一種信息化項目綜合審查方法

張惠 易豪 王敬霞

摘 ?要：在全國提倡信息化服務型社會的大環(huán)境下，加快推進信息化建設步伐的需求日益凸顯，但鑒于我國信息化項目建設剛剛起步，缺少項目建設經(jīng)驗，導致建設過程中存在各種問題，迫切需要信息化主管部門找到問題根源，以便針對性地解決相關(guān)問題。文章提出了一種綜合審查方法，即通過歸類審查項目文檔發(fā)現(xiàn)問題，對比分析問題產(chǎn)生原因，進而給出應對措施，幫助信息化主管部門定位解決問題的方向。

關(guān)鍵詞：信息化建設;項目建設管理辦法;綜合審查

中圖分類號：T-19 文獻標識碼：A ? 文章編號：2096-4706（2021）12-0136-04

Abstract： In the national environment of advocating an informatization service-oriented society， the need to accelerate the pace of informatization construction is becoming increasingly prominent. However， in view of the fact that China's informatization project construction has just started and lacks project construction experience， and it leads to various problems in the construction process. It is urgent for the competent information department to find the root causes of the problems， in order to solve the relevant problems pertinently. This paper puts forward a comprehensive review method， that is to find problems by classifying and reviewing project documents， compare and analyze the causes of problems， and then give countermeasures to help the competent information department locate the direction of solving problems.

Keywords： informatization construction; project construction management method; comprehensive review

0 ?引 ?言

近年來，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，各機構(gòu)在信息化建設方面的投資都在迅速增長。為規(guī)范信息化建設，各信息化主管部門根據(jù)當?shù)氐慕y(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準規(guī)范、統(tǒng)一需求管理，形成了統(tǒng)一信息化項目建設管理辦法[1]。依據(jù)此項目建設管理辦法，信息化主管部門統(tǒng)籌組織制定信息化項目規(guī)劃，以指導協(xié)調(diào)各機構(gòu)的信息化項目建設管理工作。但在實際信息化建設過程中，由于很多機構(gòu)都未能做到規(guī)范管理[1]，造成建設過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題，進而導致建設成果與預期建設要求存在一定差異。信息化建設已經(jīng)成為機構(gòu)轉(zhuǎn)型升級的必然趨勢[2]，信息化主管部門亟須全面掌握項目建設情況，切實解決項目建設過程中的問題[3]。本文提出一種針對信息化項目的綜合審查方法，通過分類審查項目階段文檔，對比形成各建設階段之間的差異，歸納并統(tǒng)計問題類型，追溯問題產(chǎn)生的原因，進而給出相應整改措施，幫助信息化主管部門分析項目過程階段情況，為完善項目建設管理辦法提供依據(jù)。

1 ?信息化項目建設過程

通常，一個信息化項目建設過程包括項目立項、招標采購、合同簽訂、實施建設、第三方測試和合同驗收六個階段，信息化項目建設過程，如圖1所示。

信息化項目過程階段說明：

（1）項目立項階段：項目立項一般包括方案編制、方案申報、方案審核、立項批復和方案備案等環(huán)節(jié)。建設單位會根據(jù)年度項目計劃編輯項目方案，包括建設內(nèi)容和投資預算，并提交申報。信息化主管部門會安排專家評審申報的項目方案，并給出立項批復意見[4]。建設單位根據(jù)立項批復意見修改項目方案，重新提交至信息化主管部門備案，形成最終的備案建設方案。

（2）招標采購階段：建設單位應根據(jù)備案建設方案開展項目招標采購，確定中標的承建單位。如招標采購計劃與建設方案不一致，應先向信息化主管部門提交采購前的變更報備手續(xù)，經(jīng)主管部門同意后，方可按變更后內(nèi)容采購。

（3）合同簽訂階段：建設單位需和承建單位簽訂項目合同，項目合同應覆蓋招標采購內(nèi)容。同時，建設單位還需確定監(jiān)理單位和第三方測試單位，分別與其簽訂監(jiān)理合同和第三方測試合同。

（4）實施建設階段：首先，根據(jù)項目合同要求，承建單位需開展項目調(diào)研，編制項目設計文檔，經(jīng)項目組確認后，形成項目建設需求。如建設需求與招標文件的要求不一致，需先完成三方變更手續(xù)，方可開展后續(xù)工作。后續(xù)由承建單位實現(xiàn)項目需求，同步形成實施過程文檔。完成需求建設后，承建單位必須開展自測試，發(fā)現(xiàn)并修復問題，形成自測試報告。之后，承建單位申請項目初驗，項目初驗通過后，可向建設單位提交試運行申請。試運行期間，持續(xù)運行時間必須符合建設方案的要求，且需整改用戶提出的需求意見，在完成試運行后形成試運行報告。整個實施過程中，監(jiān)理單位需要全程監(jiān)督建設工作，并形成監(jiān)理文檔。

（5）第三方測試階段：項目試運行結(jié)束后，建設單位需開展建設方案要求的第三方測試工作，包括驗收測試、安全測試和等保測試。

（6）合同驗收階段：完成以上階段工作后，建設單位邀請專家開展項目合同驗收，專家驗收通過后（如專家驗收不通過，項目需繼續(xù)整改直至通過），建設單位需將項目所有文件提交至信息化主管部門審核確認，審核確認通過后，項目完成后續(xù)支付，至此，項目完結(jié)。

綜上所述，在信息化項目建設過程中，項目立項階段、招標采購階段、合同簽訂階段和實施建設階段是關(guān)系建設質(zhì)量的四個重要階段，涉及建設內(nèi)容、過程管理和資金使用三個方面。項目文檔記錄了信息化項目的建設過程情況。綜合審查方法主要依據(jù)項目文檔，從中提取檢查項，判斷項目過程以及成果是否與建設要求一致，對不一致的內(nèi)容，分析其產(chǎn)生的原因，并提出預防辦法。下文將重點從建設內(nèi)容、過程管理和資金使用三個方面，對信息化項目綜合審查的具體實施方法進行說明。

2 ?信息化項目的綜合審查方法

2.1 ?審查建設內(nèi)容

目前，信息化項目的建設內(nèi)容基本可以分為四類，分別為信息化基礎(chǔ)設施、軟件開發(fā)服務、租賃服務和第三方服務。

其中，信息化基礎(chǔ)設施是指項目需要采購的設備，包括硬件設備和施工需要采購的配件等，這些基礎(chǔ)設備作為信息化項目集成的底層支撐，用以保障信息化項目的軟件功能正常運行;軟件開發(fā)服務是指項目用戶需求的業(yè)務系統(tǒng)，包括定制開發(fā)的軟件和直接采購的成品軟件，通過將這些軟件部署在設備集成環(huán)境上，實現(xiàn)軟件的業(yè)務功能;租賃服務是指通過租賃的方式，在一定時期內(nèi)可以獲得設備或軟件的使用權(quán)，包括租賃服務器、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)和中間件等;第三方服務是指為建設單位和承建單位之外的第三方單位提供的服務，包括項目監(jiān)理、驗收測試、安全測試、等保測試等。

通常，為了保證項目建設成果能夠符合預期建設內(nèi)容要求，在項目立項、招標采購、合同簽訂和實施建設這四個階段中，后一階段的建設內(nèi)容應與前一階段保持一致[5]。因此，對項目建設內(nèi)容進行審查，需提取四個過程階段的信息化基礎(chǔ)設施、軟件開發(fā)服務、租賃服務和第三方服務內(nèi)容作為檢查項，如表1所示。其中，在項目立項階段，可以查閱備案建設方案的總投資概算章節(jié)，提取檢查項（基礎(chǔ)設施、軟件服務、租賃服務和第三方服務）、數(shù)量以及預算費用;在招標采購階段，可以查閱招標采購文件的采購需求章節(jié)，提取檢查項（基礎(chǔ)設施、軟件服務、租賃服務）和數(shù)量;在合同簽訂階段，可以分別查閱采購合同（基礎(chǔ)設施和軟件服務）、租賃合同（租賃服務器、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)和中間件等）、監(jiān)理合同和第三方服務合同（包括驗收測試、安全測試、等保測試等），提取檢查項、數(shù)量以及費用;在實施建設階段，可以查閱到貨單、變更文件、項目總結(jié)報告以及第三方測試報告，提取已完成的建設內(nèi)容和數(shù)量作為檢查項。獲取四個過程階段的檢查項后，將前后階段的檢查項進行對比，形成建設內(nèi)容差異對照表，用以檢查項目建設內(nèi)容是否按照前一階段要求實施。

2.2 ?審查項目過程管理

在信息化項目建設過程中，除主體建設內(nèi)容外，項目實施周期、項目試運行、項目第三方服務和項目文檔也是項目過程中非常重要的部分。因此，對項目過程管理進行審查，就是將項目實施周期、項目試運行情況、項目第三方服務情況和項目文檔情況作為檢查項。其中，項目實施周期，需查閱項目合同簽訂和專家驗收會的時間，進而檢查項目實施周期是否符合建設方案中計劃周期要求;項目試運行情況，需查閱試運行申請、試運行記錄和試運行報告，確認試運行時間是否符合建設方案要求，以及試運行期間發(fā)現(xiàn)的問題是否已修復;項目第三方服務情況，需查閱第三方測試方案和第三方測試報告，檢查第三方服務是否實施，測試內(nèi)容是否覆蓋了建設內(nèi)容，測試發(fā)現(xiàn)的問題是否完成整改，測試結(jié)果是否通過;項目文檔情況，需要查閱建設單位、承建單位、監(jiān)理單位以及第三方測試單位編制的成果文檔，檢查文檔是否完整和規(guī)范，且符合項目規(guī)模要求。

2.3 ?審查項目資金使用

通常，資金使用與建設內(nèi)容有關(guān)。根據(jù)信息化項目的建設內(nèi)容，項目資金可分為主體實施費用和配套費用。其中，建設內(nèi)容的信息化基礎(chǔ)設施、軟件開發(fā)服務和租賃服務的使用資金屬于主體實施費用，第三方服務屬于配套費用。與建設內(nèi)容類似，后一階段的使用資金應不超過前一階段，且資金用途不能隨意更改[5]。因此，對項目資金使用進行審查，需要提取四個過程階段的資金總額、主體實施費用、配套費用和資金用途作為檢查項，其中，在項目立項階段，可以查閱備案建設方案的總投資概算章節(jié)，提取總投資預算金額、主體實施預算金額、配套預算金額和資金用途;在招標采購階段，可以查閱招標采購文件的招標公告章節(jié)，提取采購招標限額;在合同簽訂階段，可以查閱采購合同、租賃合同、監(jiān)理合同和第三方測試服務合同，分別提取主體實施合同金額、租賃合同金額、監(jiān)理合同金額和第三方測試合同金額以及資金用途;在實施建設階段，可以查閱變更文件，提取變更金額和變更資金用途。獲取四個過程階段的檢查項后，對前后階段的檢查項進行對比，形成資金使用差異對照表，用于檢查項目資金使用是否符合要求。

3 ?信息化項目綜合審查問題統(tǒng)計分析及整改措施

3.1 ?綜合審查問題統(tǒng)計分析

本文對34個廣州市財政信息化項目使用了綜合審查方法，包括學校（6個）、公共服務（11個）、政府辦公（12個）、公檢法（5個），審查過程中，發(fā)現(xiàn)存在建設內(nèi)容問題的項目25個、存在資金使用問題的項目9個、項目存在過程管理問題的項目34個，各類問題詳細統(tǒng)計情況，如表2所示。

通過對綜合審查問題分析，表2中廣州市財政信息化項目建設過程中存在問題有以下幾點原因：

（1）建設內(nèi)容問題的原因：一方面，在項目立項前期，由于建設單位對項目業(yè)務了解不夠全面，對用戶需求調(diào)研不夠深入細致，導致在建設過程中，預期建設內(nèi)容與實際用戶需求存在差異。為滿足用戶要求，需根據(jù)實際情況對建設內(nèi)容進行變更;另一方面，由于建設單位不了解機構(gòu)政策規(guī)劃，缺少業(yè)務預判，導致在項目建設過程中，在遇到機構(gòu)改革，業(yè)務重組的情況下，建設內(nèi)容也隨之發(fā)生改變。

（2）過程管理問題的原因：由于建設單位項目管理不專業(yè)，監(jiān)理單位經(jīng)常承擔多個項目，項目進度缺少監(jiān)管，導致實際建設周期超過建設方案的周期要求;當發(fā)生變更情況時，為了操作方便，忽視變更手續(xù)，直接按照變更后的內(nèi)容繼續(xù)開展項目，導致項目存在缺少變更手續(xù)的情況。

（3）資金使用問題的原因：當項目發(fā)生了變更，需要增加采購時，會導致實際投資金額超出合同金額;另外，由于建設單位不熟悉項目管理辦法中的金額使用規(guī)則，易誤將配套費用納入項目主體招標采購中，也會導致采購招標限額超過主體實施預算金額;少數(shù)情況下，建設單位在建設方案中遺漏了第三方測試預算，建設單位需要自籌經(jīng)費，也導致了實際配套投資金額超出概算。

3.2 ?綜合審查問題整改措施

針對綜合審查問題分析的原因，整改措施應放在對項目管理辦法的解讀、對項目調(diào)研嚴謹性、對監(jiān)理單位的監(jiān)管這幾方面。其中，信息化主管部門應該定期舉辦項目管理辦法的宣貫，并公示前一階段出現(xiàn)的項目問題，通過問題案例，幫助建設單位更好的理解和運用項目管理辦法，開展項目建設工作;在項目立項前期，確保建設單位熟悉本部門的最新政策和業(yè)務規(guī)劃，對用戶需求應進行全面深入的科學調(diào)研，保障項目立項建設內(nèi)容符合用戶需求，降低變更風險;對項目監(jiān)理單位要嚴格管理，使其承擔起應該履行的項目監(jiān)管責任，督促項目進度，及時辦理過程手續(xù)，以保證項目有依有據(jù)，按期完工。

4 ?結(jié) ?論

當前，信息化項目建設專業(yè)性強、復雜度高，建設過程中很難完全不存在問題。本文提出了一種針對項目建設完成情況、管理過程情況和金額使用情況的綜合審查方法，并將該方法應用到廣州市財政信息化項目中，發(fā)現(xiàn)了項目問題產(chǎn)生的原因。該方法能夠及時總結(jié)問題并分析原因，進而改進應對措施，有助于規(guī)范信息化項目建設過程，為完善項目建設管理辦法提供依據(jù)。

參考文獻：

[1] 張懷璘.信息化建設規(guī)范管理難題及治理思路 [J].中國工業(yè)和信息化，2021（4）：80-85.

[2] 羅蘭花.政府電子政務應用現(xiàn)狀分析與對策 [J].網(wǎng)絡安全技術(shù)與應用，2010（5）：65-67.

[3] 董振國.推進電子政務核心應用的思考 [J].電子政務，2014（4）：117-121.

[4] 李雪飛，趙娟，汪俊堯.信息化項目預算評審思路與方法初探 [J].山西財稅，2017（7）：52-55.

[5] 任安，馮佳，王娟，等.信息化項目管理方法淺談 [J].信息系統(tǒng)工程，2016（12）：120-121+138.

作者簡介：張惠（1983—），女，漢族，湖北武漢人，助理工程師，碩士研究生，研究方向：軟件測試;易豪（1987—），男，漢族，湖北鄂州人，高級工程師，本科，研究方向：軟件質(zhì)量及可靠性;王敬霞（1983—），女，漢族，遼寧鞍山人，助理工程師，本科，研究方向：軟件測試。