供平臺(tái)。并且在選取電子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該從單位的具體實(shí)際出發(fā)，選取能夠與之相匹配的檔案系統(tǒng)，如果要較好地達(dá)成這項(xiàng)工作，則是應(yīng)該持續(xù)強(qiáng)化相應(yīng)的員工管理，且要聘用一些專業(yè)能力強(qiáng)的員工，由此促使電子檔案的效用得以最大程度的發(fā)揮。最后，在進(jìn)行創(chuàng)新工作里應(yīng)該關(guān)注復(fù)合型人才的使用，且要聯(lián)系大數(shù)據(jù)背景的相關(guān)特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行積極的創(chuàng)新，對(duì)現(xiàn)有的傳統(tǒng)方式進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化提升，將創(chuàng)新工作當(dāng)成著力點(diǎn)，完成好對(duì)應(yīng)的電子檔案管理，并在最大可能上促使該項(xiàng)工作的效率得以提高。

（三）優(yōu)化以往檔案管理體系

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提升，則是應(yīng)該對(duì)管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，在具體的工作里應(yīng)該分階段引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而打造出全新的電子檔案管理體系。這樣電子檔案管理工作的效率便會(huì)得到極大的強(qiáng)化，而如果要對(duì)這項(xiàng)工做進(jìn)行創(chuàng)新則是要在具體的工作里充分聯(lián)系所在單位的具體狀況且加以研究，進(jìn)而打造出能夠滿足所在單位具體要求的管理體系，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化作業(yè)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在電子檔案管理方面，其對(duì)應(yīng)的優(yōu)勢(shì)能夠使得檔案保存更加具有效率，且在具體應(yīng)用時(shí)能夠呈現(xiàn)出更好的效率。其存在的不足在于假若管理不當(dāng)?shù)脑挘嗷虮还?，這些都會(huì)造成信息出現(xiàn)泄露，造成檔案的安全性大大降低，無(wú)法對(duì)信息私密性實(shí)現(xiàn)有效的保障。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，展開(kāi)相應(yīng)的電子檔案管理時(shí)，應(yīng)該選取科學(xué)的方式，促使電子檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的效用，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化。