高校學(xué)報(bào)新編輯作者資源庫建設(shè)與維護(hù)

孟婉婉,鄧 佳

(武漢交通職業(yè)學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，湖北 武漢 430065)

高校學(xué)報(bào)作為一種專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)科研究涉及面廣的學(xué)術(shù)期刊，是高校教學(xué)及科研相互交流的通道，是我國學(xué)術(shù)期刊的重要組成部分。高校學(xué)報(bào)以反映高校教學(xué)和科研成果的特性既決定了其總體上以“綜合類”為主，但其重點(diǎn)欄目又突出學(xué)校特色。在培育世界一流科技期刊的大背景下，高校學(xué)報(bào)在面臨巨大發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，其在稿源質(zhì)量和辦刊質(zhì)量等方面的競爭也越來越激烈，對高校學(xué)報(bào)的組稿工作也提出了更高的要求。作為稿件的創(chuàng)造者，高校學(xué)報(bào)的作者資源是高效學(xué)報(bào)賴以生存和發(fā)展的生命線，擁有一支高水平、穩(wěn)定的作者隊(duì)伍是高校學(xué)報(bào)持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展的動(dòng)力。新編輯如何在有限的時(shí)間內(nèi)掌握作者資源開發(fā)方向和方法以及如何做好作者資源庫的維護(hù)是其需要重點(diǎn)思考的問題。筆者作為一名新編輯，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，嘗試對作者資源庫的建設(shè)與維護(hù)方法進(jìn)行總結(jié)，為新入職的年輕編輯提供工作思路，更快進(jìn)入編輯工作狀態(tài)，提高組稿效率與精準(zhǔn)度。

1 高校學(xué)報(bào)新編輯建設(shè)作者資源庫的思路

1.1 明確學(xué)報(bào)定位 明晰作者目標(biāo)群體

學(xué)報(bào)新編輯可以通過學(xué)報(bào)定位明確學(xué)報(bào)的發(fā)展方向以及學(xué)報(bào)的選題范疇，進(jìn)而鎖定作者群體。筆者這里談的學(xué)報(bào)定位是指對學(xué)報(bào)的辦刊宗旨、近幾年的核心影響因子、涉及的學(xué)科領(lǐng)域、學(xué)科占比、學(xué)科細(xì)分、面向的作者群體以及近幾年的發(fā)文作者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解學(xué)報(bào)的總體辦刊情況[1]。由于學(xué)報(bào)具有跨學(xué)科多領(lǐng)域的特點(diǎn)，通過對近幾年學(xué)報(bào)刊發(fā)文章涉及的學(xué)科領(lǐng)域、學(xué)科占比等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以準(zhǔn)確把握學(xué)報(bào)的研究重點(diǎn)及熱點(diǎn)，從學(xué)科領(lǐng)域方面初步定位作者群體。此外，通過統(tǒng)計(jì)分析近幾年發(fā)文作者的總發(fā)文量、在學(xué)報(bào)的總發(fā)文量、發(fā)文密度以及作者所在單位、職稱等，一方面，可以促使學(xué)報(bào)新編輯通過職稱以及學(xué)校層次進(jìn)一步鎖定作者目標(biāo)群體；另一方面，學(xué)報(bào)新編輯可以挖掘出在學(xué)報(bào)發(fā)文量高和發(fā)文密度高的老作者，以便更有針對性地對其約稿、組稿，以保證高校學(xué)報(bào)的專業(yè)學(xué)術(shù)水平和高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 搜索作者資源信息的方法和途徑

明確了學(xué)報(bào)定位，明晰了作者目標(biāo)群體，學(xué)報(bào)新編輯通過什么途徑和方法去獲取這些作者資源尤為關(guān)鍵。下面筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，梳理總結(jié)學(xué)報(bào)新編輯搜索和積累作者資源的幾種常用方法。

1.2.1利用高校官方網(wǎng)站找作者

利用高校官方網(wǎng)站找作者是比較直接、簡單的方法。新編輯在明確學(xué)報(bào)的定位后，可通過瀏覽相關(guān)學(xué)校官方網(wǎng)站，根據(jù)本學(xué)報(bào)的選題范疇進(jìn)入相關(guān)院系頁面，獲取部分潛在作者的履歷、職稱、研究方向、科研成果以及聯(lián)系方式等信息。通過這些信息掌握潛在作者的基本情況，有選擇性地把這些潛在作者納入作者資源庫，并對其持續(xù)跟進(jìn)。

1.2.2利用各類學(xué)術(shù)會議找作者

學(xué)術(shù)會議是相關(guān)專業(yè)學(xué)術(shù)交流的陣地，參加學(xué)術(shù)會議，聽取研究報(bào)告，可以了解國家的政策方針，掌握最新科研動(dòng)態(tài)，把握相關(guān)專業(yè)研究熱點(diǎn)，這可以幫助新編輯進(jìn)行選題策劃，對于學(xué)報(bào)需要哪些熱點(diǎn)文章，未來的約稿方向在哪里，新編輯可以做到心中有數(shù)。新編輯在主辦方允許的情況下，可以向參會人員發(fā)放約稿函和近期學(xué)報(bào)，一方面可以宣傳本學(xué)報(bào)，擴(kuò)大學(xué)報(bào)的影響力；另一方面還可以有目地進(jìn)行組稿約稿。學(xué)術(shù)會上的發(fā)言人以及在學(xué)會或者協(xié)會擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的專家往往是在某個(gè)學(xué)科專業(yè)上有影響的人物[2]，新編輯有機(jī)會的話可以當(dāng)面與其進(jìn)行交流并推介學(xué)報(bào)，他們是新編輯需要重點(diǎn)關(guān)注的潛在作者群體。

1.2.3利用基金項(xiàng)目找作者

作者所持有的基金項(xiàng)目數(shù)量和層次一定程度上反映了該作者的學(xué)術(shù)水平，也暗示著作者近期正在做這方面的研究。新編輯可以通過各類的基金項(xiàng)目查詢系統(tǒng)查詢近幾年的立項(xiàng)項(xiàng)目，通過搜索關(guān)鍵詞可以獲取與學(xué)報(bào)研究相關(guān)的各類項(xiàng)目，項(xiàng)目的立項(xiàng)人就是新編輯所需要的潛在作者資源。新編輯可以通過上述學(xué)報(bào)定位進(jìn)一步縮小范圍，之后通過中國知網(wǎng)等網(wǎng)站查詢立項(xiàng)者近期發(fā)文情況，進(jìn)一步掌握其基金項(xiàng)目進(jìn)展情況。這種方法目標(biāo)比較明確，約到稿件的成功率會比較高，新編輯可以把這些立項(xiàng)人作為重點(diǎn)作者資源。

1.2.4通過老作者找新作者

老作者也是新編輯積累作者的重要資源之一，新編輯要密切關(guān)注老作者的發(fā)文密度和研究進(jìn)展情況，平時(shí)加強(qiáng)與老作者的溝通與聯(lián)系。新編輯可以讓老作者幫忙引薦其周圍的老師或者其做研究的學(xué)生，利用老作者的人脈來挖掘潛在作者，實(shí)現(xiàn)作者資源“點(diǎn)-線-面”的擴(kuò)展。對于第一次在學(xué)報(bào)發(fā)文的作者，編輯也可以在學(xué)報(bào)印后與作者進(jìn)行聯(lián)系時(shí)，對其表達(dá)謝意，并請其多多關(guān)注學(xué)報(bào)，把學(xué)報(bào)推薦給他們周圍的同事或者學(xué)生，這也是新編輯利用工作挖掘新作者的機(jī)會。

1.2.5利用論文及其參考文獻(xiàn)找作者

利用論文及其參考文獻(xiàn)找作者是比較便利的方法，新編輯可以根據(jù)學(xué)報(bào)選題范圍直接在中國知網(wǎng)、萬方等數(shù)據(jù)庫搜索關(guān)鍵詞，在搜索結(jié)果里面甄選出近幾年優(yōu)質(zhì)的文章，通過這些文章找作者。除此之外，新編輯在搜索的過程中也可以進(jìn)一步了解相關(guān)選題近期的研究趨勢，對學(xué)報(bào)的組稿會有一定幫助。優(yōu)質(zhì)的文章的參考文獻(xiàn)一般質(zhì)量也比較高，參考文獻(xiàn)的標(biāo)引反映作者對該學(xué)科領(lǐng)域了解的廣度和深度，新編輯通過文獻(xiàn)的閱讀可以拓寬思路，掌握研究進(jìn)展，獲取多個(gè)潛在作者資源。

1.2.6通過期刊找作者

新編輯在上述進(jìn)行期刊定位時(shí)應(yīng)該對同等層次的期刊以及某個(gè)領(lǐng)域內(nèi)比較優(yōu)秀的期刊有所了解，還有與自己期刊保持長期交流的期刊，這些都是新編輯獲取作者資源的重要途徑。特別是有一些期刊，會在每一篇文章的作者簡介部分提供作者的郵箱地址，這樣就便利了很多，對這些期刊進(jìn)行長期跟蹤，會幫助新編輯積累比較豐富的作者資源。新編輯要想挖掘優(yōu)質(zhì)的作者，需要具有職業(yè)敏感性，更需要用心去尋找，耐心去積累。

1.3 對作者資源庫進(jìn)行管理

作者資源庫的積累是一個(gè)漫長的過程，為了約稿的高效與精準(zhǔn)，新編輯要定期對其進(jìn)行整理、過濾。筆者認(rèn)為主要需要注意以下兩點(diǎn)：(1)進(jìn)行分類管理。對通過不同渠道獲取的作者資源進(jìn)行分類管理。例如，分別建立一個(gè)Excel表格，這些表格中通用的欄目包括作者姓名、工作單位、研究領(lǐng)域、職稱、聯(lián)系電話、郵箱地址、是否取得聯(lián)系、聯(lián)系的結(jié)果如何等。此外，對于通過不同渠道獲取的作者資源，其需要記錄的側(cè)重點(diǎn)又會不同，如對于老作者資源庫，可以記錄一下他們在學(xué)報(bào)的投稿頻率、刊發(fā)刊次等；對于通過基金項(xiàng)目獲取的作者資源，需要記錄一下項(xiàng)目名稱、獲批時(shí)間，根據(jù)基金項(xiàng)目的獲批時(shí)間進(jìn)行歸類等?？傊?，新編輯可以在工作中根據(jù)自己的需要進(jìn)行區(qū)別備注。(2)持續(xù)跟進(jìn)與更新。新編輯在積累作者資源的過程中，要不斷對資源庫進(jìn)行跟進(jìn)與更新，對于聯(lián)系不到的可以不做重點(diǎn)關(guān)注或者刪去；對于聯(lián)系到并有意愿的可以持續(xù)跟進(jìn)；對于手上有基金項(xiàng)目的要優(yōu)先聯(lián)系并跟進(jìn)，總之，要把作者資源庫有效利用起來，使其持續(xù)動(dòng)態(tài)發(fā)展。

2 高校學(xué)報(bào)新編輯作者資源庫的維護(hù)

新編輯在逐步建立作者資源庫的時(shí)候，也要學(xué)會如何去利用，好的作者資源是聯(lián)系和利用起來的，這樣才能夠發(fā)揮作者資源的巨大價(jià)值。這就需要新編輯做好作者資源庫的維護(hù)。

2.1 強(qiáng)化服務(wù)意識，建立良好的溝通模式

新編輯在整個(gè)出版活動(dòng)中，要不斷培養(yǎng)為作者服務(wù)的意識，給予作者更多的人文關(guān)懷，運(yùn)用良好的溝通方式，讓作者感受到較好的投稿體驗(yàn)，從而樹立學(xué)報(bào)良好的形象，這也是增強(qiáng)學(xué)報(bào)競爭力的有效手段。第一，縮短審稿周期，及時(shí)反饋稿件信息。作者在投遞過一篇論文之后，往往想快速收到與稿件相關(guān)的信息，不論稿件質(zhì)量如何，編輯都應(yīng)該第一時(shí)間反饋稿件初審信息。對于通過初審的稿件，要及時(shí)通知作者，讓作者了解稿件的進(jìn)展以及復(fù)審的期限，使作者做到心中有數(shù)；對于沒有通過初審的稿件，可建議作者另投他刊，并說明理由，給出修改建議。對于作者發(fā)過來的郵件，要第一時(shí)間予以回復(fù)[3]。第二，運(yùn)用良好的溝通方式。不管稿件質(zhì)量高低，編輯都要注意與作者交流時(shí)的語氣，態(tài)度要誠懇，語氣要委婉。對于沒有通過審理的稿件，編輯首先要肯定文章，再指出需要提高的地方，切記態(tài)度要溫和，感謝作者對學(xué)報(bào)的關(guān)注和信任。如果是由于不符合學(xué)報(bào)的辦刊宗旨而退稿，編輯可根據(jù)業(yè)務(wù)知識幫助作者推薦適合其投遞的刊物，并介紹一下學(xué)報(bào)的主要研究領(lǐng)域，如果以后有相關(guān)研究可以繼續(xù)投遞學(xué)報(bào)；如果是由于質(zhì)量沒有達(dá)到要求，要把審稿意見很明確、很客觀地告訴作者，有的審稿意見可能帶有評判性的語氣或者表述比較直白，新編輯要對審稿意見進(jìn)行重新整理，在保持原有意見意思不變的情況下，語言用語盡量委婉柔和?？傊?，在語言藝術(shù)上要多花心思，秉承“尊重知識、尊重作者勞動(dòng)”的原則[4]，做到充分尊重作者，一般情況下，作者會理解編輯的用心。對于通過審理的稿件，新編輯也要為作者提供一份具體、明確、建設(shè)性的修改意見，也可以給作者發(fā)送樣稿，讓作者作為參考。在作者修改稿件過程中，做到主動(dòng)溝通，詢問修改進(jìn)度 為作者提供必要的幫助。在進(jìn)行編輯加工時(shí)，如有較大的改動(dòng)，要及時(shí)告知作者，與作者進(jìn)行溝通與修改，使文章質(zhì)量不斷提高。給作者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)必然會在作者心中留下很深的印象，進(jìn)而可以提高學(xué)報(bào)的知名度與影響力。

2.2 通過互動(dòng)機(jī)制與作者建立長期合作關(guān)系

期刊影響力的提升需要作者的長期關(guān)注與支持，在上述對作者的聯(lián)系與溝通處于單篇文章發(fā)表周期之外，新編輯還需具備“主動(dòng)經(jīng)營”理念。這種主動(dòng)溝通的方式可以起到穩(wěn)定作者資源庫、提高學(xué)報(bào)影響力等作用[5]。筆者認(rèn)為可以做到以下幾點(diǎn)：(1)跟蹤學(xué)術(shù)前沿，密切關(guān)注潛在作者和老作者的研究進(jìn)展，加強(qiáng)與他們的溝通，定期給他們寄送學(xué)報(bào)或者介紹學(xué)報(bào)最新的選題方向。(2)第一時(shí)間表達(dá)問候，新編輯要多關(guān)注行業(yè)信息，看到有在行業(yè)學(xué)會等重要會議上發(fā)言的潛在作者時(shí)，要及時(shí)表達(dá)自己的關(guān)注；對于獲得基金立項(xiàng)的潛在作者要第一時(shí)間表示祝賀，對其基金項(xiàng)目的研究成果進(jìn)行跟蹤，通過研讀這些作品，也可以根據(jù)自己的專業(yè)知識給作者提供相關(guān)選題或者創(chuàng)作思路。在節(jié)假日也可以表達(dá)問候。(3)點(diǎn)對點(diǎn)進(jìn)行推送，新編輯可以把學(xué)報(bào)近期發(fā)表的重點(diǎn)文章根據(jù)選題分類發(fā)送至特定學(xué)者的郵箱，請其多多指導(dǎo)，以使他們能夠更深層次地了解學(xué)報(bào)。

2.3 提升編輯學(xué)術(shù)素養(yǎng)

新編輯在作者資源庫積累的過程中，能夠發(fā)現(xiàn)成熟的作者、善于挖掘有潛力的作者，能夠與相關(guān)專業(yè)內(nèi)的權(quán)威建立聯(lián)系，以及如何在工作中與作者進(jìn)行交流，這都需要新編輯有較高的職業(yè)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)水平[6]。此外，新編輯還需要不斷提高自身的審稿和編輯加工能力，新編輯通過對稿件的審讀、編輯加工、校對，把高質(zhì)量的論文呈現(xiàn)出來，本來就是對作者提供的最好服務(wù)。同時(shí)，新編輯具有較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)不僅可以不斷提升學(xué)報(bào)的整體質(zhì)量水平，也會贏得學(xué)者們對學(xué)報(bào)的尊重和認(rèn)可。因此，新編輯要在日常工作中多多關(guān)注時(shí)事政治，了解黨和國家的政策方針；學(xué)習(xí)編輯業(yè)務(wù)知識，積累工作經(jīng)驗(yàn)，努力提高編輯業(yè)務(wù)能力；對學(xué)報(bào)的研究領(lǐng)域多加關(guān)注學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握相關(guān)領(lǐng)域的研究動(dòng)態(tài)，并對最新的研究進(jìn)行認(rèn)真研讀；走出去，多參加學(xué)術(shù)會議和編輯業(yè)務(wù)分享會，汲取同行的工作經(jīng)驗(yàn)等；主動(dòng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的自我學(xué)習(xí)，不斷對自身進(jìn)行技術(shù)更新。全面不斷提升編輯學(xué)術(shù)素養(yǎng)，才能夠把上述工作做到位。

3 結(jié)語

作者資源庫的建設(shè)與維護(hù)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的、長期的系統(tǒng)工程，需要新編輯用心主動(dòng)地去經(jīng)營。對于新編輯來說，積累和挖掘作者資源的過程是自己不斷學(xué)習(xí)成長的過程。因此，新編輯一定要學(xué)會主動(dòng)去積累和挖掘作者資源，并精心維護(hù)。上述關(guān)于高校學(xué)報(bào)新編輯作者資源庫建設(shè)與維護(hù)的思路，希望能給部分新編輯提供借鑒。