全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)在地市級(jí)博物館中的應(yīng)用思考

胡 博

(呼倫貝爾民族博物院 內(nèi)蒙古 海拉爾 021008)

信息技術(shù)以其高度的創(chuàng)新性、分享的普惠性、廣泛的滲透性、強(qiáng)大的輻射性為博物館工作變革拓展出巨大的空間，極大地改變乃至重塑了博物館日常業(yè)務(wù)的規(guī)范和觀念。新世紀(jì)的博物館可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)博物館內(nèi)外資源高效率合理利用，借助數(shù)字化技術(shù)可以有效管理博物館內(nèi)大規(guī)模的藏品資料信息，相較于傳統(tǒng)的借助紙質(zhì)管理藏品的模式，信息化管理技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢(shì)。信息化的藏品管理系統(tǒng)可以覆蓋到博物館藏品管理業(yè)務(wù)全流程，有效提高博物館藏品管理效率，保障博物館藏品數(shù)據(jù)的完整性和取用的高效性。

一、 地市級(jí)博物館藏品管理現(xiàn)狀及不足

(一)地市級(jí)博物館藏品管理現(xiàn)狀

博物館藏品管理是每個(gè)博物館的核心工作內(nèi)容，在博物館藏品管理中，其藏品信息的管理是博物館藏品管理的擴(kuò)展，它負(fù)責(zé)收集來源、屬性、歷史價(jià)值、質(zhì)地、藏品展覽、流動(dòng)記錄，維護(hù)信息和研究信息以及其他文件材料的管理。

經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，我國(guó)博物館行業(yè)有了巨大的變化，博物館數(shù)量、藏品數(shù)量都在高速增加。地市級(jí)博物館要根據(jù)《博物館事業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃綱要(2011-2020年)》(國(guó)家文物局)中的要求針對(duì)博物館藏品收集保護(hù)重點(diǎn)做好以下三方面工作：

1. 充實(shí)藏品體系

加大投入力度，改進(jìn)激勵(lì)辦法和機(jī)制，支持博物館樹立符合博物館學(xué)原理和規(guī)律的收藏理念，根據(jù)自身使命和發(fā)展方向，制定明確的收藏政策和具有前瞻性的體系化的長(zhǎng)遠(yuǎn)收藏規(guī)劃，完善征集程序，不斷增加藏品數(shù)量，提高藏品質(zhì)量。

2. 加強(qiáng)藏品登記、建檔和安全管理

采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，開展國(guó)有可移動(dòng)文物、標(biāo)本普查，全面完成博物館藏品登記、建檔等基礎(chǔ)工作，建立全國(guó)博物館藏品數(shù)據(jù)庫(kù)。推進(jìn)藏品信息資源共享、利用，分期發(fā)布藏品珍貴文物目錄。加強(qiáng)科學(xué)保管，落實(shí)離任移交和藏品丟失、損毀責(zé)任追究制。

3. 全面實(shí)施藏品保存、保護(hù)達(dá)標(biāo)

強(qiáng)化預(yù)防性保護(hù)理念，全面實(shí)施藏品保存環(huán)境達(dá)標(biāo)建設(shè)，促進(jìn)博物館藏品保存條件的改善。地市級(jí)博物館保存環(huán)境達(dá)標(biāo)是重點(diǎn)，要?jiǎng)?chuàng)新保管資源共享機(jī)制，推進(jìn)對(duì)區(qū)域基層博物館藏品珍貴文物等重要藏品集中保管，帶動(dòng)基層博物館有效預(yù)防藏品自然損毀的潛在風(fēng)險(xiǎn)和損失。

(二)地市級(jí)博物館領(lǐng)域藏品管理存在的問題

藏品管理工作是博物館的基本業(yè)務(wù)之一，其工作的重要性在傳統(tǒng)博物館中一直受到極高的重視。在我國(guó)地市級(jí)博物館中，大多還在采用傳統(tǒng)手工管理博物館藏品模式。傳統(tǒng)藏品管理以紙質(zhì)媒介和作業(yè)表格配套的人工手工方式，整個(gè)藏品管理業(yè)務(wù)流程的工作進(jìn)度較為緩慢，當(dāng)博物館對(duì)藏品有使用需求時(shí)，會(huì)受制于傳統(tǒng)藏品管理的信息調(diào)取速度和所調(diào)取信息的準(zhǔn)確性，影響博物館對(duì)藏品的信息管理、檢索和取用，限制博物館改善自己的藏品管理工作。

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公

在紙質(zhì)化辦公階段，藏品的征集、入館、出入庫(kù)、注銷等一系列業(yè)務(wù)信息的記錄都依靠博物館工作人員人工手寫，制作成紙質(zhì)賬目。藏品信息的保管和利用首先是滿足博物館相關(guān)工作和研究人員的需要，各博物館逐步形成一套適合本館工作方法的分類體系和工作流程后，以此作為各自的藏品管理工作業(yè)務(wù)流程依據(jù)。

藏品資料管理主要是對(duì)藏品的記錄資料進(jìn)行整理，包括藏品總賬、分類賬、出入庫(kù)記錄、藏品鑒定資料、藏品憑證等，這些資料包括學(xué)術(shù)記錄和管理信息，都是極為珍貴的研究資料，但對(duì)于這些資料的記錄，采用的是全人工模式的記錄方法，需要多次抄寫多份賬目表單和藏品信息卡片等，如此便會(huì)有紙質(zhì)賬目無法妥善保存和形成藏品信息孤島的隱患。

2.藏品信息資料與本體脫離

博物館藏品信息一般記錄在紙質(zhì)藏品登記卡上，包括藏品類別、藏品代碼、藏品名稱、藏品年代、出土地、質(zhì)地、尺寸、來源方式等信息。藏品登記卡完成后作為藏品信息檔案存放在專門的登記卡儲(chǔ)存柜中，與藏品分開保存，這樣的保存方式導(dǎo)致藏品基本屬性信息與藏品本體分離，給員工和研究人員帶來不便，也有可能造成藏品信息卡和藏品本體不匹配的情況，造成藏品檔案管理混亂。

3.工作記錄難以留存

藏品管理相關(guān)工作流程中往往同時(shí)涉及一個(gè)博物館中的多個(gè)部門，如何有效、準(zhǔn)確、快捷的讓各部門了解各自工作職責(zé)，并在工作中互相協(xié)同合作，分別記錄各自所負(fù)責(zé)的工作成果，也是博物館藏品工作中需要研究探討的問題。工作記錄無法留存建檔會(huì)造成工作內(nèi)容無法回溯，無法對(duì)藏品信息進(jìn)行追根溯源的查詢訂正，不利于博物館藏品保存安全和信息安全。

4.容易形成信息孤島

藏品管理工作各部門、各崗位之間的信息孤島，首先不利于館內(nèi)藏品工作的業(yè)務(wù)流程梳理和部門間的互相協(xié)調(diào)；其次，從博物館業(yè)界的發(fā)展來看，很難完成博物館之間的藏品管理經(jīng)驗(yàn)交流，對(duì)博物館自身陳展設(shè)計(jì)和館與館之間的借展也有阻礙。

二、 當(dāng)前業(yè)務(wù)領(lǐng)域下博物館藏品管理系統(tǒng)在地市級(jí)博物館應(yīng)用的新思路

(一) 開發(fā)、引進(jìn)全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)

時(shí)間進(jìn)入到二十一世紀(jì)二十年代，信息技術(shù)的全面普及及應(yīng)用，要求地市級(jí)博物館必須加快改革進(jìn)度，開發(fā)引進(jìn)博物館管理系統(tǒng)。

1.博物館管理系統(tǒng)，即全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)

全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)，即是指將博物館有關(guān)藏品管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)以及工作人員的工作記錄進(jìn)行立體化的統(tǒng)計(jì)管理，借助數(shù)字化技術(shù)采集藏品基本屬性信息，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公模式。再通過信息化手段，在遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，針對(duì)各博物館自身的藏品種類和業(yè)務(wù)需求，構(gòu)建藏品管理系統(tǒng)平臺(tái)，利用RFID技術(shù)、定位技術(shù)、人工智能技術(shù)等，對(duì)博物館藏品信息、庫(kù)房信息、人員工作信息等進(jìn)行統(tǒng)一記錄、追蹤、管理，實(shí)現(xiàn)通過一個(gè)平臺(tái)入口，即可了解各項(xiàng)有關(guān)藏品管理的信息，并能夠使平臺(tái)內(nèi)的各部分?jǐn)?shù)據(jù)互聯(lián)互通，信息互為補(bǔ)充。

2.在藏品管理中的具體應(yīng)用

以庫(kù)房管理環(huán)節(jié)為例，一般包括對(duì)藏品的分庫(kù)入庫(kù)、藏品排架、藏品與柜架位置綁定、藏品出入庫(kù)業(yè)務(wù)、庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控、庫(kù)房工作人員工作記錄等。藏品信息的綁定可利用RFID(射頻識(shí)別技術(shù))標(biāo)簽和手持RFID讀取設(shè)備等實(shí)現(xiàn)。通過在藏品和藏品囊匣上合理附著RFID電子標(biāo)簽，為博物館中的每一件藏品制作“電子身份證”，同時(shí)，在庫(kù)房柜架上安裝藏品柜架RFID電子標(biāo)簽，將藏品電子標(biāo)簽與柜架標(biāo)簽進(jìn)行信息綁定，實(shí)現(xiàn)藏品在庫(kù)房?jī)?nèi)存放位置的一一對(duì)應(yīng)。當(dāng)庫(kù)房工作人員手持RFID終端在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行藏品出庫(kù)、入庫(kù)、移庫(kù)等操作時(shí)，又可利用定位系統(tǒng)，記錄手持移動(dòng)終端的庫(kù)房工作人員移動(dòng)路線，作為藏品移動(dòng)軌跡一同歸入庫(kù)房管理系統(tǒng)中，在統(tǒng)一匯總至藏品管理系統(tǒng)平臺(tái)。除此之外，藏品所處位置的環(huán)境數(shù)據(jù)也十分重要，這項(xiàng)數(shù)據(jù)不止指向藏品保存在庫(kù)房中的環(huán)境數(shù)據(jù)，而是應(yīng)將監(jiān)測(cè)范圍擴(kuò)展至博物館外，從藏品在博物館外界被附著上的環(huán)境因素開始監(jiān)測(cè)，一直到進(jìn)入庫(kù)房后，被放置到指定柜架位置上的全程環(huán)境數(shù)據(jù)，并通過系統(tǒng)后臺(tái)實(shí)現(xiàn)藏品庫(kù)房的環(huán)境監(jiān)控，當(dāng)監(jiān)測(cè)到存放環(huán)境數(shù)據(jù)異常時(shí)，庫(kù)房應(yīng)能通過相關(guān)環(huán)境調(diào)節(jié)設(shè)備自動(dòng)將溫度、濕度、光照度等數(shù)據(jù)調(diào)整至預(yù)設(shè)的合理值，保障藏品儲(chǔ)存環(huán)境。

3.全程記錄藏品管理信息

博物館建成基于數(shù)字信息技術(shù)的全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)，可使和藏品管理有關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)全程記錄在系統(tǒng)里，實(shí)現(xiàn)全程留痕，有跡可循。同時(shí)，全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)博物館藏品海量信息的電子化存儲(chǔ)，易于核對(duì)、檢索，給博物館管理、研究藏品帶來極大便利，使博物館藏品管理業(yè)務(wù)更加科學(xué)合理，貼合博物館自身實(shí)際需求。

(二)數(shù)字信息技術(shù)在藏品管理方面的應(yīng)用

在博物館藏品管理中，運(yùn)用信息管理技術(shù)的方法來收集、研究和保存這些博物館藏品的信息，從而可以快速地查詢、定位、維護(hù)和妥善保存博物館藏品，具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。

1.全方位記錄藏品本身信息

基于數(shù)字信息技術(shù)的藏品信息管理不僅包括對(duì)藏品文物本體屬性以及相關(guān)多媒體資料的采集和分類管理。同時(shí)，它還整合了藏品的存儲(chǔ)、會(huì)計(jì)、科研、展覽等相關(guān)信息，以進(jìn)行綜合管理。其中對(duì)藏品文物本體屬性的采集與管理是核心，它需要確定藏品管理的對(duì)象、方法和工具，是藏品文物管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)。具體而言，首先，要明確藏品信息管理的指標(biāo)體系，制定藏品信息錄入規(guī)則，指定藏品信息的描述語(yǔ)言。例如，藏品的質(zhì)地、功能、實(shí)際用途、工藝、物理狀態(tài)、形狀、狀況、顏色和光澤都是藏品中的重要信息。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)相應(yīng)地設(shè)置諸如“紋理”“功能”“實(shí)際使用”“工藝”“身體狀態(tài)”“形狀”“顏色”和“光澤”之類的收集信息管理指標(biāo)項(xiàng)此外，還應(yīng)包括博物館藏品管理工作所提供的藏品的其他屬性，例如文物藏品等級(jí)、登記編號(hào)、藏品分類信息等。

2.全面記錄藏品取用等管理信息

在對(duì)藏品本體屬性進(jìn)行采集的同時(shí)，對(duì)藏品的高清影像、三維模型、地理位置信息等多媒體數(shù)據(jù)的采集與管理也是博物館藏品信息建設(shè)的重點(diǎn)。這些藏品本體屬性信息、多媒體信息，是對(duì)藏品本體的一種描述，是藏品信息管理中藏品的基本信息，屬于靜態(tài)信息。同時(shí)，為了更好的管理藏品文物，必須管理好文物的動(dòng)態(tài)信息。藏品的動(dòng)態(tài)信息主要包括藏品的出入庫(kù)、賬務(wù)、科研、陳列展覽等相關(guān)信息。對(duì)于這些信息的管理，需要藏品管理系統(tǒng)與其他管理信息系統(tǒng)之間能互聯(lián)互通，實(shí)時(shí)獲取彼此的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)藏品信息的全業(yè)務(wù)流智能管理。

(三)數(shù)字信息技術(shù)在博物館藏品管理方面的作用

1.提高工作效率

藏品數(shù)字信息管理就是利用現(xiàn)代科技手段高效低耗的開展藏品管理業(yè)務(wù)工作。認(rèn)識(shí)到藏品數(shù)字信息對(duì)單體博物館自身工作的利己性，是推動(dòng)藏品數(shù)字信息管理常態(tài)化的主要理念。單個(gè)博物館日常藏品管理工作可借由藏品信息管理系統(tǒng)提高效率，減輕藏品工作人員負(fù)擔(dān)，作為一種高效的管理工具，藏品管理系統(tǒng)在有效利用藏品信息的同時(shí)，能夠減少對(duì)藏品的觸碰，一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)藏品的保護(hù)。

2.實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理

藏品信息的智慧管理，體現(xiàn)在自藏品入館開始，所有關(guān)于藏品基本信息，包括藏品本體狀況、藏品研究、藏品保護(hù)進(jìn)展、藏品展覽外借等信息的有效記錄和管理，實(shí)現(xiàn)博物館對(duì)藏品的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，做到對(duì)藏品信息的實(shí)時(shí)掌握，并最終可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)分配和管理相應(yīng)資源。

綜上所述，在博物館工作當(dāng)中，引進(jìn)數(shù)字化、信息技術(shù)，將之與博物館藏品管理實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理性融合，是改善博物館藏品管理的最佳途徑，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，達(dá)成博物館自身事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的重要手段。在今后的博物館藏品工作和相關(guān)學(xué)術(shù)研究中，地市級(jí)博物館應(yīng)持續(xù)跟蹤了解國(guó)內(nèi)外藏品管理先進(jìn)、成熟技術(shù)，調(diào)研我國(guó)各類型博物館藏品管理現(xiàn)狀和面臨的問題，重點(diǎn)關(guān)注地市級(jí)博物館的工作發(fā)展，以此明確地市級(jí)博物館業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)字化、信息化技術(shù)建設(shè)方向，繼續(xù)研究基于數(shù)字信息技術(shù)的全業(yè)務(wù)流藏品管理系統(tǒng)功能的合理化建議，如將人工智能技術(shù)引入藏品識(shí)別、檢索，進(jìn)一步優(yōu)化相關(guān)工作流程，提升信息準(zhǔn)確度；同時(shí)，要堅(jiān)持對(duì)地市級(jí)博物館藏品業(yè)務(wù)的梳理、探索，跟隨時(shí)代和技術(shù)的進(jìn)步不斷完善地市級(jí)博物館藏品管理工作，助力博物館事業(yè)發(fā)展。