人性化管理理念在醫(yī)院行政檔案管理的應(yīng)用

一、引言

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)院行政檔案管理任務(wù)也會越來越重，再加上生活上、社會上的各種壓力，會讓檔案工作人員產(chǎn)生一些消極情緒，進(jìn)而影響到行政檔案管理工作實效。人性化管理理念符合了醫(yī)院行政檔案管理工作的需要，人性化管理理念側(cè)重于人的價值，強調(diào)的是以人為本，尊重人，維護人的根本利益，在醫(yī)院行政檔案管理中應(yīng)用人性化管理理念，可以打破傳統(tǒng)制度的約束，調(diào)動人的工作熱情，使員工以認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度工作，進(jìn)而提高行政檔案管理質(zhì)量。

二、人性化管理理念與醫(yī)院行政檔案管理的概述

（一）人性化管理理念的概述

人性化管理理念就是一種柔性管理思想，就是在整個管理活動中充分注意人性要素，以充分挖掘人的潛能為己任的管理模式[1]。人性化管理的本質(zhì)就是尊重人，是一種針對人的思想的“穩(wěn)定和變化?！痹谌诵曰芾砝砟畹闹笇?dǎo)下，人與人之間的關(guān)系更加和諧，內(nèi)部矛盾減少，同時，工作人員的工作熱情也得到了提升，有利于提高工作效率和質(zhì)量。

（二）醫(yī)院行政檔案管理的概述

醫(yī)院行政檔案就是醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的具有指導(dǎo)、借鑒等作用的行政檔案資料，如公文、規(guī)章制度、安全管理舉措等。醫(yī)院行政檔案管理就是對醫(yī)院經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的有價值的資料進(jìn)行管理的活動[2]。醫(yī)院行政檔案具有歷史性，它并不屬于正在形成的產(chǎn)物，而是由過去形成，同時，行政檔案具有社會性，它是在實踐中慢慢形成的，是對醫(yī)院行政活動的真實記錄。在醫(yī)院經(jīng)營過程中，會產(chǎn)生各種行政檔案，這些檔案與醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)，對這些檔案進(jìn)行有效的管理，可以更好地規(guī)范醫(yī)院經(jīng)營行為，指導(dǎo)醫(yī)院管理者制定科學(xué)的經(jīng)營決策，從而推動醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

三、人性化管理理念在醫(yī)院行政檔案管理中的應(yīng)用意義分析

醫(yī)院行政檔案管理工作至關(guān)重要，而要想做好行政檔案管理工作，關(guān)鍵在于人，只有穩(wěn)定工作人員的情緒，維護好工作人員的利益，為其營造良好的工作環(huán)境，他們的工作熱情才會得到激發(fā)。對于行政檔案管理工作主體而言，當(dāng)他們的合法利益得到了維護，工作環(huán)境得到了改善，他們才會積極、主動投入到自身工作崗位中去，進(jìn)而發(fā)揮工作主體應(yīng)有的作用。人性化管理理念的核心就是以人為本，尊重人、維護人的合法權(quán)利。在醫(yī)院行政檔案管理中應(yīng)用人性化管理理念，在實際工作中以信任員工、尊重員工為準(zhǔn)則，為員工營造舒適的工作環(huán)境，可以最大程度地調(diào)動員工的工作積極性和主動性，使員工認(rèn)識到自身的職責(zé)所在，進(jìn)而按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度來辦事，切實做好行政檔案管理工作，不斷提高行政檔案管理水平，進(jìn)而更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。

四、人性化管理理念在醫(yī)院行政檔案管理應(yīng)用中面臨的問題

（一）對人性化管理理念的不重視

就目前來看，醫(yī)院管理者尚未認(rèn)識到人性化管理理念與行政檔案管理之間的密切關(guān)系，普遍認(rèn)為自己在付給員工工資后，員工的一切都必須以工作為主，都必須聽從工作安排，忽略員工的感受。由于行政檔案十分重要，醫(yī)院就會要求檔案工作人員必須及時將行政檔案歸檔，存儲起來，一旦沒有及時歸檔，就會對工作人員進(jìn)行一定的處罰，從不考慮是何原因造成檔案不能及時歸檔，在這種情況下，就會挫傷工作人員的工作熱情。

（二）行政檔案管理制度不完善

制度是醫(yī)院行政檔案管理工作開展的依據(jù)和保障，制度完善與否直接影響到了行政檔案管理工作實效。目前來看，醫(yī)院行政檔案管理制度還不夠合理，歸檔、保密以及借閱等制度缺少人性化。以借閱為例，許多醫(yī)院的行政檔案僅為少數(shù)人服務(wù)，且在借閱時需要經(jīng)過繁瑣的程序，借閱人往往需要等待很長的時間才能夠借閱到行政檔案，在這種情況下，人們的借閱心情必然會下降，進(jìn)而影響到行政檔案的開發(fā)利用。

（三）忽略對員工的培訓(xùn)

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院行政檔案規(guī)模也會隨之?dāng)U大，行政檔案管理難度也會增加，要求檔案管理人員必須隨之作出改變。但是就目前來看，在醫(yī)院行政檔案管理工作難度增加的同時，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力卻沒有隨之得到提升，造成這一問題的重要原因就是醫(yī)院不重視對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)為行政檔案管理就是對檔案資料進(jìn)行歸檔和管理，不需要過多的投入。

五、人性化管理理念在醫(yī)院行政檔案管理的應(yīng)用策略

（一）正確認(rèn)識人性化管理理念

現(xiàn)代社會，人才是根本，而要想留住人才，穩(wěn)定人才，就必須尊重員工，維護員工的合法權(quán)益不受侵害，為員工營造良好的工作環(huán)境。對于醫(yī)院而言，行政檔案管理工作至關(guān)重要，與醫(yī)院的發(fā)展密切相關(guān)，而要想做好行政檔案管理工作，醫(yī)院管理者應(yīng)以人性化管理理念為指導(dǎo)，切實維護好員工的利益[3]。一方面，醫(yī)院管理者要深入學(xué)習(xí)人性化管理理念，了解透人性化管理理念的本質(zhì)，以人性化管理理念來指導(dǎo)行政檔案管理工作，切實將人性化理念融入到行政檔案管理工作中去；另一方面，要加大人性化管理理念的宣傳與教育，提高各部門對人性化管理理念的認(rèn)識，使他們主動投身于自身工作崗位，形成良好的內(nèi)部環(huán)境，從而提高行政檔案管理實效。

（二）完善人性化管理制度

醫(yī)院行政檔案管理工作涉及到行政檔案的歸檔、存儲以及調(diào)用等一系列環(huán)節(jié)，要想做好每一項工作，就必須建立相應(yīng)的管理制度。人性化管理理念下，傳統(tǒng)的行政檔案管理制度已經(jīng)不適用，迫切需要對現(xiàn)有的醫(yī)院行政檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化。首先，針對醫(yī)院現(xiàn)有的歸檔、保密以及借閱等制度進(jìn)行再次審核，刪除這些制度中不合時宜的規(guī)則，增加人性化管理理念，提高這些制度的人性化，從而使人們在查閱、借閱時能夠保持一種良好的心情，進(jìn)而提高行政檔案的利用率；其次，完善責(zé)任制度，在明確行政檔案管理職責(zé)的同時，細(xì)化職責(zé)指標(biāo)，強化責(zé)任的審查，刨根問底，避免追責(zé)失誤；再者，要落實激勵機制，在員工取得好的表現(xiàn)時，要給予獎勵和表揚，以此激勵他們保持激情，再創(chuàng)佳績。另外，要完善反饋機制，拓寬反饋渠道，讓檔案工作人員能夠發(fā)表自己的意見和看法，從而更好地完善行政檔案管理工作。

（三）營造良好的工作環(huán)境

好的工作環(huán)境不僅可以讓員工心情舒暢，同時也能增強員工的歸屬感，讓員工高效率工作，反之，不好的工作環(huán)境會讓員工產(chǎn)生不滿，影響到工作實效。基于人性化管理理念，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)為員工營造良好的工作環(huán)境。首先，醫(yī)院要結(jié)合行政檔案管理工作的需要，完善相關(guān)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的計算機設(shè)備，以計算機取代傳統(tǒng)的手工方式，以此降低勞動強度，提高工作效率；其次，要改善行政檔案人員的工作環(huán)境，增加一些必要的設(shè)施，如飲水機、空調(diào)、休息區(qū)等，為檔案工作人員提供一個舒適的工作環(huán)境。另外，醫(yī)院要積極組織團建活動，讓員工與員工、員工與上司之間融洽相處，互相認(rèn)可，增強他們的集體認(rèn)同感，從而發(fā)揮團隊合作，共同完成工作目標(biāo)。

（四）強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

醫(yī)院行政檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的管理、法律等方面的知識，還必須熟悉相關(guān)軟件，具備熟練的實務(wù)能力，只有全面提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，才能更好發(fā)揮工作主體應(yīng)有的作用。因此，要想做好行政檔案管理工作，醫(yī)院就必須對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)技能能夠滿足工作需要，進(jìn)而減少工作失誤。首先，結(jié)合醫(yī)院行政檔案管理工作的需要，對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括專業(yè)知識教育、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、計算機技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)等，全面提升檔案人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力；其次，為檔案人員提供再發(fā)展的平臺，對他們進(jìn)行繼續(xù)教育，使他們的知識結(jié)構(gòu)再次得到升華和完善，使他們能夠跟上時代步伐；最后，醫(yī)院要從檔案人員的角度出發(fā)，滿足員工的需求，采取員工認(rèn)可的培訓(xùn)方式，結(jié)合員工的需求來完善培訓(xùn)內(nèi)容，從而提高員工的業(yè)務(wù)技能，進(jìn)而提高檔案管理水平。

（五）加強醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)

信息化時代里，辦公自動化已成必然，在這種必然趨勢下，醫(yī)院要認(rèn)識到行政檔案管理信息化建設(shè)的重要性。加快行政檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以提高行政檔案管理水平，同時也有利于檔案人員能力的提升。一方面，醫(yī)院要加大信息化投入，結(jié)合行政檔案管理工作的需要，建立完善的行政檔案管理系統(tǒng)，以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，從而提高檔案管理效率，降低行政檔案管理強度；另一方面，醫(yī)院要按照相關(guān)要求，對行政檔案管理信息化建設(shè)作出全面規(guī)定，明確哪些行政檔案要長久保存，哪些行政檔案需要加密處理[4]。值得注意的是，在推進(jìn)行政檔案管理信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院要加大信息安全教育，提高檔案管理人員的安全意識，并加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，確保行政檔案信息安全、完整、有效。

六、結(jié)語

綜上，人性化管理理念在醫(yī)院行政檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，以人性化管理理念為指導(dǎo)，可以調(diào)動檔案人員的工作熱情，使他們主動投身到工作崗位中去，從而提高工作效率。在醫(yī)院行政檔案管理中，醫(yī)院要秉承人性化管理理念，要尊重員工，為員工營造良好的工作環(huán)境，強化員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，從而不斷提高行政檔案管理水平，推動醫(yī)院的更好發(fā)展。