試析檔案數(shù)字化的必要性及問題解決措施

謝彩云 福建省莆田市城廂區(qū)人民政府辦公室

檔案作為具有重要參考價值的原始記錄，包括文字、圖片、圖像、實物等多個類別，過去，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅耗費大量的耗材成本，而且也需要投入大量的人力資源，而檔案數(shù)字化管理模式，其存儲介質(zhì)發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，管理流程得到進(jìn)一步優(yōu)化，不但給檔案管理機(jī)構(gòu)節(jié)省了大量的投入成本，同時，也推進(jìn)了檔案現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)程。

一、檔案數(shù)字化的必要性分析

（一）減少投入成本，提升工作效率

眾所周知，紙質(zhì)檔案需要大量的紙張與油墨等耗材，同時，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量較大，收集、整理、建檔、保管等基礎(chǔ)性工作需要大量的人力資源才能在規(guī)定的時間內(nèi)完成工作任務(wù)，這就使得檔案管理成本大幅增加，進(jìn)而給檔案管理部門帶來了經(jīng)濟(jì)壓力。而數(shù)字檔案管理模式的出現(xiàn)，可以將原有的紙質(zhì)檔案通過掃描等技術(shù)處理手段，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐捉n、易存儲的電子檔案，這就減少了大量的打印、復(fù)印等環(huán)節(jié)，而且數(shù)字檔案管理的操作過程只需要在計算機(jī)上面完成，使得檔案資料收集與管理流程得到進(jìn)一步簡化，這樣一來，不僅提高了工作效率，而且也能夠為檔案管理機(jī)構(gòu)創(chuàng)造更多的間接經(jīng)濟(jì)效益[1]。

（二）原始資料存儲介質(zhì)安全

檔案保管的安全性是體現(xiàn)和衡量檔案應(yīng)用價值的一個重要指標(biāo)。過去，在檔案紙質(zhì)化管理模式下，大量的紙質(zhì)檔案被統(tǒng)一保管在一個密閉空間當(dāng)中，但是，由于部分檔案保管年限過長，在保管過程中，極易發(fā)生受潮、浸水、破損或者丟失現(xiàn)象，這就使得原始資料的安全性受到直接威脅，進(jìn)而給檔案管理部門帶來不可彌補(bǔ)的損失。而檔案數(shù)字化管理模式使原始檔案資料的存儲介質(zhì)發(fā)生根本轉(zhuǎn)變，大量的原始資料以電子檔案的形式存儲在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這就避免了檔案丟失與受損的情況，同時，也延長了檔案的保管年限。

（三）資源共享為各項工作的開展提供了便捷服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)字化管理模式已日漸純熟，檔案管理部門可以隨時隨地開啟檔案資源共享模式，在這種管理模式下，其它職能部門或者決策層領(lǐng)導(dǎo)只需要登錄檔案信息管理平臺，便可以直接查找和瀏覽相關(guān)的檔案資料。這就減少了大量的檔案借閱與審批環(huán)節(jié)，使得各部門的工作效率得到大幅提升。

二、檔案數(shù)字化管理存在的問題

（一）系統(tǒng)軟件缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理部門在建立檔案數(shù)字化管理平臺時，需要事先購買系統(tǒng)軟件，而目前的軟件市場魚龍混雜，商家為了獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益，常常引進(jìn)一些功能性欠缺或者存在安全漏洞的軟件，這些軟件在使用過程中，不僅面臨的安全風(fēng)險高，而且隨著系統(tǒng)的不斷升級，軟件的應(yīng)用功能也將受到限制。而產(chǎn)生這一問題的根源在于：檔案數(shù)字化軟件缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不僅操作界面五花八門，并且執(zhí)行程序與應(yīng)用功能也各有千秋，這就給檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理帶來了諸多困擾。

（二）軟硬件設(shè)施投入經(jīng)費不足

檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量的軟硬件設(shè)施的支持，比如計算機(jī)、交換機(jī)、服務(wù)器、專業(yè)數(shù)碼設(shè)備等，而根據(jù)單位經(jīng)營規(guī)模的不同，投入的費用成本也存在較大差異。而有的檔案管理機(jī)構(gòu)為了節(jié)省成本，在采購這些軟硬件設(shè)施時，往往忽略了設(shè)施的功能性，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程嚴(yán)重滯后，甚至有的單位雖然安裝了系統(tǒng)軟件，但卻形同虛設(shè)，檔案的日常管理仍然沿用過去老一套的管理模式與方法。

（三）專業(yè)操作水平有待提升

檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出了嚴(yán)格要求，管理人員不但需要具備檔案管理方面的專業(yè)知識，同時，也需要熟練掌握計算機(jī)等專業(yè)設(shè)備的操作技能。但是，就目前檔案管理隊伍的現(xiàn)狀看，受到年齡、學(xué)歷、從業(yè)經(jīng)驗等因素的影響，部分人員對檔案數(shù)字化管理平臺的應(yīng)用功能與操作方法一竅不通，甚至最為基礎(chǔ)的檔案建檔工作，也難以勝任，這不僅影響了工作進(jìn)程，而且，也給其它各項工作的高效展開設(shè)置了一道堅固的障礙。

（四）檔案保管安全性受到威脅

由于檔案數(shù)字化管理平臺與互聯(lián)網(wǎng)相接，因此，受到計算機(jī)病毒、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，管理平臺的安全風(fēng)險指數(shù)將大幅上升。尤其一些外來人員，常常使用外接存儲介質(zhì)登錄系統(tǒng)平臺，而這些存儲介質(zhì)當(dāng)中一旦包含病毒或者木馬程序，將給檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)造成致命打擊。

三、檔案數(shù)字化管理問題的有效解決措施

（一）選擇通用性的系統(tǒng)軟件

檔案數(shù)字化建設(shè)工作的關(guān)鍵在于系統(tǒng)軟件的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，因此，在選擇系統(tǒng)軟件時，應(yīng)當(dāng)指派專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)對軟件性能、界面、操作功能、適用性以及通用性進(jìn)行檢測和試驗，并結(jié)合單位的實際情況，盡量選擇符合本行業(yè)經(jīng)營特點的通用型軟件，并側(cè)重于界面簡潔、操作便捷、便于升級的特點。比如檔案數(shù)字化系統(tǒng)的檔案檢索功能，所選擇的軟件，尤其需要注意關(guān)鍵詞的匹配度，有的軟件需要三個以上的關(guān)鍵詞才能查找到所需的檔案資源，而有的軟件只需要一個關(guān)鍵詞，便可以檢索出與關(guān)鍵詞相近的檔案資源的名目，因此，在選擇軟件時，應(yīng)當(dāng)遵循“最優(yōu)化”原則，統(tǒng)一使用輸入一個關(guān)鍵詞便可以獲取檢索結(jié)果的軟件，這樣，可以大幅提升檔案資源的檢索效率。

（二）加大成本投入，完善硬件設(shè)施

由于檔案數(shù)字化建設(shè)對各種軟硬件的需求量較大，因此，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，建立一個檔案數(shù)字化管理的專項使用基金，并指派審計部門或者專業(yè)管理人員對資金的使用全過程進(jìn)行有效監(jiān)督與管理。尤其在硬件投入方面，應(yīng)當(dāng)購置性能卓越、使用年限長、便于維修的硬件設(shè)備，以減少檔案數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)生故障的頻率。另外，為了保證每一分錢都能夠花在刀刃上，單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大監(jiān)管力度，在認(rèn)真審核軟硬件采購計劃的同時，由專業(yè)技術(shù)人員對采購的各種設(shè)施的功能性進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量缺陷，應(yīng)對直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理[2]。

（三）構(gòu)建培訓(xùn)體系，提高專業(yè)素養(yǎng)

為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，針對檔案管理隊伍，應(yīng)當(dāng)建立一個針對性強(qiáng)、適用性好的內(nèi)部培訓(xùn)計劃，將計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的操作技術(shù)、檔案管理知識、單位的各項管理機(jī)制等內(nèi)容一并納入到培訓(xùn)計劃當(dāng)中，通過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)與再教育，使檔案管理人員能夠清醒的認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，進(jìn)而加快推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

（四）設(shè)置登錄權(quán)限，降低安全風(fēng)險

由于檔案資源牽涉到單位內(nèi)部的保密信息，因此，檔案管理的安全性至關(guān)重要，尤其對于數(shù)字化檔案來說，面臨的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險級別更高。為了防止檔案資料丟失或者被盜，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位內(nèi)部各崗位人員的職責(zé)權(quán)限，設(shè)置系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時，在登錄界面設(shè)置驗證問題、登錄密碼或者采取人像掃描等安全保障措施，給數(shù)字化檔案系統(tǒng)罩上一層堅固的屏障，進(jìn)而將檔案資源的安全性能提升到最高點。

四、結(jié)束語

綜上，檔案數(shù)字化管理模式的形成是信息技術(shù)快速發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是一個單位或組織實施現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要標(biāo)志。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時俱進(jìn)的態(tài)度，不斷對管理模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，對系統(tǒng)功能不斷進(jìn)行完善，在保障其它各項工作高效開展的同時，將檔案資源的利用率提升到一個新的高度。