信息技術(shù)在科研管理方面的應(yīng)用

聶 迪

(黑龍江省科學(xué)院大慶分院，黑龍江 大慶 163319)

多數(shù)科研機(jī)構(gòu)依然采用傳統(tǒng)的方式開展科研管理，不僅效率低下，準(zhǔn)確性也較低。應(yīng)加強(qiáng)科研管理工作和信息化技術(shù)的應(yīng)用。

1 科研管理工作

科學(xué)研究項(xiàng)目。各類科研單位的課題申報(bào)呈現(xiàn)整體增長的態(tài)勢，科研工作者的研究工作量也在增多。科學(xué)研究項(xiàng)目需要進(jìn)行課題立項(xiàng)，并經(jīng)過評審和審批等復(fù)雜的流程得到相應(yīng)的資金支持，很多科研機(jī)構(gòu)缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)，對人力、物力形成了較大的壓力。

科研成果管理。研究人員獲得科研成果后，還需要一定的程序來進(jìn)行成果維護(hù)，其中最主要的工作是申請專利，工作十分復(fù)雜，需要對相關(guān)材料進(jìn)行收集并撰寫申請，通過多個(gè)環(huán)節(jié)來進(jìn)行申報(bào)，最終還可能需要比較長的周期(通常一年以上)才能獲得專利。這些工作增加了科研人員的工作量，需要付出更多的努力。

論文發(fā)表。無論是科研成果還是工作經(jīng)驗(yàn)、工作案例等，都可以以論文的形式進(jìn)行展示，以對業(yè)界形成借鑒。但是論文的撰寫、投稿、修訂、發(fā)表涉及很多環(huán)節(jié)和內(nèi)容，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力。

2 科研管理信息化的建設(shè)需求

為了充分應(yīng)用信息技術(shù)，應(yīng)建立科研管理信息系統(tǒng)，此系統(tǒng)需具有如下功能：

立項(xiàng)課題管理。信息系統(tǒng)需要有專門的立項(xiàng)課題的功能模塊，幫助實(shí)現(xiàn)工作人員的課題申報(bào)，查詢年度執(zhí)行情況，做好結(jié)題報(bào)告，并實(shí)現(xiàn)申請的變更及相關(guān)信息的查詢等。工作人員也能夠根據(jù)系統(tǒng)申報(bào)課題的撤銷及變更，對經(jīng)費(fèi)進(jìn)行調(diào)整，簡化辦理手續(xù)，使工作更加高效。

論文專著管理。系統(tǒng)要具有對論文及專著進(jìn)行管理的能力，對已經(jīng)撰寫好的論文格式自動(dòng)定位、投稿目標(biāo)刊物的自動(dòng)匹配、投稿、上傳、進(jìn)度查詢、與編輯交流等。工作人員利用系統(tǒng)可直接進(jìn)行論文的編排和自動(dòng)投稿，并對刊物的各類信息如周期、影響因子、本論文的匹配度等進(jìn)行查詢和操作，省卻很多線下工作，不僅能夠提高工作效率，還能夠使論文發(fā)表更快，更合理。對于各類專著，與出版社的聯(lián)系也同樣如此。

科技成果管理。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備對科技成果的管理能力，具體說來，工作人員能夠?qū)⒖萍汲晒南嚓P(guān)信息在系統(tǒng)上進(jìn)行整理，后者就可以實(shí)現(xiàn)對科技成果的一鍵申報(bào)、查詢，使得專利的相關(guān)撰寫更加自動(dòng)化和智能化。對于專利申請書的撰寫來說，根據(jù)傳統(tǒng)的方式甚至需要專門聘請專業(yè)人員為其服務(wù)，而信息系統(tǒng)則能夠根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，選擇合適的措辭進(jìn)行自動(dòng)撰寫，并進(jìn)行智能排版，不僅效率高，而且具有準(zhǔn)確性。

項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理。在信息化系統(tǒng)中，應(yīng)具有經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、申請、輸入、決算、查詢等功能。傳統(tǒng)流程中，經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、申請、批準(zhǔn)等工作是比較復(fù)雜的，需要多個(gè)環(huán)節(jié)，如果不合理，還需要反復(fù)修訂和申請，通過此系統(tǒng)可以一鍵辦理，更加智能和準(zhǔn)確。如果出現(xiàn)需要修訂的情況，系統(tǒng)可將需要修訂之處進(jìn)行智能發(fā)現(xiàn)和標(biāo)注，并提供修改建議。在報(bào)銷環(huán)節(jié)，可以通過資料的錄入、信息的簡單填寫智能生成報(bào)銷申請，使工作更加高效，準(zhǔn)確率更高。

賬戶信息管理。系統(tǒng)應(yīng)具有管理科研工作者基本信息的能力，包括對個(gè)人信息和科研信息的記錄，如姓名、學(xué)歷、出生年月、聯(lián)系方式、從業(yè)年限、職稱、所在部門等，設(shè)置錄入、修改、刪除等功能，并與科研工作、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、課題開展、論文專著的管理等相互銜接，實(shí)現(xiàn)智能化管理。員工可以利用賬號(hào)和密碼登錄個(gè)人賬戶，同時(shí)支持驗(yàn)證碼登錄。后臺(tái)管理人員可對所有部門的人員進(jìn)行整體管理，查看系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，對用戶的賬戶和密碼進(jìn)行原始分配，如有新的職工需要使用系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)管理員就應(yīng)開具相應(yīng)的新賬戶名與初始密碼，供用戶登錄并自行修改。對于離職等不再使用系統(tǒng)的人員，管理員可以刪除其信息。

該系統(tǒng)還需要具備如下性能：

安全性。系統(tǒng)內(nèi)部有很多個(gè)人信息，也有科研成果、經(jīng)費(fèi)使用狀況等，因此需要保障信息系統(tǒng)的安全性，采用一定的安全技術(shù)，使系統(tǒng)不會(huì)受到外界的各類攻擊。賬戶管理應(yīng)進(jìn)行安全設(shè)置，合理地管理自己的賬號(hào)，防止密碼泄露和亂串。

易用性。開發(fā)的系統(tǒng)應(yīng)便于使用，符合人們的操作習(xí)慣，盡量與科研單位的其他信息管理系統(tǒng)相一致，因此建議考慮同一個(gè)軟件開發(fā)商。各類功能要容易發(fā)現(xiàn)、識(shí)別，界面友好，便于使用者能夠盡快熟悉。

可擴(kuò)展性。因?yàn)閱挝坏娜藛T具有一定的流動(dòng)性，科研管理本身也有一定的發(fā)展轉(zhuǎn)變需求，這就需要信息系統(tǒng)具有一定的擴(kuò)展?jié)摿?，?dāng)需要添加功能時(shí)能夠利用相應(yīng)的接口實(shí)現(xiàn)。

穩(wěn)定性。信息管理系統(tǒng)需要具備穩(wěn)定性，如果各方面條件都具有一般適用性，則系統(tǒng)應(yīng)具有較高的反應(yīng)能力，能夠按照需求運(yùn)行，不會(huì)出現(xiàn)卡頓等不良現(xiàn)象。

3 科研信息化系統(tǒng)的落實(shí)

完成科研信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)后，要進(jìn)行一定的測試。實(shí)踐中一般采用黑盒測試的方法，即人們根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情境設(shè)置不同的輸入條件，看其輸出是否符合預(yù)期?？蒲行畔⑾到y(tǒng)的功能測試要注意應(yīng)覆蓋所有的輸入條件，對每個(gè)功能進(jìn)行3次以上的測試，保證系統(tǒng)的可用性。性能方面測試則通常利用一定的算法，模擬人們使用系統(tǒng)的情境，看最終結(jié)果是否符合要求，測試結(jié)果包括并發(fā)性和延遲性等。

如果系統(tǒng)符合功能需求與性能要求，則應(yīng)進(jìn)行合理的部署。通常其已經(jīng)擁有了其他的信息管理系統(tǒng)，并為部署這些系統(tǒng)購置安裝了一定的服務(wù)器、交換機(jī)、防火墻等設(shè)備，或擁有專門的機(jī)房?？蒲行畔⒐芾硐到y(tǒng)可以利用已有的設(shè)備進(jìn)行服務(wù)器端的部署，或依靠新增設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)的部署。

設(shè)計(jì)的系統(tǒng)是基于B/S模式的，工作人員在使用系統(tǒng)時(shí)，可以登錄瀏覽器直接訪問系統(tǒng)主頁，然后進(jìn)入登錄界面，輸入正確的賬戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)。雖然系統(tǒng)功能及內(nèi)容相對簡單，但因?yàn)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)端的流程與現(xiàn)實(shí)中有較大的差異，相關(guān)信息一旦操作錯(cuò)誤也會(huì)影響科研結(jié)果，較為嚴(yán)重，應(yīng)由開發(fā)方對工作人員開展一定的培訓(xùn)，從系統(tǒng)的賬號(hào)管理到每一個(gè)功能用戶都可以熟練地操作。

系統(tǒng)運(yùn)行后，可能會(huì)出現(xiàn)一些問題，需要開發(fā)方及時(shí)維護(hù)，解決問題。必要時(shí)會(huì)對功能流程進(jìn)行重新梳理，使其在后續(xù)運(yùn)行中更加順暢。隨著信息管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的逐步統(tǒng)一，其他信息管理系統(tǒng)與科研管理信息系統(tǒng)將融為一體，建立綜合的信息系統(tǒng)也是未來的發(fā)展趨勢。