淺論企業(yè)檔案管理工作信息化發(fā)展情況

摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，大數據時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念受到沖擊。檔案資料的價值得到拓展，檔案開發(fā)利用方式更為多元化，信息觀念得到進一步加強。檔案管理工作的變革悄然發(fā)生。

關鍵詞：檔案管理、信息化

隨著信息技術的發(fā)展，大數據時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念面臨巨大的變革。檔案資料的價值含量得到提升，檔案開發(fā)利用方式更為多元化，信息觀念得到進一步加強。檔案管理工作的變革悄然發(fā)生。在大數據時代，信息的價值逐漸受到重視，企業(yè)的檔案中存在著具有潛在使用價值的信息資源，誰能最快掌握、利用好企業(yè)檔案中的信息資源乃至行業(yè)信息資源，誰就能在將來的市場競爭中占據顯著優(yōu)勢。因此，突破原有企業(yè)檔案管理模式，增強創(chuàng)新意識，培養(yǎng)新時期檔案管理理念，積極推動檔案管理信息化建設已成為不可阻擋的趨勢。

一、企業(yè)檔案管理工作現狀

檔案是一種社會記憶的載體，它的主要作用是存憑留史。隨著信息技術的不斷進步，我們的社會環(huán)境產生了巨大變化，社會大眾對檔案信息的利用需求逐漸增加，利用方式和利用的內容都更為多元化，這對當前的檔案管理工作提出了更高的要求。但由于思想認識、技術水平、人才培養(yǎng)、資金投入等各方面的滯后，我過企業(yè)檔案管理信息化工作仍然存在許多不足。

（一）檔案信息化建設的意識滯后。

當前，本國企業(yè)對檔案信息化建設的認識呈現出不均衡的發(fā)展態(tài)勢。對于資金雄厚的大型企業(yè)、信息技術領域企業(yè)對檔案信息化建設的重視程度相對較高，而資金較為薄弱的中小型企業(yè)因其控制成本的需要，對檔案信息化建設的重視程度明顯不足。這不僅源于資金實力，同時源于對企業(yè)檔案管理工作的不重視。檔案管理工作的滯后，造成了檔案管理技術發(fā)展的滯后，一環(huán)扣一環(huán)，形成了對檔案信息化建設的整體滯后。

（二）企業(yè)檔案信息化水平不高

部分企業(yè)因行業(yè)管理規(guī)范的要求、企業(yè)內部控制的需求能夠做到基本的檔案管理工作，但僅僅把檔案管理當做一項普通的內部管理工作，并未真正認識到檔案管理的價值所在，沒有上升到戰(zhàn)略決策的高度來看待檔案管理工作。因此，檔案管理更多采用紙質、實物的形式進行“存憑留史”，檔案管理信息化水平不夠。管理方式的落后，為檔案信息使用帶來了較大的阻滯。

（三）技術水平不夠，基礎條件不足

部分企業(yè)因資金實力較弱、降本增效等因素，能夠在企業(yè)檔案管理工作中投入的經費不足，造成企業(yè)檔案管理基礎條件的不足。然而，企業(yè)檔案管理信息化建設，離不開硬件設施的建設及配套軟件的開發(fā)。要想搭建完備的檔案管理信息化體系，不僅要不斷升級檔案信息儲備載體，以實現檔案的便捷錄入和安全存儲，而且，要建立企業(yè)整體網絡建設，以實現檔案的有效利用。而這些基礎工作均需要投入大量的人力、物力、財力才能得以實現。

（四）檔案管理人才隊伍培養(yǎng)滯后。

目前，我國企業(yè)檔案管理人員隊伍的整體素質水平與社會發(fā)展的要求存在著不匹配、不平衡。部分企業(yè)雖設置了檔案管理崗位，但往往認為檔案管理是“清閑”的工作，把檔案管理工作崗當做“福利性”崗位，安排即將離退休、或不能勝任其他工作的人員到該崗位工作，導致檔案管理人才隊伍綜合能力、素質水平遠遠滯后于其他崗位工作。部分檔案管理職員，對檔案管理的態(tài)度不端正，工作方法簡單直接，服務意識不強，導致檔案管理工作創(chuàng)新性不足。但企業(yè)要推進檔案信息化工作，需要既熟悉檔案管理基礎工作，具備計算機技術專業(yè)技能，還具有信息處理能力的復合型人才隊伍。而培養(yǎng)這樣的檔案管理人員隊伍仍然任重道遠。

二、企業(yè)檔案信息化工作的思考

當前，信息技術以史無前例的速度和廣度滲透到了社會生活的方方面面，在檔案管理工作中也起到了巨大的推動作用，而它的潛力仍然有待進一步發(fā)掘。企業(yè)檔案管理工作需要開展一場徹底的技術變革了。首先，企業(yè)檔案信息化能夠讓檔案的使用更為便捷。檔案的留存是為了使用，而信息技術的運用可以讓檔案煥發(fā)活力，真正成為企業(yè)的信息資源。其次，企業(yè)檔案信息化，能夠使檔案資料的利用率、檔案管理效率大大提高，從而提升企業(yè)管理效率。對推進企業(yè)檔案管理信息化工作，主要有以下幾點思索：

（一）要結合實際架設科學合理的檔案信息化建設框架

由于科學技術的發(fā)展，檔案管理的各環(huán)節(jié)工作均可通過技術運用實現信息化。這為搭建契合企業(yè)管理實際的檔案管理體系提供了現實基礎。企業(yè)要做好檔案管理信息化工作，要充分分析檔案信息價值，從檔案利用的角度，搭建好收、管、存、用各環(huán)節(jié)管理架構。同時，通過信息技術的運用，綜合分析企業(yè)經營管理、建設發(fā)展所需要的各領域信息，搭建檔案管理體系，實現電子檔案到紙質檔案甚至到實物檔案的一一對應，進而實現企業(yè)檔案管理的大數據運用，推動企業(yè)管理效能的不斷提升。

（二）要提升電子文件管理的規(guī)范性

電子文件是企業(yè)檔案管理信息化的重要元素。但是，目前，由于網絡技術的發(fā)展，電子文件在網絡平臺隨意傳播的現象隨處可見。為做好企業(yè)檔案信息化工作，一是要建立健全企業(yè)電子文件檔案管理的制度辦法，提升企業(yè)電子文件管理的規(guī)范性。二是要強化保密意識，企業(yè)可通過內部網絡的建設，形成封閉管理，保證文件流通性的同時，保提升了文件的隱蔽性。三是要做好電子文件的存檔及管理工作。要堅持“分項管理、定期匯總”的原則，在企業(yè)內部形成相互監(jiān)督的機制，推動企業(yè)電子文件檔案的規(guī)范化管理工作。

（三）要不斷提升企業(yè)檔案信息化管理基礎條件

企業(yè)檔案管理信息化建設離不開基礎條件的提升，檔案信息的收集、加工、整理、保存、傳遞等工作均需要配備相應的硬件載體，同時要有配套的軟件技術支持。對于資金缺乏的小企業(yè)來說，可以采取對檔案信息進行價值評估的方式，圍繞企業(yè)經營管理工作區(qū)分出檔案信息的重要性等級。通過分批次的形式，按檔案的重要性高低，逐步實現企業(yè)檔案信息化管理工作。

（四）要培養(yǎng)高素質企業(yè)檔案信息化管理人才

企業(yè)檔案管理信息化工作，與過去檔案管理工作存在的一個重要區(qū)別，就是信息技術逐步成為檔案管理的主要方式。因此，檔案管理人才隊伍建設工作，離不開信息技術專業(yè)人才的引入。同時，要通過加強教育培訓的方式，不斷提升原有的檔案管理人員信息技術能力水平。不斷增強檔案管理人才隊伍在計算機使用水平、數字化信息技術、網絡技術等專業(yè)技術方面的培訓，加強統(tǒng)計學、分析學等信息處理方面的培訓，同時，加強關于國家法律法規(guī)等方面的學習，不斷提升檔案管理人才隊伍在檔案信息開發(fā)利用方面的能力，從而提升企業(yè)檔案信息化管理的綜合水平。

大數據時代已經來臨，企業(yè)檔案管理信息化建設對企業(yè)發(fā)展的作用日益重要。但檔案信息化工作是一項系統(tǒng)性工程，難以在短時間內建立健全。它需要企業(yè)管理者、檔案管理人員不斷思考，不斷探索，從而推動企業(yè)檔案信息化建設為企業(yè)經營發(fā)展提供源源動力，使企業(yè)檔案真正成為企業(yè)發(fā)展取之不盡的內生資源。

參考文獻

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作者信息

吳錫玲，女，漢族，1988年6月出生，大學本科學歷，畢業(yè)于蘇州大學政治與公共管理學院，法學學士、文學學士（雙學位），聯系電話18669109869。聯系地址：云南省昆明市西山區(qū)馬街街道干溝尾村昆明西管理處。郵編：650000